Kedy je lepšie externé vedenie účtovníctva (outsourcing účtovníctva) a kedy zabezpečiť účtovníctvo interne? Podľa čoho si vybrať externého účtovníka?
Externé vedenie účtovníctva vs. interné vedenie účtovníctva
Externé vedenie (outsourcing) účtovníctva využíva značná časť SZČO a firiem. Pri rozhodovaní, či viesť účtovníctvo externe (prostredníctvom nezávislého účtovníka, resp. účtovnej firmy) alebo interne (vlastným zamestnancom), by každá firma alebo SZČO mala zvážiť najmä:
- počet spracovávaných dokladov,
- počet zamestnancov vo firme,
- náklady na interného zamestnanca vs. náklady na externého účtovníka,
- kvalitu vedenia účtovníctva,
- zodpovednosť za vzniknuté chyby,
- časovú úsporu, aktuálnosť výstupov z účtovníctva,
- zachovávanie mlčanlivosti.
Počet spracovávaných dokladov
Pri rozhodovaní medzi interným a externým vedením účtovníctva posudzuje firma, resp. SZČO počet dokladov, ktoré by mal účtovník spracovať. Pre firmy s veľkým počtom dokladov (vystavených a prijatých faktúr, dokladov z online registračnej pokladnice, a pod.) je skôr výhodnejšie zamestnať interného účtovníka. Externé vedenie účtovníctva sa spravidla oplatí firmám a SZČO, ktoré majú menší objem dokladov počas roka.
Počet zamestnancov vo firme, resp. u SZČO
Ďalším rozhodujúcim faktorom pri posudzovaní, či je vhodné zvoliť si externého alebo interného účtovníka, je počet zamestnancov vo firme. Firma so 150 zamestnancami bude skôr potrebovať interného účtovníka, resp. mzdára, ktorý sa jej bude starať o mzdovú agendu pre všetkých zamestnancov. Firmám s 20 zamestnancami sa obvykle neoplatí zamestnať interného účtovníka, resp. mzdára, pretože by ho nevedeli využiť počas celého mesiaca. V prípade menšieho počtu zamestnancov sa obvykle oplatí zamestnávateľovi objednať služby u externého účtovníka.
Náklady na externé vedenie účtovníctva
Pre malé firmy a SZČO sú náklady na externé vedenie účtovníctva podstatne nižšie, ako pri zamestnaní účtovníka vo svojej firme. V prípade, že chce firma zamestnať interného účtovníka, zaplatí náklady na:
- výber nového zamestnanca,
- mzdu zamestnanca,
- stravné a iné náklady súvisiace so zamestnaním zamestnanca,
- vytvorenie pracovného miesta,
- hardvérové a softvérové vybavenie pre interného účtovníka,
- školenia a odbornú literatúru pre interného účtovníka,
- náklady na náhradu príjmu zamestnanca v prípade pracovnej neschopnosti, resp. dovolenky.
Externým vedením účtovníctva odpadajú podnikateľovi vyššie uvedené náklady, ktoré by mal so zamestnaním interného účtovníka. Externá účtovná firma platí vlastných účtovníkov, zabezpečuje im školenia, účtovné softvéry a hardvérové vybavenie. Klient zaplatí len faktúru za účtovné služby.
Kvalita externého vedenia účtovníctva
Kvalitná účtovná firma obvykle zamestnáva viacero odborníkov špecializujúcich sa na rôzne oblasti - jednoduché účtovníctvo, podvojné účtovníctvo, mzdovú agendu. Kvalitné účtovné firmy majú zväčša vlastných daňových poradcov, alebo spolupracujú s inými daňovými poradcami. Môžu tak poskytnúť klientovi kompletný balíček účtovných služieb v porovnaní s externou účtovníčkou, prípadne interným zamestnancom, kde sa o účtovníctvo stará len jedna osoba.
Kontrola spracovania účtovníctva v externej firme je spravidla viacnásobná, kedy jednotliví účtovníci krížovo kontrolujú správnosť účtovníctva. Tzn. spravidla v účtovnej firme prebieha kontrola “štyroch očí”, kedy napríklad osoba zodpovedná za podanie kontrolného výkazu a daňového priznania k DPH kontroluje správnosť zaúčtovania po účtovníkovi, ktorý doklady klienta zaúčtoval. Pokiaľ má podnikateľ internú účtovníčku, ktorá pracuje sama, existuje väčšie riziko chybovosti. Predsa platí pravidlo: “Viac hláv, viac rozumu.”
Ďalšou výhodou externého vedenia účtovníctva prostredníctvom účtovnej firmy je, že klient sa nemusí obávať o splnenie daňových povinností, keď vypadne účtovník (napr. z dôvodu materskej dovolenky, pracovnej neschopnosti a pod.). Pri externom vedení účtovníctva je na účtovnej firme, aby vyriešila zastupovanie chorého účtovníka a pritom dodržala všetky zákonné povinnosti klienta.
Zodpovednosť za vzniknuté chyby pri internom a externom účtovníctve
V prípade interného vedenia účtovníctva môže zamestnávateľ žiadať od zamestnanca (interného účtovníka) náhradu škody maximálne do výšky 4-násobku jeho priemerného mesačného zárobku. Požadovať náhradu škody môže od zamestnanca, ktorý škodu spôsobil porušením povinností pri plnení pracovných úloh a to len v prípade, ak mu zamestnávateľ preukáže zavinenie.
Zodpovednosť externého účtovníka za vzniknuté chyby zo strany účtovníka možno zabezpečiť v zmluve o poskytovaní účtovných služieb. Kvalitní externí účtovníci sú poistení pri výkone svojej činnosti a v prípade zavinenia škody účtovníkom je riziko kryté poisťovňou.
Časové hľadisko pri externom vedení účtovníctva
Nevýhodou externého vedenia účtovníctva je, že klient obvykle získava výstupy z účtovníctva s časovým oneskorením. Vyplýva to z toho, že účtovník dostane doklady spravidla do 10. dňa nasledujúceho mesiaca. Do termínu na DPH, tzn. do 25. dňa nasledujúceho mesiaca má zaúčtované všetky doklady za predošlý mesiac. Klientovi dokáže poslať aktuálne výsledky z účtovníctva (napr. ako vychádza predpokladaný zisk/strata) až po zaúčtovaní všetkých dokladov.
Pri internom vedení účtovníctva sa doklady účtujú priebežne, tzn. podnikateľ má prístup k aktuálnym výstupom z účtovníctva priebežne počas mesiaca.
Ďalšou výhodou interného vedenia účtovníctva je, že interný účtovník štandardne aj vystavuje faktúry za podnikateľa, spracúva došlé faktúry a pripravuje doklady pre samotné spracovanie účtovníctva. Nevýhodou externého účtovníctva je to, že spravidla si klient sám vystavuje faktúry, pripravuje doklady pre externého účtovníka a odovzdáva mu ich.
Zachovávanie mlčanlivosti pri externom vedení účtovníctva
Zachovanie mlčanlivosti by malo byť zakotvené v zmluve o vedení účtovníctva s externým účtovníkom. Externý účtovník má často prístup k finančným údajom klienta, k osobným údajom klienta a jeho zamestnancov, resp. môže poznať výrobné procesy u klienta, prípadne know-how klienta.
Internému účtovníkovi je možné jednoduchšie nariadiť zachovanie mlčanlivosti. Môže tak zamestnávateľ urobiť už pri podpise pracovnej zmluvy, resp. dohody o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru.
Ako vybrať dobrého externého účtovníka
Existuje mnoho článkov o tom, ako vybrať dobrého účtovníka, no klient nemá nikdy 100 % záruku, že si vyberie správne. Každý podnikateľ by si mal dať záležať na tom, akého účtovníka si vyberie. “Účtovníkom” môže byť v dnešnej dobe každý, aj ten, kto si len urobí kurz účtovníctva. To však nezaručuje, že je dobrým účtovníkom.
Vedenie účtovníctva je vo všeobecnosti vnímané ako činnosť, ktorej sa podnikateľ nevyhne, ale ktorá mu neprinesie žiadnu pridanú hodnotu. Častokrát sa stáva, že je pri výbere účtovníka rozhodujúca cena. Avšak, lacnejší účtovník môže byť častokrát horší účtovník.
Podnikateľ by mal pri výbere externého účtovníka zohľadniť niekoľko skutočností:
- vzdelanie v odbore, dosiahnutá kvalifikácia, dĺžka praxe,
- priebežné vzdelávanie účtovníka, sledovanie legislatívnych zmien,
- krytie rizika,
- komplexnosť poskytovaných služieb,
- spolupráca s inými odborníkmi.
Prvým dôležitým kritériom pri výbere externého účtovníka je zistenie informácii o dosiahnutom vzdelaní účtovníka. Nebojte sa opýtať na to, akú má kvalifikáciu, koľko rokov pracuje v danej oblasti a pod. Je väčší predpoklad, že účtovník, ktorý vyštudoval účtovníctvo bude lepší ako účtovník, ktorý má inžiniersky titul z iného odboru.
Ak účtovník nesleduje aktuálne legislatívne zmeny, nemôže byť dobrým účtovníkom.
Potenciálny klient by sa mal zaujímať aj o to, koľko rokov praxe má daný účtovník, ako sa vzdeláva počas roka. Či navštevuje školenia, či si priebežne študuje odborné články alebo či sleduje aktuálne legislatívne zmeny. Daňové zákony sú najčastejšie novelizovanými zákonmi na Slovensku.
Dobrý externý účtovník by mal mať uzavreté poistenie zodpovednosti za škodu pri výkone činnosti účtovníka. Je dobré preveriť si aj, v akej výške je poistná suma. Je rozdiel medzi poistným krytím na 5 000 eur a poistným krytím na 50 000 eur. Pokiaľ má účtovník uzavreté poistenie, vytvára tak určitú záruku, že v prípade chyby zo strany účtovníka bude klient odškodnený. Ak by klientovi prišla pokuta za chybu vzniknutú vinou účtovníka, klient by bol odškodnený. Pokiaľ by ale pokuta prišla kvôli chybe vzniknutej na strane klienta, napríklad že neskoro zaplatil daň, nemal by nárok na odškodnenie.
Podnikateľ by sa mal pri výbere externého účtovníka zaujímať aj o rozsah poskytovaných služieb. Niektorí účtovníci sa špecializujú len na dane a účtovníctvo fyzických osôb. Pokiaľ SZČO plánuje v budúcnosti prejsť na s.r.o. alebo zamestnať nejakého zamestnanca, musel by si hľadať ďalšieho účtovníka. Účtovník by mal poskytovať minimálne služby:
- vedenia účtovníctva pre fyzické osoby,
- vedenia účtovníctva pre právnické osoby,
- mzdovú agendu,
- podávania daňových priznaní k DPH, k dani z príjmov, prípadne iných výkazov na daňový úrad,
- spracovávania cestovných príkazov a pod.
Lepšie sa komunikuje s jedným účtovníkom, ktorý Vám poskytne komplexnejšie služby, ako komunikovať s viacerými účtovníkmi.
Častokrát podnikateľ potrebuje vyriešiť zložitejšie daňové problémy, ktoré sú nad rámec vedenia účtovníctva účtovníkom. Pokiaľ externý účtovník nie je zároveň daňovým poradcom alebo nespolupracuje s daňovým poradcom, musí si klient sám hľadať daňového poradcu na vyriešenie zložitejšieho daňového problému.
Účtovník je prvou osobou, na ktorú sa klient obráti, ak potrebuje poradiť aj v iných oblastiach, napríklad ako vyhotoviť zmluvu o dielo alebo autorskú zmluvu. Aj keď tvorba zmlúv je právnou záležitosťou a nie daňovou ani účtovnou záležitosťou. Preto je vhodné, aby externý účtovník spolupracoval aj s externým právnikom. V určitých situáciách sa právne veci prelínajú s daňovými súvislosťami. Napríklad pri tvorbe zmluvy s autorom z iného štátu EÚ potrebuje klient, aby právnik spolupracoval s účtovníkom, resp. daňovým poradcom. Právnik vyrieši zmluvu z právneho hľadiska a účtovník zase z účtovno-daňového hľadiska.
V neposlednom rade záleží pri výbere externého účtovníka na “dobrom pocite“ z účtovníka. S externým účtovníkom bude klient v kontakte minimálne raz za mesiac, prípadne raz za štvrťrok. Podnikateľ viac dôveruje účtovníkovi, ktorý je ochotný poradiť, pomôcť a s ktorým sa mu dobre komunikuje.
