Potrebujete reprezentatívne sídlo pre svoju firmu a profesionálne kancelárske služby? Potrebuje minimalizovať byrokraciu a počet prevádzkových pracovníkov vo svojej firme? Hľadáte spôsoby zníženia fixných nákladov podnikania? Chcete platiť iba za kancelárske služby, ktoré využívate alebo podľa potreby využijete? Ekonomickým a efektívnym riešením môžu byť pre Vás služby virtuálneho sídla / virtuálnej kancelárie.
Virtuálna kancelária / sídlo (Virtual Office, Virtuall Office Services) predstavuje moderný trend efektívnych kancelárskych služieb najmä pre začínajúcich, malých či zahraničných podnikateľov. Vznik týchto služieb podnietilo viacero faktorov, najmä však nástup a rozvoj informačných technológií, využívanie internetu, zvýšená potreba cestovania i rozvoj práce na diaľku (telework) či práce z domu (working from home), dôraz na dobrý úvodný imidž podniku a samozrejme potreba znižovania nákladov a flexibility.
Virtuálna kancelária funguje ako reálne business centrum v reprezentatívnej kancelárskej budove v centre veľkého mesta. Jej podstatou je umiestnenie sídla klienta (podnikateľa) na atraktívnej adrese (napríklad v business centre), ktorú prevádzkuje profesionálna firma a to za minimálne náklady. Takáto špecializovaná firma v podstate ponúka dve kategórie služieb virtuálnej kancelárie: komunikačné služby a služby spojené s prenájmom priestorov. Výhodou pre klienta okrem iného je možnosť výberu z rôznych „balíčkov“ alebo možnosť vytvorenia si vlastného balíčku služieb, za ktorý sa platí dohodnutý paušál a použitie ďalších služieb sa účtuje navyše. Výsledkom býva, že v čase, keď má podnikateľ množstvo práce a rozbehnutých projektov, môže platiť viac za zvýšené využívanie služieb virtuálnej kancelárie. Na druhej strane, keď je práce menej, podnikateľ platí len štandardný paušál v dôsledku čoho výrazne šetrí náklady. Využívanie virtuálnej kancelárie tak oproti klasickej kancelárie lepšie odzrkadľuje potreby i finančné možnosti podnikateľa a zbytočne mu neviaže finančné prostriedky.
Služby virtuálnej kancelárie / virtuálneho sídla
Služby, ktoré poskytujú virtuálne kancelárie sa prispôsobujú požiadavkám podnikateľov. Neustále sa rozvíjajú a pribúdajú ďalšie.
- Komunikačné služby:
- Služby recepcie – štandardné recepčné služby ako napr. prijímanie hosťa,
- Virtuálny asistent – asistent/odborný poradca pre podnikateľa prístupný podľa potreby cez telefón/internet/osobne,
- Call Answering (prijímanie a vybavovanie telefónnych hovorov) – služba zabezpečovaná profesionálne vyškolenými telefónnymi operátormi, ktorí zabezpečia, že podnikateľ nezmešká žiaden hovor, a to aj v čase obchodného rokovania alebo dovolenky a podobne. Zvyšuje to imidž spoločností a redukuje potenciálnu stratu zákazníkov v dôsledku neprijatia hovorov. (podľa výskumov až cez 70% ľudí zloží telefón ak sa nedovolá priamo a obráti sa na konkurenciu),
- Odkazová služba – nízkonákladová elektronická služba zaznamenávania hlasových správ.
- Služby spojené s prenájmom priestorov
- Atraktívna adresa – zabezpečuje prestíž a na druhej strane oddeľuje súkromie a bezpečnosť domáceho podnikania. Umožňuje prenikanie na nové trhy, kde by inak bolo finančne, logisticky a inak náročné mať osobné zastúpenie,
- Poštová adresa – profesionálna adresa na príjem, posielanie a preposielanie pošty a vyhnutie sa tak použitiu PO Box adresy. Možný prístup k poštovej schránke v čase 24/7,
- Mítingové priestory – reprezentatívne, konferenčné priestory na rokovania dostupne na objednávku na určitý vymedzený čas (hodiny, dni,...),
- Bežná kancelária – podľa potreby v prípade zvýšeného pracovného zaťaženia podnikateľa a jeho potreby sa sústrediť, je možne objednať bežné pracovné priestory na príležitostnej báze,
- Dlhodobý prenájom – dlhodobý prenájom kancelárskych priestorov a služieb,
- Použitie zariadení – široký servis a možnosti využitia internetu, fax copy služieb, rozšírených telefónnych služieb, konferenčných hovorov a videokonferencií, kuchynky, čakacích priestorov, atď.
Virtuálne sídlo (kancelária) vs. klasická kancelária
Kvalitné a atraktívne priestory, profesionalita a spoľahlivosť kancelárskych služieb, úroveň prezentácie a imidžu vytvoreného vďaka virtuálnej kancelárii, to všetko sú kvalitatívne parametre, ktoré v prípade klasickej kancelárie nemusia a často ani nedosahujú dostatočnú či požadovanú úroveň.
V prípade virtuálneho sídla / kancelárie klient získava pre svoju spoločnosť atraktívne sídlo alebo kontaktnú adresu, má zabezpečený príjem, úschovu a poštovú korešpondenciu, môže mať takto zabezpečený aj príjem telefonických hovorov na pevnej linke (pevná linka je v súčasnom čase mobilných telefónov znakom seriózneho podnikania), zaznamenávanie odkazov, faxov, prípadne aj emailov. K tomu sú podľa záujmu klienta dostupné aj služby asistentky alebo služby odborných poradcov. Virtuálne sídlo na objednávku poskytuje v prípade potreby aj krátkodobý prenájom reprezentatívnych priestorov na účely obchodných rokovaní a mítingov. Bežne dostupné sú aj ďalšie z vyššie uvedených služieb virtuálneho sídla za pomerne výhodnú cenu. Väčšinou ide o paušálnu cenu za určitý balíček pričom podľa potreby môže podnikateľ využiť i ďalšie služby za následnú odplatu. Zúčtovanie a platba sa uskutočňuje na základe faktúry. Je to výhodná forma s minimálnou administratívou a účtovnými operáciami. Ide totiž o jednu účtovnú položku, za ktorou je množstvo služieb rôznych kategórií.
Využívanie služieb virtuálneho sídla (kancelárie) je vhodné predovšetkým pre spoločnosti, ktoré sa potrebujú „tváriť živo a seriózne“ (prostredníctvom neustáleho kontaktu navonok prostredníctvom asistentky), ďalej pre firmy, ktoré chcú optimalizovať svoje prevádzkové náklady a vo všeobecnosti aj pre firmy, ktoré z hľadiska charakteru /napr. služby/ svojho podnikania nepotrebujú vlastnú kanceláriu či iný vlastný priestor. Častými klientmi sú tiež zahraniční podnikatelia, ktorí sa nevyznajú na v regióne a na príslušnom trhu, pritom však potrebujú kancelárske služby alebo svoje obchodné stretnutia riešiť rýchlo, spôsobom „tu a teraz“.
Klasické kancelárie majú oproti virtuálnym určité nevýhody, samozrejme ale aj výhody. Rozhodujúce pri posudzovaní sú vždy potreby a charakteristiky konkrétneho podnikateľa. Pre rozhodnutie využívať virtuálnu kanceláriu je dôležitá dôsledná analýza podnikateľa, jeho aktivít, potrieb a plánov. Nevýhody klasickej kancelárie spočívajú zväčša tam, kde majú virtuálne kancelárie výhody a naopak.
Výraznými nevýhodami klasickej kancelárie je nutnosť platenie nájomného, pridlhá fixná doba prenájmu (napr. 5 – 10 rokov), potreba investície do kancelárskeho vybavenia, prijímanie administratívneho (hodnotu nevytvárajúceho) personálu, platenie odvodov za administratívnych pracovníkov, riešenie problémov v prípade ich nespoľahlivosti, možné absencie, problém zosobnenia škody v prípade zanedbania povinnosti, súvisiace zvýšené administratívne zaťaženie a ďalšie iné. Na druhej strane výhodami môže byť okamžitá dostupnosť, priestory na úschovu vecí a dokumentov, voľnosť pri vytvorení vlastného dizajnu kancelárie, obchodní partneri z určitých kultúr môžu vnímať takéto vlastné priestory podnikateľa pozitívnejšie.
Najčastejší užívatelia
Medzi najčastejší využívateľov služieb virtuálnej kancelárie patria najmä začínajúci podnikatelia, malí podnikatelia či zahraničné spoločnosti. Konkrétne sú to najmä podnikatelia nasledovných odvetví či charakteristík: malí podnikatelia z domu, účtovníci, advokáti, právnické firmy, živnostníci (klampiari, elektrikári, inštalatéri, záhradníci, stavbári, opravári, atď), doktori, zubári, terapeuti, obchodní poradcovia, mediátori, častí cestovatelia – zahraničné spoločnosti, obchodné komory, realitní makléri, hypotekárne spoločnosti, burzoví brokeri, organizátori zbierok, tréneri, inštruktori atď.
Náš tip: Ak ste zistili, že virtuálna kancelária by bola výhodným riešením aj pre Vás, dávame Vám do pozornosti služby virtuálnej kancelárie v Bratislave, so službami ktorej má pozitívne skúsenosti aj tím portálu Podnikajte.sk.
