Používanie elektronickej schránky - slovensko.sk alebo komerčná služba?

Štátne inštitúcie od 1. júla 2017 s firmami komunikujú už len cez elektronickú schránku (e-schránku). Je lepšie ju používať priamo cez slovensko.sk alebo radšej využiť komerčné služby?

Elektronické schránky, kto ich musí používať a aké má možnosti

Elektronické schránky by sme mohli zjednodušene prirovnať k poštovým schránkam v elektronickej podobe, cez ktoré prebieha oficiálna komunikácia podnikateľov s rôznymi štátnymi inštitúciami. Úrad vlády Slovenskej republiky aktivoval 1.7.2017 elektronické schránky na doručovanie všetkým právnickým osobám zapísaným v obchodnom registri (obchodným spoločnostiam a družstvám) a od tohto dátumu im štátne orgány posielajú dokumenty len do nich. Zároveň ešte existuje aj niekoľko inštitúcií ako napríklad Finančná správa Slovenskej republiky, Sociálna poisťovňa a zdravotné poisťovne, ktoré na účel komunikácie s podnikateľom používajú vlastné portály.

Prístup do elektronických schránok, ich funkcionalita a ich samotné používanie má viaceré špecifiká. Od spustenia povinnej aktivácie elektronických schránok pre firmy sa elektronické schránky aj kvôli týmto svojim osobitostiam stali niekoľkokrát terčom kritiky najmä z hľadiska „jednoduchosti“ ich používania. V súčasnosti existuje aj niekoľko komerčných služieb, ktoré niektoré nevýhody elektronických schránok odstraňujú. V článku sa pozrieme na výhody a nevýhody dvoch spôsobov používania elektronickej schránky: keď sa elektronická schránka používa priamo cez portál verejnej správy a keď sa elektronická schránka používa nepriamo cez externú službu.

Prihlasovanie sa do elektronickej schránky a jej používanie cez slovensko.sk – čo všetko na to potrebujete?

Do elektronickej schránky sa vstupuje cez Ústredný portál verejnej správy www.slovensko.sk. Aby ste sa mohli do elektronickej schránky prihlásiť, potrebujete elektronický občiansky preukaz s čipom nazývaný aj ako „eID karta“. Okrem toho musíte mať elektronický občiansky preukaz elektronicky aktivovaný tým, že si zvolíte bezpečnostný osobný kód.

Na prihlásenie sa do elektronickej schránky potrebujete eID kartu, čítačku a eID klienta.

Ak už máte elektronický občiansky preukaz aktivovaný, potrebujete ho pri prihlasovaní sa do elektronickej schránky nejakým spôsobom spojiť s počítačom. Preto je na prihlásenie do elektronickej schránky potrebná aj čítačka čipových kariet, do ktorej sa elektronický občiansky preukaz vkladá. Ani toto všetko vám ale nepostačuje na prihlásenie sa do elektronickej schránky. Okrem tohto všetkého potrebujete mať na počítači nainštalovaný aj špecifických program zvaný „eID klient“, bez ktorého sa elektronický občiansky preukaz nedá používať. Viac sa o eID karte dočítate v článku Elektronický občiansky preukaz.

 

Praktické skúsenosti používania elektronickej schránky priamo cez portál verejnej správy

Pred vstupom do elektronickej schránky je potrebné vložiť elektronický občiansky preukaz do čítačky čipových kariet a pripojiť ju k počítaču. Potom postačuje už len spustiť aplikáciu eID klient a na stránke www.slovensko.sk sa prihlásiť do elektronickej schránky. Prihlásenie je podmienené zadaním bezpečnostného osobného kódu. Ak zastupujete viacero subjektov (napríklad ste štatutárnym orgánom firmy) budete si musieť v tomto kroku zvoliť, za ktorý subjekt sa chcete prihlásiť. Potom je potrebné ešte zvoliť si zobrazenie elektronickej schránky.

Elektronická schránka na prvý pohľad vyzerá ako e-mailová schránka – máte priečinky pre prijaté, odoslané a rozpracované správy, prípadne si môžete vytvárať vlastné priečinky. Po kliknutí na konkrétnu správu sa vám zobrazí jej obsah. Môžete si nastaviť, aby vám na e-mail alebo telefónne číslo chodili oznámenia o prijatí správy do niektorého priečinka (ale aj pri presune správy medzi priečinkami). Notifikácie o prijatých správach je možné si nastaviť len na jedno telefónne číslo alebo na niekoľko e-mailových adries. Nie je možné súčasne dostávať aj SMS správy a aj e-mailové správy. Oznámenie o prijatí správy vyzerá takto: Dobrý deň, do Vašej elektronickej schránky (E0123456789) „Norbert Seneši“, do priečinka „Prijaté správy“, bola uložená nová správa od odosielateľa „Obchodný register MS SR“. Z oznámenia o prijatí správy do elektronickej schránky sa teda nikdy nedozviete, čo je jej obsahom a preto sa kvôli tomu budete musieť do nej prihlásiť.

Z oznámenia o prijatej správe sa nedozviete jej obsah.

Ak chcete, aby niekto namiesto vás kontroloval vašu elektronickú schránku (napríklad ak ste nejaký čas na dovolenke alebo z iných dôvodov nedostupný), môžete mu na to udeliť oprávnenie. Oprávnenie sa udeľuje jednoducho, cez na to určenú funkciu nachádzajúcu sa priamo v elektronickej schránke. V udelenom oprávnení môžete určiť aj jeho rozsah, čiže či oprávnená osoba môže v elektronickej schránke robiť všetky úkony alebo napríklad len čítať správy. Dôležité je, že oprávnenie na prístup a disponovanie s elektronickou schránkou môžete udeliť jedine tej osobe, ktorá má elektronický občiansky preukaz (eID kartu) a vie sa s ňou prihlásiť do vlastnej elektronickej schránky, teda musí mať čítačku čipových kariet a nainštalovanú aplikáciu eID klient.

Nevýhody používania elektronickej schránky priamo cez slovnesko.sk

Používanie elektronickej schránky priamo cez portál verejnej správy má aj niekoľko nevýhod. Pravdepodobne najväčšou nevýhodou môže byť pre niekoho nekomfortnosť jej používania súvisiaca s tým, že na vstup do nej potrebujete pomerne veľa príslušenstva – elektronický občiansky preukaz, čítačka čipových kariet, softvér eID klient nainštalovaný na počítači. A toto spôsobuje neustále prenášanie predovšetkým čítačky čipových kariet, na ktorú treba vždy myslieť. Ak napríklad konateľ s.r.o. cestuje niekam na viacero dní, pravdepodobne bude chcieť byť pripravený na to, aby v prípade potreby mohol do elektronickej schránky svojej firmy vstúpiť. Preto si bude musieť so sebou pribaliť aj čítačku čipových kariet.

Ak chcete mať o všetkom prehľad, musíte so sebou nosiť čítačku.

S tým, že bez elektronického občianskeho preukazu, čítačky čipových kariet a počítača sa k elektronickej schránke nedostanete, súvisí aj jedna iná nevýhoda – do elektronickej schránky nie je možné vstúpiť zo smartfónu a ani z tabletu. Pritom mnoho podnikateľov je zvyknutých si správy čítať aj na svojom smartfóne alebo tablete. Hlavným zdrojom tohto problému je to, že aplikácia eID klient je navrhnutá len pre počítačové operačné systémy a na mobily a tablety ju nie je možné nainštalovať.

Ďalšie nedostatky priameho používania elektronickej schránky cez slovensko.sk

Nastavené notifikácie na prijaté správy v elektronickej schránke vám oznámia, že do elektronickej schránky vám nejaká správa prišla. Správy prijaté do elektronickej schránky môžu mať dvojaký charakter: „bežné“ a „do vlastných rúk“. Bežné správy sa považujú za doručené v deň nasledujúci po dni, kedy vám boli doručené. Správy doručované do vlastných rúk majú väčšinou veľmi dôležitý obsah. Považujú sa za doručené až vtedy, keď potvrdíte ich elektronickú doručenku, bez ktorej sa vám ich obsah nezobrazí. Ak ale elektronickú doručenku nepotvrdíte do 15 dní odo dňa nasledujúceho po dni uloženia elektronickej správy vo vašej schránke, uplatní sa fikcia doručenia (správa sa bude považovať za doručenú aj vtedy, keď si ju neprečítate). Žiadna notifikácia vás ale už na blížiaci sa koniec termínu na prečítanie správy doručovanej „do vlastných rúk“ neupozorní. Môže sa stať, že podnikateľ na takúto dôležitú správu zabudne a neprečíta si ju včas.

Niektoré elektronické správy obsahujú len text, iné môžu obsahovať aj prílohy v podobe konkrétnych dokumentov (oznámení alebo rozhodnutí orgánov verejnej moci), najčastejšie vo formáte PDF, rtf alebo doc. Problémom je, že tieto dokumenty nie sú vždy priložené k správe tak, ako ste na ne zvyknutí z klasického e-mailu. Prílohy k správam v elektronickej schránke sú niekedy súčasťou špeciálneho súboru vo formáte ZEP alebo XZEP. Znamená to, že až po otvorení tohto špeciálneho súboru sa vám zobrazia jeho jednotlivé súčasti, medzi ktorými bude aj správa z daného úradu vo formáte PDF, rtf alebo doc. Na otvorenie špeciálneho súboru vo formáte ZEP alebo XZEP ale potrebujete aj špeciálny softvér D.Viewer, ktorý je súčasťou bezplatne stiahnuteľného balíka aplikácií D.Suite/eIDAS.

Základná kapacita elektronickej schránky je 1 GB. V závislosti od toho, či ste len občan, malý podnikateľ alebo veľký podnikateľ a ako často bude prebiehať vaša komunikácia s orgánmi verejnej moci, vám môže, ale aj nemusí táto kapacita na niekoľko rokov postačovať. Pri dosiahnutí 80 % kapacity elektronickej schránky budete na to upozornený. Môžete si za poplatok základnú úložnú kapacitu elektronickej schránky na rok zvýšiť (o 1 GB za 10 eur, o 10 GB za 100 eur a o 100 GB za 1 000 eur). Ak ale úložnú kapacitu elektronickej schránky presiahnete, najstaršie správy Vám budú z nej automaticky vymazané. Preto je potrebné si ich pravidelne zálohovať.

Používanie elektronickej schránky cez špecializované komerčné služby

V súčasnej dobe existuje aj niekoľko komerčných služieb, ktoré pomerne efektívne nedostatky priameho používania elektronickej schránky odstraňujú. Medzi najznámejšie z nich patria:

• GovBox,
• Zelená pošta,
• eGOV Connector a
• ADMIS.

Tieto služby vám môžu prácu s elektronickou schránkou výrazne zjednodušiť. Existujú medzi nimi určité rozdiely, ale základ majú spoločný.

Prostredníctvom externých služieb je možné do obsahu elektronickej schránky vstupovať aj bez elektronického občianskeho preukazu a čítačky čipových kariet. Obsah elektronickej schránky si potom môžete zobraziť nielen na počítači, ale aj vo svojom smartfóne alebo na tablete, čo odstraňuje najväčší diskomfort spájajúci sa s elektronickými schránkami. Okrem toho vám tieto služby umožnia prezerať si na počítači, mobile alebo tablete bez akéhokoľvek špeciálneho príslušenstva nielen textové správy, ale aj prílohy k elektronickým správam. Na kompletné prečítanie si elektronickej správy tak s externými službami okrem počítača, tabletu alebo mobilu nebudete potrebovať ani eID kartu, čítačku čipových kariet, softvér eID klient a ani balík aplikácií D.Suite/eIDAS. Bez akýchkoľvek komplikácií potom môžete tieto správy preposlať napríklad svojím kolegom alebo si nastavíte, že budú posielané priamo im.

S externou službou nepotrebujete na prístup do schránky eID kartu a ani čítačku.

Okrem tejto hlavnej funkcie na zabezpečenie jednoduchého prístupu do obsahu elektronickej schránky externé služby na prácu s e-schránkou obsahujú aj ďalšie. Niektoré služby vás napríklad notifikáciou upozornia na to, že sa blíži termín uplynutia lehoty na prečítanie elektronickej správy „do vlastných rúk“. Ďalšie služby budú dokonca za vás automaticky viesť registratúru a zálohovať obsah prijatých správ, takže sa nemusíte báť prekročenia základnej úložnej kapacity elektronickej schránky a následného výmazu správ. Jedna zo služieb spraví aj to, že vám správu doručenú do elektronickej schránky vytlačí a pošle poštou v listinnej podobe do vašej fyzickej schránky.

Výhody a nevýhody externého používania elektronickej schránky cez špecializované služby

Externé služby výrazným spôsobom zjednodušujú predovšetkým samotný prístup k obsahu elektronickej schránky, pretože sa k nemu dostanete prakticky odkiaľkoľvek. Bude vám stačiť len počítač, smartfón alebo tablet a internet, čo sú všetko veci, ktoré máte vždy k dispozícii. Samozrejme, ďalšími výhodami môžu byť aj iné vyššie popísané funkcie, ktoré tieto externé služby v súvislosti s prácou s elektronickými schránkami ponúkajú.

Na druhej strane je potrebné vedieť to, že tieto riešenia sú navrhnuté len na prácu s obsahom elektronickej schránky, čo zvládajú veľmi dobre. Ak ale budete chcieť využiť niektorú elektronickú službu, napríklad podať návrh na zmenu údajov v obchodnom registri, získanie živnostenského oprávnenia, prevod držby vozidla na inú osobu, už sa bez elektronického občianskeho preukazu, čítačky čipových kariet a všetkého ostatného príslušenstva nezaobídete. Rovnako je potrebné povedať aj to, že externé služby, ktoré vám môžu výrazne zjednodušiť prácu s obsahom elektronickej schránky a ušetriť veľa času, nie sú zadarmo, ale sú platené. Cena je veľmi rôznorodá a závisí od konkrétneho poskytovateľa služby a jeho podmienok.

Nemenej dôležitým parametrom pre podnikateľa rozhodujúceho sa medzi niektorou z externých služieb pracujúcou s elektronickou schránkou je jej cena. Aktivačný poplatok za GovBox stojí 9 eur a výška mesačného poplatku závisí od toho, koľko správ vám za kalendárny mesiac bude preposlaných na e-mail. Ak žiadna, služba je zadarmo. Pri počte od 1 do 20 správ je to 8 eur/mesačne, od 21 do 50 správ je to 16 eur/mesačne, od 51 do 100 eur je to 32 eur/mesačne a podobne ďalej. Služba Zelená pošta je zadarmo. Notifikácie o prijatých správach, preposielanie prijatých správ a čítanie prijatých správ na e-maily je zadarmo. Poplatok sa platí len vtedy, ak si chcete nechať obsah prijatých správ preposielať aj do poštovej schránky v tlačenej podobe. Za jednu čiernobielu stranu zaplatíte 0,57 eura. Pri doporučených zásielkach je cena 1,46 eura a pri zásielkach do vlastných rúk je cena 2,18 eura za jednu čiernobielu stranu.

Služba ADMIS vám okrem základných funkcií umožňujúcich notifikácie o prijatých správach a čítanie správ poskytuje komplexný systém na správu registratúry. Preto je aj jej cena o niečo vyššia ako v prípade prvých dvoch spomínaných služieb. Závisí od viacerých faktorov, predovšetkým od počtu spracovávaných dokumentov a počtu používateľov. Pri malej firme je potrebné počítať s cenou pohybujúcou od 200-300 eur za ročnú licenciu, ktorej obnovovanie je v nasledujúcich rokoch už o niečo lacnejšie. Sofistikované riešenie v podobe komplexného systému spracovania firemnej registratúry popri prístupu k správam v elektronickej schránke bez prihlasovania sa do nej ponúka aj služba eGov Connector. Za zriadenie služby zaplatíte poplatok približne 10 000 eur a v závislosti od počtu používateľov tohto systému platíte aj niekoľko stoeurový mesačný poplatok za jeho spravovanie.

Pre koho je lepšie používať elektronickú schránku priamo a pre koho externe

Pre ktorý spôsob používania elektronickej schránky sa má podnikateľ rozhodnúť, závisí predovšetkým od toho, ako často mu do nej orgány verejnej moci doručujú správy. V prípade tohto kritéria je možné opodstatnene predpokladať, že čím je podnikanie väčšie, tým viac podnikateľ s orgánmi verejnej moci komunikuje. Pre malých podnikateľov, ktorí so štátnymi orgánmi komunikujú len zriedkavo, môže pri malom počte elektronických správ prichádzajúcich do elektronickej schránky úplne postačovať priamu vstup do nej cez portál verejnej správy www.slovensko.sk.

Ideálny spôsob vstupu do elektronickej schránky závisí od množstva doručovaných správ.

Poplatok za používanie externej komerčnej služby by pravdepodobne nezodpovedal tomu, že ju využívajú len sporadicky. Pokiaľ ale s orgánmi verejnej moci komunikujete často a štátne inštitúcie vám do elektronickej schránky doručujú mesačne množstvo správ, externá služba na používanie elektronickej schránky vám môže všetko zjednodušiť a oplatí sa vám nad ňou uvažovať.