Digitalizácia sa ukázala významnou najmä v čase pandémie. V čom spočívajú výhody elektronického podpisu a je možné podpísať sa on-line?
Pandémia COVID-19 zvýrazňuje význam digitalizácie papierových procesov. Technológia elektronického podpisu dokáže meniť spôsob, ktorým komunikujeme so zákazníkmi či partnermi a ponúka pohodlnejšiu digitálnu interakciu. Digitalizácia papierových procesov umožňuje uzatvárať zmluvné vzťahy bez potreby fyzického kontaktu medzi zúčastnenými stranami.
Digitalizácia podpisu sa odráža na nákladoch aj automatizácii procesov
Súčasná svetová pandémia spravila z trendovej témy kľúčovú firemnú stratégiu. Papierové administratívne procesy navyšujú režijné náklady. Elektronické podpisovanie prináša zvýšenie efektivity, zníženie časovej náročnosti, a tým aj finančné úspory pri zachovaní právnej vymožiteľnosti v prípade vzniku súdnych sporov. Práca s digitálnymi dokumentami bez potreby tlačenia, fyzického podpísania a skenovania prináša očividný pokles spotreby kancelárskeho papiera.
Okrem nákladov na kancelársky papier je potrebné vziať do úvahy aj čas strávený pri manuálnom vypĺňaní, tlačení, podpisovaní a skenovaní dokumentov. Ak sa tieto procesy automatizujú, náklady na implementáciu a prijatie riešenia elektronického podpisu môžu byť v porovnaní s nákladmi papierových procesov výrazne nižšie. Odstraňujú sa tak nepriame náklady naviazané na administratívu.
Ak má spoločnosť v obehu veľký objem fyzických dokumentov, je pomerne častým javom ich strata alebo znehodnotenie. Interné procesy bežne vyžadujú podpis viacerých osôb v rôznych lokalitách. V takýchto prípadoch elektronický podpis odstraňuje prepravu originálov podpísaných dokumentov zásielkovou službou. Pri podpise elektronického dokumentu teda zaniká vytváranie a distribúcia kópií.
Potenciálny priestor pre pokles nákladov sa vytvára pri digitalizácii fyzických archívov, ktoré sú vystavené hrozbe mechanického znehodnotenia. Iný pohľad na elektronické podpisovanie prinášajú nedokončené obchodné prípady v dôsledku manuálnych chýb. Tie sú väčšinou odhalené až pri spracovaní fyzickej dokumentácie. Príprava balíka obchodných digitálnych dokumentov a ich elektronické spracovanie môže výrazne prispieť k zníženiu administratívnej chybovosti. Používanie elektronického podpisu tak v konečnom dôsledku vedie ku korektne vyplnenej dokumentácii a automatizácii súvisiacich procesov.
Podpísať elektronicky sa môžete aj cez internet
Existuje niekoľko internetových služieb, ktoré ponúkajú spôsob ako podpísať PDF dokumenty, či už na jednom zariadení, alebo vyžiadať vzdialený elektronický podpis od inej osoby.
Vďaka službám pre elektronické podpisovanie majú používatelia možnosť nahrať dokumenty a priamo ich podpisovať cez internetový prehliadač bez inštalácie dodatočného softvéru.
Moderné služby umožňujú používateľom vyznačiť miesto pre podpis protistrany a odoslať dokument na email, prípadne vytvoriť odkaz. Po otvorení odkazu sa zobrazí dokument v bezpečnej relácii cez internetový prehliadač už s pripraveným podpisovým poľom.
Ako on-line elektronický podpis funguje?
Používatelia on-line služieb elektronického podpisovania môžu prostredníctvom dotykových obrazoviek podpisovať digitálne dokumenty vlastnoručne. Tento druh pokročilého elektronického podpisu zaručuje hodnovernosť dokumentu aj overenie identity podpisujúceho. Pri podpisovaní sa v službe vytvorí jedinečná elektronická stopa, ktorá chráni dokument pred dodatočnou manipuláciou s jeho obsahom.
Unikátna charakteristika spája osobu s jeho elektronickým podpisom vďaka prvkom ako rýchlosť ťahu, uhol jednotlivých písmen alebo sila prítlaku. Niektoré služby zaznamenávajú aj doplňujúce informácie o GPS polohe či IP adrese zariadenia, na ktorom bol podpis vykonaný.
Možností ako podpisovať digitálny dokument je niekoľko. Pre čo najpresnejší záznam priebehu podpisu jednotlivé služby odporúčajú použitie aktívneho pera pre dotykové obrazovky. Pasívne pero (napr. pero s gumenou koncovkou) je druhou najspoľahlivejšou alternatívou.
Pri podpise prstom na dotykovej obrazovke nie je možné zaznamenať určitú skupinu dôležitých dát. Aj keď je takýto podpis rovnako záväzný ako podpis perom na papier, v praxi je možné spojiť signatára a podpis s menšou pravdepodobnosťou. Renomované služby však zbierajú aj iné dáta v tzv. auditnom zázname, ktorý vhodne dopĺňa neúplné údaje a slúži ako ďalší dôkazný materiál.
Obsah digitálneho dokumentu sa podpisom zapečatí
Po každom podpise sa v samotnom dokumente vytvorí záznam o novej verzii, čím sa zároveň uloží obsah platný v čase tohto podpisu. Ak by došlo k zmene obsahu podpísaného dokumentu, samotný program pre prezeranie PDF súborov (napr. Adobe Reader) upozorní na túto skutočnosť používateľa. Digitálny dokument je preto v porovnaní s papierovými zmluvami bezpečnejší z hľadiska jednostranných úprav alebo doplnenia obsahu.
Právna záväznosť a overiteľnosť elektronického podpisu
Pravidlá, ktorými sa riadi používanie elektronického podpisu v Európskej únii stanovuje nariadenie známe pod skratkou eIDAS - Služby elektronickej identifikácie, autentifikácie a dôveryhodnosti.
Podľa tohto nariadenia nemôže byť podpis odmietnutý ako dôkaz v právnom konaní iba kvôli tomu, že je v elektronickej forme. V praxi to znamená, že ak bol elektronický podpis zaznamenaný s príslušným množstvom dát (priebehu podpisu, rýchlosť ťahu a pod.), je možné takýto podpis skúmať rovnako ako podpis na papieri.
Elektronický podpis vykonaný vlastnoručne, teda použitím pera pre dotykové obrazovky, je možné spojiť s konkrétnou osobou rovnakými postupmi ako pri podpise bežným perom na papier. Rovnako ho skúmajú aj experti v oblasti písmoznalectva.
Význam digitálnej interakcie v budúcnosti
Elektronické podpisovanie má svoje uplatnenie pri digitálnom styku fyzických aj právnických osôb. Pod vplyvom digitálnych trendov a akútnej potreby obmedzenia osobného kontaktu bude význam a popularita on-line služieb pre účinnú digitálnu interakciu naďalej rásť.
Tento článok bol pripravený v spolupráci s okdokument.sk
