Ako správne číslovať faktúry a čo by sa malo dodržiavať pri číslovaní faktúr sa dozviete v nasledujúcom článku.
Povinnosť číslovať faktúry vyplýva z toho, že faktúra predstavuje účtovný aj daňový doklad. Faktúra ako účtovný doklad musí obsahovať náležitosti účtovného dokladu vystaveného v súlade so zákonom č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve, podľa ktorého musí obsahovať slovné a číselné značenie. Podľa zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty musí byť na faktúre uvedené jej poradové číslo.
Viac o tom, ktoré náležitosti musí obsahovať faktúra sa dozviete v článkoch Čo musí obsahovať faktúra? a Faktúra - vzor a náležitosti faktúry v roku 2015.
V zákonoch je síce stanovená povinnosť číslovať faktúry, ale nikde nie je stanovený spôsob, ako faktúry číslovať. Z toho dôvodu je skôr na rozhodnutí podnikateľa, aký spôsob číslovania faktúr zvolí.
Pred začatím vystavovania faktúr by sa mal podnikateľ zamyslieť, koľko číselných radov bude potrebovať. Počet číselných radov závisí od rozhodnutia podnikateľa. Spravidla sa používa rozčlenenie na samostatné číselné rady pre:
- zálohové (preddavkové) faktúry,
- tuzemské faktúry (ostré alebo riadne),
- zahraničné faktúry,
- dobropisy.
Podnikateľ sa môže rozhodnúť, že okrem vyššie uvedeného rozčlenenia na číselné rady bude používať samostatné číselné rady napr. pre odberateľov z EÚ a pre odberateľov zo štátov mimo EÚ.
Podnikateľ by mal celé zdaňovacie obdobie dodržiavať číslovanie faktúr, ktoré si na začiatku obdobia zvolil. Ak chce aktuálne číslovanie faktúr zmeniť, napr. urobiť zmenu z číslovania RRRRCCC na RRMMDDCC*, môže tak urobiť až od začiatku nového zdaňovacieho obdobia. V prípade, že má podnikateľ účtovné obdobie kalendárny rok, môže zmeniť číslovanie faktúr od 1.1. nasledujúceho roka.
*RRRR - označenie roku v dlhom tvare, RR - označenie roku v krátkom tvare
MM - označenie mesiaca
DD - označenie dňa
CCC - číslice
Podnikateľ si môže zvoliť rôzny formát číslovania faktúr. Môže faktúry číslovať napríklad tak, že číselný rad bude pozostávať z roku a z číslic nasledujúcich za sebou (napr. 2015001, 2015002, 2015003, atď.). Ďalším spôsobom číslovania môže byť číslovanie po mesiacoch (napr. januárové: 201501001, 201501002, 201501003; februárové: 201502001, 201502002, 201502003 atď.). Prípadne môže číslovať faktúry podľa dňa vystavenia faktúr. Ak vystavil dve faktúry 1.5.2015, ich čísla budú vyzerať nasledovne - 150501001, 150501002.
V prípade číslovania faktúr na mesačnej alebo na dennej báze je ťažšie preukázať následnosť číselného radu, pretože nový mesiac začína od 1 (prípadne nový deň začína od 1). Následnosť a úplnosť číselného radu sa najľahšie preukazuje pri číslovaní na ročnej báze.
Dva číselné rady faktúr nemôžu mať rovnaký druh číslovania. Ak si podnikateľ zvolí klasické rozčlenenie na číselné rady, číslovanie zálohových faktúr sa musí líšiť od číslovania ostrých faktúr. Na rozlíšenie číselných radov nie je potrebná výrazná zmena, stačí len zmena jedného znaku v rade. Zálohové faktúry môžu byť číslované napr. ZalFRRRRCCC (ZalF2015001, ZalF2015002,...) a ostré faktúry môžu mať číslovanie OFRRRRCCC (OF2015001, OF2015002,...).
Pri číslovaní faktúr môže podnikateľ používať aj rôzne znaky, ako napr. pomlčku alebo lomítko, príp. písmená. Z hľadiska párovania úhrad s faktúrami sa to veľmi neodporúča, pretože odberatelia môžu pri úhradach uvádzať len číselné znaky. Vyplýva to z toho, že číslo faktúry sa pri úhradach vo väčšine prípadov uvázda ako variabilný symbol. Variabilný symbol môžu tvoriť len číslice od 0 do 9. Môže to mať za následok, že párovanie úhrad ku faktúram bude nutné robiť ručne.
Číslo faktúry uvádza platiteľ DPH v kontrolnom výkaz k DPH. Uvádza ho tam aj s alfanumerickými znakmi, ako pomlčka, lomítko, atď. Preto sa platiteľom DPH odporúča číslovať faktúry bez rôznych znakov, teda len s číslicami.
Základným pravidlom, ktoré musí podnikateľ pri číslovaní faktúr dodržiavať je, že číslovanie faktúr musí za sebou chronologicky nasledovať. Ak podnikateľ vystaví faktúru s číslom 015 dňa 20.5.2015, ďalšia faktúra vystavená napr. 21.5.2015 musí mať číslo 016.
Pozn.: Dátumy vystavenia musia za sebou nasledovať. Neplatí to pre dátumy dodania. Tie môžu byť v rôznom poradí. Napr. ak podnikateľ 30.5. dodal službu a ďalšiu dodal 2.6.2015. Faktúry k týmto dodaným službám vystavil 5.6. Mohol vystaviť najprv faktúru k službe z 2.6. a potom k službe z 30.5. Dôležité je to, že dátum vystavenia na obidvoch faktúrach je 5.6. Skutočnosť, že viac faktúr môžu byť vystavené v rovnaký deň, aj keď služby, resp. tovary k nim boli dodané v iné dni, vyplýva z toho, že faktúra musí byť vyhotovená do 15 dní odo dňa dodania tovaru, služby alebo prijatia platby pred dodaním tovaru, služby (prípadne na základe inej skutočnosti uvedenej v § 73 zákona o DPH).
Číselný rad musí byť nepretržitý. Znamená to, že by nemalo byť preskočené alebo vynechané číslo faktúry. Nemôže byť v číselnom rade faktúra č. 015 a potom až faktúra č. 017. Vynechané alebo preskočené číslo vo faktúrach môže v daňovom úrade vzbudiť podozrenie, že podnikateľ zatajuje príjmy. Dodávateľ - podnikateľ nesmie zo svojho účtovníctva vyhadzovať faktúry (napr. z dôvodu, že odberateľ si neprevzal tovar), čo by malo za následok nesúvislý číselný rad. Pri neprevzatí tovaru je lepším riešením vystavenie dobropisu ku faktúre.
Ak napríklad existuje riziko, že odberateľ faktúru nezaplatí, faktúra sa aj tak nesmie vyhodiť (pretože by sa porušil číselný rad). V podvojnom účtovníctve sa k nezaplateným faktúram vytvárajú opravné položky, prípadne sa odpíšu z účtovníctva. V jednoduchom účtovníctve sa nezaplatená faktúra nezahŕňa do príjmov, lebo nebola zinkasovaná.
TIP: Fakturujte online zadarmo a bez obmedzení na iKros.sk.
