Porovnanie ERP systémov pre malých a stredných podnikateľov

Ako si vybrať správny ERP systém? Otestovali sme často využívané ERP systémy očami bežnej slovenskej firmy a porovnali sme základné rozdiely.

Kým v minulosti boli systémy na plánovanie podnikových zdrojov, ERP, skôr dominantou veľkých firiem, v súčasnosti sa stávajú nevyhnutým nástrojom, ktorý potrebuje každá firma, ktorá chce na trhu uspieť a rásť. Používanie ERP systému prináša podnikateľom niekoľko výhod, no nesprávne zvolený systém, či podcenenie jeho implementácie môže z užitočného pomocníka spraviť nočnú moru. Aby sme vám orientáciu v často používaných slovenských aj zahraničných ERP systémoch uľahčili, otestovali a porovnali sme za vás základné odlišnosti a silné stránky ponúkaných riešení. Naším cieľom bolo pomôcť podnikateľovi vybrať si niekoľko favoritov pre detailnejšiu analýzu v podmienkach konkrétnej firmy a nie vytvoriť rebríček systémov a určiť, ktorý je najlepší.

Výber ERP do firmy - na čo si dať pozor?

Zavedenie ERP systému vo firme či jeho výmena je pre zamestnancov náročný proces, aj keď všetko funguje ako má. Nesprávny výber alebo podcenenie implementácie môže mať pre firmu vážne následky v podobe nemotorných procesov, odchodu kľúčových ľudí či kybernetickej bezpečnosti.

• Doprajte si čas – nielen na výber vhodného EPR systému, ale tiež jeho implementáciu.
• Pred výberom si zadefinujte ciele, ktoré musí systém spĺňať.
• Vyberajte si ERP zodpovedajúce veľkosti vašej firmy či jej zameraniu.
• Do výberu, testovania, pripomienkovania zapojte kľúčových ľudí, ktorí budú systém používať.
• Preverte si vášho budúceho dodávateľa.
• Nepodceňujte dobu implementácie - trvá minimálne 6 mesiacov, častokrát aj 1 rok a viac.
• Pred implementáciou je vhodný čas na úpravu firemných procesov.
• Dôsledne počítajte všetky náklady – náklady na obstaranie, náklady na prispôsobenie systému potrebám firmy, náklady na správu systému v najbližších rokoch.

Testované a porovnávané ERP systémy

Všetky testované ERP systémy majú dobre zvládnuté oblasti, ktoré sú v súčasnosti štandardom kvalitných riešení. Ide o bezpečnosť, zálohovanie, prístupové práva, CRM, fakturáciu, možnosť nadefinovať a používať vlastné polia a podobne.

Pri testovaní systémov sme hodnotili silné stránky systému, užívateľský zážitok, náročnosť systému, dizajn, ale tiež to, s akými operačnými systémami spolupracuje. Pri jednotlivých ERP sme uvádzali ich výhody a nevýhody, a na záver sme zhrnuli porovnanie dôležitých parametrov do prehľadnej tabuľky.

ONIX – ERP systém so silným prepojením na účtovníctvo a skladový systém

Za kľúčovú prednosť ERP systému od spoločnosti KROS považujeme, že rieši jeden z najväčších problémov ERP, prepojenie s účtovníctvom. Mnohé systémy riešia z účtovníctva iba fakturáciu. Faktúry vystavené v ERP je preto často potrebné importovať do účtovného softvéru. To môže byť hlavne pri zahraničných riešeniach technická výzva pre programátorov. ONIX je prepojený priamo s účtovným softvérom OMEGA, ktorý patrí medzi najpoužívanejšie účtovné softvéry na Slovensku. Zameriava sa najmä na ekonomické funkcie a automatizáciu. Netají sa ani používaním umelej inteligencie.

ONIX sa snaží kombinovať najlepšie vlastnosti existujúcich riešení. Z nášho testu sa javí ako vhodná voľba najmä pre obchodné firmy a spoločnosti, ktoré poskytujú služby. Má prepracovaný sklad a štatistiky. Vie zabezpečiť kompletný predajný proces. Podľa výrobcu je možné ho prepojiť aj s e-shopom a obsahuje moduly pre servisné spoločnosti.

ERP ONIX má dobre zvládnuté najpoužívanejšie funkcie ako predaj, fakturáciu a prácu so skladom. Ako systém na plánovanie podnikových zdrojov je vhodný pre široké spektrum odvetví.

Riešenie ONIX je založené na architektúru klient – server. Tým vôbec neutrpel dizajn, ktorý je moderný, jemný a graficky pútavý. Navigácia v aplikácii je jednoduchá a zákaznícka podpora je na vysokej úrovni. Ak používate ekonomický softvér od spoločnosti KROS, ONIX by mal byť určite súčasťou short-listu pri výbere ERP riešenia. Ak potrebujete zmeny na mieru, spoločnosť je ochotná a vie systém upraviť podľa potrieb konkrétneho zákazníka.

ERP od spoločnosti KROS ponúka aplikáciu iba pre operačný systém Windows a nedisponuje mobilnou aplikáciou. Výrobca neuvádza ceny svojho riešenia na webe. V prípade záujmu je potrebné vyplniť kontaktný formulár a spoločnosť vás bude kontaktovať.

ERP Money S4 – množstvo funkcií a náročnejšia orientácia

Druhý slovenský tvorca populárneho ERP systému ponúka riešenie najmä pre obchodné spoločnosti. Rokmi overený systém disponuje okrem iného POS riešením, prepojením na viacero e-shopových riešení, prepojením na Microsoft Outlook, modulmi pre servisné spoločnosti, účtovníctvo a iné.

Príjemne nás prekvapili možnosti analýz dát pomocou tabuliek a grafov. Jednoducho a rýchlo je možné vytvoriť reporty pre nadriadeného. Bonusom riešenia Money S4 je tiež komplexnosť riešenia v kamennom obchode. Jeden dodávateľ vie zabezpečiť hardvér a softvér potrebný na predaj tovaru alebo poskytovanie služieb. Všetko od eKasy, cez displeje až po váhy.

Riešenie Money S4 je založené na architektúre klient – server. Potrebujete preto server, kde je nutné nainštalovať serverovú časť aplikácie. K nej sa môžu pripájať jednotlivé klientske stanice (počítače, notebooky). Je potrebné myslieť na to, že zákazník musí vo vlastnej réžii zabezpečiť server a jeho správu. S tým sú spojené starosti aj dodatočné náklady. Klientsku aplikáciu je možné nainštalovať iba na operačný systém Windows. Ak používate Mac OS alebo Linux, musíte sa pripojiť na fyzický alebo virtuálny počítač s operačným systémom Windows, ktorý sa následne pripojí na server.

Prostredie Money S4 je nabité funkciami, a preto je orientácia zo začiatku náročnejšia. Dizajn vychádza z OS Windows a podobá sa na starší Microsoft Office.

TIP: pre menšie spoločnosti existuje aj iné riešenie, Money S3. Naopak pre väčšie firmy ponúka výrobca riešenie Money S5.

Z hľadiska funkcií ide o komplexný nástroj na plánovanie podnikových zdrojov. Správa majetku, exporty v rôznych formátoch, prepojenie s účtovníctvom. Samozrejmosťou sú zapracované legislatívne zmeny, párovanie s bankou a práca viacerých užívateľov. Funkcie sú pokročilé a je to vidno aj pri malých detailoch, ako pomôcky typu mincovky, kde možno spočítať počet minci, daňový kalendár, nástroj na výpočet penále a iné.

Cenová politika Money S4 nasleduje štandardný model predaja krabicových riešení. Je potrebné si zakúpiť 1x serverovú licenciu + licencie na počet užívateľov, ktorí budú pracovať so systémom. V rámci tohto balíka sú dostupné určité moduly ako účtovníctvo, majetok, fakturácia, CRM a iné. K tomu je možné zakúpiť ďalšie moduly ako konektor na e-shop, integráciu na Microsoft Outlook, rozšírené GDPR a ďalšie. Licencia platí na 1 rok.

K dispozícii je aj mobilná aplikácia pre operačný systém Android.

FLOWii – mini ERP v cloude, nielen pre začínajúce firmy

FLOWii patrí na scéne ERP medzi najmladšie systémy zo všetkých porovnávaných riešení, hoci jeho základy siahajú do roku 2011, kedy vznikol ako CRM systém. Ide o riešenie na rozhraní medzi CRM a jednoduchšími EPR systémami. Zaujalo nás jednoduché a prehľadné používateľské prostredie. Časť zákazníkov poteší aj to, že ich návrhy na vylepšenia či nové funkcie majú vyššiu šancu dostať sa do produkčnej verzie, keďže firma neustále systém rozširuje a snaží sa dotiahnuť na konkurenčné riešenia.

FLOWii v aktuálnej verzii obsahuje všetko potrebné najmä pre projektovo orientovanú firmu. Tvorca systému označuje svoj produkt ako mini ERP, čo zodpovedá realite. V porovnaní s konkurentmi je riešenie menej robustné, no tvorcovia postupne pridávajú nové moduly. Príkladom nových funkcií je integrácia s e-shopovým riešením systému WordPress. Ak máte takýto systém, zvážte nasadenie FLOWii. V súčasnosti firma neponúka POS riešenie, čo je škoda pre tých podnikateľov, ktorí majú okrem e-shopu aj kamennú predajňu.

Na svoje si určite prídu aj iné firmy. Okrem základných funkcií ponúka FLOWii dochádzku, správu skladu, jednoduchú správu financií, obchodné príležitosti, e-mailing, komunikáciu medzi kolegami, meranie času a iné.

Z technického hľadiska ide o cloudové riešenie. Nemusíte sa teda starať o hardvér, ani o softvér. Všetko rieši tvorca. Z porovnávaných slovenských riešení poskytuje tento model iba FLOWii. Výhodou je možnosť záloh aj na vlastný server. Aktualizácie, bezpečnosť, kapacita, všetko je zahrnuté v rámci mesačného predplatného. To ponúka podnikateľom širokú flexibilitu pri správe licencií a zakúpených modulov. Po prijatí nového zamestnanca stačí niekoľko klikov a prístup je vybavený. Rovnaké to je i v opačnom prípade. Nie je nutné platiť za licenciu, ktorú podnikateľ nevyužíva.

ERP môžete používať na každom operačnom systéme a bude vám postačovať prehliadač a pripojenie na internet.

Skúšobná verzia je bezplatná až do 50 dokladov. V mikro firmách sa vďaka tomu môže stať, že FLOWii môžete využívať bezplatne aj dlhšie obdobie.

Odoo – komplexné riešenie bez špecifík slovenskej legislatívy

Z mnohých zahraničných systémov sme sa rozhodli vybrať populárne Odoo, ktoré ponúka dve rôzne licencie. Jednu bezplatnú, komunitnú a druhú platenú, komerčnú. Na internete je Odoo označovaný ako bezplatný softvér, čo môže byť pre podnikateľov zavádzajúce. Podnikateľská verzia so všetkými modulmi, ktoré sú zverejnené na webe, je platená. Cena závisí od počtu modulov a užívateľov. Samotné CRM je zdarma, ak chcete aj iné moduly, cena začne stúpať.

Počas testovania Odoo sme si všimli viaceré detaily a možnosti, ktoré toto ERP riešenie ponúka. Oproti slovenským riešeniam sme našli pokročilejšie funkcie, ako e-vzdelávanie, editor webových stránok, rôznych formulárov na riešenie zákazníckych sťažností, marketing sociálnych sietí, posielanie správ medzi užívateľmi systému, integráciu na zahraničných prepravcov, eBay konektor a iné.

Odoo je možné nainštalovať na vlastný server alebo môžete využiť cloud.

Zaujala nás aj jazyková mutácia na webovej stránke Odoo. ERP je možné používať vo viacerých jazykoch, medzi ktorými nechýba ani slovenčina. Pri založení účtu je dokonca aj možnosť využiť služby partnera zo Slovenska. V súčasnosti na Slovensku poskytuje takéto služby päť partnerov (napr. spoločnosť Dodo Systems).

Odoo celosvetovo používajú rôzne veľké firmy v rôznych odvetviach. Dokumentácia formou videa je jednoduchá a zrozumiteľná. Podpora priamo od spoločnosti Odoo je v angličtine 24/5.

Veľkým problémom Odoo je to, že nie je detailne prispôsobený priamo na slovenskú legislatívu. Minimálne moduly účtovníctvo a predaj preto strácajú zmysel. Fakturáciu je ešte možné upraviť tak, aby zobrazovala všetky zákonom predpísané náležitosti, ale bude potrebné riešiť, ako dostať dokumenty do účtovníctva.

Odoo ponúka mobilné aplikácie pre Android a iOS.

Axelor - open source ERP pre technicky zdatnejších

Na záver sme si nechali ešte jeden voľne dostupný ERP systém. Podobne ako iné “open source” projekty, aj tento je vyvíjaný komunitou a poskytovaný bezplatne. Hlavným dôvodom, prečo by si mala firma inštalovať voľne dostupný, zahraničný ERP systém, je cena. Pri využívaní viacerých modulov ERP a viacerých užívateľoch, môže firma ušetriť aj niekoľko tisíc eur mesačne. Preto sa firme môže oplatiť radšej zamestnať správcu systému, ktorý bude vedieť aj programovať. Firma si tam bude môcť upraviť systém na mieru.

Axelor ponúka široké možnosti a patrí medzi najlepšie voľne dostupné ERP systémy. Je vhodný pre firmu, ktorá vie, čo potrebuje, vie zabezpečiť správu a programátora. Neodporúčali by sme ho do malej, špecializovanej spoločnosti, ako reštaurácie, hotely, lekárske zariadenia a iné. Na inštaláciu a správu sú potrebné hlbšie znalosti z oblasti IT.

Výhodou systému je široké pokrytie modulov na rôzny typy podnikania. Oproti niektorým slovenským riešeniam obsahuje aj moduly pre výrobné spoločnosti.

Axelor nie je dostupný v slovenskom jazyku. Je však možné vytvoriť si vlastnú jazykovú mutáciu. Celkovo je možné prispôsobiť si celý systém podľa vlastný potrieb. Potešia aj mobilné aplikácie pre Android a iOS.

Modelové prípady výberu ERP

Uvedené príklady sme zjednodušili, aby sme poukázali na silné stránky konkrétnych ERP riešení. Niektorým podnikateľom môže vyhovovať viacero riešení. Záleží na detailoch konkrétneho podnikania. Pred finálnym výberom odporúčame kontaktovať výrobcu.

Majiteľ troch reštaurácií ponúka svoje služby v dvoch mestách. Jedna reštaurácia je pizzeria, zvyšné dve ponúkajú na výber jedlá z jedálnych lístkov. Tieto dve reštaurácie ponúkajú aj denné menu, poskytujú catering pre firmy a majú priestory na konanie rôznych osláv. Dokopy firma zamestnáva 20 ľudí na trvalý pracovný pomer a občas vypomáhajú aj brigádnici. O každú reštauráciu sa stará prevádzkar, účtovníctvo a marketing rieši externá firma.

Zo zadania je zrejmé, že majiteľ bude využívať hlavne moduly predaj, eKasa, sklad, CRM, fakturácia a kalendár s úlohami. Na tieto riešenia by sme mu odporučili ONIX alebo Money S4.

Majiteľka chovateľskej stanice sa rozhodla rozšíriť svoje podnikanie a spustila e-shop vytvorený na systéme WordPress, zameraný na predaj potravín a doplnkov pre zvieratá. Okrem toho organizuje rôzne školenia pre iné chovateľky zvierat. Priestory si prenajíma od iného podnikateľa. Zamestnáva na čiastočný úväzok iba svoju mamu. Fakturáciu za služby rieši sama, ale účtovníctvo jej robí externá firma rovnako ako správu e-shopu.

Nakoľko majiteľka neprichádza do kontaktu s hotovosťou, nepotrebuje eKasu, stačí jej mať prepojený e-shop so skladom, vystavovať faktúry, posielať e-maily, pracovať s CRM systémom, sledovať, koľko hodín odpracuje, pretože poskytuje aj individuálne poradenstvo. Vhodné ERP riešenia sú všetky tri vyššie spomenuté slovenské produkty. Pre nízke obstarávacie náklady by sme jej poradili ERP FLOWii.

Stavebná spoločnosť ponúka predaj katalógových domov v rámci strednej Európy. Rieši úpravy na mieru, komunikáciu, predaj, marketing a zákaznícky servis. Samotnú stavbu domov zabezpečuje jej dodávateľ, s ktorým pracuje už dlhšiu dobu. Kvalita jeho služieb postupne klesá a majitelia sa obávajú budúcej spolupráce. Rozhodli sa zamestnať skúsených stavebníkov a zabezpečovať stavbu domov vlastnými silami. V blízkej budúcnosti plánujú fúziu s ďalšou stavebnou firmou a ďalší rast v rámci Európy.

Poradiť tejto spoločnosti jeden ERP systém je náročné. Z dôvodu čoraz väčšieho rastu je pravdepodobné, že slovenské riešenia im prestanú vyhovovať. Určite by mali kontaktovať podporu ONIX alebo Money S4 a spýtať sa ich na detaily ich systému. Dôležitá je však otázka účtovníctva a ostatných potrebných modulov. Je veľmi pravdepodobné, že z dlhodobého hľadiska sa im oplatí používať systém Odoo, ktorý si budú môcť podľa potreby upraviť.

Kamaráti z vysokej školy sa rozhodli založiť softvérovú firmu. Poskytujú programátorské a grafické služby klientom z celého sveta. Chcú systém, kde by si mohli evidovať zákazky, odpracované hodiny, riešili by podporu. Pracujú z rôznych miest na Slovensku a požadujú cloudovú verziu ERP.

Mladým podnikateľom opäť možno odporučiť viacero riešení. Jedným z nich je FLOWii, ďalším je Odoo a nakoniec máme Axelor. Do finálneho výberu by sme posunuli Odoo a Axelor kvôli ich voľne dostupnému zdrojovému kódu. Vyhovuje všetkým požiadavkám a FA vystavené v ERP Axelor vedia upraviť do vhodného formátu a exportovať na spracovanie do slovenského účtovného softvéru.

Zhrnutie funkcií porovnávaných ERP riešení

Tabuľka nižšie je pomôckou, ktorá pomôže zorientovať sa v základných parametroch jednotlivých riešení. Vybrať najlepší ERP systém pre každého nie je možné. Pri výbere ERP treba mať vždy na pamäti špecifiká fungovania konkrétneho podnikania a požiadavky na systém, ktoré z týchto špecifík vyplývajú.

Ako sme ERP systémy vyberali a testovali

Výber vhodných kandidátov pozostával z viacerých krokov. Požiadavky boli nasledovné:

• Krabicový systém určený pre malé a stredné podniky.
• Dostupná demo verzia produktu na otestovanie.
• Výrobcom je etablovaná firma.
• Domáce aj zahraničné riešenia.

Na základe používania systému počas jedného mesiaca na modelových situáciách a testovacích dátach sme porovnávali vlastnosti systému ako dizajn, rýchlosť práce, prvé dojmy pri práci. Výsledky týchto porovnaní nemusia korešpondovať s názorom každého podnikateľa.

Následne sme porovnávali dôležité parametre systému uvedené v tabuľke na konci článku. Z dôvodu rôznych pomenovaní modulov a funkcií sme uvádzali čo najvýstižnejší univerzálny názov. Prepracovanosť funkcií a ich hĺbka sa v rámci jedného modulu pri rôznych výrobcoch ERP systému môžu odlišovať. Kým jeden poskytovateľ môže ponúkať základnú správu dokumentov, iný môže poskytovať pokročilé funkcie.