Ako si vybaviť elektronickú komunikáciu s daňovým úradom

Ste začínajúci živnostník alebo konateľ, s. r. o. a neviete, ako si vybaviť elektronickú komunikáciu s daňovým úradom? Prinášame prehľad spôsobov a ich postup.

Kto je povinný komunikovať s daňovým úradom elektronicky?

Komunikovať so správcom dane, t. j. daňovým úradom elektronicky je povinnosťou pre:

1. všetky právnické osoby, ktoré sú zapísané v obchodnom registri (napr. spoločnosť s ručením obmedzeným, akciová spoločnosť) a ich zástupcov, a
2. všetky fyzické osoby – podnikateľov, ktorí sú registrovaní pre daň z príjmov (napr. živnostník, finančný poradca) a ich zástupcov.

S daňovým úradom nie sú povinní komunikovať elektronicky daňovníci, ktorí nie sú založení alebo zriadení na podnikanie (napr. občianske združenia, spoločenstvá vlastníkov bytov a nebytových priestorov, obce a pod.), nakoľko títo daňovníci nie sú zapísaní v obchodnom registri alebo fyzické osoby – nepodnikatelia. Uvedení daňovníci však môžu komunikovať s daňovým úradom elektronicky dobrovoľne.

V tomto článku sa zameriame na vybavenie elektronickej komunikácie s daňovým úradom:

• pre živnostníka, ktorý koná sám za seba, a 
• pre konateľa s. r. o., ktorý koná za spoločnosť s ručením obmedzeným.

Upozorňujeme živnostníkov a konateľov, s. r. o., že všetky podania dokumentov sú povinní zrealizovať výlučne elektronicky, napr. podanie daňového priznania k dani z príjmov, podanie žiadosti o vydanie potvrdenia o zaplatení dane a iné, odporúčame preto, aby si vybavili elektronickú komunikáciu s daňovým úradom v začiatkoch vykonávania svojej činnosti.

Vybavenie elektronickej komunikácie s daňovým úradom – postup

Vybavenie elektronickej komunikácie s daňovým úradom pozostáva z dvoch krokov:

1. krok: Registrácia: prostredníctvom vykonania tohto kroku sa fyzická osoba (živnostník, ako aj konateľ, s. r. o.) stáva používateľom elektronických služieb finančnej správy,
2. krok: Autorizácia: prostredníctvom vykonania tohto kroku daňový subjekt už môže zrealizovať aj podanie dokumentu elektronicky, a to či už za seba (v prípade živnostníka) alebo za jednotlivý subjekt, ktorý zastupuje (v prípade konateľa, s. r. o. za s. r. o.). Týmto krokom finančná správa pridelí prístupové práva fyzickej osobe k dátam daňového subjektu.

Ako sa zaregistrovať na elektronickú komunikáciu s daňovým úradom?

Fyzická osoba si môže vybrať jeden z troch spôsobov registrácie, a to:

1. registráciu vyplňovaním registračného formulára (nie je možná pre konateľa, s.r.o.),
2. registráciu s využitím občianskeho preukazu s elektronickým čipom (eID),
3. registráciu s využitím kvalifikovaného elektronického podpisu (KEP).

Ako uvádzame aj vyššie, registrácia vyplňovaním registračného formulára od roku 2018 nie je možná v prípade konateľa, s. r. o., ktorý bude elektronicky komunikovať v zastúpení za s. r. o.

Upozorňujeme, že v prípade, ak sa chce fyzická osoba zaregistrovať na elektronickú komunikáciu s využitím občianskeho preukazu s elektronickým čipom (eID) je potrebné, aby vlastnila čítačku čipových kariet a mala v počítači nainštalovaný softvér k tomu prislúchajúci.

Ak si chce fyzická osoba vybaviť elektronickú komunikáciu s daňovým úradom bez osobnej návštevy daňového úradu, musí sa registrovať s využitím občianskeho preukazu s elektronickým čipom (eID) alebo s využitím kvalifikovaného elektronického podpisu (KEP). V opačnom prípade, t. j. pri registrácii s vyplňovaním registračného formulára, bude potrebná osobná návšteva daňového úradu.

Registrácia a autorizácia s vyplňovaním registračného formulára (meno a heslo)

Ako sme už uviedli, prvým krokom pre vybavenie elektronickej komunikácie je registrácia. Fyzická osoba – podnikateľ (napr. živnostník), ktorá sa rozhodne pre registráciu s vyplňovaním registračného formulára, bude postupovať nasledovne:

• na webovej stránke finančnej správy klikne v pravom hornom rohu na políčko „Registrácia“ – „Registrácia vyplňovaním registračného formulára“ a vyplní všetky povinné polia, ktoré sú označené hviezdičkou (odporúčame si starostlivo uchovať heslo a osobný identifikačný kód, ktorý ste zvolili pri vyplnení formulára),
• odporúčame zaškrtnúť políčko „žiadam o sprístupnenie oprávnenia pre osobné konanie“, čím finančná správa vykoná automatickú autorizáciu, t. j. stotožnenie osoby s osobou v registroch finančnej správy,
• záverečným krokom vo vyplnení tohto formulára je stlačenie tlačidla registrovať,
• ak bola registrácia úspešná a finančná správa prijala registračné údaje, fyzická osoba bude o úspešnosti oboznámená 1. aktivačným emailom, ktorý obsahuje aktivačný link, a je ho potrebné potvrdiť do 24 hodín od zaslania tohto emailu. Potvrdením aktivačného linku fyzická osoba potvrdí aktiváciu a systém vygeneruje 2. aktivačný email. Tento druhý email obsahuje identifikačné údaje (meno a priezvisko), ktoré zadal pri registrácii a je potrebné ich potvrdiť.

Tento proces registrácie je fyzická osoba povinná dokončiť osobne u správcu dane, t. j. musí osobne navštíviť daňový úrad, ktorému predloží:

• osobný identifikačný doklad (občiansky preukaz, pas), a
• dohodu o elektronickom doručovaní v dvoch kópiách, ktorú je potrebné podpísať pred správcom dane.

Následne po overení žiadosti o registráciu a dohody o elektronickom doručovaní, systém vygeneruje potvrdzujúci informačný email, ktorý zašle na emailovú adresu zadanú pri registrácii, v ktorom bude uvedené ID používateľa (prostredníctvom tohto ID a hesla, ktoré fyzická osoba zadala pri registrácii, sa prihlasuje na portál finančnej správy).

Posledným krokom je vytvorenie autorizácie s väzbou k registračnému ID kódu používateľa (vykoná správca dane) a tým pádom bude mať fyzická osoba sprístupnené elektronické služby a po prihlásení do svojej osobnej internetovej zóny (OIZ) môže elektronicky odosielať podania prostredníctvom EZ (elektronickej značky).

Registrácia a autorizácia s eID (elektronický občiansky preukaz)

Fyzická osoba – podnikateľ alebo konateľ, s. r. o., ktorá vlastní občiansky preukaz s elektronickým čipom, má v počítači nainštalované softvérové vybavenie pre prácu s eID kartou a vlastní čítačku čipových kariet, postupuje pri registrácii nasledovne:

• na webovej stránke finančnej správy klikne v pravom hornom rohu na políčko „Registrácia - Registrácia s využitím občianskeho preukazu s elektronickým čipom (eID)“, následne bude fyzická osoba presmerovaná na stránku Ústredného portálu verejnej správy a pomocou eID karty a zadaním BOK-u bude fyzická osoba prihlásená a naskytne sa jej predvyplnený registračný formulár,
• ak sa registruje fyzická osoba – podnikateľ, ktorý koná sám za seba (napr. živnostník si vybavuje elektronický prístup pre seba a svoje podania) môže využiť automatickú autorizáciu, ak v registračnom formulári zaškrtne políčko „Žiadam o sprístupnenie oprávnenia pre osobné konanie“ (konateľ, s. r. o. túto možnosť nezaškrtáva),
• po vyplnení registračného formuláru, fyzická osoba klikne na tlačidlo „Registrovať“.

Po ukončení registrácie, obdrží fyzická osoba 1. aktivačný email, ktorý potvrdzuje prijatie registračných údajov a obsahuje aktivačný link, na ktorého kliknutím fyzická osoba potvrdí registráciu (je potrebné vykonať do 24 hodín od odoslania registračného formulára). Následne obdrží fyzická osoba 2. aktivačný email, ktorý potvrdzuje, že proces registrácie bol úspešne dokončený.

Po registrácii fyzickej osoby nasleduje proces autorizácie, ktorý sa líši v závislosti od toho, či fyzická osoba koná sama za seba (napr. živnostník) a zaškrtla v registračnom formulári políčko „Žiadam o sprístupnenie oprávnenia pre osobné konanie“ alebo sa registruje kvôli konaniu za iný subjekt (napr. konateľ, s. r. o.).

Ak fyzická osoba koná sama za seba a zaškrtla v registračnom formulári žiadosť o sprístupnenie oprávnenia pre osobné konanie, bude jej vykonaná systémom automatická autorizácia (t. j. stotožnenie osoby s osobou v registroch finančnej správy). Po automatickej autorizácii nasleduje vytvorenie profilu používateľa v osobnej internetovej zóne (OIZ) a vytvorenie autorizácie na osobné konanie. V tomto prípade je proces registrácie a autorizácie ukončený, fyzická osoba môže vykonávať podania a nie je potrebné osobne navštíviť daňový úrad.

Ak fyzická osoba nekoná sama za seba a nezaškrtla v registračnom formulári žiadosť o sprístupnenie oprávnenia pre osobné konanie, systém tejto osobe vytvorí profil používateľa v osobnej internetovej zóne (OIZ), avšak bez autorizácie. Fyzická osoba musí následne zaslať elektronicky žiadosť o autorizáciu, ktorú nájde v OIZ – Autorizácie a zastupovania – Moje autorizácie k subjektom – Žiadosť o autorizáciu – Žiadosť o autorizáciu za daňový subjekt. V prípade, ak fyzická osoba nie je štatutár alebo nekoná sám za seba je potrebné priložiť k žiadosti aj plnú moc (elektronicky) a podpísať túto žiadosť KEP-om a následne kliknúť na „Podať podpísané KEP-om“. Po overení žiadosti a priložených dokladov následne správca dane vykoná autorizáciu s väzbou k registračnému ID kódu používateľa, t. j. vytvorí väzbu.

Registrácia a autorizácia s kvalifikovaným elektronickým podpisom (KEP-om)

Proces registrácie a autorizácie s využitím kvalifikovaného elektronického podpisu (KEP) je takmer rovnaký ako s využitím eID karty, okrem toho rozdielu, že pri stlačení tlačidla „Registrácia – Registrácia s využitím kvalifikovaného elektronického podpisu (KEP)“ na webovej stránke finančnej správy v pravom hornom roku sa fyzickej osoby zobrazí podpisový komponent a používateľ podpíše svojim KEP-om registráciu, po tomto podpise sa fyzickej osoby zobrazí registračný formulár s predvyplnenými údajmi. Tieto údaje je potrebné skontrolovať, prípadne doplniť a následne, ak je všetko v poriadku, kliknúť na tlačidlo „Registrovať“.

Po tejto registrácii nasleduje autorizácia k daňovému subjektu, a to buď automatická alebo prostredníctvom žiadosti o autorizáciu k daňovému subjektu – postup uvádzame vyššie v článku v časti „Registrácia a autorizácia s eID“.