Čo je change management (manažment zmien), kedy je vhodné ho využiť, aké sú jeho výhody a ako firme šetrí financie?
V manažérskej literatúre a praxi sa neustále objavujú nové termíny, trendy a koncepty. Medzi často skloňované pojmy v posledných rokoch patrí aj tzv. change management, do slovenčiny prekladaný ako manažment zmien či riadenie zmien. Prinášame niekoľko argumentov, prečo by podnikatelia tento pojem mali poznať, rovnako ako aj situácie, kedy pre nich môže byť veľmi užitočný:
- zrýchlenie, zefektívnenie projektov a zmien,
- profesionálnejšie vedenie ľudí a lepšia atmosféra,
- vyššia adaptabilita a efektívnosť firmy,
- časová i cenová úspora.
Manažment zmien prispieva k zrýchleniu a zefektívneniu projektov
Manažment zmien predstavuje, zjednodušene povedané, súbor postupov a nástrojov, ktoré manažéri využívajú na riadenie ľudskej stránky pri realizácii väčších, ľudsky náročných projektov vo firme. Medzi také môžeme zaradiť všetky projekty, ktoré pre zamestnancov predstavujú hrozbu, vyvolávajú obavy alebo „len“ vyžadujú, aby zamestnanci vo svojej práci robili niečo inak. V manažérskej praxi ich zvyčajne označujeme pojmom „zmena“. Príkladom môže byť:
- prepúšťanie,
- zásadná zmena obchodnej alebo firemnej stratégie,
- zavedenie novej, zložitej výrobnej technológie,
- zlúčenie s inou spoločnosťou (ktoré je zároveň zlúčením dvoch kultúr a prináša obavy zo straty zamestnania),
- akýkoľvek iný projekt, ktorého úspech bude závisieť do veľkej miery od spolupráce a miery zapojenia pracovníkov firmy.
Manažment zmien vznikol ako reakcia na opakujúce sa problémy v riadení veľkých transformačných projektov vo firmách. Dlhodobý výskum spoločnosti Prosci, jednej zo svetových autorít na oblasť riadenia zmien, ukázal, že úspešnosť väčšiny takýchto projektov je napriek detailnej príprave a kvalitnej práci projektových manažérov alarmujúco nízka – bez ohľadu na krajinu či odvetvie len asi 15 % projektov splní všetky stanovené ciele, len 14 % je dokončených v termíne a iba necelá polovica projektov dodrží určený rozpočet.
Hlbšia analýza týchto javov priniesla prekvapivé zistenie: hlavným faktorom, ktorý má najzásadnejší negatívny vplyv na úspešnosť projektov a zmien v organizáciách, je neriešenie alebo nezvládnutie problémov spojených s ľudskou stránkou. A práve snaha dostať tento dôležitý faktor pod kontrolu stála za zrodom novej disciplíny – manažmentu zmien. Úlohou change managementu je v prvom rade zefektívniť projekt (zmenu) prostredníctvom cielenej, systematickej práce s ľuďmi, bez ktorej by projekt nebol realizovateľný, alebo by nemal požadovaný efekt.
Ochota zamestnancov pracovať na projekte nad rámec bežných povinností rozhodne nie je samozrejmosťou, najmä, ak s ním nie sú stotožnení alebo nerozumejú, čo presne sa od nich očakáva. Je známe, že ľudia sa zmenám prirodzene bránia. Ak zamestnanci nie sú presvedčení o zmysluplnosti a prínosoch projektu alebo v nich pripravovaná zmena vyvoláva obavy, len ťažko môže vedenie od nich očakávať, že na nej budú húževnato pracovať. Našťastie, change management ponúka osvedčené postupy, ktoré firme pomôžu dostať ľudí čo najskôr „na palubu“ projektu a zabezpečiť čo najefektívnejšiu cestu k cieľu. Podľa štatistík spoločnosti Prosci dokáže manažment zmien zvýšiť efektivitu projektov až 6-násobne, preto ho manažérom odporúčame zaradiť do riadenia všetkých ľudsky náročných projektov vo firme, ktoré bez podpory a spolupráce zamestnancov nie sú uskutočniteľné.
Ak firma chystá zmenu alebo sa pripravuje na krízové obdobie, vďaka manažmentu zmien môže dosiahnuť svoje ciele oveľa efektívnejšie. No nielen to. Použitie manažmentu zmien môže byť presne tým kľúčovým faktorom, ktorý rozhodne o tom, či sa zmena podarí, alebo nie.
Benefit je aj v profesionálnom riadení ľudí a lepšej atmosfére
Ak teda firma pripravuje projekt, ktorý bude vyžadovať, aby zamestnanci upustili od starých postupov či spôsobov uvažovania, rozšírili si kompetencie, osvojili si nové zručnosti, pracovali v inej organizačnej štruktúre, prijali nový systém hodnotenia – skrátka, začali robiť niečo inak – s vysokou pravdepodobnosťou vedenie narazí na prirodzený odpor zamestnancov (tzv. rezistenciu) voči zmene. Ten môže mať rôzne formy od pasivity a nezapájania sa do projektu, cez otvorený nesúhlas, až po aktívne brzdenie zmeny.
To, ako ľudia zmenu prijmú, a
či vedenie dokáže tento a ďalšie faktory brzdiace zmenu znížiť na
minimum, bude závisieť najmä od líderských zručností zodpovedných manažérov
a od miery, v akej budú uplatňovať princípy manažmentu zmien. Dôsledná
príprava projektu, jeho vhodná a včasná komunikácia, intenzívna práca na
budovaní porozumenia dôvodom, cieľom a benefitom projektu medzi
zamestnancami, zapojenie ľudí do procesu tvorby konečného riešenia, práca
s námietkami, analýza potrieb či vytvorenie bezpečného prostredia pre
nácvik nových foriem správania sú len niektorými zo spôsobov, ako môže manažér znížiť
zamestnanecké obavy a odpor voči zmene na minimum a vyhnúť sa inak zásadným či dokonca fatálnym komplikáciám.
Profesionálne vedenie ocenia aj zamestnanci. V situácii, v ktorej by sa štandardne cítili ohrození a prežívali by neistotu, chaos, frustráciu či hnev, sa pracovníci budú cítiť výrazne bezpečnejšie. Vďaka dobre nastavenej komunikácii budú dobre informovaní, takže budú rozumieť, prečo sa zmena realizuje a čo sa od nich očakáva. Dostanú priestor vyjadriť vlastné názory či obavy, čas na vyrovnanie sa so zmenou a možnosť zapojiť sa do návrhu riešenia tak, aby zohľadnil ich potreby a skúsenosti. Vedenie firmy im pôjde príkladom a projektový tím ich procesom zmeny povedie zrozumiteľným, štruktúrovaným spôsobom.
Paradoxne sa tak môže stať (a aj sa stáva), že projekt zmeny firme prinesie zlepšenie vzťahov medzi zamestnancami a vedením, posilní vzájomnú dôveru a spoluprácu, čo sa prejaví na vyššej spokojnosti a angažovanosti zamestnancov. Vďaka profesionálnemu a citlivému vedeniu navyše zamestnanci tak ľahko nepodľahnú únave z neustálych zmien (anglicky change fatigue) bežnej v organizáciách, ktoré ľudský faktor pri implementácii zmien opakovane ignorujú.
Výhoda vyššej adaptability a efektívnosti firmy
Ďalšou z nesporných výhod profesionalizácie riadenia zmien vo firme je, že lídrom umožňuje oveľa lepšie a pružnejšie zvládať rastúci nápor na zmeny. Spoločnosti, ktoré sú na tento nápor dobre pripravené, majú výrazne lepšie šance ustáť aj turbulentnejšie obdobia či vyostrený konkurenčný boj. Kým organizáciu bez znalostí change managementu každá väčšia zmena spomalí a pravdepodobne aj oslabí, firma s dobre etablovaným manažmentom zmien bez problémov ustojí aj náročný transformačný projekt, prípadne i viacero zmien prebiehajúcich naraz či tesne po sebe. To jej v dlhodobom horizonte dáva jednoznačnú konkurenčnú výhodu, ktorá so sebou prináša nielen vyššiu stabilitu, ale v konečnom dôsledku aj vyššiu profitabilitu.
Časová i cenová úspora vďaka change managementu
Hoci náklady na zavedenie a systematické využívanie manažmentu zmien v organizácii nie sú zanedbateľné, celková bilancia rozpočtu je po zavedení nástrojov profesionálneho riadenia zmien pozitívna.
Podobne je to aj s časom – manažment zmien vyžaduje množstvo práce a času „nad rámec“ štandardného projektového plánu, no vďaka hladšiemu priebehu a oveľa vyššiemu pracovnému tempu sa celkový čas realizácie projektu zníži.
Implementácia change managementu vo firme zväčša nezahŕňa len vyškolenie manažérov v riadení zmien. Pravdepodobne bude potrebné zaangažovať profesionálneho change manažéra či nadviazať spoluprácu s konzultačnou firmou pôsobiacou v tejto oblasti. Manažéri musia zároveň počítať s väčším časovým fondom venovaným intenzívnej komunikácii počas projektu, zapojením širšieho počtu ľudí do zmeny a s dostatkom priestoru na tréning a osvojenie nových zručností. Avšak práve tieto aktivity dokážu zásadne ušetriť energiu, čas, peniaze a najmä množstvo zbytočnej frustrácie na strane vedenia i na strane zamestnancov. Inými slovami, bez adekvátnej práce s ľuďmi počas náročnejších projektov a zmien je riziko komplikácií veľmi vysoké. Ich dozvuky môžu pretrvávať aj niekoľko rokov po ukončení zmeny a prejavovať sa napríklad poklesom pracovnej angažovanosti, stratou dôvery k vedeniu, vyššou mierou rezignácie pri budúcich zmenách, a pod. Cena, ktorú organizácia za takéto problémy a ich sanáciu zaplatí – hoci nemusí byť na prvý pohľad zjavná – je však v konečnom dôsledku neraz veľmi vysoká.
Manažment zmien pomáha v efektívnom riadení akejkoľvek firmy či organizácie
Vzhľadom na množstvo prínosov a narastajúcu aktuálnosť má manažment zmien vysoký potenciál stať sa trvalou súčasťou fungovania prakticky každej spoločnosti bez ohľadu na oblasť jej pôsobenia. Spoliehať sa výlučne na projektový manažment, ako to robia niektoré organizácie, určite nestačí. Medzi projektovým manažmentom a manažmentom zmien sú viaceré zásadné rozdiely (napriek tomu je vhodné ich niekedy kombinovať).
Čo sa týka uplatnenia manažmentu zmien, súkromným sektorom rozhodne nekončí – stále väčší priestor sa ukazuje aj v neziskovom a verejnom sektore (napríklad v procese transformácie školstva, pri zavádzaní protipandemických opatrení, pri zmene parkovacej politiky či systému triedenia odpadu v mestách a pod.).
Ak teda podnikateľ chce viesť svoju firmu profesionálne a efektívne, rozhodne stojí za to porozmýšľať nad tým, ako manažment zmien zaviesť do interných pracovných procesov.
