Pokladnica eKasa pre správne fungovanie potrebuje internetové pripojenie. V praxi môže dochádzať k dočasným alebo aj trvalým výpadkom internetu. Ako ich riešiť?
Od 1. júla 2019 budú musieť povinne všetci podnikatelia na evidenciu tržieb prijatých v hotovosti používať pokladnice eKasa klient. Takouto pokladnicou môže byť len on-line registračná pokladnica alebo virtuálna registračná pokladnica. Priniesla to novela zákona č. 289/2008 Z. z. o používaní elektronickej registračnej pokladnice v znení neskorších predpisov (ďalej aj ako „zákon o používaní elektronickej registračnej pokladnice“).
Za neskoré alebo žiadne odosielanie údajov do eKasa systému hrozí pokuta do 3 000 eur.
Každá z eKasa klient pokladníc bude musieť byť prostredníctvom internetového pripojenia napojená na systémy Finančnej správy Slovenskej republiky, kam bude v reálnom čase odosielať údaje v podobe takzvaných „dátových správ“. Internetové pripojenie je teda nevyhnutnou podmienkou používania eKasa klient pokladnice. Ak podnikateľova pokladnica nebude odosielať údaje finančnej správe, hrozí mu za to pokuta od 330 eur do 3000 eur.
Podnikateľ s eKasa pokladnicou sa môže stretnúť s nasledujúcimi problémami pri odosielaní údajov do eKasa systému:
- krátkodobý výpadok internetového pripojenia na predajnom mieste,
- predajné miesto nie je vôbec pokryté internetovým pripojením,
- porucha na pokladnici neumožňuje odosielanie údajov do eKasa systému,
- problém s odosielaním údajov do eKasa systému je na strane finančnej správy.
Krátkodobý výpadok internetového pripojenia na predajnom mieste
Každému podnikateľovi sa raz za čas môže stať, že mu na predajnom mieste zrazu jednoducho povedané vypadne internet. Krátkodobý výpadok internetového pripojenia na predajnom mieste môže trvať niekoľko sekúnd, ale aj hodín. Komunikácia on-line registračnej pokladnice so systémami finančnej správy funguje zjednodušene povedané tak, že po potvrdení pokladničného dokladu sa pokladnica prostredníctvom internetu (bezdrôtovo cez WiFi alebo cez LAN kábel, v závislosti od možností pokladnice, resp. od voľby podnikateľa) spojí so systémom finančnej správy. Do systému eKasa odošle vo forme dátovej správy údaje o tržbe a naopak od systému finančnej správy príjme unikátny identifikátor pokladničného dokladu. Následne bude pokladničný doklad aj s unikátnym identifikátorom dokladu vytlačený.
Zákon o používaní elektronickej registračnej pokladnice v súvislosti s komunikáciou on-line registračnej pokladnice so systémami finančnej správy ustanovuje takzvanú „hraničnú dobu odozvy“. Hraničná doba odozvy je dve sekundy a ide o časový úsek od prvého pokusu o odoslanie dátovej správy, počas ktorej je podnikateľ povinný čakať na pridelenie unikátneho identifikátora pokladničného dokladu zo systému eKasa. Znamená to, že po potvrdení pokladničného dokladu je podnikateľ povinný maximálne dve sekundy čakať na to, aby sa jeho pokladnica prostredníctvom internetu spojila s eKasa systémom a vymenila si s ním údaje. Problém nastáva vtedy, ak z dôvodu krátkodobého výpadku internetového pripojenia toto spojenie medzi on-line registračnou pokladnicou a eKasa systémom nebolo úspešné. Napriek tomu môže podnikateľ zákazníkovi pokladničný bloček vydať, pretože on-line registračná pokladnica naďalej funguje v off-line režime. Rozdiel bude v tom, že tento pokladničný bloček nebude obsahovať unikátny identifikátor pokladničného dokladu, ale namiesto neho bude obsahovať podpisový kód podnikateľa, ktorý slúži na identifikáciu podnikateľa a bude možné prostredníctvom neho overiť pravosť dokladu.
Po prekročení hraničnej doby odozvy a neúspešnom spojení on-line registračnej pokladnice so systémami finančnej správy sa všetky údaje v podobe dátovej správy uložia do pamäte pokladnice.
Pri dočasnom výpadku internetu musíte údaje odoslať do eKasa systému do 48 hodín.
Z dôvodu dočasného výpadku internetového pripojenia, resp. prekročenia hraničnej doby odozvy, pre ktorý nebola tržba odoslaná do eKasa systému finančnej správy, je podnikateľ povinný zaslať uloženú dátovú správu do systému eKasa do 48 hodín od prvého pokusu o jej zaslanie. Znamená to, že ak sa pre dočasný výpadok internetového pripojenia vaša pokladnica nespojí so systémom finančnej správy, ste povinný pokladničný doklad odoslať do systému eKasa dodatočne, najneskôr do 48 hodín.
Čo robiť, ak predajné miesto nie je vôbec pokryté internetovým pripojením
Na prenos správ z registračnej pokladnice do eKasa systému by malo postačovať aj pomalé 2G internetové pripojenie (EDGE), pretože tieto správy majú veľkosť len okolo 3 kB. Takéto internetové pripojenie by malo byť dostupné takmer na celom území Slovenskej republiky. Napriek tomu sa môže podnikateľovi stať, že z nejakého dôvodu na jeho predajnom mieste trvale nebude internetové pripojenie a jeho registračná pokladnica tak nebude môcť priebežne odosielať údaje do systému eKasa. Zákon o používaní elektronickej registračnej pokladnice myslí aj na takéto situácie.
Ak na predajnom mieste podnikateľa nie je dostupný internetový signál, podnikateľ je povinný bez zbytočného odkladu elektronicky podať ktorémukoľvek daňovému úradu žiadosť o povolenie odkladu zo zasielania údajov z on-line registračnej pokladnice do eKasa systému. Povinnosťou podnikateľa je pritom aj preukázať skutočnosť, že na jeho predajnom mieste nie je internet. Dôkazom môže byť napríklad potvrdenie od príslušných operátorov, resp. dodávateľov internetu na území Slovenskej republiky. Na žiadosť podnikateľa o odklad odosielania údajov z pokladnice do eKasa systému je daňový úrad povinný vydať rozhodnutie bez zbytočného odkladu. Možnosti sú dve: buď žiadosti vyhovie alebo nevyhovie.
V prípade, že bude podnikateľovi odklad odosielania údajov z on-line registračnej pokladnice do eKasa systému povolený, podnikateľ bude naďalej povinný evidovať všetky tržby prostredníctvom registračnej pokladnice v off-line režime. Informácie o týchto tržbách sa budú v podobe dátových správ priebežne ukladať do pamäte registračnej pokladnice. Tieto informácie o jednotlivých tržbách uložené v podobe dátových správ pri nedostupnosti internetového pripojenia bude následne podnikateľ povinný odoslať do systému eKasa najneskôr do 30 dní od vtedy, ako boli do pamäte pokladnice uložené. Ak napríklad podnikateľ prijme tržbu 1. júla 2019, bude sa musieť so svojou on-line registračnou pokladnicou do 31. júla 2019 dostaviť na miesto pokryté internetom a odoslať z nej do eKasa systému údaje uložené v pamäti registračnej pokladnice.
Pre predajné miesta bez pokrytia internetom bude môcť byť vydaná výnimka.
Ak by v budúcnosti predajné miesto podnikateľa s touto výnimkou začalo byť pokryté internetom, je podnikateľ povinný túto skutočnosť oznámiť daňovému úradu do ôsmich dní odo dňa, keď sa o nej preukázateľne dozvedel.
Čo robiť, ak problém s odosielaním údajov do eKasa systému vznikol na strane Finančnej správy SR
Zákon o používaní elektronickej registračnej pokladnici myslí aj na situáciu, keď výmena údajov medzi registračnou pokladnicou podnikateľa a eKasa systémom zlyhá z dôvodov na strane finančnej správy. Ak nemožno zaslať údaje z registračnej pokladnice do systému eKasa z dôvodov na strane finančnej správy, lehota na ich odoslanie sa považuje za zachovanú, ak sú do eKasa systému zaslané do 48 hodín od zverejnenia oznámenia o odstránení prekážok na strane finančnej správy na jej internetovej stránke. V praxi to teda znamená, že ak zistíte, že vaša pokladnica je v poriadku a aj internetové pripojenie je v poriadku, ale komunikácia s eKasa systémom zlyháva na strane finančnej správy, postačuje ak údaje z registračnej pokladnice odošlete do eKasa systému do 48 hodín po tom, ako stanovisko o odstránení poruchy zverejní na svojej internetovej stránke samotná finančná správa.
Prípad, keď porucha na registračnej pokladnici neumožňuje odosielanie údajov do eKasa systému
Jedným z dôvodov, kedy nie sú údaje z registračnej pokladnice odosielané do eKasa systému, môže byť aj porucha pokladnice. Poruchou sa v tejto súvislosti nemyslí výpadok internetového pripojenia, ale hardvérová alebo softvérová porucha on-line registračnej pokladnice alebo koncového zariadenia virtuálnej registračnej pokladnice. V prípade poruchy je podnikateľ povinný obnoviť prevádzku on-line registračnej pokladnice alebo koncového zariadenia virtuálnej registračnej pokladnice do 48 hodín od vzniku poruchy alebo začať používať inú funkčnú on-line registračnú pokladnicu alebo iné funkčné koncové zariadenie virtuálnej registračnej pokladnice. Z toho nepriamo vyplýva aj to, že najdlhšie do uplynutia 48 hodinovej lehoty na odstránenie poruchy môže podnikateľ vyhotovovať paragóny ako náhradné pokladničné doklady. Po uplynutí 48 hodinovej lehoty od vzniku poruchy už podnikateľ paragóny vystavovať nesmie – tržby v hotovosti už bude musieť evidovať v riadne funkčnej registračnej pokladnici alebo ich prijímať nesmie vôbec. Údaje z prípadne vyhotovených paragónov je podnikateľ povinný zaevidovať v pokladnici, ktorej prevádzka bola prerušená, najneskôr do desiatich kalendárnych dní po uplynutí mesiaca, v ktorom bola prevádzka registračnej pokladnice obnovená.
