Prinášame vám 30+ overených tipov na služby a nástroje, ktoré zlepšia vašu produktivitu, urýchlia prácu na projektoch a ušetria vám alebo vašim klientom nemalé finančné prostriedky. Ide o jednoduché a často bezplatné aplikácie, pomocou ktorých môžete dosiahnuť svoje ciele.
1.Kancelárske balíky
Microsoft Office
Najznámejší kancelársky balík netreba nikomu predstavovať. Viete však čo všetko dokáže Office 365? Profesionálny Exchange server s plnou výbavou pokročilých funkcií, cloudové úložisko dát OneDrive, podniková sociálna sieť Yammer, Skype pre biznis a veľa iného. Office 365 je budúcnosť práce v kancelárií.
Google Dokumenty
Online podnikatelia nedajú dopustiť na nástroje spoločnosti Google. Ich najväčšou výhodou je práca z akéhokoľvek zariadenia. Hocikde na svete. Spolu s Google Diskom a Gmailom ich používame aj v podnikajte.sk.
Libre Office
Bezplatný kancelársky balík obsahuje klasické aplikácie na spracovanie textu, tabuliek a prezentácií. Jeho najväčšia výhoda je samozrejme cena. Kompatibilita s balíkom Microsoft Office sa zlepšuje každou verziou. Migráciou na tento balík môžete ročne ušetriť stovky až tisíce eur. Aj z toho dôvodu plánuje štátna správa v Barcelone prechod na tento balík.
2. Produktivita práce
Toggl
Naša najobľúbenejšia online služba. Slúži na sledovanie času a reporting. Sledujeme si v nej koľko času sme strávili na projektoch. Podľa týchto dát následne vystavujeme faktúru. Vynikajúce pre firmy platené podľa počtu odpracovaných hodín. Mnohým menším firmám bez problémov bude postačovať aj bezplatný balík.
Asana
Už viac ako 10 rokov poskytuje nástroj na projektový manažment. Založil ju jeden zo zakladateľov Facebooku, ktorého úlohou bolo zlepšenie produktivity práce zamestnancov tejto obrovskej sociálnej siete. Funkciami nabitú službu odporúčame hlavne na prácu na projektoch. Jej alternatívou je Trello.
Trello
Ide o digitalizovanú nástenku s úlohami. Vizuálne rozdeľuje úlohy do rôznych fáz rozpracovanosti. Rovnako ako pri Asane sa jeho skutočná sila ukazuje pri tímových projektoch. Trello môžete používať aj ako jednotlivec. Je vhodné na pracovné, ale aj na súkromné účely. Viac sa môžete dozvedieť v priloženom videu (v angličtine).
Strict Workflow
Šikovné rozšírenie pre prehliadač Chrome. Je založené na technike Pomodoro, pri ktorej 25 minút pracujete a 5 minút oddychujete. Po zapnutí časovača nebudete môcť prehliadať vami zvolený zoznam webových stránok. Žiadne sociálne siete a zábavné videá. Časové rámce si môžete kedykoľvek upraviť. Ak ste sám sebe pánom a neviete sa dokopať do práce, nainštalujte si toto rozšírenie hneď teraz!
RescueTime
Optimalizácia, optimalizácia a ešte raz optimalizácia. Takto by sme zhrnuli recenziu na skvelú službu, ktorá meria ako a kde trávite čas. Máte pocit, že ste za celý deň nič nespravili? Použite RescueTime a presne budete vedieť aké aktivity vám zaberajú najviac času. Čo myslíte, koľko pracovného času reálne pracujete?
Wunderlist
Túto to-do appku je najlepšie mať vždy po ruke. Nie nadarmo sme o nej písali ako o aplikácii, ktorú musíte mať v telefóne. Wunderlist má ako každá dobrá aplikácia aj počítačovú verziu. Odporúčame ju nielen na pracovné úlohy.
Evernote
Poznámkového kráľa poznajú asi všetci. A to nielen kvôli jeho funkčnosti a cene, ale aj kvôli prepojeniu na iné služby. Ak ste ešte nevyskúšali túto službu, neváhajte a spravte tak teraz. Poďakovať sa nám môžete neskôr. Hovorí sa, že kto raz začne používať Evernote, nevie si už bez neho predstaviť svoj život.
TIP: Scannable je vynikajúca aplikácia na skenovanie dokumentov od Evernote. Viac informácií v porovnaní mobilných skenovacích aplikácií.
OneNote
Často sa stretávame s prípadmi, kedy podnikatelia nevedia čo je OneNote. Keď ho už aj niektorí poznajú, väčšinou si myslia, že to je obyčajný poznámkový blok. To je veľký omyl! OneNote je vynikajúci nástroj na poznámky, zápisy, to-do listy, nahrávanie audia. Hoci jeho skutočná sila spočíva v zdieľaní, bez problémov ho môže používať iba jedná osoba.
3. Fakturácia
Porovnali sme pre vás 8 online fakturačných nástrojov.
4. Komunikácia
Skype
Jeden z tzv. „must have“ nástrojov každého podnikateľa. Využitie nájde pri poradách, konzultáciách, školeniach. Skype je aj súčasťou balíkov Office 365.
Slack
Ak pracujete na zahraničných projektoch alebo so zahraničnými kolegami, určite ste o Slacku počuli. Je to kríženec e-mailu a chatovacieho nástroja. Veľmi populárnou tímová aplikácia. Vhodná na projekty. Hovorí sa, že v budúcnosti nahradí e-mail.
Viber
Prečo nekomunikovať s dlhodobými klientami neformálnou cestou? Viber používame hlavne na krátke správy – pripomienky či potvrdenia. Vieme, že sa naša správa nestratí v záplave e-mailov. Po telefonáte je to spolu s SMS správami druhý najrýchlejší spôsob ako kontaktovať klienta. Ak sa vám táto aplikácia nepáči, skúste WhatsApp.
Alza používa Viber už nejaký čas
Nie je e-mail, ako e-mail. Na kvalitný e-mail potrebujete veľa priestoru a šikovného e-mailového klienta. To spĺňa obľúbený Gmail. Lenže ak nechcete, aby vám niekto čítal e-maily, použite radšej e-mailového klienta Microsoft Outlook, prípadne bezplatné alternatívy Mozilla Thunderbird, Opera Mail. Áno, nebudete mať takú širokú paletu funkcií ako pri Gmaily, ale to je cena za bezpečnosť. Osobne odporúčame Exchange server, ktorý je súčasťou balíka Office 365.
5. CRM - systémy na riadenia vzťahov so zákazníkmi
Veľké porovnanie CRM systémov sme pre vás pripravili v tomto článku.
6. Úložisko dát
Pri cloudových úložiskách dát by sme sa chceli trochu pozastaviť. Nevybrali sme iba jednu službu. Je ťažké vybrať si z ponuky top služieb. Preto uvádzame najznámejšie - Google Disk, OneDrive a Dropbox. Odpoveď na otázku, ktoré úložisko si vybrať, nie je jednoduchá. Záleží na vašich preferenciách, aký používate kancelársky softvér, koľko máte zamestnancov a aký veľký priestor potrebujete. Nám sa najviac pozdáva Office 365, ktorý obsahuje okrem kancelárskeho balíka aj Skype aj cloudové úložisko dát. Ak ste fanúšikom Gmailu, skúste najskôr cloud od Google. Vo všeobecnosti sú služby a nástroje jedného výrobcu lepšie prepojené a umožňujú efektívnejšiu prácu.
TIP: Chcete mať vlastné firemné úložisko? Skúste Nextcloud.
7. Marketing a analytika
Buffer
Top nástroj na správu sociálnych sietí. Nastavte si, kde a kedy sa má čo zdieľať. V jednej aplikácií máte prehľad o celom dianí v sociálnom svete.
Mailchimp
Služba zmenila spôsob akým posielame e-maily. Priniesli jednoduchý „ťahaj a pusti“ editor, zaviedli bezplatnú automatizáciu. Malým a začínajúcim firmám bude postačovať bezplatný balík. Nevýhodou Mailchimpu je nie 100% doručiteľnosť správ a fakt, že sporadicky môžu e-maily skončiť v spame.
Hotjar
Jeden z najlepších nástrojov na pochopenie správania návštevníkov webu. Umožňuje zobraziť tzv. heatmapy. Tieto mapy ukazujú mieru akcií na určitej stránke. Môžete vidieť, kde užívatelia klikali a ako často. Ako hýbali s myšou. Dokonca si môžete pozrieť celé video od príchodu návštevníka až po jeho odchod.
Google Analytics
Najlepšie štatistiky na webe. Jednoducho a zadarmo.
Google Search Console
Pravdepodobne ste o tejto konzole ešte nepočuli. Je to nástroj, v ktorom si môžete pozrieť ako Googlebot (robot, ktorý prehliada vašu stránku. Je zodpovedaný za to, čo sa zobrazuje vo výsledkoch vyhľadávania) vidí vašu stránku. Zobrazuje počet naindexovaných stránok, chyby prehliadania, tipy na optimalizáciu. Pokiaľ chcete zlepšiť svoje SEO, určite si pozrite viac o tomto nástroji.
Google Tag Manager
Výhoda GTM je v jednoduchosti. Jeden kód, ktorý v sebe združuje všetky ostatné. Človek potom nemusí neustále kontaktovať programátora alebo správcu webu, aby mu niečo pridal a upravil. Všetko si vie nastaviť z jednoduchého webového rozhrania sám.
8. SEO
Google Keyword Planner
Online reklama funguje na kľúčových slovách. Z toho dôvodu je zoznam týchto slov nutnou podmienkou na spustenie akejkoľvek online inzercie. Lenže viete čo vlastne ľudia vyhľadávajú? Našťastie nemusíte iba slepo tipovať. Použite našepkávača kľúčových slov. Uvidíte, aká veľká je konkurencie pri tom ktorom slove, aký je objem vyhľadávania a odhadovaná cena za klik. Plánovač kľúčových slov je súčasťou Google AdWords.
Google Trends
Uznávame, trendy nemusia väčšinou patriť medzi veľmi obohacujúce zdroje informácií, ale je dôležité sa pozrieť, čo zaujíma iných ľudí. Pozrieť sa na svet s nadhľadom. Čo hľadajú užívatelia na Slovensku a čo v zahraničí? Možno sa vašej firme podarí identifikovať niečo veľké, čo v našich končinách ešte nie je také sexi. Napokon podľa vzoru amerického Gruponu vznikli slovenské zľavové portály.
Copyscape
Duševné vlastníctvo býva často jednou z konkurenčných výhod firiem. Problém nastane v prípade, keď sa konkurent rozhodne skopírovať časť vášho diela. V prípade článkov sa môžete bez problémov brániť. Služba Copyscape zisťuje, či už niekde na webe existuje podobný obsah. Ak využívate služby copywriterov, tak sa týmto spôsobom môžete uistiť, že dodaný text je originálny a nejde o žiadnu kópiu.
Výsledky vyhľadávania Google
Pri vyhľadávaní sa na konci stránky vyhľadávača zobrazí malá pomôcka. Súvisiace výraze. Sú rýchlym zdrojom kľúčových slov. Nezabudnite ich zvážiť pri vylepšovaní vášho SEO.
Google Alerts
Opäť ďalšia zaujímavá služba od spoločnosti Google. Tento šikovný softvér má e-mailom upozorniť užívateľa v prípade výskytu novej zmienky o vopred zadefinovaných kľúčových slovách. Týmito zmienkami môže byť výsledok vyhľadávania, blog či článok. Používa sa pri monitoringu správ.
9. Grafika
Canva
Jednoduchá a bezplatná služba na tvorbu pútavých obrázkov. Nemusíte riešiť optimálnu veľkosť obrázku. Canva vám poradí vhodnú veľkosť. Obsahuje veľké množstvo šablón, ktoré stačí upraviť. Hocikto si môže vytvoriť pekné obrázky. Už viac nepotrebujete grafika so znalosťami Photoshopu.
Piktochart
Jedenkrát vidieť je lepšie ako desaťkrát počuť. Pozrite si rovno video ako jednoducho môžete zaujať (video je v angličtine).
Bezplatné obrázky na web stránku
Obrázky, ktoré sú zverejnené vo výsledkoch vyhľadávania často spadajú pod licenciu, ktorá zakazuje ich použitie bez písomného súhlasu autora. Držitelia práv si reálne najímajú právnické kancelárie, ktoré posielajú žiadosti na zaplatenie licenčného poplatku v prípade nelegálne získaného obrázku. Nemusí ísť pritom o žiadny podvod. Pokiaľ sa neviete preukázať vlastníctvom práv ku obrázkom, musíte platiť poplatky. Osobne poznáme pár prípadov, kedy sa to stalo aj na Slovensku. Firmy boli nútené zaplatiť pokutu v stovkách eur. Používajte preto iba bezplatné zdroje alebo zdroje, ktorých licencia dovoľuje použitie obrázkov aj na komerčné účely. Medzi naše tipy patria stránky FreeImages, Pixabay, 500px a openphoto.
10. Ostatné
IFTTT
Služba dovoľuje vykonať rôzne akcie na základe určitých podmienok. Vypni svetlo po 21:00, zapni rádio o 6:30, spusti kávovar 6:31 alebo niečo zaujímavejšie – všetci, ktorí sa prihlásia na firemnú WIFI, dostanú uvítací e-mail. Možnosti služby budú rásť a v budúcnosti bude táto služba zjednodušovať život mnohým podnikateľom.
LastPass
Rieši problém s obrovským množstvom prihlasovacích údajov. Ak používate veľké množstvo online služieb alebo ste podnikateľ figurujúci vo všetkých účtoch, určite potrebujete nástroj na ukladanie hesiel. LastPass zabezpečí, že budete mať vždy svoje heslá so sebou. Už žiadne lepiace papieriky alebo zošit plný hesiel. Všetky môžete mať pokope, elektronicky, hocikde na svete.
