ERP systém na riadenie firmy – čo to je a aké má výhody?

Aké sú výhody a nevýhody ERP systémov a ako si vybrať ten správny systém do vašej firmy?

Čo je ERP systém?

Plánovanie podnikových zdrojov nie je žiadna nová téma. Ide o štandard, ktorý používajú väčšie firmy na riadenie, plánovanie, organizovanie celého chodu firmy už mnoho rokov. ERP predstavuje jednotný podnikový informačný systém. Tento jeden komplexný systém rieši všetko, od nákupu surovín, cez riadenie vzťahov so zákazníkmi, až po financie.

ERP systémy majú v súčasnosti najčastejšie podobu cloudových služieb, pri ktorých firma pravidelne platí za prístup pre každého používateľa. Nemusí v tomto prípade riešiť potrebný hardvér, zálohovanie, bezpečnosť a pravidelné aktualizácie. Cloudový informačný systém je prístupný z akéhokoľvek miesta za podmienky rýchleho internetového pripojenia.

ERP softvéry pomáhajú používateľom na rôznych pracovných pozíciách. Iné problémy rieši nákupca, iné účtovník, predajca, konateľ, či investor. Pre jednoduchšiu a prehľadnú prácu každý používa iba moduly, ktoré nevyhnutne potrebuje.

Samozrejmosťou pri väčšine systémov na trhu je aj použiteľnosť na mobilných zariadeniach. Tú ocenia najmä predajcovia, ale aj majitelia firiem. Z mobilu sa vedia rýchlo dopátrať k úlohám zamestnancov alebo denným tržbám.

Výhody ERP systémov

Implementácia systému na riadenie podnikových zdrojov ponúka firme viacero výhod. Centralizácia riešenia ERP a prepojenia jednotlivých modulov ponúkajú pohľady a informácie, ktoré bývajú často prekvapujúce a skryté.

Podľa prieskumu ERP 2018 spoločnosti Panorama Consulting Solutions až 95 % opýtaných uviedlo, že zavedením ERP sa zlepšili ich biznis procesy.

1. Znižovanie nákladov - najväčšia výhoda ERP systémov je optimalizácia nákladov. Pri správnej celofiremnej implementácii a dostatočnom počte dát začne firma objavovať možnosti zníženia nákladov. Najčastejšie ide o optimalizáciu logistiky, či mzdových nákladov.
   Firmy často zisťujú, že umelá inteligencia dokáže predpovedať a plánovať lepšie ako ich skúsení zamestnanci.
2. Optimalizácia a automatizácia práce - čím väčšia je firma, tým dôležitejší je dobrý manažment ľudí. ERP systémy na to ponúkajú niekoľko nástrojov a zároveň automatizujú množstvo manuálnych a stereotypných činností, aby sa zamestnanci mohli venovať dôležitejším úlohám.
3. Vyššie tržby - zdrojom tržieb sú zákazníci. Preto je dôležité, aby sa o nich firmy náležite starali. A lacnejšie je udržať si tých existujúcich ako získavať nových. Za týmto účelom bol vytvorený systém CRM. Ten môže fungovať samostatne, ale jeho maximálne využitie dosiahnete najmä integráciou do ERP.
4. Poriadok vo firme - dynamické podnikateľské prostredie často núti zamestnancov vykonávať najurgentnejšie úlohy. Z toho po čase vzniká nielen neškodný neporiadok. Pri ERP riešení budete mať prehľad o úlohách, dokumentoch, aktivitách za celé obdobie používania systému. Riešenie dopytov, vybavovanie objednávok a realizácia zákaziek, zaškoľovanie nových zamestnancov a celkovo komunikácia vo firme bude jednoduchšia a prehľadnejšia.
5. Pokročilé analýzy a predpovede – ERP systémy centralizujú všetky firemné dáta na jednom mieste. Je preto jednouché zistiť odpovede na mnohé otázky, ktoré trápia manažérov pri ich rozhodovaní.

ERP systémy majú aj nevýhody

Pred finálnym rozhodnutím či implementovať alebo neimplementovať ERP je potrebné poznať aj nevýhody systémov na plánovanie podnikových zdrojov.

1. Vyššie vstupné náklady – náklady na zavedenie ERP systému do firmy nie sú len v jeho samotnej cene. ERP systémy sa dnes často ponúkajú ako služba (SaaS - Software as a Service alebo softvér ako služba), za ktorú sa platí pravidelný poplatok zvyčajne za jedného používateľa a v závislosti od počtu modulov. Čím viac modulov a používateľov, tým vyššie náklady. Bez ohľadu na to, či samotný ERP systém kupujete alebo je ponúkaný ako služba, treba rátať aj s ďalšími nákladmi, ktoré nie sú zanedbateľné. Tie súvisia s implementáciou. Ide o import existujúcich firemných dát, testovanie, zaškolenie zamestnancov a podobne.
2. Dlhá doba implementácie - od úvodných konzultácií a stretnutí s výrobcami ERP systémov, až po finálne nasadenie ubehne vo firmách aj niekoľko mesiacov. Po tejto dobe sa ešte budú zamestnanci zoznamovať so systémom a budú sa zbierať dáta. Úspešné zavedenie ERP systému do firmy trvá minimálne niekoľko mesiacov, ale môžu to byť aj roky, kým začnete naplno využívať všetky benefity takéhoto systému.
3. Komplikovanosť systému - z povahy ERP je zrejmé, že ide o väčší informačný systém s viacerými funkciami. Hoci sa tvorcovia snažia čo najviac zjednodušiť používanie ich systémov, môžu sa vyskytnúť prípady, kedy bude mať pocit, že ho samotný systém zdržiava. Preto výrobcovia zverejňujú odporúčané postupy na jednoduchšie zvládnutie implementácie alebo používanie softvéru.
4. Neochota meniť procesy - nie každý zamestnanec zdieľa nadšenie z nasadania nového informačného systému do firmy. Okrem nových systémov a potreby zaškolenie je častokrát potrebné zmeniť procesy, ktoré vo firme fungovali.
5. Nesplnenie očakávaní - majitelia firiem majú často veľké očakávania od zavedenia ERP systému. Pri zle navrhnutom riešení a nekvalitnej implementácii sa však nemusia naplniť.

Príklad: Prevádzkujete predajňu s domácimi potrebami a využívate ERP systém, napríklad ONIX. Systém presne vie, kedy vám skladové zásoby klesnú pod určitú hladinu, ale dokáže tiež predikovať sezónny dopyt a upozorniť vás na to. Vďaka poriadku a automatizácii, ktoré ERP systém priniesol, nepotrebujete vyčleniť zamestnancov na túto činnosť, preto šetríte náklady, zvyšujete tržby a môžete sa venovať tomu, čo je najdôležitejšie.

Ako si vybrať správny ERP systém

1. Definujte požiadavky na ERP systém a určite si konkrétne ciele. Môžu to byť ušetrené náklady za rok, zvýšenie spokojnosti zákazníkov, väčší počet predajov, vyššia priemerná suma objednávky.
2. Porovnajte viacero riešení, vyskúšajte si produkt nezáväzne. Testovať množstvo ERP riešení v reálnych podmienkach firmy je ťažko predstaviteľné, ale investovať čas do preverenia dvoch top kandidátov sa môže ukázať ako dobrá voľba. Hodiny investované v úvode, môžu ušetriť nemalé zdroje spojené s voľbou EPR systému, ktorý pre vašu firmu nie je optimálny.
3. Pripravte si dostatočný čas a finančné prostriedky na implementáciu systému. Ak chcete, aby systém firme priniesol očakávané benefity, musíte do jeho výberu a implementácie zapojiť kľúčových zamestnancov a vytvoriť im na to čas. Rovnako musíte rátať s časom na zaškolenie všetkých ľudí, ktorí majú systém používať.
4. Overte si referencie.

ERP pre malých podnikateľov

V diskusiách s podnikateľmi často padne otázka na vhodnosť ERP systému pre menšiu firmy. Odpoveď nie je jednoznačná a záleží najmä od predmetu podnikania firmy a počtu zamestnancov.

Výhody ERP systému rastú s rastúcou veľkosťou firmy. Či už ide o počet zamestnancov, počet produktov, počet zákazníkov. Dôležité sú tiež rastové ambície firmy. Čím neskôr sa ERP systém do firmy implementuje, tým sú náklady spojené s jeho zavedením vyššie.

Výhody ERP systémov vo firmách ocenili mnohé firmy aj počas pandémie spojenej s koronavírusom, keď museli v podstate zo dňa na deň zostať mnohí zamestnanci pracovať z domu.

Budúcnosť ERP systémov

Giganti tejto oblasti prichádzajú s novými systémami, ktoré označujú ERP III. ERP III pridáva medzi svoje moduly sociálne siete. Komunikácia so zákazníkmi už dlho neprebieha iba prostredníctvom telefónu a e-mailu. Hlavne generácia Z (ľudia narodení cca po roku 2000) uprednostňuje komunikáciu cez sociálne siete a chatovacie platformy ako WhatsApp či Viber.

Ďalšou zaujímavou oblasťou je nepochybne IoT (Internet of Things, internet vecí). Čoraz viac vidíme, ako sa vkráda do našich životov. Výnimkou nebude ani podnikanie. S rozšírením IoT úzko súvisí aj sieť typu 5G, ktorá bude poskytovať dostatočne vysokú rýchlosť pripojenia. Na trh sa rozšíria nové zariadenia a vytvoria sa nové typy podnikania. Správanie spotrebiteľov sa čiastočne zmení.

Tento článok bol pripravený v spolupráci so spoločnosťou KROS a.s.