Registratúra sa spája so všetkými záznamami, ktoré z činnosti určitého subjektu vznikli a ktoré je potrebné podľa pravidiel evidovať, uchovávať a vyraďovať. Koho sa tieto povinnosti týkajú?
Čo je to registratúra
Najdôležitejší právny predpis, ktorý upravuje oblasť registratúry, je zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o archívoch a registratúrach“ v príslušnom tvare).
Registratúrny záznam je akýkoľvek záznam ako nositeľ informácie, ktorý vzniká v rámci činnosti určitého subjektu bez ohľadu na to, či má pôvod vo vnútri jeho činnosti (vzniká interne) alebo k nemu prichádza z vonkajšieho prostredia (vzniká externe). Počas činnosti každého podnikateľa dochádza k vzniku mnohých registratúrnych záznamov. Nimi napríklad sú faktúry, daňové priznania, obchodné zmluvy, pracovné zmluvy, e-mailové správy, listy prichádzajúce poštou. Registratúrnym záznamom je jednoducho všetko, čo je nositeľom určitej informácie o akejkoľvek činnosti podnikateľa.
Registratúra je súbor všetkých registratúrnych záznamov evidovaných pôvodcom registratúry.
Kto je pôvodcom registratúry
Pôvodca registratúry je právnická osoba alebo fyzická osoba, z ktorej činnosti vzniká registratúra. Z dôvodu, že z činnosti každého vznikajú nejaké záznamy, je možné konštatovať, že každý podnikateľ je zároveň aj pôvodcom registratúry bez ohľadu na to, či je právnickou osobou alebo fyzickou osobou. Pôvodcom registratúry samozrejme nie sú len podnikatelia. Je ním rovnako aj každý úrad, zdravotnícke zariadenie, obec alebo aj nezisková organizácia.
Tri kategórie pôvodcov registratúry
Pôvodcovia registratúry sa z hľadiska toho, aké registratúrne záznamy sú výsledkom ich činnosti a aké povinnosti si musia plniť, členia do troch kategórií:
- pôvodca registratúry I. kategórie: do tejto kategórie pôvodcov registratúry patria tí pôvodcovia registratúry, ktorí sú štátnymi orgánmi, orgánmi územnej samosprávy a inými orgánmi verejnej správy (všetky ministerstvá, úrady, obce a podobne),
- pôvodca registratúry II. kategórie: do tejto kategórie pôvodcov registratúry patria tí, o ktorých tak rozhodlo Ministerstvo vnútra Slovenskej republiky prostredníctvom štátneho archívu (ide spravidla o tých pôvodcov registratúry, z ktorých činnosti vznikajú registratúrne záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou),
- pôvodca registratúry III. kategórie: do tejto kategórie pôvodcov registratúry patria ostatní pôvodcovia registratúry (ide spravidla o tých pôvodcov registratúry, z ktorých činnosti nevznikajú registratúrne záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou).
Takéto kategorizovanie pôvodcov registratúry vyplýva z vyhlášky Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 628/2002 Z. z., ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.
Pri pôvodcoch registratúry, ktorí nie sú orgánom verejnej správy, je pre určenie ich kategórie rozhodujúce to, či z ich činnosti vznikajú alebo nevznikajú registratúrne záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou. Podľa toho sa napríklad aj podnikatelia ako pôvodcovia registratúry zatrieďujú buď do kategórie II. alebo kategórie III. pôvodcov registratúry. Pri hodnotení pôvodcu záznamu a jeho kategorizovaní sa prihliada na význam pôvodcu záznamu z hľadiska jeho pôsobnosti, činnosti a vplyvu v oblasti jeho pôsobenia.
Napríklad v regióne, ktorý je typický veľkým zastúpením strojárskej výroby, budú podnikatelia zaoberajúci sa takouto činnosťou zaradení do pôvodcov registratúry II. kategórie. Ak sa nejaký podnikateľ bude zaoberať v tomto regióne činnosťou, ktorá preň je menej významná a nemá tam tradičné postavenie, tak bude zatriedený do pôvodcov registratúry III. kategórie.
Zatrieďovanie pôvodcov registratúry do kategórií
O zatriedení podnikateľa do príslušnej kategórie pôvodcov registratúry podľa toho, či z jeho činnosti vznikajú alebo nevznikajú registratúrne záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou, rozhoduje Ministerstvo vnútra Slovenskej republiky prostredníctvom štátneho archívu. Aby podnikateľ vedel, do ktorej kategórie pôvodcov registratúry patrí, musí miestne príslušný štátny archív požiadať o to, aby jeho registratúrne záznamy posúdil a zaradil ho do príslušnej kategórie. Postačuje na to voľne naformulovaná žiadosť, v ktorej bude uvedená stručná charakteristika činnosti podnikateľa (čím sa zaoberá), kedy svoju činnosť začal a koľko má zamestnancov. Kedy je potrebné o zaradenie do kategórie pôvodcov registratúry požiadať, to zákon o archívoch a registratúrach neurčuje, avšak odporúča sa tak urobiť najneskôr pred vyraďovaním prvých registratúrnych záznamov (podnikateľských dokumentov). Najbežnejšia lehota uloženia je 10 rokov, napríklad na účtovné doklady, ktoré tvoria najväčšiu časť registratúrnych záznamov u podnikateľa. Pôvodca registratúry by teda mal požiadať o zaradenie do kategórie pôvodcu registratúry najneskôr 10 rokov po začatí podnikania, kedy bude môcť vyraďovať prvýkrát.
Firma ale môže o zaradenie do kategórie pôvodcu registratúry požiadať aj skôr - kedykoľvek od začatia svojej činnosti. Ak tak urobí na začiatku podnikania, tak je pravdepodobné, že ju štátny archív zaradí do kategórie III.
Povinnosti pôvodcu registratúry
Zákon o archívoch a registratúrach ukladá pôvodcovi registratúry niekoľko povinností:
- evidovať záznamy, ktoré vznikli z jeho činnosti, a došlé záznamy,
- vypracovať registratúrny plán a predložiť ho na schválenie štátnemu ústrednému archívu alebo štátnemu archívu s regionálnou územnou pôsobnosťou; to neplatí pre pôvodcu registratúry, z činnosti ktorého nevznikajú záznamy majúce trvalú dokumentárnu hodnotu, ani pre pôvodcu registratúry, ktorého výsledky činnosti sú predmetom autorského práva,
- zabezpečovať správu registratúry,
- zabezpečiť trvanlivosť registratúrneho záznamu,
- uchovať registratúrny záznam, z ktorého vyhotovil elektronickú kópiu, počas lehoty jeho uloženia; to neplatí, ak ide o registratúrny záznam bez trvalej dokumentárnej hodnoty, z ktorého vyhotovil elektronickú kópiu prostredníctvom zaručenej konverzie,
- zabezpečovať, aby správu registratúry vykonávali osoby, ktoré majú najmenej úplné stredné vzdelanie; najvyššie orgány verejnej moci a orgány verejnej moci s celoslovenskou pôsobnosťou zabezpečujú správu registratúry aspoň jedným zamestnancom s vysokoškolským vzdelaním najmä v študijnom odbore archívnictvo a pomocné vedy historické alebo v príbuznom študijnom odbore,
- umiestniť registratúru v priestoroch alebo na technických zariadeniach, ktoré zaručujú jej zachovanie,
- umožňovať výkon štátneho odborného dozoru nad správou registratúry,
- vyraďovať pravidelne registratúrne záznamy len so súhlasom Ministerstva vnútra Slovenskej republiky,
- označiť registratúrne záznamy, ku ktorým chce obmedziť prístup, slovami „obmedzený prístup“ a uvedením času trvania obmedzenia na spisovom obale; ak ide o elektronické registratúrne záznamy, označenie sa uvedie v štruktúrovaných údajoch,
- obmedziť prístup k registratúrnym záznamom obsahujúcim osobné údaje,
- vyhotovovať na základe písomnej žiadosti oprávnenej osoby odpis, výpis, potvrdenie z registratúrneho záznamu a kópiu registratúrneho záznamu za úhradu nákladov a osvedčovať na nich ich zhodu s registratúrnym záznamom; pôvodcom registratúry osvedčený odpis, výpis, potvrdenie a kópia nahrádzajú originál registratúrneho záznamu,
- oznamovať bezodkladne Ministerstvu vnútra Slovenskej republiky prostredníctvom štátneho ústredného archívu alebo štátneho archívu s regionálnou územnou pôsobnosťou zmenu svojho názvu a zmenu miesta uloženia registratúry,
- odovzdať archívne dokumenty po vyraďovacom konaní do archívu v ochranných obaloch v lehote, ktorú archív určil, so zoznamom odovzdávaných archívnych dokumentov,
- odovzdať bezodkladne registratúru právnemu nástupcovi, alebo, ak zanikne bez právneho nástupcu, predložiť bezodkladne štátnemu archívu návrh na vyradenie registratúrnych záznamov s trvalou dokumentárnou hodnotou vrátane tých, ktorým ešte neuplynula lehota uloženia, a odovzdať ich usporiadané podľa jeho pokynov, a uložiť registratúrne záznamy bez trvalej dokumentárnej hodnoty do uplynutia lehôt uloženia a oznámiť štátnemu archívu miesto, kde sú uložené,
- oznamovať Ministerstvu vnútra Slovenskej republiky vopred vývoz registratúrnych záznamov na formulári, ktorý Ministerstvo vnútra Slovenskej republiky uverejňuje na svojom webovom sídle; opakovaný vývoz registratúrnych záznamov sa oznamuje len prvýkrát.
Vyššie uvedené povinnosti sa nevzťahujú na pôvodcov registratúry všetkých kategórií. Všetky vyššie vymenované povinnosti si musia plniť len pôvodcovia registratúry I. a II. kategórie. Pôvodcovia registratúry III. kategórie, ku ktorým patrí väčšina podnikateľov, si musia plniť len niektoré povinnosti z vyššie vymenovaných.
