Čo musí obsahovať pokladničný doklad z e-Kasy?

Aké sú povinné náležitosti pokladničného dokladu z e-Kasy? Ako si overiť pravosť bločku a ako zjednodušiť prácu účtovníkovi, ktorý prichádza do styku s pokladničnými dokladmi?

To, aké náležitosti má obsahovať pokladničný doklad z e-Kasy (on-line registračnej pokladnice alebo virtuálnej registračnej pokladnice) upravuje § 8 zákon č. 289/2008 Z. z. o používaní elektronickej registračnej pokladnice v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o používaní ERP“).

Kto je povinný používať e-Kasu?

Evidovať tržbu v pokladnici e-Kasa je povinný ten podnikateľ, ktorý spĺňa nasledovné tri podmienky:

1. je fyzickou alebo právnickou osobu, ktorá má oprávnenie na podnikanie, to znamená, že vykonáva podnikateľskú činnosť podľa Obchodného zákonníka (napr. s. r. o., živnostník, ale aj samostatne hospodáriaci roľník),
2. uskutočnil predaj akéhokoľvek tovaru alebo poskytol zákonom vymedzenú službu, ktorá je uvedená v prílohe č. 1 zákona o používaní ERP (napr. taxislužba, oprava motorových vozidiel),
3. prijal tržbu z predaja tovaru alebo z poskytovania služby na predajnom miestne v hotovosti alebo inými prostriedkami nahrádzajúcimi hotovosť (napr. stravnými lístkami, kartou).

Podrobnejšie informácie aj s prílohou č. 1, kde sú uvedené vymedzené služby nájdete v článku Kto (ne)musí mať eKasu od roku 2019?

Kedy je podnikateľ povinný vyhotoviť pokladničný doklad a v akej podobe?

Podnikateľ je povinný evidovať tržbu v e-Kase po jej prijatí, a to bez zbytočného odkladu, pričom po zaevidovaní tržby je podnikateľ povinný odovzdať kupujúcemu pokladničný doklad ihneď po jeho vytlačení.

Existuje však aj možnosť, že podnikateľ neodovzdá kupujúcemu vytlačený pokladničný doklad, ale môže mu tento pokladničný doklad zaslať napr. na e-mail alebo sprístupniť v elektronickej podobe. Je to možné v prípade, ak o to kupujúci požiada, a to ešte pred vytlačením pokladničného dokladu. Podnikateľ však nie je povinný zaslať pokladničný doklad na e-mail, ani ho sprístupniť v elektronickej podobe, ide len o možnosť. Upozorňujeme, že ak podnikateľ odovzdá kupujúcemu vytlačený pokladničný doklad, nie je možné ho už zaslať elektronicky. A platí to aj naopak, ak pokladničný doklad zašle podnikateľ zákazníkovi napr. na e-mail, odpadá mu povinnosť tento doklad vytlačiť. So zaslaním pokladničného dokladu napr. na e-mail súvisí aj oprávnenie spracovania osobného údaju kupujúceho, t. j. adresy elektronickej pošty predávajúcim.

Čo musí obsahovať pokladničný doklad z e-Kasy pri predaji tovaru alebo služby?

To, aké náležitosti musí obsahovať pokladničný doklad z e-Kasy upravuje § 8 ods. 6 zákona o používaní ERP. Takýto pokladničný doklad má obsahovať najmenej tieto údaje:

1. identifikačné údaje podnikateľa, t. j.:

• obchodné meno, sídlo alebo miesto podnikania podnikateľa a predajné miesto, ak je odlišné od sídla alebo miesta podnikania,
• DIČ – daňové identifikačné číslo podnikateľa,
• IČO – identifikačné číslo organizácie (ak bolo podnikateľovi pridelené),
• IČ DPH – identifikačné číslo pre daň z pridanej hodnoty (v prípade platiteľa DPH),
• overovací kód podnikateľa,

2. údaje spojené s predmetom predaja, t. j.:

• označenie tovaru alebo označenie služby, množstvo tovaru alebo rozsah služby a priradenie sadzby DPH (ako správne označiť tovar, nájdete ďalej v článku),
• cenu tovaru alebo cenu služby,
• základ dane z pridanej hodnoty v členení podľa sadzieb (ak je podnikateľ platiteľom DPH),
• sadzbu dane z pridanej hodnoty, alebo údaj o oslobodení od DPH, v členení podľa sadzieb (ak je podnikateľ platiteľom DPH),
• výšku dane z pridanej hodnoty, v členení podľa sadzieb (ak je podnikateľ platiteľom DPH),
• zaokrúhlenie ceny,
• celkovú sumu platenej ceny,

3. dátum a čas vyhotovenia,

4. kód pokladnice e-Kasa,

5. unikátny identifikátor dokladu,

6. čitateľný QR kód,

7. poradové číslo.

V prípade, ak dôjde u podnikateľa k vráteniu tovaru alebo k oprave evidovanej položky v e-Kase, povinnou náležitosťou pokladničného dokladu je aj pôvodný identifikátor pokladničného dokladu.

Pozrite si vzor pokladničného dokladu vyhotovený pokladnicou e-Kasa:

Ako správne označiť tovar alebo službu v e-Kase?

Tovar alebo službu, ktorú podnikateľ predáva, nie je možné označiť na pokladničnom doklade len číselným alebo alfanumerickým kódom. Tovar alebo služba musí byť označená tak, aby bolo možné jednoznačne predávaný tovar alebo poskytovanú službu identifikovať a odlíšiť od iného tovaru, resp. služby, pričom je potrebné používať aj diakritiku. Povolené je aj používanie skráteného názvu predávaného tovaru alebo poskytovanej služby, ale aj v tomto prípade pozor na to, aby názov podnikateľ skrátil tak, aby tovar alebo poskytnutá služba bola jasne identifikovateľná.

Spravidla je názov tovaru alebo služby vyjadrený:

1. podstatným menom, ktoré je na prvom mieste (napr. syr),
2. doplnkovým pojmom, napr. podľa vlastnosti tovaru, značky, veľkosti a pod. (napr. syr Eidam).

Upozorňujeme však, že podnikateľ nemôže označiť tovar alebo službu všeobecným pojmom (napr. ak by syr označil, len ako „mliečny výrobok“, nakoľko mliečnym výrobkom môže byť aj napr. jogurt, maslo a pod.). To však neplatí v prípade, ak podnikateľ sa venuje predaju len jedného druhu tovaru, pri ktorom nie je možné rozlíšiť iné vlastnosti (napr. ak by sa venoval predaju len pánskych tričiek za rozličné ceny, mohol by tento tovar pomenovať v e-Kase ako „pánske tričko“).

Príklady na:

• vyhovujúce označenie tovaru v e-Kase: paradajky oválne, poľná uhorka, banány, tatárska omáčka Hellmans, pivo Šariš plech., košeľa pánska.
• nevyhovujúce označenie tovaru v e-Kase: zelenina, ovocie, mliečny výrobok, alkoholický nápoj, textilný tovar.

Čo musí obsahovať pokladničný doklad z e-Kasy, ak ide o úhradu faktúry?

V prípade, ak podnikateľ vyhotoví pokladničný doklad z e-Kasy, ktorého predmetom je úhrada faktúry alebo jej časti, musí obsahovať všetky povinné náležitosti, ktoré sú uvedené pri pokladničnom doklade z e-Kasy napr. pri predaji tovaru (uvedené vyššie), ale

1. neobsahuje údaje spojené s predmetom predaja, t. j. označenie tovaru, cenu tovaru, základ dane z pridanej hodnoty, výšku dane z pridanej hodnoty a pod. a poradové číslo dokladu, a
2. je doplnený o údaje spojené s identifikáciou úhrady faktúry, t. j.:

• číslo faktúry,
• zaokrúhlenie ceny,
• celkovú sumu platenej ceny.

Čo môže pokladničný doklad z e-Kasy obsahovať?

Pokladničný doklad z e-Kasy, môže okrem povinných náležitosti obsahovať aj podnikateľom zvolené náležitosti, medzi ktoré podľa zákona o používaní ERP patrí aj tzv. unikátny identifikátor kupujúceho, ak ho kupujúci predloží predávajúcemu pred zaevidovaním prijatej tržby. Unikátnym identifikátorom kupujúceho môže byť číselný znak alebo alfanumerický reťazec, ktorý si zvolí sám kupujúci. Môže teda ísť napr. o obchodné meno kupujúceho alebo jeho IČO – identifikačné číslo organizácie.

Upozorňujeme, že od 10. novembra 2021 tento údaj, t. j. unikátny identifikátor kupujúceho už podnikatelia nie sú povinní zasielať do systému e-Kasa na finančnú správu. Ústavný súd totiž rozhodol, že zasielanie tohto údaju do systému nie je v súlade s Ústavou SR. Naďalej však môžu podnikateľa uviesť na pokladničnom doklade tento údaj, ak ho o to kupujúci požiada pred zaevidovaním prijatej tržby.

Pokladničný doklad z e-Kasy môže obsahovať aj iné náležitosti, a to primerane podľa voľby podnikateľa a podľa možností výrobcu pokladne. Ide najmä o logo spoločnosti alebo slogan spoločnosti, ktorý je uvedený často krát na začiatku pokladničného dokladu, či poďakovanie za nákup a prianie pekného dňa na konci pokladničného dokladu.

Pravosť pokladničného dokladu zistíte cez aplikáciu Over doklad

Ak si nie ste istý, či ste nakúpili u „poctivého“ podnikateľa a či pokladničný doklad, ktorý vám vytlačil je ozaj „pravý“, môžete jeho pravosť overiť pomocou bezplatnej aplikácie „Over doklad“. Túto aplikáciu si môžete bezplatne stiahnuť a využívať napr. vo svojom telefóne, či jej využitie môžete vyskúšať priamo na webovej stránke finančnej správy.

Ak zákazník chce overiť pravosť pokladničného dokladu priamo na webovej stránke finančnej správy, je potrebné zadať ID dokladu – číslo, ktoré nájdete na pokladničnom doklade z e-Kasy. V prípade, ak ho nemôžete nájsť, na webovej stránke zakliknete možnosť „nemám ID dokladu“ a doplníte iné údaje, vďaka ktorým finančná správa zistí, či ide o pravý doklad. Je potrebné zadať tieto údaje:

• overovací kód podnikateľa (OKP),
• kód pokladnice,
• dátum a čas vyhotovenia pokladničného dokladu,
• poradové číslo, a
• celkovú sumu.

Ak zákazník chce overiť pravosť pokladničného dokladu cez aplikáciu, bude potrebovať zosnímať do aplikácie QR kód pokladničného dokladu, ktorý je povinnou náležitosťou každého dokladu z e-Kasy. Ak doklad bude správny, po nasnímaní QR kódu sa zákazníkovi zobrazí rovnaký pokladničný doklad v elektronickej podobe, aký drží zákazník v rukách.

Upozornenie: Od 16. marca 2022 aplikácia Over doklad už nie je dostupná pre operačný systém iOS. Túto aplikáciu naďalej však môžete využívať v operačnom systéme Android. Viac informácií v článku Virtuálna registračná pokladnica: zmeny od marca 2022.

Je možné, že zákazník po overení dokladu zistí nezrovnalosti medzi pokladničnými dokladmi, a preto je možné po vyplnení údajov doklad odoslať na preverenie finančnou správou.

Ako možno zjednodušiť prácu podnikateľom, resp. účtovníkom?

Takmer každý podnikateľ, ako aj účtovník, sa stretáva pri svojej práci s pokladničnými dokladmi (tzv. bločkami), napr. pri tankovaní pohonnej látky, pri nákupe kancelárskych potrieb či iného materiálu pre svoje podnikanie a pod.. Tieto hotovostné nákupy môžu tvoriť u mnohých podnikateľov značnú časť ich preukázateľných výdavkov, preto dodaním pokladničných dokladov (tzv. bločkov) v elektronickej podobe môžu podnikatelia zjednodušiť prácu svojim účtovníkom. A nielen im. Podnikatelia taktiež majú ku svojim bločkom vždy prístup, nestratia ich, ani im nevyblednú.

Ak však máte pokladničné doklady aj v papierovej podobe, na trhu sú dnes dostupné aplikácie, ktoré vám s „prečítaním“ bločku a jeho zápisom do účtovného softvéru pomôžu. Napríklad, spoločnosť KROS uľahčuje prácu s pokladničnými dokladmi pomocou aplikácie Elektronické doklady, a to tak, že podnikateľ naskenuje cez QR kód pokladničného dokladu, ktorý je povinnou náležitosťou každého dokladu. Naskenovať tak môže všetky pokladničné doklady – bločky, ktoré má doma a ktoré chce svojmu účtovníkovi doručiť, prípadne si ich skenuje účtovník sám. Aplikácia QR kód rozozná a načíta 100 % údajov z bločkov, dokonca aj údaje o inkase faktúry, či úhrade dobropisu. Následne je úlohou účtovníka už len nájsť možnosť Stiahnuť bločky a má hotovo. Po stiahnutí bločkov sa mu všetky načítajú do účtovného softvéru OMEGA alebo ALFA plus a dokonca si ich môže rovno aj hromadne zaúčtovať.

Tento článok bol pripravený v spolupráci so spoločnosťou KROS a.s.