Aké zmeny prináša zavedenie systému eKasa pre podnikateľov z hľadiska rozsahu ich povinností a z hľadiska praktického používania pokladnice eKasa klient?
Novelou zákona č. 289/2008 Z. z. o používaní elektronickej registračnej pokladnice v znení neskorších predpisov (ďalej aj ako „zákon o používaní elektronickej registračnej pokladnice“) sa postupne do praxe implementuje systém eKasa. Bude sa týkať používania registračných pokladníc podnikateľov, ktorí tržby za tovar alebo služby prijímajú v hotovosti. Systém eKasa sa bude do praxe zavádzať postupne v niekoľkých fázach, pričom od 1. júla 2019 už budú musieť byť všetci podnikatelia do neho zapojení. Veľa podrobných a užitočných informácií o tom, čo eKasa systém v skutočnosti je vrátane dôležitých termínov, nájdete v našom článku Systém eKasa – pripravte sa na online registračné pokladnice. V tomto článku vám priblížime najväčšie zmeny, ktoré sa v súvislosti s používaním eKasa pokladníc dotknú podnikateľov.
Sankciovanie za nevyužívanie systému eKasa sa po schválení vládou odkladá. Bižšie informácie môžete nájsť v článku Odklad eKasy sa pre podnikateľov presúva z októbra 2019 na január 2020
eKasa spojí cez internet každú pokladnicu s Finančnou správou SR
Najväčšou zmenou eKasa systému je to, že od jeho úplného zavedenia do praxe bude musieť byť každá registračná pokladnica cez internet prepojená so systémami Finančnej správy Slovenskej republiky. Nové pokladnice, ktoré budú musieť podnikatelia najneskôr od 1. júla 2019 používať, sa budú nazývať eKasa klient pokladnice a bude môcť ísť len o on-line registračnú pokladnicu alebo virtuálnu registračnú pokladnicu. Internetové prepojenie registračných pokladníc s databázami a systémami finančnej správy bude mať svoje opodstatnenie.
O každej jednej operácii, ktorá sa s registračnou pokladnicou vykoná, bude mať okamžite prehľad aj finančná správa. Daniari budú v reálnom čase vedieť to, kedy ste prijali hotovosť a v akej výške. V prípade, že budete používať prenosnú registračnú pokladnicu, tá bude finančnej správe odosielať aj adresu alebo GPS súradnice umiestnenia prenosnej pokladnice alebo evidenčné číslo vozidla, ak toto vozidlo je predajným miestom. Všetky tieto informácie budú finančnej správe slúžiť na jeden cieľ – boj proti daňovým podvodom. Keďže finančná správa bude vedieť vytvárať zo získaných dát z vašej pokladnice rôzne analýzy, umožní jej to pomerne včas identifikovať rôzne anomálie. Ak budú napríklad tržby nejakého obchodu podozrivo nízke alebo náhle poklesnú, môže to byť dôvod pre vykonanie okamžitej kontroly u podnikateľa.
Prechod na eKasa systém bude pre podnikateľov znamenať zvýšené náklady spojené s prerobením elektronickej registračnej pokladnice na on-line registračnú pokladnicu alebo s kúpou úplne novej on-line registračnej pokladnice a pre niektorých aj zavedenie internetu do prevádzky. Okrem toho budú pre podnikateľov z eKasa systému plynúť aj mnohé výhody.
Koľko bude zmena stáť približujeme v článku Aká je cena za eKasu?
eKasa klient pokladnica skoncuje s dennými uzávierkami
So súčasnými elektronickými registračnými pokladnicami má podnikateľ viacero povinností. Povinnosť, ktorú si musí podnikateľ používajúci elektronickú registračnú pokladnicu plniť každý deň, keď mal nejaké tržby v hotovosti, je vyhotovovanie dennej uzávierky. Denná uzávierka spočíva vo vytlačení dokladu z elektronickej registračnej pokladnice, ktorý obsahuje rôzne sumárne údaje za čas od vyhotovenia predchádzajúcej dennej uzávierky. Na dennej uzávierke je uvedená suma celkových tržieb, počet vydaných pokladničných dokladov a mnohé iné. Za nevyhotovenie dennej uzávierky pritom podnikateľovi hrozí pokuta od 330 eur do 3 300 eur.
S eKasa pokladnicou už podnikateľ nie je povinný vyhotovovať denné uzávierky.
Po prechode na eKasa systém už podnikatelia s on-line registračnými pokladnicami nebudú povinní vyhotovovať denné uzávierky. Takisto nebudú musieť vyhotovovať prehľadovú uzávierku a ani intervalovú uzávierku, ktoré sa vyhotovujú len na žiadosť daňového úradu alebo colného úradu. Po prechode na eKasa systém už kontrolné orgány totižto budú disponovať všetkými informáciami z pokladnice podnikateľa, keďže tieto informácie budú registračnou pokladnicou cez internet odosielané priamo finančnej správe. Pre samotných podnikateľov je výhodou aj to, že na účtovné, daňové alebo iné účely si budú môcť v osobnej internetovej zóne na stránke finančnej správy vyhotovovať ľubovoľné prehľady o prijatých tržbách a exporty dát napríklad do svojich účtovných programov.
Kniha elektronickej registračnej pokladnice sa s eKasou stane minulosťou
Ďalšou z povinností, ktorá súvisí tiež s používaním súčasných pokladníc, je vedenie knihy elektronickej registračnej pokladnice. Je to kniha obsahujúca mnohé dôležité údaje o elektronickej registračnej pokladnici ako napríklad údaje o podnikateľovi, údaje o pokladnici, údaje o autorizovanej firme vykonávajúcej servis pokladnice, ale tiež aj údaje o prerušení prevádzky pokladnice, o poruche pokladnice, o údržbe pokladnice a podobne. Podnikateľ je povinný mať knihu elektronickej registračnej pokladnice na predajnom mieste. Po prechode na on-line registračnú pokladnicu kompatibilnú s eKasa systémom už podnikatelia nemajú povinnosť viesť knihu elektronickej registračnej pokladnice a zapisovať do nej rôzne údaje.
Na eKasa klient pokladnicu nepotrebujete služby servisnej organizácie
Servisná organizácia je firma, ktorá je finančnou správou autorizovaná vykonávať rôzne úkony s elektronickou registračnou pokladnicou. Samotný podnikateľ so svojou elektronickou registračnou pokladnicou manipulovať nemôže. Podnikateľ je preto nútený si služby servisnej organizácie objednávať napríklad pri uvádzaní elektronickej registračnej pokladnice do prevádzky, pri opravách porúch, pri výmene fiškálnej pamäte pokladnice napríklad z dôvodu zmeny predajného miesta alebo aj pri ukončení používania pokladnice. Okrem toho zákon o používaní elektronickej registračnej pokladnice ukladá podnikateľom povinnosť najmenej každých päť rokov zabezpečovať pravidelnú údržbu elektronickej registračnej pokladnice servisnou organizáciou. Všetky tieto služby servisnej organizácie podnikateľa stoja nemálo peňažných prostriedkov.
Dobrou správou je, že s on-line registračnou pokladnicou (eKasa klient) podnikateľ už služby servisnej organizácie potrebovať nebude. Novelou zákona o používaní elektronickej registračnej pokladnice sa ruší povinnosť vykonávať povinnú údržbu on-line registračnej pokladnice. Servisná organizácia viac nebude potrebná ani pri uvádzaní do prevádzky alebo skončení prevádzky on-line registračnej pokladnice. Pokladnice eKasa už nemajú fiškálnu pamäť, takže ju servisná organizácia nebude musieť nikdy vymieňať. Jediná situácia, kedy si bude musieť podnikateľ objednať služby servisnej organizácie, bude porucha on-line registračnej pokladnice (ORP). Zavedením eKasa systému tak podnikatelia ušetria na nákladoch spojených so službami servisnej organizácie.
Pridelenie daňového kódu pokladnice aj bez návštevy daňového úradu
Ak chce podnikateľ začať používať elektronickú registračnú pokladnicu, nevyhnutne na začatie jej používania musí získať daňový kód elektronickej registračnej pokladnice. Je to jedinečný kód konkrétnej registračnej pokladnice prideľovaný daňovým úradom, ktorý je vyobrazený aj na každom pokladničnom bločku ako „DKP“. V súčasnosti sa pri získavaní daňového kódu pokladnice nevyhne osobnej návšteve daňového úradu. Daňový úrad totižto musí do knihy elektronickej registračnej pokladnice zapísať niekoľko údajov. Získavanie daňového kódu pokladnice pre on-line registračnú pokladnicu už bude podstatne jednoduchšie. Podnikateľ na tento účel len vyplní elektronický formulár, nemusí nikam osobne chodiť. Následne bude podnikateľovi bez zbytočného odkladu daňový kód eKasa klient pokladnice pridelený a ten si sám zapíše do pokladnice.
Údaje na pokladničnom bločku vyhotovenom pokladnicou eKasa klient
Pokladničný doklad vyhotovený eKasa klient pokladnicou musí obsahovať:
- kód pokladnice eKasa klient,
- DIČ (daňové identifikačné číslo),
- IČO (identifikačné číslo organizácie), ak podnikateľovi bolo pridelené,
- IČ DPH, ak podnikateľ je platiteľom dane z pridanej hodnoty,
- overovací kód podnikateľa,
- dátum a čas vyhotovenia pokladničného dokladu,
- poradové číslo pokladničného dokladu,
- unikátny identifikátor pokladničného dokladu,
- čitateľný QR kód,
- označenie tovaru alebo označenie služby, množstvo tovaru alebo rozsah služby a priradenie sadzby DPH, okrem prípadu, ak platiteľ DPH uplatňuje osobitnú úpravu uplatňovania DPH,
- cenu tovaru alebo cenu služby,
- obchodné meno, sídlo alebo miesto podnikania podnikateľa a predajné miesto, ak je odlišné od sídla alebo miesta podnikania,
- základ DPH, ak podnikateľ je platiteľom DPH v členení podľa sadzieb, okrem prípadu, ak platiteľ DPH uplatňuje osobitnú úpravu uplatňovania DPH,
- sadzbu DPH alebo údaj o oslobodení od DPH, ak podnikateľ je platiteľom DPH v členení podľa sadzieb, okrem prípadu, ak platiteľ DPH uplatňuje osobitnú úpravu uplatňovania DPH,
- výšku DPH spolu, ak podnikateľ je platiteľom DPH v členení podľa sadzieb, okrem prípadu, ak platiteľ DPH uplatňuje osobitnú úpravu uplatňovania DPH,
- zaokrúhlenie ceny,
- celkovú sumu platenej ceny.
Údaje o kupujúcom ako voliteľná položka na pokladničnom doklade
Voliteľne môže pokladničný doklad vyhotovený pokladnicou eKasa klient obsahovať aj ďalšiu novú položku, ktorou je takzvaný „unikátny identifikátor kupujúceho“. Unikátnym identifikátorom kupujúceho je číselný znak alebo alfanumerický reťazec (abecedno-číselný reťazec), ktorý slúži na identifikáciu kupujúceho. Unikátny identifikátor kupujúceho si môže zvoliť sám kupujúci. Ak kupujúci o to predávajúceho požiada pred zaevidovaním prijatej tržby a oznámi mu ho, tak pokladničný doklad môže obsahovať aj unikátny identifikátor kupujúceho. Týmto údajom môže byť napríklad daňové identifikačné číslo kupujúceho alebo aj jeho obchodné meno.
Vďaka unikátnemu identifikátoru kupujúceho by pokladničný doklad s menom zamestnanca mohol slúžiť aj na účely preplatenia príspevkov na rekreáciu u zamestnávateľa. V budúcnosti finančná správa predpokladá aj zriadenie eKasa zóny kupujúceho, ktorá kupujúcemu umožní prístup ku všetkým ním prijatým pokladničným dokladom, ktoré obsahujú jemu pridelený unikátny identifikátor kupujúceho. Kupujúcemu takáto služba môže slúžiť ako podklad pre vedenie účtovníctva alebo ako archivácia pokladničných bločkov pre potreby reklamácií a podobne.
Aké nepríjemné situácie nastali pri zavádzaní eKasy v roku 2019 a aký jej súčasný stav nájdete v článku Zavedenie eKasy na Slovensku – príbeh o tom, ako sa zmeny robiť nemajú.
eKasa umožní zaslanie pokladničného dokladu zákazníkovi e-mailom
Veľkou inováciou eKasa systému je aj možnosť vyhotovovania elektronických pokladničných bločkov. Po úplnom zavedení eKasa systému tak pokladničné doklady budú môcť mať dve formy – písomnú a elektronickú. Obe z týchto foriem budú rovnocenné na daňové, reklamačné a iné účely. Pokladničný doklad vyhotovený pokladnicou eKasa klient môže podnikateľ kupujúcemu zaslať alebo sprístupniť v elektronickej podobe.
Kupujúci bude môcť predávajúceho požiadať o zaslanie bločku na e-mailovú adresu.
S vydaním pokladničného dokladu v elektronickej podobe však kupujúci musí vopred súhlasiť a musí o to predávajúceho požiadať ešte pred vytlačením pokladničného dokladu. V prípade, že kupujúci požiada predávajúceho o vydanie pokladničného dokladu v elektronickej podobe, tak podnikateľ mu už pokladničný bloček v tlačenej podobe neodovzdá. V praxi tak bude môcť kupujúci pred vytlačením pokladničného bločku požiadať kupujúceho o to, aby mu pokladničný bloček zaslal na jeho e-mailovú adresu. Výhodou elektronického bločku je to, že je menej pravdepodobné, že kupujúci ho stratí alebo že by mu po čase vybledol.
V rámci našej poradne s odborníkmi zo Slovenskej komory daňových poradcov odpovedal na otázky k systému eKasa Peter Hennel v článku eKasa v praxi – najčastejšie otázky.
