Manažment kvality už dávnou nie je výsadou iba veľkých firiem. Certifikát kvality je atraktívny a žiaduci aj pre malé a stredné podniky. Zvlášť ak rýchlo rastú, ak sa chcú uchádzať o štátne zákazky, alebo ak chcú zefektívniť politiku kvality, či získať náskok pred konkurenciou. Ak je manažment kvality pre vás novým pojmom, tento článok vám pomôže jednoducho sa zorientovať v problematike.
Význam certifikátu v praxi
Na začiatok je dôležité podotknúť, že článok je sumárom základných pojmov a predstavuje prehľad témy pre podnikateľov, ktorí sa s ISO certifikátmi ešte nestretli alebo o nich vedia málo. Manažment kvality je samozrejme komplexným odborom a nedá sa vysvetliť v niekoľkých riadkoch, no pre ľahšie pochopenie sa článok sústreďuje na základné prvky manažmentu kvality a zjednodušené princípy udeľovania certifikátov.
Pre mnohých podnikateľov je ISO dlhodobo prítomnou súčasťou života firmy. Mnohé zabehnuté firmy zasa majú procesy nastavené tak efektívne a profesionálne, že by kritériám kvality určite vyhoveli aj bez certifikátu. Prečo ho ale chcieť? Načo ho vlastne firma potrebuje?
Desiatky začínajúcich aj dlho fungujúcich firiem sú pred voľbu mať alebo nemať certifikát postavené zo strany dlhodobého alebo budúceho zákazníka. Jednoducho je zrazu potrebné potvrdiť kvalitatívny štandard firmy. Laicky povedané, získať si kredit.
Kvalitné výrobky či kvalitný zákaznícky servis síce v prvom rade preverí vernosť klientov, no ISO certifikát je niečo ako medzinárodne nastavená kvalitatívna latka. V očiach zákazníka je teda firma s certifikátom kvality bezpečným výberom, pretože vie, že sa v nej dodržujú isté kvalitatívne štandardy, bez ktorých by inak firma certifikát nezískala.
Okrem vonkajšej „nálepky kvality“ firma spolu so zavedením manažmentu kvality zväčša vylepší vnútorný chod a zefektívni mnohé procesy. Ide o akési ujasnenie si firemných štruktúr, úrovní zodpovednosti, pracovných postupov, atď. V neposlednom rade pomáha firme získaný ISO certifikát pri uchádzaní sa o štátne zákazky a zahraničné kontrakty. Pri štátnych zákazkách býva ISO certifikát zväčša podmienkou a často ho vyžadujú aj potenciálni zahraniční odberatelia firmy. Je pre nich akousi zárukou, že malý dodávateľ z cudzej krajiny bude zodpovedným partnerom, ktorý dodá kvalitné služby alebo kvalitný tovar.
Aký certifikát si zvoliť?
Či už ste nad možnosťou získať certifikát kvality uvažovali dávnejšie, alebo vás táto možnosť oslovila teraz, budete musieť urobiť dôležitý krok – vybrať si konkrétny certifikát. Môžete si síce vybrať aj sami, no v tomto prípade je lepšie poradiť sa s odborníkom. Profesionál v oblasti manažmentu kvality vám totiž na základe zamerania spoločnosti a jej budúceho smerovania bude najlepšie vedieť povedať, aký certifikát zvoliť. Je ich samozrejme viac. Orientáciu v zameraní certifikátov vám uľahčí aj tento zostručnený zoznam:
- STN EN ISO 9001 systém manažérstva kvality – ide o akýsi „základný certifikát“, ktorý je založený na procesnom prístupe. Aby ho firma mohla získať, musí zaviesť také riadenie organizácie, ktorého účelom je trvalé zlepšovanie práce a zvyšovanie spokojnosti zákazníkov. Je určený pre každú spoločnosť bez ohľadu na jej zameranie.
- STN EN ISO 14001 systém environmentálneho manažérstva – certifikát, ktorého cieľom je zaviesť systém riadenia organizácie zohľadňujúci ochranu životného prostredia. Je vhodný pre spoločnosti, ktorých predmet činnosti môže akýmkoľvek spôsobom pôsobiť na životné prostredie. Konkrétne napr. firmy spracujúce odpad, tlačiarenské firmy, výrobné, stavebné spoločnosti, ale aj IT firmy zabezpečujúce opravu a údržbu hardvéru.
- STN EN ISO 27001 systém manažérstva informačnej bezpečnosti – certifikát, ktorý je určený na ochranu informácií a zvládanie rizík, ktoré tieto informácie môžu potenciálne prinášať. Je vhodný pre spoločnosti, ktoré spravujú informačné systémy a databázy iných spoločností, softvérové vývojárske spoločnosti, prípadne štátne a súkromné spoločnosti, kde je na bezpečnosť informácií kladená vysoká dôležitosť.
- OHSAS 18001 systém manažérstva bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci – certifikát určený pre spoločnosti, kde existuje riziko nebezpečenstva na pracovisku.
- HACCP systém manažérstva zdravotnej neškodnosti potravín – certifikát určený pre potravinárske spoločnosti.
Proces zavádzania manažmentu kvality
Získanie certifikátu ISO podľa príslušných noriem alebo ich kombinácii v praxi znamená, že firma absolvuje tieto procesy:
1. tzv. prípravná fáza
2. certifikačný audit
3. následné udržiavanie systému
4. každoročný dozorný alebo recertifikačný audit
Prípravná fáza
V prípravnej fáze je potrebné pripraviť spoločnosť na certifikačný audit. Analyzovať procesy v spoločnosti vzhľadom na jej organizačnú štruktúru, infraštruktúru, zákazníkov, dodávateľov, vzhľadom k súčasnému ale aj k budúcemu zameraniu. Táto analýza má reálny výsledok, ktorým je dokumentácia s ohľadom na príslušné ISO normy. Prípravnú fázu môže firma absolvovať aj sama, no najvhodnejšie je osloviť profesionálnu spoločnosť. Tá poradí nielen s výberom ISO normy, ale dodá aj potrebnú dokumentáciu a celkovo tak pomôže s komplexnou prípravou na úspešné získanie certifikátu. Malé a stredné podniky tento proces zvyčajne outsourcujú podobne ako účtovníctvo alebo správu IT. Prípravná fáza na získanie certifikátu kvality totiž vo vlastnej réžii trvá oveľa dlhšie, ako keď ju robí profesionál.
Certifikačný audit
Ak bola firma správne pripravená, certifikačná spoločnosť jej po vykonanom audite udelí vybraný certifikát. Certifikačný audit môže podľa zvolenej ISO normy vykonať len certifikačná spoločnosť, ktorá má na to príslušnú akreditáciu v rámci SR. Zoznam akreditovaných certifikačných spoločností nájdete na SNAS (Slovenská národná akreditačná služba).
Udržiavanie systému manažérstva kvality
Po získaní certifikátu si následné udržiavanie systému môže firma vykonávať sama prostredníctvom vlastných vyškolených pracovníkov, alebo môže túto správu zveriť profesionálom – spravidla spoločnosti, ktorá úspešne zvládla s firmou prípravnú fázu.
Dozorný alebo recertifikačný audit
Certifikát sa udeľuje na dobu 3 rokov, počas ktorých certifikačný orgán každoročne v rámci dozorného auditu kontroluje súlad systému s požiadavkami normy. Po 3 rokoch spoločnosť absolvuje recertifikačný audit.
Pred samotným zavádzaním systému manažérstva kvality je samozrejmé nutné zvážiť si aj finančnú stránku takéhoto procesu. Aby ste si mohli naplánovať finančné prostriedky spojené s týmto procesom, prípravcovské aj certifikačné spoločnosti vám pripravia cenové ponuky na prípravu, certifikačný audit aj na udržiavanie systému a následné audity. Z jednorazového pohľadu ide síce zväčša o vyššie položky, no v porovnaní so zákazkami, aké môže firma vďaka certifikátu získať, ide o investíciu, ktorá sa oplatí.
ISO v začínajúcej a dlhšie fungujúcej firme
Začínajúca firma získa v procese prípravy na ISO certifikáciu okrem iného aj: vypracovanie základných riadiacich predpisov, pomoc s vypracovaním organizačnej štruktúry, popisom procesov v spoločnosti a kompetencií zamestnancov vrátane popisu ich pracovných miest, ďalej aj návrh systému vyhodnocovania funkčnosti procesov spoločnosti, sledovanie spokojnosti zákazníkov, hodnotenie dodávateľov, či navrhovanie procesu zlepšovania. Ide teda o komplexný balík procesných opatrení, ktoré firme pomôžu zaviesť profesionáli a nemusí sa s nimi na začiatku trápiť sama formou pokus-omyl.
Firma, ktorá už funguje dlhšie a má pomerne dobre rozpracované základné riadiace predpisy spoločnosti ale aj mechanizmy riadenia, kontroly, vyhodnocovania a zlepšovania procesov, získa vypracovaním dokumentácie prehľadný systém na ich sledovanie, ale aj poznatky na zlepšenie procesov vo firme od nezaujatých profesionálov z praxe.
Či už teda ide o nováčika v biznise, skúseného podnikateľa, alebo malú či strednú firmu, systém manažérstva kvality má vo všetkých ohľadoch rozhodne čo ponúknuť.
Ing. Viera Slimáková
VS System
