Akým spôsobom môže podnikateľ vyradiť a zlikvidovať firemné dokumenty a aké podmienky musia byť splnené v zmysle legislatívy?
Rozdiel vo vyraďovaní dokumentov podľa kategórie podnikateľa
Vyhláška Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 628/2002 Z. z., ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov (ďalej len „vyhláška k zákonu o archívoch a registratúrach“ v príslušnom tvare) rozdeľuje pôvodcov registratúry do niekoľkých skupín. Podnikatelia môžu byť buď pôvodcom registratúry II. kategórie alebo pôvodcom registratúry III. kategórie.
O tom, či podnikateľ bude patriť do II. alebo III. kategórie pôvodcov registratúry, môže rozhodnúť jedine štátny archív po predchádzajúcej žiadosti podnikateľa. Pre štátny archív je na tieto účely rozhodujúce to, či z činnosti podnikateľa vznikajú alebo nevznikajú záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou. Vo vyraďovaní a likvidácii dokumentov podnikateľa II. kategórie a III. kategórie pôvodcov registratúry je veľký rozdiel. Podnikateľ patriaci do II. kategórie pôvodcov registratúry môže vyraďovať dokumenty vznikajúce z jeho činnosti jedine so súhlasom Ministerstva vnútra Slovenskej republiky prostredníctvom štátneho archívu. Podnikateľ patriaci do III. kategórie pôvodcov registratúry môže registratúrne záznamy vyradiť aj sám bez toho, aby na to získaval niekoho súhlas a niekde tieto dokumenty odovzdával.
Po akom čase môže podnikateľ začať vyraďovať dokumenty
Registratúrne záznamy je možné vyraďovať až po tom, ako im uplynula lehota uloženia. Tá je u podnikateľov II. kategórie pôvodcov registratúry uvedená v ich registratúrnom pláne, ktorý majú povinnosť vypracovať, a ktorý im schvaľuje štátny archív. U podnikateľov III. kategórie pôvodcov registratúry lehota uloženia nie je uvedená v registratúrnom pláne, pretože títo podnikatelia ho nemajú povinnosť vypracovať. Musia ju však mať stanovenú a musia si ju sledovať. Viac informácií o lehotách uloženia registratúrnych záznamov nájdete v článku Akým spôsobom a ako dlho uchovávať firemné dokumenty.
Vyraďovane registratúrnych záznamov u podnikateľov III. kategórie
Podnikatelia, ktorých štátny archív zaradil do III. kategórie pôvodcov registratúry, môžu registratúrne záznamy, ktorým uplynula lehota uloženia, vyradiť vlastným spôsobom. Zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o archívoch a registratúrach“ v príslušnom tvare) pre týchto podnikateľov neustanovuje žiadne špecifické pravidlá vyraďovania registratúrnych záznamov. Nie je u nich ustanovená ani periodicita vyraďovania registratúrnych dokumentov.
Podnikatelia zatriedení do III. kategórie môžu sami dokumenty vyradiť a zničiť.
Po uplynutí lehoty uloženia títo podnikatelia nemusia predložiť štátnemu archívu žiadny návrh na vyradenie registratúrnych záznamov. Podnikatelia, ktorí patria do III. kategórie pôvodcov registratúry, všetky registratúrne záznamy, ktorým uplynula lehota uloženia, vyradia zo svojej držby a zlikvidujú ich spôsobom podľa vlastného uváženia. V praxi to znamená to, že jednotlivé dokumenty sa po uplynutí lehoty uloženia jednoducho vyberú z príslušných obalov, šanónov alebo škatúľ a skartujú, spália alebo iným spôsobom zničia. Odporúča sa však urobiť interné vyraďovanie, v rámci ktorého sa spíšu registratúrne záznamy, ktoré sa plánujú zničiť. Zoznam týchto záznamov by si mal preštudovať minimálne štatutár, prípadne osoba, ktorá je schopná posúdiť, či skutočne uplynula lehota uloženia a záznamy už skutočne nie sú potrebné na ďalšiu činnosť podnikateľa (napr. účtovníčka, personalistka, mzdárka a pod.). Je dobré, keď tieto osoby vyjadria svoj súhlas so zničením záznamov.
Vyraďovanie registratúrnych záznamov u podnikateľov II. kategórie
Podnikatelia zaradení do II. kategórie pôvodcov registratúry nesmú vyradiť a zlikvidovať registratúrne záznamy bez vyraďovacieho konania a bez súhlasu štátneho archívu. Podľa zákona o archívoch a registratúrach pôvodca registratúry vyraďuje registratúrne záznamy najmenej raz za päť rokov. V odôvodnenom prípade si pôvodca registratúry môže so štátnym archívom dohodnúť inú lehotu vyradenia registratúrnych záznamov.
Vyraďovanie registratúrnych záznamov u podnikateľa II. kategórie pozostáva z dvoch fáz:
- príprava vyraďovacieho konania,
- vyraďovacie konanie samotné.
Príprava vyraďovacieho konania registratúrnych záznamov
V rámci prípravy vyraďovacieho konania podnikateľ II. kategórie pôvodcov registratúry navrhuje na vyradenie registratúrne záznamy, ktorým uplynula lehota uloženia. Ak niektoré z registratúrnych záznamov, ktorým uplynula lehota uloženia, ešte potrebuje, prerokuje vo vyraďovacom konaní jej predĺženie so štátnym archívom. Výsledkom prípravy vyraďovacieho konania je návrh na vyradenie registratúrnych záznamov. Jeho vzor je prílohou č. 1 a 1a vyhlášky k zákonu o archívoch a registratúrach.
V návrhu na vyradenie registratúrnych záznamov podnikateľ uvádza:
- vyhlásenie podnikateľa o tom, že všetkým registratúrnym záznamom navrhnutým na vyradenie uplynula lehota uloženia,
- vyhlásenie podnikateľa o tom, že registratúrne záznamy navrhnuté na vyradenie už nepotrebuje na svoju činnosť,
- zoznam vecných skupín registratúrnych záznamov, ktoré navrhuje odovzdať do štátneho archívu (ide o registratúrne záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou),
- zoznam vecných skupín registratúrnych záznamov, ktoré navrhuje zničiť (ide o registratúrne záznamy bez trvalej dokumentárnej hodnoty).
Zoznam vecných skupín registratúrnych záznamov navrhnutých na vyradenie obsahuje:
- poradové číslo vyraďovanej vecnej skupiny registratúrnych záznamov,
- registratúrnu značku a názov vecnej skupiny vyraďovaných registratúrnych záznamov podľa registratúrneho plánu,
- rok uzatvorenia vecnej skupiny registratúrnych záznamov,
- znak hodnoty podľa registratúrneho plánu, ak ho vecná skupina má,
- lehotu uloženia vecnej skupiny registratúrnych záznamov,
- množstvo úložných jednotiek, napríklad počet škatúľ, zväzkov, tubusov, množstvo elektronických registratúrnych záznamov (množstvo elektronických registratúrnych záznamov sa vyjadrí odhadovaným objemom v megabajtoch alebo gigabajtoch).
Vzor zoznamu vecných skupín registratúrnych záznamov so znakom hodnoty „A“ (s trvalou dokumentárnou hodnotou) a vzor zoznamu vecných skupín registratúrnych záznamov bez znaku hodnoty „A“ (bez trvalej dokumentárnej hodnoty) ako prílohy k návrhu na vyradenie registratúrnych záznamov je prílohou č. 2 a 3 vyhlášky k zákonu o archívoch a registratúrach.
Vyraďovacie konanie registratúrnych záznamov
Vyraďovacie konanie registratúrnych záznamov sa začína podaním návrhu na vyradenie registratúrnych záznamov (vrátane príloh) príslušnému štátnemu archívu. Pôvodca registratúry môže návrh na vyradenie vrátane príloh odoslať dvomi spôsobmi:
- v písomnej forme poštou,
- prostredníctvom elektronických služieb Ministerstva vnútra Slovenskej republiky, t. j. cez Elektronický archív Slovenska (EAS).
Hoci pôvodcovia registratúry II. kategórie nemajú zo zákona povinnosť posielať návrh na vyradenie elektronicky (túto povinnosť majú pôvodcovia I. kategórie), mnohé štátne archívy uprednostňujú práve túto elektronickú formu.
Ak sa pôvodca rozhodne odoslať návrh na vyradenie prostredníctvom EAS, musí najskôr požiadať ministerstvo o vytvorenie personalizovaného prostredia pre právnickú osobu. Žiadosť odošle cez portál www.slovensko.sk, kde cez všeobecné podanie vyberie poskytovateľa služby Ministerstvo vnútra SR a prihlási sa cez občiansky preukaz oprávnenej osoby (napr. štatutára). Následne vypíše, podpíše a odošle formulár. V texte formulára je potrebné uviesť:
„Žiadam Vás o vytvorenie osobného prostredia pre právnickú osobu IČO, názov a adresa právnickej osoby. Štatutár - titul, meno, priezvisko, rodné priezvisko, dátum narodenia, rodné číslo, miesto narodenia, číslo občianskeho preukazu, email, telefónne číslo, ulica, číslo domu, mesto, PSČ. Osoba poverená komunikáciou v mene právnickej osoby - titul, meno, priezvisko, rodné priezvisko, dátum narodenia, rodné číslo, miesto narodenia, číslo občianskeho preukazu, email, telefónne číslo, ulica, číslo domu, mesto, PSČ.“
Ministerstvo vnútra SR na základe tejto žiadosti vytvorí prístup pre pôvodcu do EAS. Až následne môže pôvodca odoslať návrh na vyradenie elektronicky, a to nasledovne:
Na stránke www.minv.sk si v časti Sekcie MV SR pôvodca vyberie Elektronické služby. Následne sa štatutár, prípadne osoba poverená komunikáciou v mene právnickej osoby, ktorá bola uvedená v žiadosti, prihlási v pravom hornom rohu cez „Prihlásiť sa“ prostredníctvom svojho občianskeho preukazu. Potom v hornej čiernej časti stránky vyberie „Elektronický archív Slovenska“. Ďalej vyberie „Vyraďovacie a mimo vyraďovacie konania“ a následne „Podanie návrhu na vyraďovacie konanie“, čím sa otvorí formulár návrhu na vyradenie. Uvedú sa v ňom identifikačné údaje pôvodcu registratúry, vyberie sa štátny archív, ktorému pôvodca odosiela návrh na vyradenie, uvádza sa, či pôvodca vyraďuje elektronické alebo neelektronické záznamy a či sa vyraďujú aj záznamy so znakom hodnoty „A“ a aj záznamy bez znaku hodnoty „A“. Ďalej sa vypĺňajú obe prílohy, ktoré sa môžu urobiť dvomi spôsobmi, buď pôvodca vyplní formulár alebo pripojí zoznam z PC, ktorý si predtým vytvoril. Dôležité je nezabudnúť zaškrtnúť políčka s vyhláseniami, že záznamom uplynula lehota uloženia a že záznamy už nie sú potrebné na činnosť pôvodcu. Takto vyplnený formulár sa môže odoslať. Rozhodnutie zo štátneho archívu k takto zaslanému návrhu na vyradenie bude doručené tiež do EAS.
V prípade, ak sa pôvodca rozhodne odoslať návrh na vyradenie v písomnej forme poštou, rozhodnutie mu štátny archív zašle elektronicky do elektronickej schránky.
Ak návrh na vyradenie registratúrnych záznamov neobsahuje všetky predpísané náležitosti, tak ho štátny archív vráti pôvodcovi registratúry na doplnenie a prepracovanie. Ak návrh na vyradenie registratúrnych záznamov obsahuje všetky náležitosti, tak štátny archív posúdi dokumentárnu hodnotu registratúrnych záznamov a vydá rozhodnutie o:
- vyradení registratúrnych záznamov po uplynutí ich lehoty uloženia,
- trvalej dokumentárnej hodnote registratúrnych záznamov a termíne ich odovzdania do archívu (do termínu ich odovzdania do archívu určí miesto ich uloženia),
- tom, že podnikateľ ako pôvodca registratúry môže registratúrne záznamy bez trvalej dokumentárnej hodnoty zničiť (zlikvidovať).
Štátny archív má právo prísť na kontrolu registratúrnych záznamov navrhnutých na vyradenie a až následne vydá rozhodnutie.
V prípade, že podnikateľ podá návrh na vyradenie
registratúrnych záznamov a do 60 dní od jeho podania nedostane od
štátneho archívu žiadnu odpoveď, tak platí, že registratúrne záznamy bez
trvalej dokumentárnej hodnoty môže zničiť.
Podnikatelia zatriedení do II. kategórie niektoré registratúrne záznamy odovzdajú archívu.
V rámci vyraďovacieho konania teda štátny archív najskôr posudzuje náležitosti návrhu na vyradenie registratúrnych záznamov. Ak je v poriadku, tak kontroluje správnosť zaradenia registratúrnych záznamov do príslušného zoznamu vecných skupín registratúrnych záznamov podľa registratúrneho plánu platného v čase ich vzniku. Je možné, že v rámci toho štátny archív niektoré registratúrne záznamy presunie zo skupiny registratúrnych záznamov bez trvalej dokumentárnej hodnoty (bez znaku hodnoty „A“) do skupiny registratúrnych záznamov s trvalou dokumentárnou hodnotou (so znakom hodnoty „A“) alebo naopak.
Nakoniec podnikateľ registratúrne záznamy označené v rozhodnutí o vyradení registratúrnych záznamov štátneho archívu znakom hodnoty „A", odovzdá príslušnému štátnemu archívu.
Registratúrne záznamy bez znaku hodnoty „A" pôvodca registratúry zničí. Spôsob zničenia registratúrnych záznamov je na vlastnom rozhodnutí podnikateľa.
