Riešenia otázok organizačných štruktúr pri obrovských medzinárodných firmách sú jednoznačné. Majú viacero divízii, veľmi veľa tímov, pobočiek a jasne nastavené a zdokumentované procesy. Ale v akej situácii sú malé firmy? Riešia vôbec zmeny organizačnej štruktúry, rozdelenie kompetencií, spôsob delegovania, výber a prepúšťanie zamestnancov ...?
Správna organizačná štruktúra a efektívne fungovanie organizačnej štruktúry je základom fungovania firmy , a to bez ohľadu na trhový segment či činnosť firmy. V malých firmách na čele stojí zvyčajne majiteľ firmy. Všetky závažné rozhodnutia robí sám. Čo sa deje, ak firma rastie, počet oddelení aj zamestnancov sa zvyšuje? Stále ešte majiteľ robí rozhodnutia, ale čas na rozhodnutia sa zvyšuje a aj zamestnanci čakaním prestávajú byť pružní a flexibilní.
Najrýchlejším riešením je v prvom kroku vybrať z každého oddelenia toho zamestnanca, ktorý má potrebné odborné znalosti a aj osobnostné predpoklady k tomu, aby sa mohol stať ďalším vedúcim a je ochotný zodpovedať za svoje rozhodnutia. Zamestnanci, ktorí budú vybraní, musia mať stopercentnú dôveru a podporu majiteľa firmy. Delegovať by majiteľ nemal iba prácu, ktorú on nestíha. Delegovanie by malo byť aj o kompetenciách a možnosti rozhodovania. Majiteľ firmy sa musí postupne prispôsobovať tomu, že si nechá v kompetencii len tie najdôležitejšie rozhodnutia. Musí aj prijať fakt, že v určitých situáciách rozhodnutia zamestnancov nebudú úplne totožné s jeho predstavami.
Ako postupovať ďalej, ak firma rastie a potrebuje nových zamestnancov?
Ak vznikne potreba prijať nového zamestnanca, urobte si analýzu pracovného miesta. Jedna stránka je finančná, či si vôbec firma nového zamestnanca môže dovoliť. Druhou stránkou je otázka, čo a koľko firme nový zamestnanec za poskytnutú mzdu prinesie, čiže účelová stránka pracovného miesta. Analýza pracovného miesta poskytuje detailnejší obraz, vytvára predstavu, akého človeka firma potrebuje. Popis pracovného miesta je teda podkladom pre odvodenie požiadaviek. Ku konkrétnym požiadavkám už môžeme zaradiť pracovnú náplň, zodpovednosti zamestnanca, kvalifikačné predpoklady, výkonnostné kritéria zamestnanca...
Hľadisko výkonu je hlavne v dnešnej dobe základným kritériom, či zamestnanca prijať alebo naopak prepustiť. Slúžia na to rôzne normy a ukazovatele, ktoré umožňujú zhodnotiť, nakoľko je práca vykonávaná uspokojivo - hovorí sa im kľúčové ukazovatele výkonnosti (v angličtine key performance indicators, skratka KPI).
Po dôkladnej analýze pracovného miesta pristúpite k nutnosti zamestnanca prijať. Máte dve možnosti: interný výber alebo externý výber.
Interný výber zamestnancov
Povýšením už konkrétneho zamestnanca – Takúto možnosť systému povýšenia a delegovania môže firma poskytnúť konkrétnemu zamestnancovi, ktorý v rámci firmy vyniká a vidí v ňom potenciál.
Interné výberové konanie zamestnancov do výberu sa prihlásia viacerí zamestnanci a štruktúrovaným pohovom sa zisťuje ich motivácia. K tomuto procesu je vhodné ako poradný hlas osloviť konzultanta z poradenskej spoločnosti, aby sa zachovala objektivita a komunikovanie rozhodnutia ostatným zamestnancom vo firme.
Príležitosť povýšenia t.j. väčšia zodpovednosť, kompetencie, možnosť riadiť motivuje len niektorých zamestnancov.Niektorí ľudia sa boja nesenia zodpovednosti a v povýšení vidia len dodatočné starosti. Ich prioritou môžu byť iba vyššie finančné ohodnotenie alebo získanie väčšej prestíže. Dokonca sa môže aj stať, že povýšený zamestnanec sa z pozície moci začne kolegom mstiť.
Výhody interného výberu zamestnancov
- nižšie náklady,
- rýchlejšie obsadenie pracovného miesta,
- firma pozná zamestnanca a jeho pracovný výkon,
- zamestnanec pozná firemnú kultúru, procesy, projekty,
- zamestnanec bude potrebovať krátku adaptačnú dobu.
Nevýhody interného výberu zamestnancov
- neprijatie kolegami, najmä ak sa z bývalého kolegu stane nadriadený,
- zväčša obmedzený výber a menší počet vhodných zamestnancov.
Ak nemá firma vhodného interného zamestnanca je ďalší spôsob osloviť zamestnancov. Poslať im písomne popis pracovnej pozície pre ich okruh známych. V niektorých firmách je dokonca zavedená peňažná odmena, ktorú získa zamestnanec po pár mesiacoch, ak jeho odporúčaný známy zotrvá na pozícii.
Externý výber zamestnancov
Pokiaľ nie sú k dispozícii vhodní ľudia vo firme alebo od zamestnancov hlavné spôsoby, ako získať uchádzačov predstavujú:
- Inzercia v tlači a na pracovných portáloch – sú to najmä www.profesia.sk, www.kariera.sk,
- Inzercie na sociálnych sieťach - populárne na Slovensku sú hlavne www.facebook.com, www.linkedin.com,
- Úrad práce, sociálnych vecí a rodiny
- Vzdelávacie inštitúcie (napríklad stredné a vysoké školy),
- Pracovné veľtrhy – sú tú najmä :Profesia days, Národné dni kariéry, Job Expo
- Personálne agentúry - firma hradí dohodnutú agentúrnu odmenu až po prijatí vybraného uchádzača. Pridanou hodnotou agentúry sú rozsiahle skúsenosti, prehľad na trhu, odbornosť konzultantov. Agentúra môže byť nápomocná aj pri určení typu osoby, ktorá je vhodným na dané pracovné miesto. Agentúru môže firma požiadať o preverenie uchádzačov v rámci osobnostných ale aj odborných testov. Tým z veľkej vzorky uchádzačov zostane vyselektovaných pár uchádzačov, čo je pre firmy obrovská úspora času. V menších firmách, ktoré nemajú personálne oddelenie je outsourcing tejto služby úplne bežný. Agentúra disponuje veľkým množstvom dostupných uchádzačov. Pri niektorých pracovných miestach je dôležité z rôznych, napríklad z konkurenčného dôvodu pre firmu zachovať diskrétnosť výberu. Agentúra musí dodržiavať mlčanlivosť a až vybraným uchádzačom na osobné stretnutie do firmy prezradí meno firmy./li>
Výhody externého výberu zamestnancov
- väčší výber a záber uchádzačov priamo z trhu;
- nový zamestnanec prinesie nové myšlienky, nápady, zákazníkov;
- možnosť získať zamestnanca s novým know-how – resp. priamo od konkurencie
- v prípade spolupráce s personálnou agentúrou úspora času za výber a kompletný administratívny servis.
Nevýhody externého výberu zamestnancov
- vyššie náklady ( ktoré sa ale v prípade úspešného výberu rýchle vrátia vo výkone zamestnanca),
- potrebný dlhší čas na adaptáciu nového zamestnanca.
Viac o metódach výberu sa dočítate tu.
Vybranému kandidátovi je najvhodnejšie výsledok rozhodnutia o prijatí oznámiť najskôr ústne, resp. telefonicky a aj písomne zaslaním pracovnej ponuky so žiadosťou, aby do určitého dátumu potvrdil svoju odpoveď.
Písomná pracovná ponuka nemusí byť priamo pracovná zmluva, ale mala by obsahovať potrebné náležitosti: názov pracovného miesta, miesto výkonu práce, pracovnú dobu, informácie o dohodnutej nástupnej mzde, skúšobnej dobe, termín nástupu, zamestnanecké výhody a podmienky, ktoré je potrebné splniť pred nástupom. Tejto forme sa hovorí aj akceptačný list a je akýmsi deklarovaním firmy vyjadrenie uchádzača prijať. Ak uchádzač akceptačný list potvrdí, je treba dohodnúť termín podpisu pracovnej zmluvy.
Všetkým nevybraným uchádzačom je potrebné zaslať email s vyjadrením o neprijatí resp. prijatí iného uchádzača. Uchádzačom, ktorí postúpili do finálneho výberu a skončili na „druhom mieste“ je dobré telefonicky poďakovať za ich záujem, snahu a čas a vypýtať si súhlas so spracovaním osobných údajov na ďalšiu spoluprácu..
Aké typy organizačných štruktúr poznáme a ktorá sa hodí pre konkrétnu firmu približujeme v článku Organizačná štruktúra - akú si vybrať pre svoju firmu?
