Práve najčastejším dôvodom, prečo zamestnanci odchádzajú sú nezhody s manažérom, nekompetentnosť manažéra, nedostatočné oceňovanie, rozdeľovanie na obľúbencov-neobľúbencov, vyzdvihovanie zásluh iných. Ako má manažér správne motivovať a komunikovať so zamestnancami, aby podávali dobrý výkon a neodchádzali z firmy?
Správanie manažéra ku zamestnancom
Manažér by mal sľubovať len to, čo vie realisticky dodržať. Základom je vytvorenie plánu a prehľadu dokumentov a informácií. Týmto spôsobom manažér zabezpečí, že dodrží termíny a aj zamestnanci budú mať jasno v tom, ako a kedy majú byť veci dokončené. Manažér definuje očakávania a konkrétne úlohy každému v tíme. Veľakrát sa stáva, že manažér je stále veľmi zaneprázdnený, nie je možné ho zastihnúť. Opačný prípad je, ak je manažér mlčanlivý samotár a dvere jeho kancelárie sú celý deň zatvorené. Pritom jeho zamestnanci si myslia, že aj tak robia všetko za neho. Tomuto sa manažér vyhne, ak svoju prácu „odtajní“, nech zamestnanci vedia, čo sa deje a ako sa očakáva, že prispejú.
Najžiadanejšou vlastnosťou manažéra je jeho flexibilita. Manažér však nemôžete byť všade a robiť všetko naraz. Vie si ale na druhej strane identifikovať „žrútov času“, pracuje na ich odstránení. Ak to nie je pre dokončenie nejakého projektu úplne dôležité, nekontaktuje zamestnancov v osobnom voľne a keď sú na dovolenke. Vyvaruje sa mikro-manažmentu a až prehnanej kontrole. Priebežná kontrola výsledkov je prirodzená, ale zamestnanci nesmú mať pocit, že im je stále za chrbtom. Je aj neprofesionálne, ak manažér rozoberá zamestnanca so svojimi kolegami.
Osobné záležitosti manažéra do práce nepatria. Manažér kontroluje svoje emócie. Hnev, urážky a výčitky zamestnancom nemajú v práci miesto. Ak manažér predsa len rýchle citovo vzplanie, dobré je nechať si čas na vychladnutie alebo posunutie riešenie problému inému kompetentnému zamestnancovi.
Manažér oceňuje každú spravenú prácu. Slovne aj finančne motivuje a povzbudzuje. Mal by čo najčastejšie ukázať, že si prístup každého zamestnanca váži a ocení jednoduchým „ďakujem“.
Komunikačné zručnosti manažéra vo vzťahu ku zamestnancom
Manažéri v malých a stredných firmách komunikačné zručnosti nepovažujú za najdôležitejšie, resp. kľúčové z hľadiska svojej úspešnosti, čo je v značnej miere podmienené pretrvávaním predsudkov typu: „komunikovať predsa vie každý “. Spýtajme sa otázku, prečo je dôležité rozvíjať a zdokonaľovať práve komunikačné zručnosti vo firme? Odpovede na ňu môžu byť rôznorodé, od kladných až po negatívne, no možno postrehnúť fakt, že bez primeranej úrovne komunikačných zručností, by sa nerozvinuli ani ďalšie potrebné znalosti.
Nemotivujúco pre zamestnancov môžu pôsobiť komunikačné nedostatky ako napríklad:
1. Zovšeobecňovanie
- Ak Vás potrebujem, nikdy tu nie ste.
- V ničom sa na Vás nemôžem spoľahnúť.
- Stále robíte tie isté chyby.
2. Preháňanie
- Minimálne stokrát som Vás o to prosil.
3. Zveličovanie
- Vy ma nikdy nepočúvate!
Je lepšie v komunikácii so zamestnancami využívať otvorené otázky, ktoré spravidla začínajú slovami Čo, Prečo, Ako, napríklad:
- Čo môžete povedať k tejto situácii?;
- Prečo ste to takto so zákazníkom komunikovali?
- Čo by Vám pri tomto projekte najviac pomohlo?
Dobrý manažér sa pravidelne dopytuje aj poskytuje zamestnancom spätnú väzbu.
Zásady poskytovania spätnej väzby:
- Zamerajte sa na konkrétne správanie nie na osobu.
Spätná väzba by mala opisovať konkrétne prejavy správania, nemala by dávať všeobecné hodnotenia. Treba sa vyhýbať vetám typu: „Nie ste zodpovedný“ alebo „Som skutočne príjemne prekvapený, ako dobre pracujete“. Tieto tvrdenia sú všeobecné a nehovoria dostatočne o tom, ako napraviť to, že je zamestnanec „nezodpovedný “, alebo na základe čoho ste dospeli k záveru, že práca „bola dobre urobená“. Spätná väzba sa musí zamerať na konkrétne správanie. Zamestnanec musí mať jasno, prečo ho kritizujete alebo chválite. Napríklad: „Som znepokojený tým, že už mesiac pracujete na úlohe uvádzania nového produktu na trh a žiadne výsledky ste ešte neodovzdali. ”
- Začnite niečím pozitívnym, ukončite niečím konštruktívnym.
Ak chcete povedať niečo negatívne, začnite niečím pozitívnym. Uistite sa, že zamestnanec rozumie, že mu poskytujete spätnú väzbu s dobrým úmyslom mu pomôcť, zmeniť niečo, na čom firme záleží. Dajte mu pocítiť, že si vážite dobré stránky, ktorými sa vyznačuje:
„Vďaka, že ste si našli čas. Chcem Vám niečo povedať, lebo viem, že ste schopný zmeny k lepšiemu...”
Spätná väzba by sa nemala končiť kritikou, ale konštruktívnym návrhom alebo otázkou:
Takže, čo s tým môžeme urobiť...? Ako Vám môžem v tomto pomôcť...?
- Hovorte zrozumiteľne. Pýtajte sa, či zamestnanec plne chápe informáciu.
Ak má byť spätná väzba účinná, musíte sa uistiť, že informácia je pre zamestnanca zrozumiteľná. Ak je informácií príliš veľa, treba ich dávkovať. Nemá význam niečo kritizovať, keď vidíte, že zamestnanec už nepočúva, že je toho naň príliš veľa. Jazykový štýl, zložitosť povedaného musí byť prispôsobený zamestnancovi, jeho osobnosti, veku, postaveniu vo firme.
- Nedovoľte hovoriť emóciám, dodržujte neosobný tón.
Spätná väzba, osobitne negatívna, by mala byť skôr popisná než hodnotiaca. Ak neviete kontrolovať emócie, pomenujte ich: „Som naozaj nahnevaný, keď...“
Vyhýbajte sa veľkým emóciám a zvyšovaniu hlasu. Spätná väzba má byť smerom ku zamestnancovi, nie na odreagovanie.
- Uistite sa, či zamestnanec má kontrolu a kompetencie na situáciu, o ktorej hovoríte.
Je bezpredmetné vyčítať zamestnancovi niečo, nad čím nemá kontrolu alebo kompetencie.
Za začiatku vysvetlite situáciu a zhodnite sa so zamestnancom na faktoch. Až potom k nim zaujmite stanovisko:
„Chcem sa vyjadriť k jednej veci. V poslednom týždni ste prišli do práce trikrát neskoro, dvakrát po 15 minút a raz o hodinu neskôr, je to tak...?“
- Vyberte správne miesto a správny čas pre spätnú väzbu.
Spätná väzba je zmysluplná pre zamestnanca, ak je krátky interval medzi správaním a prijatím spätnej väzby týkajúcej sa správania. Ak zamestnancovi začnete objasňovať situáciu spred týždňa a keď je na odchode z práce, žiadať od neho nápravu, stráca spätná väzba účinok.
