Aká je cena za eKasu?

Koľko stojí eKasa online registračná pokladnica, ak si ju podnikateľ zaobstará do svojej prevádzky? Prinášame prehľad krokov a nákladov.

Prechod z elektronickej pokladnice na online registračnú pokladnicu

Od 1. júla 2019 budú musieť všetci podnikatelia používať eKasa pokladnicu. Na základe mimoriadnej novely zákona č. 289/2008 Z. z. o používaní elektronickej registračnej pokladnice v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o používaní elektronickej registračnej pokladnice“ v príslušnom tvare) však budú môcť niektorí podnikatelia po splnení určitých podmienok používať starú elektronickú registračnú pokladnicu najdlhšie do konca decembra 2019. Viac si o tom môžete prečítať v článku Odklad eKasy sa pre podnikateľov presúva z októbra 2019 na január 2020.

Takzvanou „pokladnicou eKasa klient“ môže byť buď virtuálna registračná pokladnica alebo online registračná pokladnica. Virtuálna registračná pokladnica je bezplatné riešenie od Finančnej správy Slovenskej republiky. Podnikateľ si musí zaobstarať len akúkoľvek tlačiareň a mobil, tablet alebo počítač. Prevažná časť podnikateľov sa však pri prechode na eKasa systém rozhodne pre online registračnú pokladnicu, ktorá nahrádza starú elektronickú registračnú pokladnicu. Jej obstaranie a sprevádzkovanie je podstatne časovo a finančne náročnejšie a práve tomuto procesu sa budeme venovať v tomto článku.

Postup k obstaraniu a sprevádzkovaniu online registračnej pokladnice eKasa

Štandardný proces prechodu z elektronickej registračnej pokladnice na eKasa online registračnú pokladnicu by mal pozostávať z nasledujúcich základných krokov:

1. obstaranie (objednanie) online registračnej pokladnice,
2. žiadosť o pridelenie kódu pokladnice eKasa klient,
3. ukončenie prevádzky elektronickej registračnej pokladnice,
4. nainštalovanie kódov do online registračnej pokladnice.

V nasledujúcich častiach článku budú jednotlivé kroky podrobne popísané.

Cena novej eKasa online registračnej pokladnice

Kúpe novej online registračnej pokladnice by ste mali venovať pomerne veľkú pozornosť. Dôvodov je hneď niekoľko. Ak v tomto kroku spravíte chybu, môže sa vám stať to, že obstaranie novej eKasa pokladnice sa vám výrazne predraží alebo to, že na novú online registračnú pokladnicu budete čakať niekoľko mesiacov, s čím je spojené aj zvýšené riziko pokút od daňového úradu, ak novú eKasa pokladnicu nezačnete používať včas, či dokonca nemožnosť prijímať od zákazníkov tržby v hotovosti.

Momentálne existuje na trhu s eKasa online registračnými pokladnicami viacero problémov. Mnohí veľkí výrobcovia pokladníc nezískali od Finančného riaditeľstva Slovenskej republiky pre svoje pokladnice certifikácie na pokladničné programy a chránené dátové úložiská a preto ich pokladnice nie je možné v eKasa systéme používať. To znamená, že na trhu je nedostatok pokladníc. Môže sa vám preto u viacerých predajcov stať, že ak si objednáte pokladnicu, nebude vám dodaná v priebehu nasledujúcich dní, ako to býva obvyklé, ale až v priebehu niekoľkých týždňov, či mesiacov. Pred kúpou eKasy preto odporúčame, aby ste sa u predávajúceho podrobne informovali o tom, či vami vybratú pokladnicu má na sklade a kedy je schopný vám ju dodať.

Cena eKasy (online registračnej pokladnice) závisí od konkrétneho modelu, jeho prevedenia a funkcií. Najlacnejšie eKasa pokladnice sa začínajú predávať od cenovej úrovne okolo 300 eur s DPH.

Nemenej dôležitú pozornosť pri výbere online registračnej pokladnice venujte aj tomu, aby bola certifikovaná, resp. aby jej pokladničný program a chránené dátové úložisko bolo certifikované Finančným riaditeľstvom Slovenskej republiky. Podľa zákona o používaní elektronickej registračnej pokladnice môžete používať len takúto pokladnicu. Zoznam certifikovaných pokladničných programov a chránených dátových úložísk pre vás pravidelne aktualizujeme v článku Zoznam pokladníc certifikovaných pre eKasa systém.

Žiadosť o pridelenie kódu pre online registračnú pokladnicu (eKasu)

Požiadať o pridelenie kódu pre eKasa online registračnú pokladnicu môžete za bežných okolností kedykoľvek, pred objednávkou pokladnice alebo až po jej dodaní. V súčasnej situácii vám však odporúčame, aby ste to spravili čo najskôr a tento krok neodkladali. Dôvodom je, že ak do nadobudnutia účinnosti schválenej novely zákona o používaní elektronickej registračnej pokladnice nebudete mať podanú žiadosť o pridelenie kódu pokladnice eKasa klient, nebudete mať dočasnú výnimku z povinnosti evidovať tržby v hotovosti v eKasa systéme a môže vám byť udelená pokuta vo výške od 330 eur do 3 300 eur.

Schválená novela zákona o používaní elektronickej registračnej pokladnice totižto ako jednu z podmienok pre uplatnenie výnimky z evidovania tržieb v systéme eKasa uvádza aj to, že podnikateľ musí požiadať o pridelenie kódu pokladnice eKasa klient do dňa, od ktorého táto novela nadobudne účinnosť. Týmto dňom bude deň, keď bude novela uverejnená v Zbierke zákonov Slovenskej republiky, čo sa predpokladá v priebehu niekoľkých nasledujúcich dní, približne na prelome júna a júla 2019.

Žiadosť o pridelenie kódu pre online registračnú pokladnicu sa podáva výhradne elektronicky prostredníctvom osobnej internetovej zóny na stránke Finančnej správy Slovenskej republiky. V jednoduchom formulári žiadosti okrem vyplnenia identifikačných údajov označte, že žiadate o „pridelenie kódu ORP“. Ďalej nezabudnite uviesť predajné miesto, na ktorom sa bude pokladnica používať alebo zvoľte možnosť „prenosná pokladnica e-kasa klient“.

Ak používate viac pokladníc, môžete v jednej žiadosti požiadať aj o pridelenie kódov pre viaceré pokladnice naraz. Ku každej však budete musieť uviesť predajné miesto a hlavný predmet činnosti (SK NACE), v rámci ktorého sa pokladnica bude používať.

Ukončenie prevádzky starej elektronickej registračnej pokladnice

Samotné ukončenie prevádzky elektronickej registračnej pokladnice je oprávnená vykonať jedine servisná organizácia (väčšinou výrobca pokladnice alebo ňou poverený odborník). Servisná organizácia pri ukončení prevádzky elektronickej registračnej pokladnice z nej vyberie fiškálnu pamäť, niektoré elektronické súčiastky a spolu s nimi podnikateľovi odovzdá aj dátové médium (napríklad CD-čko) s údajmi zaznamenanými doposiaľ vo fiškálne pamäti. Ukončenie prevádzky elektronickej registračnej pokladnice bude následne zaznamenané do knihy elektronickej registračnej pokladnice spolu s dátumom ukončenia jej prevádzky a sumou kumulovaného obratu ku dňu jej ukončenia. 

Za ukončenie prevádzky elektronickej registračnej pokladnice (tzv. „defiškalizácia“) zaplatíte servisnej organizácii približne 50 až 100 eur s DPH. Táto cena sa však môže odlišovať v závislosti od konkrétnej servisnej organizácie a aj od typu pokladnice.

Ukončenie pôvodnej elektronickej registračnej pokladnice vás bude stať od 50 do 100 eur,

Zákon o používaní elektronickej registračnej pokladnice podnikateľom používajúcim starú elektronickú registračnú pokladnicu ukladá povinnosť daňovému úradu (môže ísť o akýkoľvek daňový úrad) oznámiť ukončenie prevádzky elektronickej registračnej pokladnice najneskôr do troch pracovných dní nasledujúcich po ukončení jej prevádzky. Na tento účel musí ísť podnikateľ na daňový úrad osobne oznámiť ukončenie používania elektronickej registračnej pokladnice. Tam daňový úrad zruší daňový kód elektronickej registračnej pokladnice a túto skutočnosť zaznamená do knihy elektronickej registračnej pokladnice.

Osobnému oznamovaniu ukončovania prevádzky elektronickej registračnej pokladnice na daňovom úrade sa však dá pri prechode na online registračnú pokladnicu vyhnúť. Aby ste nemuseli na daňový úrad chodiť osobne, musíte ale v elektronickej žiadosti o pridelenie kódu pre eKasa pokladnicu označiť, že zároveň oznamujete aj ukončenie konkrétnych alebo všetkých elektronických registračných pokladníc. Je potrebné tu uviesť aj dátum, ku ktorému žiadate ukončiť používanie elektronických registračných pokladníc. Pri využití takéhoto postupu na daňový úrad s knihou elektronickej registračnej pokladnice chodiť nemusíte.

Postup, ako prejsť z virtuálnej na online registračnú pokladnicu približujeme v článku Prechod z VPR na ORP ekasu – ako zmeniť typ pokladnice

Ukončovanie prevádzky elektronickej registračnej pokladnice po 30. júni 2019

S ukončovaním prevádzky elektronickej registračnej pokladnice by podnikatelia, ktorí ešte fyzicky nemajú k dispozícii online registračnú pokladnicu, mali byť zdržanliví. Ak by ste ukončili prevádzku starej elektronickej registračnej pokladnice priskoro, mohlo by sa vám stať, že nebudete mať ešte k dispozícii online registračnú pokladnicu a ani starú elektronickú registračnú pokladnicu a preto nebudete môcť prijímať tržby v hotovosti, čo v praxi znamená to, že nemôžete predávať tovary alebo služby.

Obzvlášť podnikatelia, ktorí budú vďaka výnimke ešte v období júl až december 2019 nútení používať starú elektronickú registračnú pokladnicu, by jej prevádzku nemali ukončovať skôr, než budú mať spustenú online registračnú pokladnicu. Daňový úrad aj pre tieto pokladnice k 1. júlu 2019 zruší daňové kódy, ale na základe spomínanej výnimky vyplývajúcej z novely zákona o používaní elektronickej registračnej pokladnice ich bude možné naďalej do spustenia novej online registračnej pokladnice používať.

Ukončenie elektronickej registračnej pokladnice od 1. júla 2019 tiež musí vykonať servisná organizácia, ale daňovému úradu to už osobne s knihou elektronickej registračnej pokladnice oznamovať nemusíte (daňový kód pokladnice bude zrušený k 1. júlu 2019 automaticky).

Cena inštalácie kódov do eKasa online registračnej pokladnice a jej spustenie

Prvé spustenie online registračnej pokladnice (eKasy) do ostrej prevádzky sa vykonáva tým, že do nej budú nahraté pridelené identifikačné údaje a autentifikačné údaje.

Po tom, ako vám daňový úrad pre každú jednu pokladnicu samostatne pridelí kód pokladnice eKasa klient, si musíte na portáli finančnej správy vo svojej osobnej internetovej zóne pre každú pokladnicu najskôr stiahnuť identifikačné údaje pokladnice (tzv. „inicializačný balík“).

Následne je potrebné si pre každú jednu online registračnú pokladnicu stiahnuť autentifikačné údaje (tzv. „autentifikačný balík“). Pred sťahovaním autentifikačných údajov si budete musieť zvoliť heslo a potvrdiť ho. Toto heslo si zapamätajte alebo niekam poznačte, pretože ho ešte budete potrebovať pri spúšťaní online registračnej pokladnice (v prípade straty hesla si budete môcť vygenerovať nový autentifikačný balík). V priebehu pár minút vám bude umožnené si stiahnuť autentifikačný balík z portálu finančnej správy.

Napokon je pre spustenie online registračnej pokladnice potrebné získaný inicializačný balík a autentifikačný balík nainštalovať do pokladnice. K tomu už bude potrebné aj internetové pripojenie pre pokladnicu. Inštalácia inicializačného a autentifikačného balíka do pokladnice je krok, ktorý môže byť pre väčšinu bežných používateľov pokladníc náročný, pretože si vyžaduje vyššiu mieru zručností práce so sieťami, pokladnicou a počítačom.

Spustenie novej pokladnice nie je jednoduché a niekedy budete nútení si za to zaplatiť.

Veľkou výhodou je, ak výrobca, distribútor alebo predajca vašej online registračnej pokladnice ponúka kompletný návod (v najlepšom prípade video návod) na nahratie balíkov do pokladnice. V opačnom prípade sa pravdepodobne nevyhnete servisnému zásahu, ktorý môže stať v závislosti od konkrétneho typu pokladnice a dodávateľa, ktorý ho bude vykonávať, približne 30 až 90 eur vrátane DPH. Aj skutočnosť, či výrobca poskytuje návod na inštaláciu kódov do pokladnice a jej spustenie, je teda vhodné zvažovať pri jej výbere.

Cena za upgrade ERP na eKasu

V prípade, že sa ako podnikateľ rozhodnete pre možnosť prerobiť vašu aktuálnu elektronickú registračnú pokladnicu na online registračnú pokladnicu, musíte si najskôr u výrobcu overiť, či vami používaný model elektronickej registračnej pokladnice je možné z technického hľadiska prerobiť na online registračnú pokladnicu.

V prípade, že upgrade na online registračnú pokladnicu je možný, je potrebné počítať s tým, že všetci dodávatelia, ktorí ho vykonávajú, sú pomerne vyťažení a prerobenie elektronickej registračnej pokladnice na online registračnú pokladnicu môže pokojne trvať aj niekoľko dní až týždňov. V prípade, že máte na prevádzke len jednu pokladnicu, dobre zvážte túto alternatívu. Môže sa vám stať, že budete pomerne dlho bez pokladnice a nebudete môcť prijímať tržby v hotovosti, čo znamená, že váš kamenný obchod bude musieť byť pravdepodobne zatvorený.

Cena za upgrade na eKasa online registračnú pokladnicu závisí od konkrétneho modelu pokladnice a poskytovateľa služby. Pohybuje sa približne od 150 eur vrátane DPH.

Po úspešnom vykonaní upgradeu z elektronickej registračnej pokladnice na online registračnú pokladnicu budete musieť absolvovať vyššie uvedené kroky ako pri kúpe novej online registračnej pokladnice. Prostredníctvom servisnej organizácie budete musieť ukončiť prevádzku elektronickej registračnej pokladnice (to sa udeje v rámci upgradeu) a oznámiť to daňovému úradu. Tiež bude potrebné požiadať o pridelenie kódu pokladnice eKasa klient a po jeho pridelení nakoniec do upgradeovanej eKasa pokladnice nahrať inicializačný a autentifikačný balík, aby ste ju mohli naplno používať.

Cena pripojenia pokladnice na internet

Jedným z pomerne dôležitých nákladov na prevádzku online registračnej pokladnice je aj internetové pripojenie. Pokladnica napojená na eKasa systém totižto ku svojmu správnemu fungovaniu nevyhnutne potrebuje aj internetové pripojenie, aby pri vydávaní každého pokladničného dokladu mohla prebehnúť komunikácia medzi pokladnicou a servermi eKasa systému Finančnej správy Slovenskej republiky.

V prípade, že v prevádzke už v súčasnosti máte zavedený internet, žiadne dodatočné náklady vám v súvislosti s prechodom na eKasa systém nevznikajú. Ak ale kvôli eKasa systému budete musieť do svojho obchodu zaviesť internetové pripojenie, je potrebné počítať z určitými nákladmi navyše, prvotnými a potom pravidelnými. Niečo vás bude stáť už prípadná prvotná inštalácia internetu a kúpa zariadení (napríklad WiFi routerov a káblov). Potom je potrebné počítať aj každomesačným poplatkom za internet. Medzi vyššie uvedenými nákladmi môžu existovať pomerne veľké rozdiely podľa toho, akým spôsobom a od akého dodávateľa budete prístup na internet kupovať.

Celková cena za eKasu - online registračnú pokladnicu