Zamestnancovi na pracovnej ceste musí zamestnávateľ poskytnúť cestovné náhrady. Na aké cestovné náhrady má zamestnanec nárok v roku 2021 a čo musí obsahovať cestovný príkaz?
Zákon č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách v znení
neskorších predpisov (ďalej len “zákon o cestovných náhradách”) upravuje, kto
má nárok na cestovné náhrady a v akej výške.
Tuzemská a zahraničná pracovná cesta v roku 2021
V súlade s § 2 ods. 1 zákona o cestovných náhradách je pracovnou cestou čas od nástupu zamestnanca na cestu na výkon práce do iného miesta, ako je jeho pravidelné pracovisko, vrátane výkonu práce v tomto mieste do skončenia tejto cesty.
Pracovná cesta začína bodom, kedy zamestnanec opustí pravidelné pracovisko a vydá sa na výkon práce do iného miesta. Pracovná cesta zamestnanca sa končí vrátením sa na pravidelné pracovisko zamestnanca. Napríklad, ak zamestnancovi odchádza vlak o 13:00, ale z práce na stanicu mu to trvá 30 minút, jeho pracovná cesta začína o 12:30.
Tuzemská pracovná cesta je cesta vykonávaná na území Slovenskej republiky. Akonáhle prekročí zamestnanec hranicu štátu, už ide o zahraničnú pracovnú cestu. Podľa § 2 ods. 2 zákona o cestovných náhradách je zahraničnou pracovnou cestou čas pracovnej cesty v zahraničí vrátane výkonu práce v zahraničí do skončenia tejto cesty.
Pri cestovaní lietadlom je dôležitým momentom na posúdenie tuzemskej a zahraničnej pracovnej cesty odlet a prílet lietadla podľa letového poriadku. Tzn. ak lietadlo mešká aj niekoľko hodín, aj tak sa zahraničná pracovná cesta začína plánovaným odletom podľa letového poriadku.
Na pracovnú cestu môže ísť aj SZČO. Pri pracovnej ceste sa SZČO primárne riadi zákonom o dani z príjmov, ktorý primerane odkazuje na zákon o cestovných náhradách. Vo veľkej miere je pracovná cesta SZČO rovnaká, ako pracovná cesta zamestnanca. Napríklad aj SZČO musí preukazovať ubytovanie dokladom o zaplatení ubytovania. SZČO má nárok na stravné v rovnakých výškach, ako je to pri zamestnancoch. Existujú však niektoré odlišnosti, napríklad ak chce SZČO použiť na pracovnú cestu súkromné vozidlo nezaradené v obchodnom majetku a chce si uplatniť aj základnú náhradu, musí ísť o jeho vlastné vozidlo (nie požičané). Nákup pohonných látok musí byť vždy preukázaný dokladom o kúpe pohonných látok. Nemôže sa použiť cena zistená Štatistickým úradom SR. Viac o pracovných cestách SZČO sa dozviete v článku Pracovné cesty (cestovné náhrady) živnostníkov a iných SZČO v roku 2020 a 2021.
Cestovný príkaz v roku 2021
V súlade s § 57 ods. 1 Zákonníka práce môže zamestnávateľ vyslať zamestnanca na pracovnú cestu mimo obvodu obce pravidelného pracoviska alebo bydliska zamestnanca na nevyhnutne potrebné obdobie len so súhlasom zamestnanca. Súhlas zamestnanca sa nevyžaduje, ak vyslanie na pracovnú cestu vyplýva priamo z povahy dohodnutého druhu práce, alebo je vyslanie na pracovnú cestu dohodnuté v pracovnej zmluve.
Zamestnávateľ vyhotovuje cestovný príkaz, v ktorom uvedie:
- meno, priezvisko a adresu trvalého bydliska zamestnanca vyslaného na pracovnú cestu,
- plán pracovnej cesty – miesto a čas začatia pracovnej cesty, účel cesty, miesta jednania a prestupov, miesto a čas skončenia pracovnej cesty,
- určené dopravné prostriedky použité na pracovnú cestu,
- súhlas zamestnanca s vyslaním na pracovnú cestu – zamestnanec musí súhlas podpísať,
- poskytnuté zálohy na pracovnú cestu – výška zálohy, dátum poskytnutia zálohy, a pod.
Náhrady pri tuzemskej a zahraničnej pracovnej ceste v roku 2021
Pri tuzemskej pracovnej ceste má zamestnanec nárok na:
- náhradu preukázaných cestovných výdavkov,
- náhradu preukázaných výdavkov za ubytovanie,
- stravné,
- náhradu preukázaných potrebných vedľajších výdavkov,
- náhradu preukázaných cestovných výdavkov za cesty na návštevu rodiny.
Okrem vyššie uvedených náhrad patrí zamestnancovi pri zahraničnej pracovnej ceste aj:
- náhrada preukázaných výdavkov za poistenie nevyhnutných liečebných nákladov v zahraničí,
- náhrada preukázaných výdavkov za povinné očkovanie a za odporúčané očkovanie.
Všetky náhrady s výnimkou stravného musí zamestnanec preukázať dokladmi. Jedine v prípade, ak zamestnávateľ uzná zamestnancovi výdavky iným spôsobom, nemusí zamestnanec preukázať vyššie uvedené výdavky. Ak zamestnanec nepreukáže výdavky napríklad kvôli strate dokladu, zamestnávateľ môže podľa § 35 ods. 1 zákona o cestovných náhradách poskytnúť zamestnancovi náhradu v ním uznanej sume s prihliadnutím na určené podmienky pracovnej cesty. Alebo môže zamestnávateľ výdavky na pracovnú cestu paušalizovať, pričom zamestnávateľ pri určení paušálnej sumy vychádza z priemerných podmienok rozhodujúcich na poskytovanie náhrad za pracovné cesty zamestnancom.
Podľa § 14 zákona o cestovných náhradách môže zamestnancovi zamestnávateľ poskytnúť pri zahraničnej pracovnej ceste vreckové v eurách alebo v cudzej mene do výšky 40 % stravného poskytnutého zamestnancovi na zahraničnej pracovnej ceste. Vreckové, na rozdiel od ostatných náhrad, nie je povinná cestovná náhrada. Vreckové poskytnuté zamestnancovi je vždy zdaniteľným príjmom zamestnanca, čo znamená, že o sumu vreckového sa zamestnancovi zvyšuje hrubá mzda na účely výpočtu odvodov do zdravotnej poisťovne, Sociálnej poisťovne a na účely výpočtu dane zo mzdy zamestnanca.
Povinné náhrady za pracovné cesty, ktoré sú do limitu stanoveného zákonom o dani z príjmov, nepredstavujú pre zamestnanca zdaniteľný príjem. Cestovné náhrady poskytnuté nad rámec zákona o dani z príjmov a zákona o cestovných náhradách sú pre zamestnanca zdaniteľný príjem. Zároveň sa z náhrad poskytovaných nad rámec zákona platia aj odvody do Sociálnej a zdravotnej poisťovne.
Náhrada cestovných výdavkov na pracovnej ceste v roku 2021
Cestovné výdavky na tuzemskej pracovnej ceste musí zamestnanec preukázať cestovnými dokladmi. Môže to byť napríklad lístok z vlaku, lístok z autobusu, z mestskej hromadnej dopravy, prípadne letenka a doklad o zaplatení letenky medzi dvoma slovenskými miestami alebo palubný lístok z lode.
Zamestnanec vyslaný na pracovnú cestu môže použiť aj firemné motorové vozidlo. Po písomnej dohode so zamestnávateľom môže zamestnanec použiť na pracovnú cestu aj súkromné motorové vozidlo, napríklad vlastné vozidlo alebo požičané od rodinného príslušníka, kamaráta, atď.
Náhrada za používanie cestných motorových vozidiel na pracovnej ceste v roku 2021
Pri použití súkromného motorového vozidla na pracovnú cestu, patrí zamestnancovi:
- základná náhrada za každý 1 km jazdy,
- náhrada za spotrebované pohonné látky.
Pre jednostopové vozidlá (motorky) a trojkolky je základná náhrada za 1 km jazdy vo výške 0,053 eura. Základná náhrada pre osobné cestné motorové vozidlo je 0,193 eura za každý 1 km jazdy. Ak zamestnanec použije na pracovnej ceste aj príves, základná náhrada sa zvýši o 15 %.
V súlade s § 7 ods. 4 zákona o cestovných náhradách patrí zamestnancovi náhrada za spotrebované pohonné látky podľa cien pohonných látok prepočítaných podľa spotreby pohonných látok uvedenej v technickom preukaze cestného motorového vozidla alebo v osvedčení o evidencii cestného motorového vozidla.
Zamestnanec preukazuje cenu pohonných látok dokladom o kúpe pohonných látok počas pracovnej cesty alebo pred pracovnou cestou. Ak preukáže cenu pohonných látok viacerými dokladmi o kúpe pohonných látok, cena sa vypočíta aritmetickým priemerom cien. Pokiaľ zamestnanec nemá doklad o kúpe pohonnej látky, na výpočet náhrady sa použije cesta zistená Štatistickým úradom Slovenskej republiky.
Vzorec na výpočet náhrady za spotrebované pohonné látky je nasledovný:
Náhrada za spotrebované pohonné látky = spotreba pohonných látok uvedená v technickom preukaze * počet prejazdených km na pracovnej ceste * jednotková cena za 1 liter pohonnej látky uvedená na doklade o kúpe pohonnej látky
Poznámka: Vypočítaná suma základnej náhrady a takisto aj vypočítaná suma náhrady za spotrebované pohonné látky sa zaokrúhľuje na najbližší eurocent nahor.
Ak zamestnanec použije na pracovnú cestu súkromné osobné motorové vozidlo, zamestnávateľ musí toto vozidlo uviesť v daňovom priznaní k dani z motorových vozidiel. Ak počas roka použije zamestnanec na pracovnú cestu súkromné osobné motorové vozidlo len v jednom mesiaci, daň z motorových vozidiel platí zamestnávateľ len za jeden mesiac, počas ktorého sa vozidlo použilo na pracovnú cestu.
V prípade firemného vozidla zamestnávateľa je vozidlo predmetom dane z motorových vozidiel počas celého roka, aj keď zamestnávateľ poskytne firemné vozidlo zamestnancovi na pracovnú cestu len raz.
Náhrada výdavkov za ubytovanie na pracovnej ceste v roku 2021
Zamestnanec musí pri vyúčtovaní pracovnej cesty preukázať náklady za ubytovanie dokladom z eKasy alebo faktúrou, prípadne hotelovým účtom. Z dokladu za ubytovanie musí byť zrejmá zaplatená cena a rozsah poskytnutých služieb. Napríklad, či v rámci ubytovania boli poskytnuté aj raňajky alebo nie.
Stravné na tuzemskej pracovnej ceste v roku 2021
Stravné je jediná náhrada, ktorú zamestnanec nepreukazuje dokladmi o kúpe stravy. Stravné je nároková náhrada vyplývajúca priamo zo zákona o cestovných náhradách. Výška stravného sa určí podľa času stráveného na pracovnej ceste. Ak pracovná cesta v tuzemsku trvá v jednom kalendárnom dni:
- od 5 do 12 hodín - stravné je v sume 5,10 eur,
- nad 12 do 18 hodín - stravné je v sume 7,60 eur,
- nad 18 hodín - stravné je v sume 11,60 eur.
Podľa § 5 ods. 6 zákona o cestovných náhradách ak má zamestnanec na pracovnej ceste preukázane zabezpečené bezplatné stravovanie v celom rozsahu, zamestnávateľ mu stravné neposkytuje. Zamestnávateľ kráti (znižuje) nárok na stravné zamestnancovi o 25 % zo sumy 11,60 eur, ak mal zamestnanec bezplatné poskytnuté raňajky. Pri bezplatne poskytnutom obede sa nárok na stravné znižuje o 40 % zo sumy 11,60 eur a pri bezplatne poskytnutej večeri o 30 % zo sumy 11,60 eur. Pokiaľ má zamestnanec vrátane ubytovania preukázane poskytnuté raňajky, nárok na stravné sa mu kráti o 25 % zo sumy 11,60 eur.
Poznámka: Krátená suma stravného sa zaokrúhli na najbližší eurocent nahor.
Stravné na zahraničnej pracovnej ceste v roku 2021
Pri zahraničnej pracovnej ceste patrí za každý kalendárny deň zamestnancovi stravné vo výške:
- 25 % zo základnej sadzby stravného, ak cesta mimo územia SR trvala do 6 hodín vrátane,
- 50 % zo základnej sadzby stravného, ak cesta mimo územia SR trvala nad 6 hodín až do 12 hodín vrátane,
- 100 % zo základnej sadzby stravného, ak cesta mimo územia SR trvala nad 12 hodín.
Základné sadzby stravného pre konkrétne krajiny určuje Ministerstvo financií Slovenskej republiky opatrením č. 401/2012 Z. z., ktorým sa ustanovujú základné sadzby stravného v eurách alebo v cudzej mene pri zahraničných pracovných cestách. Napríklad pre Českú republiku je stanovená základná sadzba stravného vo výške 600 CZK, v Rakúsku je základná sadzba stravného v sume 45 eur.
V prípade, že zamestnanec bude v jednom kalendárnom dni vo viacerých krajinách, stravné sa mu poskytne pre tú krajinu, v ktorej bol najviac hodín počas kalendárneho dňa.
Aj pri zahraničných pracovných cestách sa zamestnancom kráti stravné, keď majú bezplatne poskytnuté stravovanie alebo v prípade, ak majú zamestnanci v rámci ubytovania preukázateľne poskytnuté raňajky. Nekráti sa im však zo sumy 11,60 eur, ale kráti sa im zo základnej sadzby stravného stanovenej pre konkrétnu krajinu. Napríklad, ak zamestnanec je na pracovnej ceste v Rakúsku, kde je základná sadzba stravného 45 eur na deň a v rámci ubytovania má poskytnuté aj raňajky, kráti sa mu stravné o 25 % zo sumy 45 eur za každý deň, počas ktorého mal poskytnuté raňajky v rámci ubytovania.
Náhrada vedľajších výdavkov na pracovnej ceste v roku 2021
Vedľajšími výdavkami sú výdavky, ktoré nespadajú ani medzi cestovné výdavky, ani medzi ubytovanie. Vedľajšími výdavkami na pracovnej ceste môže byť napríklad vstupné na výstavu alebo na konferenciu, prípadne parkovné alebo diaľničná známka. Všetky vedľajšie výdavky súvisiace s pracovnou cestou musí zamestnanec preukázať dokladom o zaplatení vedľajších výdavkov, napríklad dokladom z registračnej pokladnice alebo faktúrou.
Náhrada výdavkov za cesty na návštevu rodiny pri tuzemských a zahraničných pracovných cestách v roku 2021
Pri tuzemských pracovných cestách patrí zamestnancovi náhrada preukázaných cestovných výdavkov za cesty na návštevu jeho rodiny do miesta pobytu. Zamestnávateľ sa so zamestnancom môže dohodnúť aj na inom mieste pobytu rodiny, kde ich zamestnanec navštívi. Na uznanie nákladov súvisiacich s návštevou rodiny do miesta pobytu musí tuzemská pracovná cesta trvať nepretržite viac ako sedem kalendárnych dní. Zamestnanec môže v tomto prípade navštíviť rodinu každý týždeň.
Pri zahraničnej pracovnej ceste má zamestnanec nárok na náhradu výdavkov za cestu na návštevu rodiny len v prípade, ak sa písomne dohodne so zamestnávateľom na návšteve rodiny.
Náhrada preukázaných výdavkov za poistenie nevyhnutných liečebných nákladov v zahraničí v roku 2021
Pri zahraničnej pracovnej ceste môže zamestnanec zaplatiť poistenie nevyhnutných liečebných nákladov v zahraničí. Zamestnávateľ mu na základe dokladu o zaplatenom poistení musí vyplatiť náhradu za poistenie liečebných nákladov. Pokiaľ zamestnanca poistí zamestnávateľ, už zamestnancovi neprepláca náhradu, keďže je zamestnanec poistený cez zamestnávateľa.
Náhrada preukázaných výdavkov za povinné očkovanie a za odporúčané očkovanie v roku 2021
Zamestnanec vyslaný na zahraničnú pracovnú cestu do tropických oblastí má nárok na náhradu výdavkov za povinné očkovanie alebo odporúčané očkovanie. Očkovanie musí byť odporúčané buď Svetovou zdravotníckou organizáciou, alebo Úradom verejného zdravotníctva SR. Zároveň platí, že zamestnanec má nárok na náhradu výdavkov za očkovanie v prípade, ak preukáže zamestnávateľovi platbu za očkovanie dokladom.
Príklad tuzemská pracovná cesta zamestnanca v roku 2021
Spoločnosť Podnikajte.sk, s.r.o. vyslala zamestnanca na pracovnú cestu. Miesto pravidelného pracoviska je kancelária v Bratislave. Zamestnanec bol vyslaný do Žiliny na pracovnú cestu. Po skončení pracovnej cesty preukázal zamestnanec nárok na náhrady nasledovnými dokladmi:
- lístok na MHD v Bratislave – označený 7.1.2021 o 08:35 v sume 0,90 eur,
- lístok na vlak do Žiliny aj s miestenkou – odchod 09:13 z Bratislavy, príchod 11:40 dňa 7.1.2021 – v sume 10,38 eur,
- faktúra za ubytovanie v Žiline v sume 50 eur – v cene sú zahrnuté aj raňajky,
- lístok na vlak do Bratislavy aj s miestenkou – odchod 13:20 zo Žiliny, príchod 15:47 dňa 8.1.2021 – v sume 10,38 eur,
- lístok na MHD v Bratislave – označený 8.1.2021 o 15:55 v sume 0,90 eur.
Pracovná cesta zamestnanca začala 7.1.2021 o 08:30 opustením kancelárie. Do kancelárie sa vrátil 8.1.2021 o 16:15.
Výpočet cestovných náhrad:
- náhrada preukázaných cestovných výdavkov = 10,38*2 + 0,9*2 = 22,56 eur,
- náhrada preukázaných výdavkov za ubytovanie = 50 eur,
- stravné – dňa 7.1.2021 trvala pracovná cesta 15,5 hodiny. Zamestnanec má nárok na stravné v sume 7,60 eur. Dňa 8.1.2021 trvala pracovná cesta 16,25 hod. Zamestnanec mal v rámci ubytovania poskytnuté raňajky, takže nárok sa mu kráti o 11,60*0,25 = 2,90 eur. Nárok na stravné dňa 8.1.2021 = 7,60 – 2,90 = 4,70 eur. Stravné na pracovnej ceste bolo v sume 4,70+7,60 = 12,30 eur.
Cestovné náhrady preplatené zamestnancovi boli v sume 22,56 + 50 + 12,30 = 84,86 eur.
