Ako postupovať pri výbere ERP systému do firmy, aby ste predišli zbytočným problémom a vybrali si to najlepšie riešenie?
Postup ako vybrať najlepšie ERP riešenie do firmy
Dobrý podnikový informačný systém pomáha firmám rásť a šetriť peniaze, zlá voľba, naopak môže spôsobiť nemalé problémy. Ako postupovať pri výbere ERP, aby ste nešliapli vedľa a vybrali si z existujúcich riešení? Pomôcť môže týchto päť krokov:
- Jasne si stanovte požiadavky, čo všetko by mal ERP systém riešiť a aké funkcie od neho požadujete.
- Spravte si prvotný prieskum riešení.
- Dôkladne si overte dodávateľa riešenia.
- Zredukujte výber na dvoch až troch favoritov.
- Urobte záverečné rozhodnutie.
Treba zdôrazniť, že postup uvedený nižšie slúži na výber z už hotových riešení. Pri ERP na mieru je situácia zložitejšia a treba k nej pristupovať osobitnejšie.
Pri výbere ERP systému si v prvom rade ujasnite, čo od neho očakávate
Čo všetko by mal ERP systém riešiť a aké funkcie od neho požadujete? Rozdeľte si požiadavky do niekoľkých oblastí, akými sú napr. predaj, CRM, e-commerce, faktúry, sklad a ďalšie. K týmto oblastiam si následne napíšte, čo chcete, aby v nich systém riešil a čo by malo po jeho zavedení vo firme fungovať lepšie. Dôležité je mať čo najkonkrétnejšiu predstavu. Aké funkcionality očakávate? Ako by mal systém fungovať?
Ak chcete riešiť v rámci ERP systému napríklad manažment zamestnancov, tak by ste mali vedieť, aké informácie o zamestnancoch potrebujete do systému pridávať (osobné údaje, fotka, pracovno-právne dokumenty...), aké úrovne prístupových práv k týmto informáciám potrebujete, s akými systémami musí byť tento modul prepojený (napr. dochádzkový systém). Pri definovaní požiadaviek často narazíte na procesy, ktoré vo firme nefungujú ideálne a bude ich treba zmeniť a optimalizovať.
Pri definovaní požiadaviek hrajú dôležitú úlohu kľúčoví
zamestnanci, ktorí vo firme pôsobia dlhodobo, majú o nej najväčší
prehľad a poznajú ako funguje. Okrem súčasných požiadaviek netreba
zabúdať ani na tie budúce, ktoré zohľadňujú plány na rast firmy.
Potrebné je si tiež ujasniť, koľko používateľov bude so systémom pracovať a čo všetko títo používatelia denne riešia. Musí byť systém v slovenskom jazyku? Ako musí vyzerať podpora od dodávateľa, aby firma vedela hladko fungovať? Má vaše podnikanie v porovnaní s konkurenčnými firmami v odvetví nejaké špecifiká, ktoré musia byť v ERP systéme zohľadnené? Ktoré funkcie či moduly sú absolútnou nevyhnutnosťou a ktoré by vás síce potešili, ale zároveň sa bez nich zaobídete? Čím detailnejšie špecifikujete požiadavky, tým lepšie. Nebojte sa písať podrobnosti či pridávať obrázky. Špecifikácia môže mať niekedy aj desiatky strán. Takýto podklad vám uľahčí diskusiu s potenciálnymi dodávateľmi.
Prvotný prieskum ERP riešení
Ak už viete, čo potrebujete, je čas začať hľadať potenciálnych dodávateľov. Prvotný prieskum má slúžiť iba ako hrubý výber na zistenie možností, ktoré trh ponúka. Zdroje informácií môžu byť rôzne - internet; referencie od iných podnikateľov; pohľad na systémy, ktoré používajú firmy vo vašom odvetví alebo môžete tiež využiť služby konzultantov.
Okrem samotných prezentácií firiem, reklamy a PR článkov, sú užitočným pomocníkom aj rôzne recenzie či porovnania ERP systémov. Cenné môžu byť aj rady od známych, ktorí už podobný problém riešili. Dôležité je však vziať na zreteľ, či podnikajú v rovnakom odvetví ako vy alebo majú podobný biznis model a problémy. Užitočným zdrojom informácií môžu byť aj podnikateľské združenia.
Pri tvorbe zoznamu potenciálnych riešení je potrebné brať do úvahy aj jazykové kritérium. Ak viete, že vaši zamestnanci nie sú jazykovo zdatní, nie je potrebné zaoberať sa riešeniami, ktoré neponúkajú slovenskú alebo českú lokalizáciu.
Zo všetkých možností si vyberte 3 až 5 ERP systémov, ktoré sa vám na prvý pohľad zdajú najvhodnejšie, a ktorým sa budete venovať do väčšej hĺbky.
Dôkladne si overte si dodávateľa
Výber a implementácia ERP je zvyčajne finančne i časovo náročný projekt. Dobrý dodávateľ by mal mať určitú históriu, skúsenosti a dostatočne veľký tím zamestnancov. Dôležitá je tiež komunikácia a spôsob riešenia požiadaviek zákazníka. Ak vám nevyhovuje už v úvode, ťažko si predstaviť, že po podpise zmluvy to bude inak.
Zmluva, ktorá definuje práva a povinnosti oboch strán je u etablovaných dodávateľov ERP systémov štandardom. Zvyčajne v nej nájdete aj garancie, ktoré dodávateľ poskytuje a pokuty, ktoré mu pri nedodržaní podmienok hrozia. Súčasťou zmluvných podmienok je často aj tzv. vendor lock – ide o označenie exkluzivity, ktorá hovorí, že systém pozná a vie upravovať iba jeden dodávateľ. Nemusí to byť nutne problém, pokiaľ ide o renomovanú firmu, ale sú aj podnikatelia, ktorí preferujú skôr systém, s ktorým môže a vie pracovať aj iný dodávateľ.
Pokiaľ hľadáte poskytovateľa ERP riešenia zo Slovenska alebo Českej republiky, rýchlo zistíte, že ich počet nie je až tak veľký. Ľahšie si tak overíte viacerých výrobcov. Využiť môžete podnikateľské registre, kde nájdete viacero užitočných informácií, akými sú tržby, počet zamestnancov, história firmy, nedoplatky a ďalšie. Dobrým doplnkovým zdrojom informácií sú aj skúsenosti existujúcich zákazníkov s daným dodávateľom. Nebojte sa pýtať na referencie u tých, ktorí systém používajú. Správanie k potenciálnemu zákazníkovi zas zistíte pri komunikácii s obchodníkom či zisťovaní informácií cez live chat na webe.
Výber ERP systému zredukujte na top favoritov
Pri užšom výbere riešení zredukujte počet favoritov na dvoch až troch. Ak považujete všetkých dodávateľov za kvalitných a neviete, ktorého vyradiť, riaďte sa požiadavkami z vašej špecifikácie. Ďalším kritériom môže byť napríklad aj cena za ERP systém. Pri užšom výbere nevychádzajte iba z informácií na webových stránkach. Komunikujte s dodávateľom, využite aj bezplatnú skúšobnú verziu alebo požiadajte o prezentáciu či osobnú konzultáciu.
Pri testovaní skúšobnej verzie či osobnej prezentácii dbajte na funkcie a moduly, ktoré ste označili v prvom kroku za dôležité. Možnosti systému otestujete na konkrétnych situáciách, ktoré riešite vo firme denne. Nezabúdajte, že rozdiely medzi rovnakými funkciami či modulmi u rôznych poskytovateľov ERP môžu byť markantné. Nie je napríklad sklad ako sklad. Analyzujte podrobnosti, ktoré sú pre vás dôležité, pýtajte sa na odlišnosti oproti konkurencii.
Pri testovaní či ukážkach systému môžete využiť aj import testovacích dát. Ponúkajú ich takmer všetky firmy.
Častými kritériami pri hodnotení skúšobnej verzie býva rýchlosť reakcie systému, orientácia v systéme, automatizácia, responzívnosť, exporty do rôznych formátov, možnosť integrácie na iné systémy, možnosť prispôsobenia hotového riešenia požiadavkám zákazníka a pod.
Finálny výber vhodného ERP
V ideálnom prípade by ste mali mať v záverečnej fáze rozhodovania dva systémy, ktoré sa najviac približujú vaším požiadavkám. Finálny výber preto býva spravidla „jednoduchší“, ako prvotné prieskumy. Už viete, čo kto ponúka a do akej miery konkrétny EPR systém spĺňa vaše požiadavky. V tejto fáze je dôležité intenzívne komunikovať s potenciálnymi dodávateľmi a mať jasnú predstavu o celkových nákladoch, a teda nielen o cene za licencie, ale tiež cenu podpory či sumy za zapracovanie dodatočných úprav v budúcnosti. Práve na budúce zmeny veľa podnikateľov pri finálnom výbere nemyslí. Sumy za dodatočné úpravy ich neskôr prekvapia.
Pri finálnom výbere nepodceňujte ani zmluvnú časť. Dbajte na detaily, špecifikáciu práv a povinností, používajte merateľné ukazovatele. Informujte sa tiež o časoch riešenia problémov (SLA – Service Level Agreement).
Čo pri výbere EPR systému nepodceniť?
Pri výbere ERP sú dôležité dva aspekty. Jedným je samotný informačný systém, ktorých je na trhu niekoľko. Pre väčšinu firiem je namiesto experimentov so startupmi lepšie spoľahnúť sa na silného hráča na trhu, kde je zaručené dodržanie termínov, ďalší rozvoj informačného systému a udržanie trendov nielen s aktuálnymi technológiami, ale aj legislatívou. Zároveň je dobré pozerať sa na to, či je daný ERP systém vhodný do odvetvia, v ktorom podnikáte. Napriek tomu, že sa tvorcovia ERP systémov snažia o čo najširší záber na trhu, každé riešenie má silnejšie stránky iba vo vybraných odvetviach.
Druhým nemenej dôležitým kritériom pri výbere ERP systému je implementačná firma, ktorá vás sprevádza zavedením a konfiguráciou systému. Môže, ale nemusí ísť o výrobcu riešenia. Výber správneho implementačného partnera je často dôležitejší, ako samotný systém.
V oboch prípadoch je dobre, ak poznáte niekoho, kto systém používa a má skúsenosť s konkrétnym implementačným partnerom a vie vám poskytnúť referenciu z vášho odvetvia podnikania.
Tento článok bol pripravený v spolupráci so spoločnosťou KROS a.s.
