Porovnanie online aplikácií a štandardného softvéru na spracovanie cestovných príkazov a vyúčtovaní pracovných ciest. Ich možnosti, výhody a nevýhody.
Samostatné aplikácie na spracovanie cestovných príkazov
Samostatná aplikácia pre účely prehľadu znamená, že aplikácia spracuje len cestovný príkaz a vyúčtovanie pracovnej cesty.
Cestovný príkaz (www.cestaky.com)
Cestovný príkaz je online aplikácia (cloudový softvér) od spoločnosti Asseco Solutions, a. s. Možno v nej vytvárať cestové príkazy, ako aj vyúčtovania pracovných ciest (tuzemských aj zahraničných). Registrácia nie je nevyhnutná a aplikácia je poskytovaná bezplatne. Aplikácia má prehľadne a intuitívne navrhnuté užívateľské rozhranie. V ponuke sú prednastavené rozbaľovacie zoznamy (napr. spôsob dopravy, typ paliva, skupina vozidla). Výpočty náhrad prebiehajú automaticky, ale používateľ môže hodnoty zmeniť, doplniť alebo odstrániť. Cestovný príkaz a vyúčtovanie pracovnej cesty možno tlačiť alebo uložiť vo formáte PDF. Každý cestovný príkaz má pridelený unikátny kód, prostredníctvom ktorého je možné kedykoľvek sa k cestovnému príkazu vrátiť. Používateľ musí mať aspoň základné znalosti v oblasti pracovných ciest. Vhodným doplnením online aplikácie by boli logické kontroly, napríklad ak si používateľ vyberie, že na pracovnú cestu použil služobné osobné auto, online aplikácia mu neponúkne typ výdavku náhradu za súkromné km. Aplikácia cestovný príkaz má byť v budúcnosti súčasťou softvéru HELIOS One.
eCestak (www.ecestak.sk)
eCestak je online aplikácia (cloudový softvér), ktorého prevádzkovateľom je PhDr. Martin Papp. Možno v nej vytvárať cestovné príkazy, ako aj vyúčtovania pracovnej cesty (tuzemských aj zahraničných). Pre používanie tejto online aplikácie je nevyhnutná registrácia a prihlásenie. Používanie je bezplatné. Cestovný príkaz a rovnako aj vyúčtovanie pracovnej cesty sa vyhotovuje postupne v niekoľkých krokoch (na obrazovke je vždy zobrazená len časť údajov). Po uložení je možné cestovný príkaz uložiť vo formáte PDF, vytlačiť alebo odoslať. Cestovné príkazy vrátane vyúčtovaní možno kopírovať. Používateľ vkladá vstupné údaje napr. o vozidle, spotrebe, cene pohonnej hmoty alebo iných súvisiacich výdavkoch. Čiastkové ako aj sumárne výpočty prebiehajú automaticky a používateľ ich nemôže upraviť. K cestovnému príkazu možno priložiť prílohy (napr. naskenované doklady). Všetky cestovné príkazy sú uložené a dostupné po prihlásení.
Cestovný príkaz (www.cestovnyprikaz.sk)
Cestovný príkaz je online aplikácia (cloudový softvér), ktorého prevádzkovateľom je Ing. Milan Novák. Slúži na jednoduché a okamžité vyplňovanie tlačív cestovného príkazu a vyúčtovania pracovnej cesty. Používateľ môže s formulármi pracovať bez nutnosti registrácie.
Aplikácie na spracovanie cestovných príkazov ako súčasť špecializovaného softvéru
Špecializovaný softvér pre účely prehľadu znamená, že softvér je navrhnutý pre spracovanie informácií o používaní motorových vozidiel.
AUTOPLAN - Cestovné príkazy
AUTOPLAN - Cestovné príkazy je produktom spoločnosti A-CORY, s. r. o., ktorá poskytuje softvérové riešenia pre sledovanie stavu a činnosti motorových vozidiel a ekonomický softvér pre vedenie podvojného účtovníctva a skladovej evidencie. AUTOPLAN - Cestovné príkazy je offline aplikáciou, t. j. štandardný softvér, ktorý sa inštaluje na pevný disk napríklad počítača alebo notebooku. V programe možno vytvárať cestovné príkazy a vyúčtovania pracovných ciest pre tuzemské pracovné cesty a zahraničné pracovné cesty. Funkcie programu sú pokročilejšie. Pred začiatkom vyhotovovania cestovných príkazov a vyúčtovaní pracovných ciest je nutné vykonať začiatočné nastavenia (napr. doplniť zamestnancov, vozidlá). S týmito údajmi program ďalej pracuje. Pracovné prostredie programu je prehľadne spracované a ovládanie je intuitívne. Vyhotovenie cestovného príkazu a vyúčtovania pracovnej cesty je rozdelené do niekoľkých krokov. V prvých krokoch sa vyhotoví cestovný príkaz, naplánujú sa výdavky na pracovnú cestu a vyplní sa výška poskytnutých záloh. Následne sa vyplní priebeh pracovnej cesty a jednotlivé náhrady. Program automaticky dopĺňa údaje alebo poskytuje možnosti na výber. Vyúčtovanie pracovnej cesty vykoná automaticky a vypočíta rozdiel (preplatok alebo nedoplatok) voči zamestnancovi. Výbornou funkciou sú aj automatické kontroly a upozornenia. V prípade chýbajúcej alebo nesprávne vyplnenej informácie program pokračovanie neumožní. Údaje o trase pracovnej cesty je možné čerpať aj z programu pre vedenie knihy jázd AUTOPLAN - Kniha jázd. Program je možné bezplatne vyskúšať v štartovacej verzii, v ktorej možno evidovať maximálne troch zamestnancov, maximálne tri vozidlá a každému zamestnancovi môže používateľ zapísať maximálne 5 pracovných ciest. Cena programu AUTOPLAN - Cestovné príkazy (tuzemské + zahraničné) začína na úrovni 120,50 eur bez DPH. Cena programu pre len tuzemské cestovné príkazy začína na úrovni 32,90 eur bez DPH.
Kniha jázd - Speedy
Kniha jázd - Speedy je produktom KAMAR SOFTWARE (živnostník Martin Šurina). Systém Kniha jázd - Speedy je štandardný offline program, ktorý sa inštaluje na pevný disk napríklad notebooku alebo počítača. Tento program zahŕňa vyhotovovanie cestovných príkazov a vyúčtovaní pracovných ciest a súčasne evidenciu knihy jázd, t. j. v jednej licencii sú zahrnuté obidve funkcie. Pred spracovaním cestovných príkazov je potrebné nastaviť vstupné údaje o vodičoch a vozidlách. Cestovný príkaz možno vyhotoviť priamo z evidencie jázd a prípadne upraviť v časti cestovné príkazy. Vyúčtovanie prebieha automaticky a výsledok (vrátane cestovného príkazu) je možné uložiť napríklad vo formáte PDF alebo v prípade potreby vytlačiť. Program je možné bezplatne vyskúšať. Cena programu začína na úrovni 19,00 eur bez DPH (verzia s možnosťou evidovania jedného auta).
Aplikácie na spracovanie cestovných príkazov ako súčasť ekonomického softvéru
Ekonomický softvér je softvérové riešenie na zaznamenávanie informácií o činnosti podniku vrátane účtovníctva.
Spracovanie cestovných príkazov je už samozrejmosťou každého relevantného ekonomického softvéru. Ak zvažujete investíciu do ekonomického softvéru, vedenie a spracovanie cestovných príkazov, ako aj vyúčtovaní pracovných ciest, ponúkajú napríklad:
- MRP (MRP Company, spol. s r. o.),
- Money (CÍGLER SOFTWARE, a . s.),
- Pohoda (STORMWARE, s. r. o.),
- Omega (KROS, a. s.),
- Alfa plus (KROS, a. s.).
