Aké druhy dochádzkových systémov existujú, v čom sa líšia a nad čím sa zamyslieť, ak chcete do firmy vybrať ten najvhodnejší?
„Cvikačky“ či papierové dochádzkové knihy nahradili dochádzkové systémy, ktoré majú rôzne funkcie, dizajn a príslušenstvo. Z akých možností si v súčasnosti firmy môžu vyberať a čo by pri výbere dochádzkového systému mali zvažovať, aby si uľahčili riadenie firmy a plnenie zákonných povinností. Dochádzkové riešenia možno rozdeliť do niekoľkých základných kategórií:
- Hardvérové dochádzkové systémy,
- Cloudové dochádzkové systémy,
- Kombinované dochádzkové systémy.
Hardvérové (fyzické) dochádzkové systémy
Podstata tejto skupiny systémov je nasnímanie tváre kamerou alebo fyzické priloženie určitého objektu (karty, čipu, prsta, ruky) k zariadeniu, ktoré vie identifikovať zamestnanca a zaznačiť príchod, odchod alebo inú aktivitu. Pri tejto skupine systémov je nutná fyzická prítomnosť zamestnanca na pracovisku a jeho obvyklé použitie je napríklad vo fabrikách. Zamestnávateľ vie vďaka takémuto dochádzkovému systému okamžite zistiť, ktorí zamestnanci sa nachádzajú na pracovisku a kedy prišli. Tieto dáta môžu by uložené lokálne na dátovom úložisku vo firme alebo aj v cloude. Pri niektorých modeloch môžu informácie o odpracovanom čase sledovať aj priamo zamestnanci, či už priamo na obrazovke zariadenia alebo v mobilnej aplikácii. Možnosť použitia mobilnej aplikácie, resp. webový prístup, umožňujú zamestnancom aj prácu z domu. Takéto riešenie nie je úplne štandardné a ide skôr o akúsi kombináciu so softvérovým riešením.
Pokročilé hardvérové dochádzkové systémy ponúkajú softvérové rozhranie, ktoré umožňuje plánovanie zmien, služobných ciest, pokročilý reporting, nastavenie sviatkov či dovoleniek a export do účtovných systémov. Vo väčších firmách sa často používajú viaceré, navzájom prepojené snímacie zariadenia.
Cloudové dochádzkové systémy
Niektoré profesie nemusia vykonávať svoje povinnosti fyzicky na pracovisku zamestnávateľa. Typickým príkladom sú programátori, grafici, ľudia z oblasti marketingu a mnohí iní. Avšak ich pracovný čas, resp. dochádzku je rovnako potrebné evidovať. Na to slúžia rôzne aplikácie a služby, ktoré na jednej strane uľahčujú plnenie zákonných povinností týkajúcich sa evidencie pracovného času, no zároveň pomáhajú pri sledovaní odpracovaného času pre určitého klienta, či na konkrétnej zákazke. Tímová spolupráca je často na prvom mieste, a preto sa sledovanie času používa ako doplnok rôznych systémov na sledovanie úloh. Riadiaci pracovníci tak majú okamžitý prehľad o odpracovanom čase a vykonaných úlohách. Takéto cloudové služby sú často dostupné pri nízkom počte používateľov aj bezplatne.
Ďalšou možnosťou sú softvérové riešenia vytvorené pre potreby konkrétnej firmy, resp. konkrétne funkcionality doprogramované na mieru firmy do bežne dostupných riešení. Môže ísť o funkcie, ktoré napríklad umožňujú upozorniť nadriadeného na neodpracovanie určitého počtu hodín, informovať o dokončených úlohách a iné.
Pri cloudových riešeniach je možné pripojiť dotykovú obrazovku, typicky tablet, a tak sa môže cloudové (softvérové) riešenie premeniť na kombinovaný dochádzkový systém, ktorý sa od hardvérových riešení odlišuje tým, že hardvér nie je vyvinutý na mieru pre daný systém, ale možno použiť bežne predávané zariadenia.
Kombinované dochádzkové systémy
V praxi sú často využívané aj hybridné riešenia dochádzkových systémov. Takým je hardvérové zariadenie spojené s online aplikáciou, ktorá umožňuje pohodlné pridávanie a editáciu dochádzky. Tým, že aplikácie ponúkajú podporu aj na mobilné zariadenia, sa môžu zamestnanci pohodlne prihlásiť aj zo svojho smartfónu. Toto kombinované riešenie poskytuje firmám značnú flexibilitu – môžu využiť systém v sklade i kancelárii.
Porovnania druhov dochádzkových systémov
TIP: Viaceré ERP
riešenia ponúkajú možnosť sledovania odpracovaného času.
Ako si vybrať najlepší dochádzkový systém pre firmu
Pri výbere dochádzkového systému je v prvom rade potrebné zamyslieť sa nad jeho účelom (na čo má firme dochádzkový systém slúžiť). Treba rozlišovať medzi evidenciou dochádzky a evidenciou pracovného času a zamyslieť sa nad odpoveďami na nasledovné otázky:
- Potrebujete, aby sa všetci zamestnanci museli identifikovať osobne?
- Potrebujete zariadenia dochádzkového systému spolu prepojiť?
- Potrebujete evidovať čas pre konkrétny projekt, napríklad kvôli reportom pre klienta?
- Potrebujete dochádzkový systém, ktorý podporuje prácu za zmeny?
- Potrebujete dochádzkový systém, ktorý podporuje možnosť exportu dát do vášho účtovného systému?
Keď už ste zúžili výber vhodných kandidátov, spýtajte sa predajcu aj tieto otázky:
- Aké možnosti prepojenia s informačným systémom firmy, ak takým disponujete, systém ponúka?
- Ako sa s dochádzkovým systémom pracuje?
- Koľko užívateľov dokáže dochádzka spracovať?
- Aké sú obstarávacie náklady a cenová politika výrobcu?
- Ako je zabezpečená ochrana osobných údajov zamestnancov?
Zaznamenávanie dochádzky v čase pandémie
Počas zlej epidemiologickej situácie by podľa odporúčaní a nariadení mali pracovať z domu všetci, ktorým to umožňuje charakter ich práce. Krízou skúšaní zamestnávatelia sa snažia vyjsť zamestnancom v ústrety. Tu nastáva menší problém s evidenciou dochádzky. Prikladanie karty či čipu ku čítačke nemá zmysel, a preto je potrebné ručné zaznamenávanie dochádzky do systému zamestnávateľa. Veľa zamestnancov má navyše doma malé deti, ktoré vedia prácu niekedy komplikovať. Preto je situácia často taká, že zamestnanci pracujú a starajú sa o deti a práci venujú možno aj viac hodín ako za normálnych okolností. Výhodu v týchto časoch majú tí zamestnávatelia, ktorí majú dochádzkový systém so softvérovým rozhraním, kde si môžu zamestnanci zaznamenať odpracované hodiny. Na zamestnávateľovi je potom už iba samotné schválenie a prípadná kontrola. Tú uľahčujú aj rôzne nástroje, napríklad na sledovanie pohybu myši, overovanie času pripojenia na virtuálnu privátnu sieť (VPN) alebo prehľad aktivít v aplikáciách na sledovanie úloh.
Doplnky k dochádzkovým systémom
Niektoré systémy rozširujú svoje použitie o riadenie prístupu. V tom prípade má zamestnanec obmedzený vstup do určitých častí firmy. Ide o bezpečnostné opatrenie, ktoré často aplikujú veľké firmy ako banky alebo automobilky. Pokročilé systémy dokonca umožňujú sledovanie pohybu zamestnanca po pracovisku. Častým doplnkom dochádzkových systémov býva aj modul týkajúci sa stravovania.
