Pohľad nezávislých profesionálov dokáže odhaliť mnohé slabé miesta. Ako získať príspevok na realizáciu auditu v rôznych oblastiach a v čom konzultanti poradia?
Audit si možno predstaviť ako kontrolu, spôsob spätnej väzby k istej činnosti vo firme. Mnohé vie v spoločnosti odhaliť a pomôcť zmeniť či napraviť. Podnikatelia však často auditom (mimo tých zákonom určených, napr. audit účtovnej závierky či energetický audit) nevenujú veľkú pozornosť. Buď sa im nezdá potrebné investovať do externého pohľadu alebo audit odsúvajú na „druhú koľaj“, lebo je stále niečo „dôležitejšie“. Audit tiež nie je pre firmu zanedbateľnou nákladovou položkou, lebo stojí firmu peniaze dvakrát. Na jednej strane si vyžaduje financie na zaplatenie konzulantov, ktorí sa pozrú na problematickú, no zároveň audit si vyžaduje čas podnikateľov a manažérov, ktorí sa nemôžu naplno venovať svojej bežnej činnosti. Podporiť zefektívňovanie rôznych firemných procesov sa rozhodla motivovať Slovak Business Agency (SBA) prostredníctvom služby voucherov v hodnote 9 600 eur na jeho realizáciu firemných auditov.
Čo je procesný audit a s čím firme pomáha?
„Procesy, ktoré platili pre spoločnosť s piatimi zamestnancami, budú výrazne nedostačujúce pre spoločnosť s dvadsiatimi zamestnancami. To isté sa dá povedať o výrobných zariadeniach, IT štruktúre alebo riadení pobočiek. A presne o potrebe správnej aktualizácie interných procesov v rôznych oblastiach vo fáze rastu každého podnikania, je táto služba,“ vysvetľuje Marián Letovanec, riaditeľ sekcie národných a medzinárodných programov SBA. Audit teda podnikateľom pomáha v rozvoji ich biznisu – upozorní na rôzne riziká, poskytne konkrétne návrhy, ako im predísť, a tiež odhalí príležitosti, ktoré firma nevyužíva. Výstupom auditu tak sú riešenia pre zlepšenie situácie v danej spoločnosti.
Kontrolu vo forme auditu zvyčajne vykonáva skupina expertov a môže byť zameraný na celú firmu alebo len na vybranú časť, teda na jednotlivé procesy. Slovak Business Agency ponúka voucher na audit vo viacerých oblastiach, pričom o nezávislú kontrolu sa postarajú konzultačné spoločnosti, ktoré si vyberie podnikateľ sám z dostupných spoločností na trhu. Získať musí tri záväzné cenové ponuky od potenciálnych realizátorov auditu – podnikateľ si vyberie toho, kto ponúkne najnižšiu cenu (v prípade platcov DPH ide o najnižšiu cenu cez DPH, v prípade neplatcov DPH ide o najnižšiu celkovú cenu). Ak by boli cenové ponuky rovnaké, rozhoduje čas, teda ktorá ponuka prišla skôr. Experti zistia stav nastavenia procesov vo vybranej oblasti.
Oblasti auditu, na ktoré možno získať voucher od SBA
Firma, ktorá o voucher požiada, si môže vybrať, na akú oblasť bude audit smerovať - či pôjde o:
- interné procesy (aj v kontexte spotreby energií),
- marketing,
- IT oblasť,
- obchodné vzťahy,
- alebo niečo iné, pričom poukážku nie je možné použiť na finančný a účtovný audit.
Podľa M. Letovanca je zatiaľ najväčší záujem najmä o audit interných procesov, či už vo vzťahu k výrobe, logistike, odbytu, alebo zamestnancom. „Zaznamenávame tiež vysoký záujem o audit nastavených procesov v marketingu, napr. audit marketingovej stratégie, webstránky, sociálnych sietí atď.,“ uvádza a dodáva, že z pohľadu doteraz schválených žiadostí približne 38 % sa týkalo interných procesov, 35 % marketingu, 18 % IT a zvyšok tvoria ostatné oblasti.
Firmy si zvyčajne vyberajú len len jednu oblasť auditu a na ňu sa detailne sa na ňu zameriavajú. Dôvodom je, že podnikateľ, ktorý získa podporou na realizáciu auditu je povinný osloviť potenciálnych dodávateľov, ktorí zadanie komplexne zastrešia. V prípade viacerých oblastí by tak musel nájsť dodávateľa zameraného na všetky vybrané činnosti, čo by bolo náročné. „Ak by podnikateľ chcel audit IT, marketingu aj HR, musel by osloviť spoločnosti, ktoré toto všetko vedia zastrešiť. Nakoľko ide o výrazne rozdielne expertízne oblasti, mohlo by sa stať, že nenájde troch dodávateľov, ktorí by vedeli naceniť celú problematiku a cenové ponuky by neboli komplexné a porovnateľné. Tým by bol výber riešiteľa auditu neúspešný,“ vysvetľuje M. Letovanec. Je preto vhodné sústrediť sa práve na jednu kritickú oblasť.
Kto môže získať voucher na audit?
O podporu vo forme voucheru nemôžu žiadať všetky firmy. Spoločnosť/žiadateľ musí spĺňať nasledovné požiadavky:
- byť na trhu viac ako 3 roky a mať na ňom stabilné miesto,
- mať rozvinuté interné procesy, či už v podobe organizačnej štruktúry (ľudské zdroje, úrovne rozhodovania), výrobného procesu, logistiky, existencie partnerskej siete, ale aj viacerých organizačných jednotiek, IT procesov, marketingových stratégií a pod.,
- v závislosti od charakteru auditu je potrebná aj existencia zamestnancov alebo spolupracovníkov, ktorí sa na podnikaní podieľajú,
- mať sídlo v Slovenskej republike, pričom osobitná výzva je pre firmy v Bratislavskom kraji a osobitná pre spoločnosti mimo Bratislavského kraja.
Ako uvádza M. Letovanec, najčastejšie majú o procesný audit záujem staršie etablované firmy, resp. priemyselné podniky, ktoré majú viacero na seba nadväzujúcich oddelení (divízií) – sklad, výrobu, distribúcia, odbyt a podobne, kde prebieha viacero na seba nadväzujúcich interných procesov. „Najmä v prípade existencie rozvinutých interných procesov, ktoré spoločnosti neaktualizujú na pravidelnej báze, má služba procesný audit svoje uplatnenie,“ vysvetľuje.
Druhým typom firiem, ktoré majú o službu záujem, sú podľa jeho slov spoločnosti, ktorým nefunguje marketing, hoci do neho pravidelne investujú, majú nastavenú marketingovú stratégiu, využívajú sociálne siete a podobne. „Opäť ale pri rozhovoroch so žiadateľmi často prídeme na to, že tieto nastavenia sú staré, neaktuálne a vôbec sa neprispôsobujú meniacim sa podmienkam trhu, takže v konečnom meradle nefungujú a prinášajú podnikateľovi len náklady a takmer žiadne výsledky.“
Ďalší typ žiadateľov sú spoločnosti v štádiu prudkého rastu, ktoré v priebehu roka/dvoch vyrástli zo spoločnosti s pár zamestnancami na takú, ktorá zamestnáva 30 a viac ľudí, pričom počas tohto obdobia nikto neaktualizoval interné procesy, a tie nezodpovedajú ich súčasným potrebám.
Ako získať poukážku na procesný audit - postup
Po splnení minimálnych podmienok sú následne v rámci komisie hodnotené tieto kritériá:
- spracovanie žiadosti a motivácia žiadateľa,
- zhodnotenie podnikania malého/stredného podniku a pridanej hodnoty jeho produktov,
- spracovanie povinnej prílohy – predpokladaný rozsah a odhad ceny auditu.
Konkrétne kroky celého procesu stanovuje Slovak Business Agency takto:
- Na úvod by sa mal každý potenciálny žiadateľ oboznámiť s pravidlami a podmienkami výzvy.
- Následne je vhodné úvodné stretnutie s ľubovoľnou konzultačnou spoločnosťou, ktorá poskytuje služby, o ktoré má podnikateľ záujem. Na základe prípravnej konzultácie si podnikateľ stanoví ciele auditu, jeho rozsah, predpokladané metódy a aktivity, ktoré budú potrebné pre jeho realizáciu a predpokladanú cenu. Tieto údaje následne musí žiadateľ vyplniť do povinnej prílohy - Predpokladaný rozsah a odhad ceny auditu.
- Potom na stránke www.npc.sk žiadateľ vyplní formulár žiadosti. V nej treba vyplniť o audit akej oblasti má firma záujem, prečo sa podnikateľ rozhodol vykonať kontrolu, aká je jeho predstava o konkrétnych procesoch, ktoré by chcel skontrolovať. Taktiež žiadateľ vymenuje kľúčové produkty/služby firmy a aká je jej konkurenčná výhoda, opíše biznis model, príležitosti a hrozby jeho podnikania v súčasnosti a uvedie, či plánuje rozširovať svoje portfólio a inovovať, link na webstránku firmy a kontaktné údaje. V žiadosti uvádza aj spoločnosti, ktorým bude posielať žiadosti o cenové ponuky.
- Spolu s povinnou prílohou žiadosť odošle.
- Plánovaný audit žiadateľ osobne odprezentuje pred schvaľovacou komisiou. Ide o krátke (cca 5 minútové) predstavenie predmetu svojho podnikania, aktuálne nastavených procesov vo firme, dôvodov, prečo je potrebné vykonať audit a očakávané výsledky. Žiadosť komisia vyhodnotí a schváli alebo zamietne.
- Po schválení žiadosti uzatvorí SBA so žiadateľom zmluvu. Nakoľko sa žiadosti vyhodnocujú na mesačnej báze, maximálny čas od podania žiadosti po jej schválenie je mesiac a pol. Ako uvádza M. Letovanec, závisí to od toho, kedy klient poslal žiadosť. Čas od schválenia po podpis zmluvy je následne približne 2 týždne.
- Ďalším krokom je získanie aspoň troch záväzných cenových ponúk od ľubovoľných konzultačných spoločností, a to do jedného mesiaca od podpisu zmluvy so Slovak Business Agency.
- Spoločnosť, ktorej cenová ponuka v súťaži zvíťazí, musí maximálne do troch mesiacov od schválenia výberu riešiteľa (teda do štyroch mesiacov od podpisu zmluvy) zrealizovať v danej firme audit a vystaviť správu z auditu objednávateľovi.
- Záverečným krokom je odprezentovanie výsledkov konkrétneho auditu pred hodnotiacou komisiou. Správa z auditu môže byť odovzdaná v akomkoľvek formáte s minimálnym rozsahom 20 strán tak, aby rozsah zodpovedal obsahovej stránke zadanej objednávky s ohľadom na charakter daného auditu a potrebnú úroveň odbornosti. Správa by mala obsahovať štruktúrovane usporiadané zistenia súčasného stavu analyzovaných procesov, ich vyhodnotenie napríklad formou SWOT analýzy, no tiež zoznam v praxi realizovateľných návrhov opatrení a odporúčaní na zlepšenie.
Celoslovenská výzva je otvorená do 30.04.2023. V rámci projektov Národného podnikateľského centra bol pre potreby podpory/revízie interných procesov malých a stredných firiem ukazovateľ stanovený na hodnotu približne 400. To znamená, že finančnú poukážku získa asi 400 firiem. „V súčasnosti (vo februári 2023) ho máme naplnený cca na 50 – 55 %. Výberové komisie zasadajú každý mesiac, takže tento údaj sa rýchlo mení,“ uzatvára M. Letovanec.
