Efektívny manažment úloh

Neustále telefonáty, množstvo e-mailov, žiadosti od kolegov, príkazy od šéfov a otravné kontroly? Máte plnú hlavu úloh, ktoré treba spraviť? Zapísané poznámky a polepené lístky po monitore? Manažovanie úloh môže byť jednoduchšie a pohodlnejšie.

Task manager

Task manager je označenie softvéru, ktorý sa zaoberá správou pridelených poznámok a úloh. Je jednotným miestom, kde si môžete uložiť všetky svoje pracovné povinnosti. Nezáleží na tom či sú to vylepšujúce nápady, ktoré by ste chceli v budúcnosti prezentovať svojim nadriadeným, alebo urgentné úlohy, ktoré musíte dnes vybaviť. Task manager vám pomôže upratať poznámky zo stola, e-mailov a hlavy. Funkčne predstavujú pokročilé To-Do listy. To-Do list je v podstate iba jednoduchý zoznam úloh, napríklad nákupný zoznam.

Task manager si predstavte ako veľmi vylepšenú verziu písacej tabule v elektronickej podobe. Obsahuje úlohy, dátum dokončenia, pridelených pracovníkov, priradenú skupiny, farebné označenie. K tomu môžete pridávať súbory či komentáre.

Už viac nezabudnete zavolať zákazníkom, pripraviť materiály na stretnutie, poslať dokumenty obchodným partnerom, nakúpiť kancelársky tovar. Nebudete sa musieť sústrediť na množstvo úloh, ale na ich riešenie.

Výhody Task managerov

Hlavnou výhodou je, že už nebudete musieť neustále myslieť na to, čo treba spraviť, nemusíte vyvolávať alebo mailovať kolegom s banálnymi otázkami. Nadriadený jednoducho pridá novú úlohu podriadeným. Nebudú vás otravovať, a vy nebudete otravovať iných. To nehovoríme o výhodách spolupráce kolegov, ktorí sa z rôznych dôvodov nemôžu denno-denne stretávať. Čo tak spolupráca s inou firmou? Viacerými firmami? Nie je problém. Majte na pamäti nižšie uvedené:

• všetky úlohy máte na jednom mieste,
• dostupné v počítači i na mobilných zariadeniach,
• úlohy možno rozdeliť do skupín,
• je možné priradiť im dôležitosť,
• možnosť pripomenutia,
• možnosť zdieľania, pridávania kolegov,
• možnosť komentovania a pridávania súborov.

Task manager vs. e-maily

Myslíte si, že takýto program je pre vás zbytočný a vystačíte si s e-mailami? Na ich označovanie pridávanie kolegov, súborov a komentovanie vám predsa postačia. Ostatné si zapíšte na papier, alebo do poznámkového bloku v počítači. Máte pravdu, porozmýšľajte však nad nasledujúcou situáciou:

Ste obchodná spoločnosť, máte dve kamenné predajne a 10 zamestnancov. Šéf vám dal na starosti založiť e-shop. Šéfa musíte informovať a kontaktovať ohľadom dôležitých rozhodnutí. Vy potrebuje miesto na značenie úloh a časový plán. Kolegovia potrebujú prístup k úlohám, na ktorých majú s vami spolupracovať. Ak by ste každému posielali e-maily osobitne, zahltili by ste e-mailovú schránku a stratili prehľad. Ak pridáte do e-mailu všetkých, budete zbytočne obťažovať niektorých ľudí, ktorí sa tak nemôžu venovať svojej práci. Nemali by ste celkový prehľad nad projektom. Okrem toho by ste nevideli súčasný stav úloh a nemal by vám kto pripomínať úlohy alebo zobrazovať dôležité dátumy.

Na druhej strane, ak použijete Task managera, presne uvidíte čo je dokedy potrebné spraviť. Pridávajte a odškrtávajte si splnené úlohy. Pridajte kolegov a šéfa k úlohám. Nechajte, nech sa k tomu vyjadria. Nastavte dôležitosť a dátum pripomenutia.

Najpoužívanejšie riešenia na manažment úloh

Zo všetkých existujúcich riešení sme vybrali to naj. Pri Google Task stačí, ak máte svoj účet v spoločnosti Google. Ak používate Google Apps for Business, alebo Gmail, môže to byť pre vás správna voľba. Remember the Milk je bezplatné riešenie so širokou funkcionalitou a nepochybujeme, že pomôže mnohým malým firmám. Wunderlist je aplikácia pre náročných. Ak niečo potrebujete spraviť, Wunderlist to určite dokáže.

Google Tasks (Google Úlohy)

Spoločnosť Google v rámci Kalendára a Gmailu ponúka službu Úlohy a ich správu. Stačí sa prepnúť do Kalendára a hneď vidíte svoje kalendáre spolu s úlohami.

Prostredie Kalendára, obsahujúce dva zobrazené kalendáre a úlohy (žltá farba). Úlohy sa zobrazia nielen v kalendári, ale aj na pravej strane. Po kliknutí na Akcie máte na výber z viacerých možností.

Úlohy sú dostupné aj priamo v Gmaili, stačí kliknúť na Gmail pod logom Google a vybrať Úlohy. Služba obsahuje iba základnú funkčnosť. Vynikajúcou funkciou je zmena e-mailu na úlohu. Úlohy možno zdieľať s kolegami, ale všetko sa deje pomocou e-mailov. Zdieľanie a súčasná práca na úlohách nie je efektívna a Google Tasks odporúčame firmám, ktorým stačí jednoduchý zoznam úloh spojený s kalendárom.

Remmember The Milk

Je vynikajúcou službou na manažovanie úloh. Hoci medzi jej silné stránky nepatrí moderné webové grafické prostredie, k dispozícií sú moderné aplikácie na všetky operačné systémy. Charakteristickou črtou služby je množstvo funkcií, vynikajúca integrácia s mnohými webovými službami či nástrojmi ako Evernote, Gmail, Google Calendar, Twitter a pod. Pridajte k tomu funkčnosť podnikovej spolupráce a máte výborný nástroj, ktorý zlepší vašu pracovnú efektívnosť. Zadarmo. Odporúčame každej malej firme. Viac informácií na rememberthemilk.com

Wunderlist

Služba Wunderlist predstavuje graficky a funkčne najlepší nástroj na správu poznámok a úloh. Nie náhodu ju využíva 50 000 spoločností po celom svete. Poskytuje veľmi pokročilé nástroje na správu úloh a poznámok, širokú funkčnosť spolupráce. Integrácia s rôznymi službami a aplikácie pre všetky operačné systémy sú samozrejmosťou. V súčasnosti pripravujú novú hlavnú verziu, ktorá prinesie nové funkcie a grafické prostredie. Odporúčame náročným. Viac informácií na wunderlist.com

Zhrnutie funkcionality

Naš tip

Ak nepotrebujete žiadny zložitý nástroj a postačí vám obyčajný, pekný zoznam úloh, odporúčam vám bezplatnú službu any.do. Tento jednoduchý nástroj na správu poznámok je dostupný na všetkých platformách. Obsahuje automatickú synchronizáciu a podporuje notifikácie. Môžete ho naplno využiť v pracovnom i súkromnom živote. Bezplatne.