Podnikový informačný systém (Enterprise information system)

V čom sa líšia firemné informačné systémy, čo od kvalitného podnikového systému očakávať a na čo si dať pri jeho výbere pozor?

Informačným systémom sa označuje akýkoľvek systém na zber, spracovanie, ukladanie a prezentovanie údajov. V minulosti to boli napr. papierové kartotéky u lekárov, či zložky, ktoré mali o každom zákazníkovi predavači u Baťu. Dnes ide o softvérové riešenie, bez ktorého sa nezaobíde žiadna rastúca firma.

Aké vlastnosti majú kvalitné informačné systémy?

• Z rôznych vstupných dát získavajú informácie, ktoré by bolo veľmi náročné získať inou cestou. V súčasnosti takéto informačné systémy využívajúce tzv. data mining či umelú inteligenciu. Typickými príkladmi sú nástroje pomáhajúce optimalizácii ciest v logistike, nástroje na prepojenie informácií o zákazníkoch nakupujúcich on-line s informáciami o pohybe a nákupoch zákazníkov v  kamenných predajniach či predpoveď predajov na základe počasia.
• Poskytujú rôzne pohľady na dáta podľa pracovného zaradenia. Iné údaje potrebuje z informačného systému získať majiteľ firmy, iné obchodník, iné skladník. Z pohľadu skladníka je potrebné vidieť jednotlivé kusy konkrétnych výrobkov v konkrétnom sklade, v prípade potravín ho môžu zaujímať napríklad aj informácie o ich dátume spotreby a pod. Obchodníkovi môžu postačovať kusy zaokrúhlené na stovky, ktoré má firma aktuálne dostupné a majiteľ bude spokojný, ak uvidí globálny prehľad v jednoduchej tabuľke.
• Umožňujú pokročilý reporting, ktorý využíva umelú inteligenciu a navrhuje grafy a zobrazenie dát. Môžete tak získať úplne nový pohľad na informácie. Napríklad up-sell produktov výrazne uľahčí report ukazujúci, ktoré dodatočné produkty sa najlepšie predávali s konkrétnym výrobkom u konkrétnych zákazníckych skupín (napríklad, že muži spolu s plienkami často nakupujú aj pivo).
• Automatizujú prácu a procesy. Po prijatí objednávky môže systém sám zabezpečiť požadovaný tovar u dodávateľa, vystaviť faktúru a odoslať dotazník o spokojnosti.
• Majú modulárnu štruktúru. Niektorému e-shopu môže postačovať systém na objednávanie, iný predajca môže potrebovať automatické vystavovanie faktúr a import do účtovníctva, ďalší podnikateľ vyžaduje prepojenie s kuriérskou firmou, aby nemusel ručne vypisovať štítky na balíky. Pri modulárnej štruktúre informačných systémov to nie je žiadny problém.
• Podporujú prácu aj na mobilných zariadeniach.
• Umožňujú ľahkú správu používateľov a pokročilé nastavenia prístupových práv.
• Sú flexibilné pri úpravách a rozšíreniach. Ak požadujete systém prepojiť s inými nástrojmi firmy alebo dopracovať niečo špeciálne, je obvyklé, že tvorcovia informačných systémov sprístupňujú  dostupnú dokumentáciu, ktorá to umožní. Tá môže mať nielen formu dokumentu, ale napríklad aj videa. Sú to rôzne návody, postupy inštalácie či demo príklady.
• Majú prepracované používateľské rozhranie. Čím je podnikový informačný systém komplexnejší, tým je táto vlastnosť dôležitejšia. Mal by totiž pomáhať používateľom uľahčovať prácu, rýchlo pracovať a rýchlo sa vedieť zorientovať.

V čom sa líšia informačné systémy v podnikoch?

Z hľadiska účelu použitia existujú dve základné skupiny podnikových informačných systémov:

1. všeobecné,
2. špecifické.

Všeobecné a špecifické systémy možno používať prakticky vo všetkých odvetviach podnikania. Samostatnou skupinou sú špecializované systémy určené a vhodné len pre konkrétne odvetvia. Kým špecifický systém môže byť určený napríklad na podporu obchodníkov, tak jeho špecializovaná verzia môže byť určená pre obchodníkov s nehnuteľnosťami. Takýmto špecifickým systémom sú rozpočtové softvéry v stavebníctve, ako napríklad CENKROS 4. 

Na obrázku uvádzame porovnanie vlastností týchto systémov. Čím bližšie sa nachádza hodnota k vonkajšej časti osemuholníka, tým lepšie.

Všeobecné informačné systémy -  všetko v jednom

Označujú kategóriu robustnejších riešení spravidla používaných v stredných až veľkých firmách. Ide o tzv. all in one systémy (všetko v jednom). Často sa skladajú z jednotlivých modulov, resp. podsystémov. Výhodou modulárneho systému je, že si môžete aktivovať iba to, čo skutočne využijete. Všeobecné informačné systémy väčšinou obsahujú všetko od nákupu materiálu, cez skladové hospodárstvo, účtovníctvo až po predaj a reporting. Najznámejšou kategóriou sú ERP systémy (Enterprise Resource Planning -  plánovanie podnikových zdrojov).

Pre firmu je dôležité, aby takýto systém dokázal nahradiť rôzne nástroje od viacerých výrobcov do jedného celku. Tým ušetrí čas, peniaze a starosti so správou viacerých nástrojov. Výhody týchto informačných systémov pocíti firma pri čo najväčšej možnej implementácii. Odporúča sa prestať používať rôzne aplikácie, ktoré riešia iba jednu úlohu a začať používať nový systém naplno. Súvisí to s dátami. Rôzne komplexnejšie úlohy týchto systémov, ako predpovede predajov, správanie zákazníkov, dolovanie dát, má zmysel iba pri kvalitných dátach vo veľkých objemoch. Čím viac dát má systém k dispozícii, tým lepšie.

Sú komplexné informačné systémy vhodné aj pre menšie firmy?

Naskytuje sa tu otázka, či sú takého aplikácie vhodné aj pre malých podnikateľov, či dokonca mikropodnikateľov. Odpoveď nie je jednoznačná a záleží najmä od predmetu podnikania firmy a počtu zamestnancov. Vždy je potrebné sa pozrieť na konkrétnu firmu, jej fungovanie, procesy, ale tiež rastový potenciál a ambície.

Príklad 1: Rodinný autoservis s tromi zamestnancami potrebuje najmä evidenciu zákazníkov a fakturáciu. Preto je možné, že nebude potrebovať komplexný informačný systém. Pre takúto firmu bude zrejme vhodnejšie používanie dvoch špecifických systémov – nástroj na fakturáciu a nástroj na evidenciu zákazníkov. Zrejme využije aj špecializovaný diagnostický systém na zisťovanie porúch.

Ak hovoríme o sieti autoservisov, budú už požiadavky iné - priame objednávanie, prepojenie so systémami výrobcov náhradných dielov, optimalizácia zásob a logistických časov, elektronická servisná knižka či e-shop.

Príklad 2: Ak hovoríme o rodinnom vinárstve, tak môže byť firma, ktorá si povie, že jej nevadí vystavovať faktúry v Exceli, vypisovať ručne príjemky a pripravovať prehľady pre colnicu kvôli spotrebnej dani v zložitých tabuľkách. Iným riešením môže byť systém ako ONIX, kde to zvládnu automatizovane na tri kliky od úvodnej objednávky.

Špecifické informačné systémy

Do tejto kategórie patria predovšetkým jednotlivé čiastkové systémy veľkých riešení. Podnikatelia sa často stretávajú s dvomi skratkami – ERP a CRM.

ERP (Enterprise Resource Planning -  plánovanie podnikových zdrojov) je všeobecný informačný systém, pretože rieši celé spektrum oblastí.

Naproti tomu CRM (Customer Relationship Management, systém na správu zákazníkov) je už úzko špecifický systém. Vďaka CRM firma dokáže zhromažďovať a vyhodnocovať informácie o všetkých aktivitách smerom k zákazníkom na jednom mieste. Ide o dopyty, cenové ponuky, e-maily, telefonáty, obchodné stretnutia a pod.

Rôzne špecifické nástroje ponúkajú bohatú funkcionalitu, na výber je z veľkého množstva produktov a často ponúkajú aj bezplatné verzie. Odporučiť ich možno najmä malým začínajúcim firmám, ktoré s informačnými systémami iba začínajú. Vedia priniesť do podnikania poriadok, pomôcť zvýšiť tržby a efektivitu.

Špecializované systémy

Okrem vyššie uvedených nástrojov ešte poznáme špecializované informačné systémy. Tie môžu mať všeobecný i špecifický charakter. Preto sme ich zaradili do samostatnej kategórie. Máme na mysli aplikácie používané v určitom odvetví. Nie sú vhodné pre rôzne segmenty podnikania, ale úzko sa špecializujú iba na konkrétny sektor. Výborným príkladom je softvér pre stavebných rozpočtárov CENKROS 4 alebo softvér pre realitné kancelárie Realsoft. Oba uvedené sú typické pre konkrétne odvetvie a poznajú ich všetci ľudia z fachu, pretože im uľahčujú prácu. Predstavte si, že by ste mali ručne nahrávať identický realitný inzerát na 15 rôznych realitných portálov. Z času na čas ich treba aktualizovať, niečo pridať a následne aj vymazať. Podobné je to aj v stavebníctve, aktualizácia rozpočtov stavieb, úprava cien, či zisťovanie rozdielov môže trvať hodiny alebo pár klikov.

Aké otázky si položiť pred výberom informačného systému?

1. Aké sú očakávania a požiadavky na systém? Spravte si zoznam toho, čo musí systém obsahovať. Tieto požiadavky je potrebné zadefinovať z pohľadu rôznych používateľov. Iné požiadavky bude mať majiteľ firmy, iné oddelenie logistiky a iné obchodníci.
   Do definovania požiadaviek zahrňte kľúčových zamestnancov. Ak budú stotožnení s potrebou informačného systému a uvidia, že spĺňa ich požiadavky, nebudú ho brať ako príťaž, ale ako užitočného pomocníka.
2. Ako majú fungovať procesy po zavedení systému? Je dôležité mať jasno v tom, ako veci vo firme fungujú dnes a či majú po zavedení informačného systému fungovať rovnako alebo chcete niektoré zmeniť. Zároveň je dôležité, či sú súčasné procesy spísané a či v praxi aj reálne fungujú tak, ako sú „na papieri“.
3. Sú vo firme jasne stanovené kompetencie? Majú všetci jasno v tom, čo je ich úloha v jednotlivých procesoch a o čom rozhodujú?
4. Kto bude systém používať? Aké IT zručnosti majú zamestnanci? Potrebujete, aby fungoval na mobilných zariadeniach? Sú používatelia z jednej alebo viacerých krajín? V akom má byť systém jazyku?
5. Aké máte s firmou plány? Bude firma expandovať? Akým spôsobom? Na nové trhy alebo sa bude rozširovať produktové portfólio? Aj o týchto otázkach by ste mali mať pri výbere informačného systému predstavu.

Na čo si dať pozor pri výbere informačného systému do firmy

1. Kvalita systému aj jeho výrobcu. Ako dlho je výrobca na trhu a ako sa mu darí? Pýtajte sa na odporúčania, prípadne kontaktuje priamo výrobcu a požadujte krátku prezentáciu, na ktorej  budete môcť získať odpovede na vaše otázky.
   Orientujte sa na aplikácie, ktoré sa môžu pochváliť certifikátom kvality, ocenením alebo dobrou referenciou.
2. Kybernetická bezpečnosť. Informačný systém bude s veľkou pravdepodobnosťou spracovávať osobné údaje, preto musí byť v súlade s GDPR. Zaujímajte sa, kde sú uložené dáta, či sa robia pravidelné zálohy a ako rýchlo je možné ich obnoviť. Je možné nainštalovať nástroj aj na firemný server? Pýtajte sa na detaily.
3. Náklady. Porovnajte si náklady súvisiace s obstaraním, inštaláciou, správou softvéru s prínosom, ktorý očakávate. Koľko zaplatíte na začiatok a koľko za pravidelnú správu a licencie? Nezabúdajte na zmluvne dohodnutú cenu či hodinovú sadzbu za prípadné doprogramovanie špecifických častí na mieru.
4. Možnosti prenosu dát. Ak ste predtým používali iný nástroj, overte si možností importu a exportu dát.
5. Intuitívnosť systému – S komplexnosťou riešenia zvyčajne rastie zložitosť. A zložité veci nemajú ľudia radi. Je dôležité pozerať aj na parametre týkajúce sa intuitívnosti systému pre používateľov.
6. Implementácia, testovanie a zaškolenie ľudí. Potrebujete, aby motivácia ľudí pracovať so systémom bola čo najvyššia, preto musia vedieť so systémom dobre pracovať a musí v maximálnej možnej miere zohľadňovať ich požiadavky. Musia byť vyškolení a systém musí mať vychytané chyby. Preto nepodceňujte testovanie a rátajte s dostatkom času na zavádzanie systému vo firme.

Ak je vaše podnikanie niečím špecifické alebo chcete informačný systém upraviť presne podľa svojich potrieb, môžete naraziť na limity už ponúkaných riešení. Je možné, že vám nebude vyhovovať žiadne riešenie na trhu. V tom prípade budete musieť požiadať softvérové firmy o naprogramovanie informačného systému podľa vašich požiadaviek na mieru. Lacnejším riešením je doprogramovanie konkrétneho modulu, či úprava existujúceho riešenia pre potreby vašej firmy.

Tento článok bol pripravený v spolupráci so spoločnosťou KROS a.s.