Čo by ste mali vedieť o eKase, ak plánujete predávať na trhoviskách, jarmokoch alebo ak pokladnicu používate na ambulantný predaj?
Ak plánujete predávať na trhových miestach ako sú trhoviská, tržnice, stánky s trvalým stanovišťom, predávať prostredníctvom ambulantného predaja (stánky s dočasným stanovišťom, pojazdné predajne, sezónny predaj pred prevádzkarňou)a budete platby prijímať v hotovosti alebo platobnou kartou, tiež máte od 1. júla 2019 povinnosť používať výhradne pokladnicu napojenú na systém eKasa. Od tohto dátumu sa preto predaj na trhových miestach pomerne zásadným spôsobom zmení v porovnaní s tým, ako fungoval doteraz.
Prepojenie vašej pokladnice na systém eKasa si však vyžaduje internetové pripojenie. Pri používaní pokladnice na príležitostných trhoch alebo pri ambulantnom predaji sa preto podnikateľ musí vysporiadať s viacerými problémami, ktoré pri predaji v kamennej prevádzke nevznikajú. Časté zmeny predajného miesta, praktická manipulácia s pokladnicou, spôsob napojenia pokladnice na elektrickú energiu a zabezpečenie internetového pripojenia na rôznorodých miestach. To všetko sú problémy, ktoré musí podnikateľ predávajúci na rôznych trhových miestach vyriešiť.
V tomto článku sa dozviete všetko o používaní pokladnice na trhových miestach (ambulantný predaj alebo príležitostný trh) a o tom, aké povinnosti by ste si mali vždy pri takomto predaji splniť, aby ste sa vyhli zbytočným sankciám.
Druhy eKasa pokladníc, ktoré môžete používať pri ambulantnom predaji a predaji na príležitostných trhoch
Pri predaji na trhových miestach sa (rovnako ako pri predaji v „kamennej prevádzke“) môžete rozhodnúť medzi dvoma typmi eKasa pokladníc – buď budete používať online registračnú pokladnicu alebo virtuálnu registračnú pokladnicu. Medzi týmito dvoma druhmi pokladníc existujú viaceré zásadné rozdiely z hľadiska spôsobu ich používania, praktickosti či funkcionality, ktoré by ste mali zvážiť pri výbere pokladnice používanej na trhových miestach.
Online registračná pokladnica používaná pri ambulantnom predaji a predaji na príležitostných trhoch
Online registračná pokladnica je zjednodušene povedané každému známa hardvérová elektronická registračná pokladnica („ERP-čka“), ktorá ma navyše v sebe zabudovaný softvér a hardvér, ktorý jej umožňuje pripojenie na internet a komunikáciu so systémami finančnej správy. Online registračné pokladnice sa vyhotovujú v rôznych prevedeniach. Na predaj na príležitostných troch a ambulantný predaj sú vhodnejšie tie, ktoré majú menšie rozmery. Jedným z najdôležitejších parametrov pri používaní pokladnice na trhových miestach by malo byť to, aby pokladnica mala zabudovanú aj batériu s dostatočne dlhou výdržou.
V porovnaní s virtuálnou registračnou pokladnicou je potrebné počítať s tým, že obstaranie online registračnej pokladnice vás bude stáť podstatne viac peňazí (rádovo o niekoľko stoviek eur). Klasická hardvérová pokladnica teda nie je vôbec lacná záležitosť. Ich výhodou je však to, že sú kompatibilnejšie s rôznymi periférnymi zaradeniami ako sú napríklad platobné terminály, skenery kódov a digitálne váhy. Problémom so spárovaním pokladnice s týmito zariadeniami sa teda vo väčšine prípadov nemusíte báť. Softvér online registračnej pokladnice, cez ktorý môžete spravovať predávané položky a vyhotovovať podrobné reporty predaja, bude (v závislosti od výrobcu pokladnice) pravdepodobne o niečo viac prepracovaný ako v prípade virtuálnej registračnej pokladnice.
Nevýhodou online registračnej pokladnice môže byť to, že v prípade poruchy ju buď potrebujete opraviť alebo nahradiť inou. Ak nemáte v danom okamihu v zálohe druhú pokladnicu, budete musieť vyhotovovať paragóny, čo vám značne skomplikuje predaj. Tie je však tiež možné vyhotovovať obmedzene, najviac počas 48 hodín od vzniku poruchy. Predsa len, pri virtuálnej registračnej pokladnici je v prípade jej poruchy jednoduchšie zaobstarať si iný mobil, tablet alebo počítač.
Online registračnú pokladnicu však môžete používať aj na miestach, kde z nejakého dôvodu nie je internet. Funguje aj v režime offline a zaznamenané údaje o pokladničných dokladoch sa pokladnice k finančnej správe prenesú po jej opätovnom pripojení na internet. To je pomerne veľká výhoda online registračnej pokladnice. Keby ste na takomto mieste bez internetu chceli použiť virtuálnu registračnú pokladnicu, ani by ste sa do nej nemohli prihlásiť a museli by ste vyhotovovať paragóny.
Virtuálna registračná pokladnica používaná pri ambulantnom predaji a predaji na príležitostných trhoch
Virtuálna registračná pokladnica funguje na princípe softvéru Finančnej správy Slovenskej republiky a hardvéru samotného podnikateľa. V praxi funguje tak, že prostredníctvom hardvéru sa cez internet prihlásite do aplikácie finančnej správy, v ktorej potom už len „blokujete“ predané tovary alebo služby. Pokladničný doklad potom vytlačíte cez akúkoľvek tlačiareň.
Najväčšou výhodou virtuálnej registračnej pokladnice je jej cena. Aplikácia finančnej správy na používanie virtuálnej registračnej pokladnice je úplne bezplatná. Čo sa týka hardvéru, ten si musí zaobstarať sám podnikateľ, avšak môže ním byť počítač, smartfón alebo tablet, ktorý sa dokáže pripojiť na internet. Okrem toho budete potrebovať aj akúkoľvek tlačiareň. V kamennej predajni by postačovala aj klasická kancelárska tlačiareň, ale pri predaji na trhových miestach prirodzene s ňou počítať nemôžete. K virtuálnej registračnej pokladnici používanej na príležitostných trhoch a pri ambulantnom predaji je potrebné si zakúpiť mobilnú tlačiareň na batérie. Na trhu existujú rôzne riešenia týchto tlačiarní, častokrát veľmi kompaktných rozmerov s prenosom dát medzi pokladnicou a tlačiarňou prostredníctvom bluetooth. Celú virtuálnu registračnú pokladnicu tak môžete nosiť aj vo vrecku.
Keďže virtuálna registračná pokladnica používaná na trhových miestach funguje cez mobil alebo tablet, pri ich poruche je omnoho rýchlejšie a jednoduchšie požičať si alebo kúpiť si iný a spustiť si na ňom aplikáciu znovu. Nemusíte byť odkázaný na servis alebo úplne novú kúpu, ako je to pri online registračnej pokladnici.
Virtuálna registračná pokladnica je lacnejšia, ale pri výpadku internetu ju nespustíte.
Veľkou nevýhodou VRP je to, že na miestach bez internetového pripojenia ju ani nespustíte, pretože jej spustenie si nevyhnutne vyžaduje prihlásenie sa do konta virtuálnej registračnej pokladnice cez internet. Ak plánujete predávať aj na takýchto trhových miestach, je vhodné si vopred priamo na mieste vyskúšať, či sa vám podarí do pokladnice prihlásiť. Inak budete musieť vyhotovovať paragóny. V porovnaní s online registračnou pokladnicou sa vám pri virtuálnej registračnej pokladnici nemusí podariť spárovať všetky potrebné periférne zariadenia (terminály, skenery, váhy). Samotná správa predávaných položiek, vyhotovovanie reportov tiež nebudú na takej vysokej úrovni, ako v prípade online registračných pokladníc od špecializovaných výrobcov. Ak ale nebudete predávať niekoľko stoviek tovarov alebo služieb, budú vám možnosti virtuálnej registračnej pokladnice určite postačovať.
Špecifické označenie pokladnice používanej na viacerých miestach
V každej eKasa pokladnici je zaevidované aj predajné miesto, na ktorom sa daná pokladnica používa. Informáciu o predajnom mieste musí povinne obsahovať aj každý pokladničný doklad vydaný zákazníkovi. Používanie pokladnice pri ambulantnom predaji a predaji na príležitostných trhoch je špecifické tým, že táto pokladnica sa používa na rôznych predajných miestach v odlišnom čase. Napríklad pojazdná predajňa domácich zabíjačkových špecialít jazdiaca po viacerých obciach v rámci jedného dňa môže mať v jeden deň aj 50 rôznych predajných miest.
Zákon č. 289/2008 Z. z. o používaní elektronickej registračnej pokladnice v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o používaní elektronickej registračnej pokladnice“ v príslušnom tvare) ošetruje aj túto situáciu. Ak sa eKasa pokladnica používa na rôznych predajných miestach v odlišnom čase, ako predajné miesto sa uvedie „prenosná pokladnica e-kasa klient“. Takéto označenie predajného miesta je potrebné uviesť už pri žiadosti o pridelenie kódu pokladnice eKasa klient (neskôr je možné toto predajné miesto aj zmeniť).
Adresa alebo GPS predajného miesta na každom pokladničnom doklade
Jednou z povinností, ktoré si musí podnikateľ používajúci prenosnú eKasa pokladnicu vždy splniť, je povinnosť zaevidovať do pokladnice adresu alebo GPS súradnice predajného miesta, na ktorom v reálnom čase eviduje prijatú tržbu (zákon o používaní elektronickej registračnej pokladnice, § 7a ods. 8). V prípade, že predajným miestom podnikateľa je samotné vozidlo, môže podnikateľ namiesto adresy alebo GPS súradníc zaevidovať do eKasy evidenčné číslo tohto vozidla slúžiaceho ako pojazdná predajňa.
Povinnosť zaznamenať do pokladnice adresu alebo GPS súradnice predajného miesta sa netýka len situácie, keď podnikateľ prijíma tržbu, ale aj situácie, ak sa v súvislosti s pokladnicou uskutočňuje vklad alebo výber hotovosti. Ak si túto povinnosť nesplníte a v pokladnici nebudete mať zaevidované správne miesto predaja, vkladu alebo výberu, daňový úrad vám uloží pokutu od 100 eur do 3 300 eur.
V prípade spomínanej pojazdnej predajne domácich zabíjačkových špecialít by sa preto podnikateľ mohol rozhodnúť, že do pokladnice zaznamená evidenčné číslo („ŠPZ-ku“) pojazdnej predajne namiesto toho, aby niekoľkokrát počas dňa menil v pokladnici adresu alebo GPS súradnice aktuálneho predajného miesta.
V súvislosti s častými zmenami predajného miesta má virtuálna registračná pokladnica šikovnú funkciu, ktorá vám môže ušetriť veľa času. V aplikácii virtuálnej registračnej pokladnice pre mobilné zariadenia je možné zadať umiestnenie pokladnice aj tak, že si GPS súradnice virtuálna registračná pokladnica získa sama z aktuálnej polohy vášho mobilného zariadenia.
Pri predaji na trhovom mieste musíte do pokladnice zapísať jeho adresu alebo GPS súradnice.
Okrem toho, že sa adresa alebo GPS súradnice (resp. evidenčné číslo vozidla) predajného miesta zaevidujú do pokladnice, budú tieto informácie v reálnom čase z prenosnej pokladnice odosielané aj do eKasa systému priamo Finančnému riaditeľstvu Slovenskej republiky. Daňové úrady tak budú v reálnom čase vedieť, kde práve tovary alebo služby predávate.
Krátkodobý výpadok internetu na trhovom mieste a jeho riešenie
Obzvlášť pri používaní eKasa pokladnice na viacerých predajných miestach sa môže podnikateľ stretnúť s krátkodobými výpadkami internetu trvajúcimi niekoľko sekúnd alebo desiatky minút. Samotný eKasa systém je nastavený na hraničnú dobu odozvy dve sekundy. To znamená, že od kedy podnikateľ potvrdí zaevidovanie pokladničného dokladu, tak pokladnica sa spája so systémom finančnej správy a snaží sa s ním vymeniť potrebné údaje v časovom úseku najviac dve sekundy.
Ako sa správa pokladnica pri výpadku internetového pripojenia a zlyhaní komunikácie so servermi finančnej správy, to závisí od toho, či používate online registračnú pokladnicu alebo virtuálnu registračnú pokladnicu.
Online registračná pokladnica umožňuje podnikateľovi fungovať aj offline. Do jej prostredia sa netreba prihlasovať cez internet a má pamäť, ktorá jej umožňuje všetky zaznamenané informácie ukladať aj vtedy, keď internetové spojenie nie je dostupné. Ak z dôvodu krátkodobého výpadku internetového pripojenia výmena údajov medzi pokladnicou a eKasa systémom neprebehne do dvoch sekúnd, pokladničný doklad bude možné v online registračnej pokladnici aj napriek tomu vytlačiť. Namiesto unikátneho identifikátora dokladu však bude obsahovať podpisový kód podnikateľa. Na tomto pokladničnom doklade budú navyše uvedené slová „OFF-LINE DOKLAD“.
Do pamäte online registračnej pokladnice sa pri takejto situácii uloží dátová správa obsahujúca údaje o príslušnom pokladničnom doklade. Podnikateľ je povinný do 48 hodín túto dátovú správu odoslať do systému eKasa. Ak však zlyhanie odoslania dokladu do eKasa systému bolo spôsobené na strane finančného riaditeľstva, podnikateľ je dátovú správu povinný odoslať do eKasa systému až do 48 hodín od zverejnenia oznámenia o odstránení prekážok na strane finančného riaditeľstva na jeho internetovej stránke.
Virtuálna registračná pokladnica bez internetového pripojenia nedokáže fungovať vôbec. Preto aj krátkodobý výpadok pripojenia podnikateľom s virtuálnom registračnou pokladnicou neumožňuje vyhotovovať pokladničné doklady. Buď teda podnikateľ pár sekúnd počká a pokúsi sa pokladničný doklad zaevidovať znovu alebo musí zákazníkovi vydať paragón. Údaje z vyhotovených paragónov je podnikateľ potom povinný zaevidovať v eKasa pokladnici najneskôr do desiatich kalendárnych dní po uplynutí mesiaca, v ktorom bola prevádzka virtuálnej registračnej pokladnice obnovená.
Čo robiť, ak je trhové miesto alebo miesto na ambulantný predaj trvale bez internetového pripojenia
Za bežných okolností kamenných prevádzok, ak predajné miesto podnikateľa je trvale bez internetového pripojenia, musí podnikateľ požiadať daňový úrad o povolenie odkladu zo zasielania údajov z online registračnej pokladnice do systému eKasa (pri virtuálnej registračnej pokladnici takýto postup nie je možný, keďže tá offline nefunguje vôbec). Ak by takáto žiadosť bola opodstatnená a dostatočne preukázaná, podnikateľ by na základe rozhodnutia daňového úradu o povolení odkladu zo zasielania údajov z online registračnej pokladnice do systému eKasa musel tieto údaje zasielať až do 30 dní od ich zaevidovania v pokladnici.
V prípade, že podnikateľ používa pokladnicu na viacerých miestach a táto pokladnica je označená ako prenosná pokladnica eKasa klient, nie je možné vyššie uvedený postup aplikovať. Ak teda podnikateľ predáva aj na trhových miestach, kde internetové pripojenie nie je dostupné, nemôže požiadať o povolenie odkladu zo zasielania údajov z online registračnej pokladnice do eKasa systému. Pri prenosných pokladniach je v prípade predaja na trhových miestach s trvale nedostupným internetovým pripojením potrebné postupovať podľa § 10 ods. 6 zákona o používaní elektronickej registračnej pokladnice.
Ak podnikateľ používa online registračnú pokladnicu, môže ju aj na trhovom mieste s nedostupným internetom používať v offline režime. Pokladničné doklady budú namiesto unikátneho identifikátora dokladu obsahovať podpisový kód podnikateľa a oznámenie „OFF-LINE DOKLAD“. Do 48 hodín však podnikateľ musí dátové správy z vydaných pokladničných dokladov uložené v pamäti online registračnej pokladnice odoslať do systému eKasa.
Virtuálnu registračnú pokladnicu na miestach bez internetového pripojenia nie je možné používať vôbec. Na týchto miestach je podnikateľ s virtuálnou registračnou pokladnicou povinný vyhotovovať paragóny. Následne musí podnikateľ údaje z vyhotovených paragónov do desiatich kalendárnych dní po uplynutí príslušného mesiaca zaevidovať vo virtuálnej registračnej pokladnici, aby sa cez internet nahrali do eKasa systému.
Obci pred predajom na trhovom mieste musíte preukázať, že máte pokladnicu
V súvislosti s predajom na trhových miestach a používaním registračnej pokladnice je vhodné spomenúť aj povinnosť podnikateľa, ktorá mu vyplýva zo zákona č. 178/1998 o podmienkach predaja výrobkov a poskytovania služieb na trhových miestach v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o podmienkach predaja výrobkov a poskytovania služieb na trhových miestach“ v príslušnom tvare). Trhové miesta (trhovisko, tržnica, stánok s trvalým stanovišťom, verejné priestranstvo určené na príležitostný trh alebo na ambulantný predaj) zriaďuje obec. Z tohto dôvodu je možné predávať výrobky a poskytovať služby na trhových miestach len na základe povolenia vydaného obcou.
Jednou z príloh k žiadosti o povolenie na predaj výrobkov a poskytovanie služieb na trhovom mieste je aj fotokópia strany označenej ako ZÁZNAMY DAŇOVÉHO ÚRADU z knihy elektronickej registračnej pokladnice alebo fotokópia potvrdenia daňového úradu o pridelení daňového kódu virtuálnej registračnej pokladnice, na ktorej je zaznamenané pridelenie daňového kódu elektronickej registračnej pokladnice (zákon o podmienkach predaja výrobkov a poskytovania služieb na trhových miestach, § 3 ods. 5 písm. b)).
Znenie tohto ustanovenia nebolo s príchodom eKasa systému novelizované, preto obsahuje aj neaktuálne údaje či zastarané výrazy (napríklad kniha elektronickej registračnej pokladnice sa už viesť nebude). Od 1. júla 2019 je preto pri žiadosti o povolenie na predaj na trhovom mieste (ambulantný predaj alebo predaj na príležitostnom trhu) potrebné obci priložiť príslušné oznámenie alebo rozhodnutie daňového úradu o pridelení kódu pokladnice eKasa klient.
