Operácie s hotovosťou patria k rutine pri podnikaní a je potrebné ich správne zaznamenať (zaúčtovať). Podľa slovenskej právnej úpravy účtovníctva majú podnikatelia na výber dve sústavy účtovníctva, a to podvojné alebo jednoduché účtovníctvo, ktoré ukladajú odlišné požiadavky na účtovné knihy a účtovné zápisy v nich, účtovanie o hotovosti nevynímajúc.
Jedným z hlavných rozdielov medzi účtovnými sústavami sú účtovné knihy. Podľa zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o účtovníctve“) sú podnikatelia účtujúci v sústave podvojného účtovníctva povinní viesť tieto účtovné knihy:
- denník,
- hlavnú knihu.
V denníku, ako aj v hlavnej knihe musia byť zaúčtované všetky účtovné prípady daného účtovného obdobia, ale odlišujú sa svojou štruktúrou. V denníku (resp. účtovnom denníku, ako je zaužívané v praxi) sa účtujú účtovné prípady chronologicky. V hlavnej knihe sú účtovné prípady usporiadané z vecného hľadiska systematicky na syntetických a analytických účtoch uvedených v účtovom rozvrhu. Využitím údajov z hlavnej knihy vie účtovná jednotka získať informácie o vybraných skutočnostiach v účtovníctve, napríklad aj o hotovosti v pokladniciach.
Legislatíva neukladá požiadavku vedenia pokladničnej knihy v sústave podvojného účtovníctva podnikateľov, a to ani v prípade evidencie tržieb elektronickou registračnou pokladnicou. Stav a pohyby (príjmy a výdavky) hotovosti sa v podvojnom účtovníctve účtujú na účte 211 – Pokladnica, ku ktorému môže účtovná jednotka vytvoriť analytické účty podľa svojich potrieb, najmä podľa jednotlivých cudzích mien a hmotne zodpovedných osôb.
Pokladničná kniha je samostatnou účtovnou knihou v sústave jednoduchého účtovníctva. Patrí k pomocným knihám a zabezpečuje preukázateľné vedenie účtovníctva o hotovosti (a niektorých ekvivalentoch hotovosti) a pravdivé a verné vykázanie stavu hotovosti v účtovnej závierke. Podnikatelia účtujúci v sústave jednoduchého účtovníctva majú povinnosť viesť pokladničnú knihu priamo zo zákona o účtovníctve, v prípade ak to zákon o účtovníctve vyžaduje.
Pokladničná kniha, kniha elektronickej registračnej pokladnice a kniha uzávierok elektronickej registračnej pokladnice
Požiadavku viesť pokladničnú knihu ako jednu z pomocných kníh ustanovuje zákon o účtovníctve, a to v prípade, ak je to pre účtovnú jednotku potrebné. V praxi je ťažko predstaviteľné podnikať bez hotovosti a viesť pokladničnú knihu je potrebné takmer vždy. Obsah a spôsob vedenia pokladničnej knihy bližšie upravujú postupy účtovania pre podnikateľov účtujúcich v sústave jednoduchého účtovníctva. Podľa zákona č. 289/2008 Z. z. o používaní elektronickej registračnej pokladnice v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o používaní elektronickej registračnej pokladnice“) sú podnikatelia povinní viesť knihu elektronickej registračnej pokladnice. Pokladničná kniha a kniha elektronickej registračnej pokladnice sú knihy s rôznym určením a náplňou.
Do knihy elektronickej registračnej pokladnice sa zapisujú informácie o elektronickej registračnej pokladnici (zariadení), ktoré súvisia s jej technickým stavom, servisoch a podobne. V pokladničnej knihe sa zaznamenávajú účtovné zápisy. Rozlišovať tieto dve knihy je dôležité.
Okrem uvedených kníh sa v praxi často používa kniha uzávierok elektronickej registračnej pokladnice, ktorá ale nie je účtovnou knihou a jej vedenie nevyžaduje ani zákon o používaní elektronickej registračnej pokladnice. Do tejto knihy môžu podnikatelia lepiť denné uzávierky a z praktického hľadiska je jej vedenie vhodné.
Pokladničná kniha – náplň a vzor
V pokladničnej knihe sa účtuje stav a pohyb peňažných prostriedkov v hotovosti s výnimkou cenín v nadväznosti na fyzický stav a pohyb peňažných prostriedkov v pokladnici účtovnej jednotky (podnikateľa). Pre každú zriadenú pokladnicu musí byť otvorená aj pokladničná kniha. Ak má účtovná jednotka (podnikateľ) viac pokladníc (nemusia byť elektronické registračné pokladnice), je povinná otvoriť ku každej samostatnú pokladničnú knihu. Účtovná jednotka (podnikateľ) môže prijímať a vydávať peňažné prostriedky v hotovosti v cudzej mene (valuty), respektíve vo viacerých cudzích menách. V tomto prípade musí mať pre každú cudziu menu otvorenú samostatnú pokladničnú knihu, v ktorej musí účtovať v cudzej mene aj v mene euro (valutovú pokladničnú knihu). Oddeleným prístupom k účtovaniu o peňažných prostriedkoch v jednotlivých pokladniciach (tuzemských ako aj v cudzej mene) sa vytvára analytická evidencia o peňažných prostriedkoch v hotovosti. Vo všeobecnosti (a z praktických skúseností) možno tvrdiť, že vedenie pokladničnej knihy v jednoduchom účtovníctve je skôr povinnosťou ako nástrojom riadenia.
Členenie položiek pokladničnej knihy nie je v Slovenskej republike upravené žiadnym právnym predpisom alebo vzorom. Po zohľadnení požiadaviek postupov účtovania v jednoduchom účtovníctve by bolo vhodné, aby pokladničná kniha obsahovala:
- označenie pokladničnej knihy (slovné, číselné alebo kombináciou) aby bolo zrejmé, ku ktorej pokladnici bola otvorená,
- identifikačné údaje účtovnej jednotky,
- poradové číslo účtovného zápisu,
- dátum,
- označenie a číslo účtovného dokladu,
- obsah účtovného prípadu – text,
- začiatočný stav,
- pohyby hotovosti v členení na:
- príjmy,
- výdavky,
- priebežný zostatok,
- súhrnné sumy príjmov a výdavkov hotovosti za účtovné obdobie,
- konečný stav.
Valutová pokladničná kniha by mala naviac obsahovať údaje podľa čísel 7. - 10. aj v príslušnej cudzej mene.
Na týchto odkazoch si môžete stiahnuť vzory pokladničnej knihy a valutovej pokladničnej knihy.
Spôsob vedenia (účtovanie) pokladničnej knihy
Na začiatku účtovného obdobia sa pri otvorení pokladničnej knihy uvedie (zaúčtuje) začiatočný stav v eurách v sume konečného stavu z bezprostredne predchádzajúceho účtovného obdobia. Ak sa otvára pokladničná kniha v cudzej mene (valutová), uvedie (zaúčtuje) sa začiatočný stav v eurách aj v cudzej mene, v ocenení kurzom, ktorým bola valutová pokladničná kniha uzavretá v bezprostredne predchádzajúcom období. V pokladničnej knihe sa účtuje na základe účtovných dokladov, ktorými sú príjmový pokladničný doklad (PPD) alebo výdavkový pokladničný doklad (VPD). Účtovné zápisy sa vykonávajú v časovom slede (chronologicky) tak, ako v účtovnom období vznikajú. K poslednému dňu každého kalendárneho mesiaca sa v pokladničnej knihe môže uviesť mesačný obrat príjmov a výdavkov (v eurách aj v cudzej mene). Na konci účtovného obdobia sa uvedie (zaúčtuje) obrat príjmov a obrat výdavkov za celé účtovné obdobie a suma konečného stavu peňažných prostriedkov v hotovosti (v eurách aj cudzej mene) pre konkrétnu pokladnicu. Musí platiť vzťah: začiatočný stav + obrat príjmov – obrat výdavkov = konečný stav. Obraty príjmov a výdavkov vo valutových pokladničných knihách zahrnujú aj kurzové rozdiely vyčíslené ku dňu, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka. O kurzových rozdieloch sa bližšie dočítate v časti Pokladničná kniha a jej význam na konci účtovného obdobia.
Pokladničná kniha a účtovanie tržieb inkasovaných prostredníctvom elektronickej registračnej pokladnice
K účtovaniu o hotovosti, ktorá je prijatá prostredníctvom elektronickej registračnej pokladnice môžu viesť účtovné jednotky (podnikatelia) samostatnú pokladničnú knihu. V tejto pokladničnej knihe sa môžu účtovať denné uzávierky (prípadne za dlhšie intervaly, minimálne jedenkrát mesačne). Pre zaúčtovanie v pokladničnej knihe je potrebné vyhotoviť príjmový pokladničný doklad, prípadne doplniť doklad o dennej uzávierke o povinné náležitosti účtovného dokladu. Následne môže účtovná jednotka účtovať o presunoch peňažných prostriedkov v hotovosti do inej pokladnice alebo na bankový účet.
Osobitne je potrebné evidovať tržby prijaté platobnou kartou, ak je elektronická registračná pokladnica takýmto zariadením vybavená. Zákon o účtovníctve ustanovuje povinnosť viesť pomocné knihy v sústave jednoduchého účtovníctva, ak je ich vedenie potrebné na preukázanie a vykazovanie predmetu účtovníctva v účtovnej závierke. V prípade platieb prijatých platobnou kartou je žiaduce viesť knihu priebežných položiek, v ktorej sa zaznamenajú tieto platby, až do zúčtovania pri ich prijatí na bankový účet. V pokladničnej knihe sa o tržbách prijatých týmto spôsobom neúčtuje, pretože nezakladajú tok hotovosti.
Pokladničná kniha a jej význam na konci účtovného obdobia (inventarizácia, kontrola)
Minimálne štyrikrát do roka (za účtovné obdobie) sa musí vykonať inventarizácia peňažných prostriedkov v hotovosti, z toho jedenkrát ku dňu, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka (obvykle k 31. 12.). Inventarizáciou sa overuje, či skutočný stav peňažných prostriedkov v hotovosti v konkrétnej pokladnici súhlasí so stavom v účtovníctve, teda s evidovaným stavom v konkrétnej pokladničnej knihe. V rámci inventarizácie sa vykonáva inventúra, ako aj prepočítanie konečného stavu peňažných prostriedkov v hotovosti v cudzej mene referenčným kurzom ECB alebo NBS z dôvodu zreálnenia ocenenia k súvahovému dňu. Pomôckou pri vykonávaní inventúry hotovosti je mincovka, ktorá tvorí súčasť inventúrneho súpisu. Jednoduchý vzor mincovky si môžete siahnuť tu.
Inventarizačným rozdielom môže byť schodok alebo prebytok hotovosti, ak ho nemožno preukázať účtovným dokladom. V závislosti od charakteru inventarizačného rozdielu sa v pokladničnej knihe zaúčtujú účtovné prípady, a síce ak:
- skutočný stav je vyšší ako účtovný stav (prebytok), zaúčtuje sa príjem,
- skutočný stav je nižší ako účtovný stav (schodok), zaúčtuje sa výdavok.
Schodok peňažných prostriedkov v hotovosti sa účtuje taktiež ako pohľadávka voči hmotne zodpovednej osobe (obvykle pokladníkovi), ktorý je povinných chýbajúcu hotovosť uhradiť. Viac k téme zodpovednosti za hotovosť v pokladnici si môžete prečítať v tomto článku.
Konečný stav hotovosti v cudzej mene (valút) účtovaný vo valutovej pokladničnej knihe sa prepočíta referenčným kurzom ECB alebo NBS pre príslušnú cudziu menu zo dňa, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka (obvykle referenčný kurz zo dňa 31. 12.), pričom môže vzniknúť kurzový rozdiel. Kurzový rozdiel sa vypočíta ako rozdiel podielu konečného stavu hotovosti v cudzej mene a príslušného referenčného kurzu ECB alebo NBS a konečného stavu v eurách. Ak je vypočítaný rozdiel:
- kladný, výsledkom je kurzový zisk, zaúčtuje sa príjem,
- záporný, výsledkom je kurzový strata, zaúčtuje sa výdavok.
Vo valutovej pokladničnej knihe sa kurzové rozdiely účtujú len v eurách.
Jednoducho zapísané matematicky: kurzový rozdiel (+ zisk, - strata) = (konečný stav valút)/referenčný kurz – konečný stav valút ocenený v eurách.
Pokladničná kniha má v jednoduchom účtovníctve aj kontrolnú funkciu. Pred zostavením účtovnej závierky sa overujú sumy obratov príjmov a výdavkov a konečných stavov jednotlivých pokladničných kníh (vrátane valutových pokladničných kníh) so sumami uvedenými v účtovnej časti peňažného denníka. Odkontroluje sa skutočnosť, či všetky účtovné prípady zaúčtované v pokladničných knihách boli zaúčtované aj v peňažnom denníku. Ak sa objavuje rozdiel, je to znak , že určité účtovné prípady neboli zaúčtované buď v peňažnom denníku alebo v pokladničnej knihe.
Po uzatvorení pokladničnej knihy, respektíve valutovej pokladničnej knihy môže účtovná jednotka (podnikateľ) označiť ukončenie účtovného obdobia, ak bude v rovnakej pokladničnej knihe účtovať aj v nasledujúcom účtovnom období.
Na záver uvádzame rekapituláciu. Povinnosť viesť pokladničnú knihu, v prípade ak to zákon o účtovníctve vyžaduje majú len účtovné jednotky (podnikatelia) účtujúce v sústave jednoduchého účtovníctva. Podnikatelia, ktorí účtujú v sústave podvojného účtovníctva môžu viesť pokladničnú knihu dobrovoľne, na základe vlastného rozhodnutia. V sústave podvojného účtovníctva účtujú najmä väčšie podniky, ktoré okrem toho, že sú v tejto ústave účtovníctva povinné účtovať, majú aj náročnejšie požiadavky na informácie z účtovníctva, napríklad pre potreby riadenia alebo kontroly. V tejto súvislosti umožňujú vyhotovovať účtovné softvéry pokladničné knihy aj v podvojnom účtovníctve. Nie je to však požiadavkou legislatívy a daňový úrad nemôže sankcionovať podnikateľa, ak túto účtovnú knihu v podvojnom účtovníctve nevedie.
