Aké povinnosti čakajú podnikateľov, ktorí evidujú tržby v registračnej pokladnici od 1. apríla 2019, resp. od 1. júla 2019? Prinášame vám ich prehľad.
Novelou zákona č. 289/2008 Z.z. o používaní elektronickej registračnej pokladnice v znení neskorších predpisov (ďalej len „novela zákona o používaní elektronickej registračnej pokladnice“) vznikla podnikateľom nová povinnosť, a to on-line pripojenia všetkých registračných pokladníc k databáze finančnej správy, tzv. systém eKasa. Uvedené znamená, že táto povinnosť sa týka všetkých podnikateľov, ktorí sú povinní svoje tržby evidovať v registračnej pokladnici.
Prechod na eKasu od 1. apríla 2019, resp. od 1. júla 2019
Pre podnikateľov, ktorí používajú registračné pokladnice sú dôležité tieto dátumy, resp. obdobia:
- do 31. marca 2019: môžu podnikatelia na Slovensku používať všetky druhy pokladníc, t.j. elektronickú registračnú pokladnicu ako aj virtuálnu registračnú pokladnicu. Iné druhy registračných pokladníc ešte do uvedeného dátumu nie je možné používať;
- od 1. apríla 2019 do 30. júna 2019: v tomto období majú povinnosť už noví podnikatelia, resp. podnikatelia, ktorým vznikne povinnosť evidovať tržby v pokladnici prvýkrát používať pokladnicu eKasa klient (t.j. on-line registračnú pokladnicu alebo virtuálnu registračnú pokladnicu). Počas tohto obdobia však môžu začať používať on-line registračnú pokladnicu aj iní podnikatelia;
- od 1. júla 2019: od tohto dátumu sú už povinní všetci podnikatelia (ktorí evidujú tržby v registračnej pokladnici) používať eKasu klient.
Podnikateľov čakajú v súvislosti s prechodom na eKasu tieto kroky
1. krok: overte si, či je nutné existujúcu elektronickú registračnú pokladnicu vymeniť
Uvedené znamená, že niektoré elektronické registračné pokladnice nie je potrebné ihneď meniť za nové, nakoľko v niektorých prípadoch stačí len zmena hardvérových a softvérových prvkov vašej elektronickej registračnej pokladnice (overte si to u dodávateľa vašej elektronickej registračnej pokladnice).
2. krok: požiadajte o pridelenie eKasa kódu
Podnikateľ je povinný požiadať o pridelenie eKasa kódu, aby tým získal autentifikačný a identifikačný balíček, ktorý je potrebné nainštalovať do elektronickej registračnej pokladnice, a to podaním žiadosti o pridelenie kódu pokladnice eKasa klient. Podnikateľ podá žiadosť prostredníctvom prihlásenia sa na portál finančnej správy a v časti „Osobná internetová zóna“ vyberie časť „formuláre“, v ktorých už nájde predmetnú žiadosť. Žiadosť je potrebné vyplniť a odoslať elektronicky. Nezabudnite označiť v žiadosti, že žiadate o pridelenie kódu on-line registračnej pokladnice (ORP), ak nepoužívate virtuálnu registračnú pokladnicu.
3. krok: stiahnite si v eKasa zóne inicializačný balíček
Po prihlásení sa do svojej „Osobnej internetovej zóne“ na portály finančnej správy pribudne každému podnikateľovi medzi „autorizovanými službami“ eKasa. V tejto časti nájdete zoznam pokladníc, ktorým bol pridelený kód pokladnice eKasa klient a taktiež si tu stiahnete identifikačné údaje pokladnice (tzv. identifikačný balíček), ktorý budete potrebovať pre spustenie on-line registračnej pokladnice. V tejto časti je potrebné požiadať certifikačnú autoritu o pridelenie certifikátu, avšak pre každú pokladnicu osobitne.
Následne po spracovaní žiadosti si budete môcť stiahnuť autentifikačný balíček.
4. krok: nainštalujte identifikačný a autentifikačný balíček do ORP
Po stiahnutí identifikačného a autentifikačného balíčka na centrálne úložisko podnikateľa, je potrebné tieto balíčky nainštalovať do novej on-line registračnej pokladnice (resp. do upravenej registračnej pokladnice vašim výrobcom).
5. krok: pripojte on-line registračnú pokladnicu k internetovému signálu a nastavte si ju
Na to, aby mohol podnikateľ plnohodnotne využívať on-line registračnú pokladnicu, je potrebné ju pripojiť k internetovému signálu, aby mohla komunikovať so systémom eKasa. Ďalším krokom pre podnikateľa je nastavenie samotnej on-line registračnej pokladnice, ako nastavenie tovarových položiek a pod.
6. krok: ak používate virtuálnu registračnú pokladnicu, stačí požiadať o pridelenie eKasa kódu
Podnikateľ, ktorý používa virtuálnu registračnú pokladnicu to má jednoduchšie, nakoľko stačí prostredníctvom svojej „Osobnej internetovej zóny“ vo „formulároch“ vyplniť Žiadosť o pridelenie kódu pokladnice e-kasa klient. V tejto žiadosti je potrebné označiť, že podnikateľ žiada o pridelenie kódu virtuálnej registračnej pokladnice. Nesmie sa však zabudnúť uviesť do žiadosti PIN.
Následne budú podnikateľovi poštou zaslané prihlasovacie údaje do virtuálnej registračnej pokladnice.
O výhodách resp. nevýhodách virtuálnej a on-line registračnej pokladnice si môžete prečítať v článku eKasa – virtuálna (VRP) alebo online registračná pokladnica (ORP)?
7. krok: ak nemáte predajné miesto pokryté internetovým signálom, požiadajte o odklad zo zasielania údajov do eKasy
V prípade, ak podnikateľ má umiestnené svoje predajné miesto v takej lokalite, kde nie je dostupný internetový signál, je povinný čo najskôr podať elektronicky žiadosť o povolenie odkladu zo zasielania údajov do systému eKasa. Skutočnosť, že jeho predajné miesto nie je pokryté internetovým signálom je potrebné aj preukázať (napr. cez zoznam bielych miest internetu, t.j. miesta, kde nie je dostupný internetový signál).
8. krok: ak zákazník požiada podnikateľa o elektronický doklad, nie je potrebné vytlačiť pokladničný doklad z registračnej pokladnice
V prípade napojenia na eKasu, môže podnikateľ vydať zákazníkovi, t.j. kupujúcemu aj elektronický doklad (napr. zaslaním pokladničného dokladu na email), avšak len v prípade, ak o to zákazník pred vytlačením pokladničného dokladu z registračnej pokladnice požiada.
9. krok: uveďte na pokladničný doklad unikátny identifikačný kód, ak o to zákazník požiada
Podnikateľ môže na pokladničnom doklade uviesť voliteľnú nový položku, a to tzv. „unikátny identifikátor kupujúceho“.
Je to číselný znak alebo alfanumerický reťazec, ktorý slúži na identifikáciu kupujúceho. Tento unikátny identifikátor môže podnikateľ uviesť na pokladničný doklad, len ak o to kupujúci pred zaevidovaním prijatej tržby požiada (môže ísť napr. o DIČ či obchodné meno).
10. krok: za nezaregistrovanie registračnej pokladnice na eKasa pokladnicu sa podnikateľ dopustí správneho deliktu a hrozia mu sankcie
Môže sa v praxi stať aj to, že niektorí podnikatelia neprejdú na on-line registračnú pokladnicu alebo virtuálnu registračnú pokladnicu a budú naďalej používať elektronickú registračnú pokladnicu, bez pripojenia na eKasu. Takýmto konaním sa každý podnikateľ dopustí správneho deliktu, za čo môžu hroziť viaceré pokuty (napr. za neevidovanie tržieb v hotovosti cez eKasu klienta hrozí pokuta od 330 eur do 3 300 eur).
Viac o prechode na eKasu si môžete prečítať v článku eKasa v praxi – najčastejšie otázky, prípadne Ako funguje eKasa a aké zmeny prináša alebo Aká je cena za eKasu?
