Vybrať si živnosť alebo s.r.o. pri zakladaní e-shopu? Ako fakturovať v e-shope? Na čo si dať pozor pri výbere formy vedenia účtovníctva?
Pred začatím prevádzkovania e-shopu je potrebné si ujasniť, akú právnu formu podnikania bude mať. Bude pre Vás výhodnejšia živnosť alebo obchodná spoločnosť, napríklad s.r.o.? Existuje niekoľko typov obchodných spoločností - verejná obchodná spoločnosť, komanditná spoločnosť, akciová spoločnosť, spoločnosť s ručením obmedzeným. Najrozšírenejším typom je spoločnosť s ručením obmedzeným. Dôvodov je niekoľko, napríklad obmedzený rozsah ručenia, nízke náklady na založenie, potreba nižšieho základného imania v porovnaní s akciovou spoločnosťou.
Právna forma e-shopu - živnosť alebo s.r.o.
Ako začínajúci e-shop by ste uvažovali, či sa oplatí viac živnosť alebo s.r.o. Závisí to vždy od individuálnej situácie a od preferovaných požiadaviek zakladateľa e-shopu. Pre porovnanie si uvedieme pár výhod a nevýhod živnosti a s.r.o.
Živnosť v porovnaní s.r.o. môže byť výhodnejšia v prípade malých e-shopov s nízkym obratom. Výhodami živnosti sú:
- nízke náklady na založenie živnosti,
- možnosť voľby, či uplatniť paušálne alebo skutočné výdavky,
- nemusí viesť účtovníctvo - môže napríklad len daňovú evidenciu alebo evidenciu k paušálnym výdavkom,
- nižšie náklady na vedenie účtovníctva,
- príjmy zo živnosti sú príjmom fyzickej osoby – vlastníka e-shopu,
- jednoduchšie ukončenie podnikania – stačí len oznámiť ukončenie živnosti na živnostenskom úrade (príp. je možné aj prerušenie) a vyriešiť oznamovacie povinnosti voči ostatným úradom (napr. daňový úrad) – v prípade, že by sa e-shopu nepodarilo presadiť na trhu.
Pri živnosti existuje niekoľko nevýhod:
- ručenie celým svojím majetkom (aj súkromným),
- pri väčšom počte predaja a vyšších ziskoch bude živnostník platiť vyššie odvody do zdravotnej a Sociálnej poisťovne - čo mu bude zvyšovať jeho náklady.
V porovnaní so živnosťou je hlavnou výhodou s.r.o. to, že spoločník neručí za neúspech celým svojím majetkom. Spoločník ručí za spoločnosť do výšky svojho nesplateného vkladu. V prípade s.r.o. sa neplatia odvody do zdravotnej a Sociálnej poisťovne za spoločníka, pokiaľ spoločník nedostáva mzdu ani žiadnu odmenu. Spoločník bez príjmu bude len platiť minimálne odvody do zdravotnej poisťovne (ak nemá iného platiteľa poistného). Spoločník bez príjmu však nemusí znamenať, že žiaden príjem nebude mať. Znamená to, že si spoločník (konateľ) nebude vyplácať odmenu konateľa, nebude mať s firmou uzatvorenú žiadnu zmluvu a ani sa vo svojej firme nezamestná. Spoločník bez príjmu si však môže vyplácať dividendy zo zisku, ktoré sa zdaňujú 7 % sadzbou dane z príjmov. Spoločník môže počas celého roka žiť z dividendy. Výplata dividend zo ziskov z rokov 2017 – 2020 nepodlieha zdravotným ani sociálnym odvodom. Staršie dividendy podliehali zdravotným odvodom.
S.r.o. má v porovnaní so živnosťou niekoľko nevýhod:
- musí viesť podvojné účtovníctvo - nemôže si zvoliť paušálne výdavky, jednoduché účtovníctvo, ani daňovú evidenciu,
- náklady na vedenie účtovníctva budú vyššie,
- založenie spoločnosti je drahšie ako pri živnosti,
- spoločník musí do s.r.o. vložiť základné imanie - základné imanie s.r.o. je minimálne 5 000 eur. Ak je spoločníkov viac, tak každý spoločník zaplatí len svoj podiel na základnom imaní,
- zrušenie s.r.o. je v porovnaní so živnosťou komplikovanejšie a finančne náročnejšie. S.r.o. je možné zrušiť niekoľkými spôsobmi, napríklad bez likvidácie alebo s likvidáciou. Pokiaľ sa spoločnosť ruší s likvidáciou, obdobie likvidácie je samostatným zdaňovacím a účtovným obdobím, počas ktorého treba viesť účtovníctvo, zostavovať účtovnú závierku a daňové priznanie k dani z príjmov.
Jednou z hlavných nevýhod s.r.o. v porovnaní so živnosťou je to, že spoločník s.r.o. si nemôže len tak posielať peniaze z firemného účtu na súkromný účet. Pri živnosti sú peniaze zo živnosti automaticky peniaze fyzickej osoby – vlastníka e-shopu. Pri s.r.o. sú peniaze z e-shopu peniazmi firmy a nie spoločníka. Pokiaľ chce spoločník získať nejaké peniaze z firmy, má niekoľko možností:
- zamestnať sa vo svojej firme,
- vyplácať si odmenu konateľa (ak je spoločník zároveň aj konateľom),
- vyplatiť si zisk po skončení účtovného obdobia (kalendárneho alebo hospodárskeho roka).
Pri výbere právnej formy e-shopu je vhodné posúdiť aj daňové zaťaženie. Pokiaľ bude mať e-shop v zdaňovacom období príjmy (výnosy) do 100 000 eur, daň z príjmov bude vo výške 15 % bez ohľadu na to, či bude e-shop na živnosť alebo s.r.o. V prípade, že príjmy (výnosy) v priebehu zdaňovacieho obdobia presiahnu 100 000 eur, tak je rozdielna sadzba dane pre živnosť a pre s.r.o.
Ak príjmy (výnosy) v s.r.o. presiahnu hranicu 100 000 eur v zdaňovacom období, sadzba dane z príjmov právnickej osoby je 21 %. Pri podnikaní formou živnosti sú dve sadzby v závislosti od výšky základu dane. Ak základ dane zo živnosti presiahne v roku 2021 sumu 37 981,94 eur, budú sa príjmy zo živnosti zdaňovať 25 % sadzbou dane. V prípade, že základ dane bude pod hranicou 37 981,94 eur, v roku 2021 bude sadzba dane zo živnosti vo výške 19 % zo základu dane.
Pozn.: Od roku 2021 je nižšia 15 % sadzba dane ponechaná len pre tzv. mikrodaňovníkov s obratom do 49 790 eur, nie do 100 000 eur, ako platí v roku 2020.
E-shop a fakturácia (vystavovanie faktúr)
Začínajúci e-shop si musí na začiatku premyslieť, ako bude fakturovať a akou formou bude dostávať zaplatené za tovar, resp. službu. Je potrebné určiť, či bude vystavovať faktúry ručne, alebo či v rámci e-shopu zautomatizuje vystavovanie faktúr. Každopádne by však mal mať zautomatizované vystavovanie a potvrdzovanie objednávok, keďže e-shop musí zo zákona bezodkladne potvrdiť objednávku. Viac o povinnostiach e-shopu sa dozviete v článku Základné povinnosti e-shopu.
Odporúčame, aby už na začiatku e-shop vystavoval faktúry v súlade so zákonom o DPH, aj keď by nebol platiteľom DPH. Ak by sa neskôr stal platiteľom DPH, bolo by jednoduchšie len pokračovať vo fakturácii tak, ako pred registráciou na DPH. Neplatiteľ DPH vystavuje faktúry bez DPH. Po registrácii na DPH už bude vystavovať faktúry s DPH v súlade so zákonom o DPH. V prípade, že má e-shop už od začiatku automatizovaný systém fakturácie, vyjde ho to lacnejšie, keď nebude musieť prehadzovať systém fakturácie po registrácii na DPH. V systéme e-shopu sa len doplní DPH a nastaví sa vystavovanie faktúr s DPH.
Ak by e-shop neplatiteľ DPH predával tovar/služby do zahraničia, musel by pred predajom tovaru/služieb do zahraničia riešiť DPH povinnosti, aj keď nie je platiteľom DPH na Slovensku.
Ďalšou dôležitou vecou pri e-shopoch je určenie spôsobu platby za tovar/službu. Bude sa za tovar platiť vopred alebo sa bude platiť len dobierkou? Ak sa za tovar/službu má zaplatiť vopred, mal by e-shop vystavovať zálohovú faktúru. Zároveň, ak tovar bude dodaný až po prijatí platby, tak musí e-shop vystaviť faktúru za tovar, na ktorej bude dátum dodania zhodný s dátumom platby. Faktúra by mala byť štandardne vystavená do 15 dní odo dňa dodania tovaru alebo služby. Ak však prebehne platba pred dodaním tovaru/služby, daňová povinnosť vzniká dňom prijatia platby. V prípade, že tovar alebo služba budú dodané neskôr (po ukončení 15 dňovej lehoty), musí e-shop vyhotoviť faktúru k prijatej platbe a potom aj faktúru za tovar/službu po dodaní tovaru/služby.
Ak sa za tovar/službu bude platiť pri dodaní, tak stačí vyhotoviť len faktúru, ktorú následne zákazník zaplatí buď dobierkou, alebo bankovým prevodom.
V živote každého e-shopu nastanú prípady, keď zákazník vráti tovar alebo ho ani neprevezme. Pokiaľ zákazník tovar vráti a e-shop akceptuje reklamáciu, musí e-shop vyhotoviť dobropis. Rovnako v prípade, že zákazník tovar neprevezme, vystavuje e-shop dobropis. Vyplýva to z § 25 ods. 1 písm. a) zákona o DPH, podľa ktorého sa vykoná oprava základu dane pri úplnom alebo čiastočnom zrušení dodávky tovaru alebo služby.
Viac o téme DPH v e-shope sa dozviete v článku E-shop a povinnosti týkajúce sa DPH.
E-shop a vedenie účtovníctva
E-shop založený formou živnosti si môže vybrať, či bude počas kalendárneho roka (zdaňovacieho obdobia) uplatňovať paušálne výdavky alebo skutočné výdavky. Ak sa rozhodne pre uplatnenie skutočných výdavkov, môže si vybrať, či bude viesť daňovú evidenciu, jednoduché účtovníctvo alebo podvojné účtovníctvo. E-shop, ktorý uplatňuje paušálne výdavky alebo vedie daňovú evidenciu, sa nepovažuje za účtovnú jednotku. Tým pádom nemá povinnosť dodržiavať ustanovenia zákona o účtovníctve, ani nemôže byť pokutovaný za nedodržiavanie zákona o účtovníctve.
E-shop založený formou s.r.o. si na rozdiel od živnosti nemôže vyberať formu uplatnenia výdavkov, ani formu vedenia účtovníctva. Obchodné spoločnosti (napr. s.r.o.) musia viesť podvojné účtovníctvo.
Množstvo účtovníkov a účtovných firiem je platených od účtovných položiek. E-shop s množstvom faktúr by mal zvážiť, či je lepšie zamestnať účtovníka na pracovný pomer alebo platiť za externé vedenie účtovníctva účtovnej firme alebo externému účtovníkovi. V e-shope s.r.o. - u platiteľa DPH jedna vystavená faktúra môže predstavovať až 3 účtovné položky a úhrada faktúry 1 účtovnú položku. Nie všetci účtovníci majú nastavené, že faktúra predstavuje 3 účtovné položky. U niektorých môže predstavovať 1 účtovnú položku.
V porovnaní s tým býva vo väčšine prípadov e-shop u živnostníka lacnejší, lebo v jednoduchom účtovníctve (daňovej evidencii, v evidencii k paušálnym výdavkom) zaplatí za zaúčtovanie faktúry a úhrady sumu vo výške 2 účtovných položiek. Nie je to tak vždy. Závisí od ceny za účtovníctvo a od konkrétnej cenovej politiky účtovníka. Účtovník môže mať nastavené, že aj v podvojnom účtovníctve predstavuje 1 faktúra jednu účtovnú položku a úhrada faktúry 2. účtovnú položku. V tom prípade nie je rozdiel medzi zaúčtovaním faktúr v jednoduchom a podvojnom účtovníctve.
Vzhľadom na náklady spojené so zaúčtovaním faktúry a jej úhrady, nemusia objednávky e-shopu v nízkych sumách ani pokryť náklady na zaúčtovanie. Z toho dôvodu odporúčame e-shopu stanoviť minimálnu hodnotu objednávky, ak je to možné. Je však dôležité, aby o tejto skutočnosti riadne informoval zákazníka vopred - nestačí poskytnúť túto informáciu len v obchodných podmienkach či v nákupnom košíku. Obchodník musí zabezpečiť najneskôr na začiatku postupu vytvárania objednávky spotrebiteľom označenie online rozhrania jasnými a čitateľnými informáciami o prípadných obmedzeniach dodávky alebo poskytnutia produktu a informáciami o spôsoboch platby, ktoré spotrebiteľ môže použiť na úhradu ceny.
Náklady na vedenie účtovníctva vie e-shop znížiť, ak sa dajú faktúry exportovať do účtovníctva. Závisí to však nielen na tom, či sa faktúry exportujú do účtovníctva, ale aj na tom, či ich musí účtovník v účtovníctve ešte zaúčtovať, alebo už s faktúrami nie je potrebné nič robiť.
Niektorí účtovníci poskytujú za svoje služby aj paušálnu sumu za mesiac, tzn. bez ohľadu na počet účtovných položiek bude e-shop platiť rovnakú sumu za účtovníctvo. V niektorých prípadoch môže byť pre e-shop výhodnejšie dohodnúť sa na paušálnej sume za účtovníctvo, napríklad v prípade, ak sa mu počet objednávok v priebehu mesiacov mení. Musí však rátať s tým, že ak sa objem faktúr alebo činností spojených s účtovníctvom zvýši, bude účtovník prehodnocovať paušálnu sumu za účtovníctvo. Napríklad, ak má e-shop počas mesiaca 300 účtovných položiek a neskôr jeho objem vzrastie na 600 účtovných položiek za mesiac, nebude pre účtovníka rentabilné účtovať dvojnásobný objem položiek za rovnakú paušálnu sumu.
Pri rozhodovaní o tom, či viesť účtovníctvo externe (prostredníctvom účtovnej firmy) alebo interne (zamestnaním účtovníka na pracovný pomer) by mal e-shop posúdiť nielen cenu za externé vedenie účtovníctva v porovnaní s cenou práce účtovníka zamestnaného na pracovný pomer, ale aj ďalšie aspekty.
Výhody externého vedenia účtovníctva (prostredníctvom účtovnej firmy) sú najmä:
- e-shop len odovzdá doklady a účtovná firma za neho všetko spracuje,
- nemá agendu so zamestnancom (účtovníkom) – nemusí mu preplácať dovolenku, poskytovať stravné lístky,
- e-shop nemusí riešiť, kto nahradí zamestnanca (účtovníka) na materskej dovolenke, PN, a pod.,
- nemusí platiť účtovníkovi školenia a vzdelávacie podujatia,
- nemusí platiť účtovníkovi počítačové vybavenie a účtovné softvéry, prípadné kancelárske potreby.
Výhody interného vedenia účtovníctva (zamestnaním zamestnanca) sú najmä:
- v prípade veľkých e-shopov s veľkým počtom faktúr a úhrad to môže byť lacnejšie v porovnaní s externým vedením účtovníctva,
- e-shop má priamu kontrolu nad zamestnancom.
