Čo znamená pre podnikateľov povinnosť evidovať registratúrne záznamy a ako si túto povinnosť splniť? Ako následne ukladať a ochraňovať už zaevidované registratúrne záznamy?
Evidencia registratúrnych záznamov – základná povinnosť
Základnou povinnosťou každého pôvodcu registratúry je evidovať záznamy, ktoré vznikli z jeho činnosti a došlé záznamy. Táto povinnosť sa vzťahuje na všetkých pôvodcov registratúry bez ohľadu na to, do ktorej kategórie pôvodcov registratúry patria. Zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o archívoch a registratúrach“ v príslušnom tvare) a ani k nemu prislúchajúca vyhláška viac podrobností o tom, ako evidovať registratúrne záznamy, neobsahujú.
Ako zabezpečiť evidenciu registratúrnych záznamov
Povinnosť evidovania niektorých registratúrnych
záznamov si podnikateľ spĺňa aj tým, že vedie účtovníctvo, a to vo vzťahu ku
všetkým záznamom obsahujúcim skutočnosti, ktoré sú predmetom účtovníctva.
Jednotlivé registratúrne záznamy sú takto evidované v jednotlivých
účtovných knihách (napríklad hlavná kniha, peňažný denník).
Registratúrny denník je základným prostriedkom na evidenciu registratúrnych záznamov.
Z činnosti podnikateľa však vznikajú
aj iné registratúrne záznamy, než len tie, ktoré majú osobitnú
systematickú evidenciu (ako napríklad spomínané účtovné doklady v účtovníctve).
Všetky registratúrne záznamy bez vlastnej
systematickej evidencie je potrebné evidovať. Najčastejšie sa na
evidenciu týchto iných registratúrnych záznamov
používa takzvaný „registratúrny denník“. V ňom sa evidujú
napríklad listy prichádzajúce a odchádzajúce poštou, kuriérskou
spoločnosťou alebo elektronickou schránkou.
Pri elektronických dokumentoch, prijatých napr. prostredníctvom elektronickej schránky na portáli www.slovensko.sk či cez portál finančnej správy a pod., evidencia závisí od samotného druhu doručeného dokumentu. Takto prijaté dokumenty je potrebné triediť, niektoré môžu spadať pod povinnosť evidencie do registratúrneho denníka, iné napríklad ako podklad k účtovaniu, teda evidované budú v jednej z účtovných kníh. Je teda potrebné rozlišovať aj druh správy, ktorá bude doručená podnikateľovi elektronickým spôsobom.
Forma registratúrneho denníka – písomná alebo elektronická
Zákon o archívoch a registratúrach neustanovuje povinnú formu registratúrneho denníka. Je na rozhodnutí podnikateľa, či sa rozhodne pre písomnú (na papieri) alebo elektronickú (v softvéri). V prípade, že sa rozhodne pre elektronický registratúrny denník v tabuľkovom editore, tak niektoré štátne archívy, podľa našich informácií, môžu voči tejto podobe mať výhrady odôvodnené tým, že do takéhoto registratúrneho denníka je možné zasahovať a spätne v ňom meniť údaje bez toho, aby bola takáto činnosť následne zistiteľná.
Vhodnou elektronickou alternatívou registratúrneho denníka je použitie špecializovaného softvéru na to určeného. Je však potrebné si dať pozor na to, aby tento softvér mal certifikát vydaný Ministerstvom vnútra Slovenskej republiky, ktorý potvrdzuje, že príslušný informačný systém vykazuje na požadovanej úrovni zhodu s požiadavkami výnosu Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 525/2011 Z. z. o štandardoch pre elektronické informačné systémy na správu registratúry v znení neskorších predpisov.
Certifikované softvéry na správu registratúry je možné nájsť v pravidelne aktualizovanom zozname na stránke Ministerstva vnútra Slovenskej republiky, kde je zoznam certifikovaných softvérov od približne 30 výrobcov.
Ukladanie a ochrana registratúrnych záznamov
Každý pôvodca registratúry musí zabezpečiť trvanlivosť registratúrneho záznamu. Napríklad v prípade písomných registratúrnych záznamov to znamená, že by sa mali používať také písacie potreby alebo tlačiarenské prostriedky a postupy, ktoré zabezpečia to, že tieto registratúrne záznamy po uplynutí úložnej doby nestratia svoju čitateľnosť (nevyblednú).
Po vzniku a zaevidovaní registratúrneho záznamu sú tieto registratúrne záznamy na určitom mieste uložené dovtedy, kým nedôjde k ich vyradeniu a likvidácii. Povinnosťou každého pôvodcu registratúry je umiestniť registratúru len v tých priestoroch alebo na takých technických zariadeniach, ktoré zaručujú jej zachovanie.
V prípade písomných registratúrnych záznamov, ktoré sa obvykle zhromažďujú v šanónoch alebo v škatuliach, je potrebné zabezpečiť to, aby na ne nepôsobili degradačné činitele. Tieto registratúrne záznamy by nemali byť vystavené nadmernému slnečnému žiareniu, nadmernej teplote a nadmernej vlhkosti. Pokiaľ ide o elektronické médiá na uchovávanie elektronických registratúrnych záznamov, tak aj tie je potrebné uchovávať v zodpovedajúcich podmienkach. Napríklad CD alebo DVD disky, na ktorých sú uložené digitálne registratúrne záznamy, by nemali byť uložené voľne na sebe, ale v obaloch, aby sa zabránilo ich poškriabaniu.
Vyznačiť obmedzenie prístupu k určitým záznamom
Súčasťou správy registratúry je aj to, že každý pôvodca registratúry je povinný označiť registratúrne záznamy, ku ktorým chce obmedziť prístup, slovami „obmedzený prístup“. Zároveň v takomto prípade uvedenie aj čas trvania obmedzenia prístupu na spisovom obale a ak ide o elektronické registratúrne záznamy, označenie sa uvedie v štruktúrovaných údajoch. Je na rozhodnutí podnikateľa, ktoré registratúrne záznamy sa rozhodne označiť slovami „obmedzený prístup“ a je možné do nich nahliadnuť len s jeho vysloveným povolením.
Pri registratúrnych záznamoch s osobnými údajmi je potrebné obmedziť k nim prístup.
Označiť registratúrne záznamy slovami „obmedzený prístup“ je však podnikateľ povinný vždy vtedy, ak tieto registratúrne záznamy obsahujú osobné údaje. V tomto prípade sa musia všetky registratúrne záznamy označiť slovami „obmedzený prístup 90 rokov“. Táto lehota však nemá nič spoločné s lehotou uloženia, nemá na ňu vplyv a nevypočítava sa jej uplynutie. Táto lehota je na zamedzenie prístupu k osobným údajom napríklad aj v tom prípade, že by sa záznam dostal do štátneho archívu ako archívny dokument. K týmto záznamom obsahujúcim osobné údaje patria napríklad osobné spisy zamestnancov a ostatné mzdové dokumenty. Prístup k týmto registratúrnym záznamom je možný len samotnej fyzickej osobe, ktorej sa týkajú, zamestnávateľovi ako pôvodcovi registratúry a orgánom verejnej moci v súvislosti s ich činnosťou. Okrem nich k týmto registratúrnym záznamom môžu pristúpiť len fyzické osoby s písomným súhlasom s osvedčeným podpisom fyzickej osoby, o ktorej osobné údaje ide, alebo jej zákonného zástupcu, alebo blízkej osoby, ak táto fyzická osoba už nežije.
Správa registratúry inou osobou (špecializovanou firmou)
Správou registratúry ako súborom činností spojených s evidovaním, tvorbou, ukladaním, ochranou registratúrnych záznamov, prístupu k nim a zabezpečovaním ich vyraďovania, je možné poveriť aj inú osobu. Podnikateľ sa nemusí všetkými týmito činnosťami zaoberať, ale podobne ako aj vedením účtovníctva, tak aj správou registratúry môže poveriť inú osobu. Vyplýva to zo zákona o archívoch a registratúrach. Pôvodca registratúry môže zveriť inej osobe správu registratúrnych záznamov, ktorým ešte neuplynula lehota uloženia.
Osoba, ktorá zabezpečuje správu registratúry iného pôvodcu registratúry, je povinná:
- umiestniť registratúru v priestoroch, ktoré zabezpečujú ochranu registratúrnych záznamov a umožniť prístup k nim vyhotovovaním výpisov, odpisov, potvrdení a kópií,
- zabezpečiť to, aby správu registratúry vykonávali osoby, ktoré majú úplné stredné vzdelanie a najmenej päť rokov odbornej praxe alebo vysokoškolské vzdelanie v študijnom odbore archívnictvo a pomocné historické vedy alebo v príbuznom odbore,
- oznámiť Ministerstvu vnútra Slovenskej republiky prevzatie registratúry zaniknutého pôvodcu registratúry.
Za všetky tieto služby správcu registratúry mu podnikateľ ako pôvodca registratúry bude platiť poplatok. Cena je individuálna a záleží od konkrétneho prípadu a dodávateľa, zvyčajne od množstva bežných centimetrov registratúrnych záznamov a od lehoty ich uloženia. Napríklad, za jeden bežný centimeter A4 registratúrnych záznamov s lehotou uloženia 5 rokov možno očakávať cenu od 0,80 eura. Za vytriedenie registratúrnych záznamov sa cena pohybuje približne od 13 eur za jeden bežný meter A4 registratúrnych záznamov. Za službu v podobe správy registratúry sa platí mesačne, štvrťročne alebo ročne podľa dohody. V prípade zanikajúcej spoločnosti sa cena stanovuje vopred na celú lehotu uloženia registratúrnych záznamov, ktorým ešte neuplynula lehota uloženia.
