Prečo firmy nerastú - robíte správne veci v pravý čas?

Príčinou prečo firmy nerastú, nevyužívajú svoj potenciál a podnikatelia bojujú s časom je, že sa často sústredia na správne aktivity, ale v nesprávny čas. Ako sa vyhnúť zbytočným chybám a robiť to čo treba v pravý čas?

Vedieť sa zorientovať v množstve úloh pre dnešného podnikateľa nie je jednoduché. Kalendáre sú plné stretnutí, týždenné zoznamy povinností vyzerajú akoby nemali konca kraja, a do toho prichádzajú do cesty zaujímavé obchodné príležitosti, ktoré stoja aspoň za zváženie. Nezáleží na tom, či o vlastnom podnikaní ešte len snívate alebo už riadite firmu s 50-timi zamestnancami. Dnes je toho proste veľa na každého!

Keď za mnou príde nový klient poradiť sa, ako si lepšie zorganizovať čas – prvé, čo urobím je, že ho požiadam, aby mi ukázal svoj kalendár.

Niektorí ho majú zaplnený od rána do večera prácou, iný prácou – cvičením – rodinou/priateľmi, ale sú aj takí, čo tam toho veľa nemajú. Ale napriek tomu sa sťažujú, že nestíhajú. Dokonca nestíhajú ani naplánovať si veci do kalendára. Táto časť rozhovoru mi napovie niečo o tom, ako strategicky sa človek predo mnou zamýšľa nad svojimi krokmi a ako efektívne využíva čas, ktorý má k dispozícii na prácu a osobný rozvoj.

Ako druhé sa opýtam majiteľa firmy, čo je momentálne prioritou jeho podnikania. Aké ciele si stanovil na tento rok a na čom plánuje robiť najbližšie tri mesiace. Pretože dávať si akýkoľvek osobný cieľ presahujúci horizont troch mesiacov je stratou času (ale o tom viac v inom článku). Je v centre pozornosti marketing, alebo príprava nových produktov a služieb? Stíha firma kapacitne plniť požiadavky trhu, alebo sú jej zamestnanci preťažení?

Táto časť rozhovoru mi odhalí niečo o tom, v akom štádiu sa firma nachádza a ako dobre má podnikateľ zvládnuté základné firemné procesy, marketing a získavanie nových zákazníkov, finančný kontroling, logistiku, vedenie a kontrolu ľudí.

Podnikatelia bojujú s časom, lebo sa sústredia na správne aktivity v nesprávny čas.

Potom nasleduje dôkladnejšia analýza podnikania a fungovania majiteľa firmy pomocou dotazníkov a iných nástrojov. Základom tohto skúmania je ale určiť aktuálne štádium podnikania firmy, na ktorú sa pozeráme a taktiež cieľový stav, kam sa chce majiteľ počas našej spolupráce dopracovať. Ja používam definíciu Todda Hermana (kanadský performance coach a úspešný podnikateľ), ktorého prácu sledujem od roku 2016, kedy som sa zapísala do jeho online kurzu pre podnikateľov.

Poďme sa teda spoločne pozrieť na päť fáz podnikania a čo by ste o nich mali vedieť, aby ste zbytočne neobmedzovali svoju firmu v raste a sústredili sa na činnosti, ktoré sú v danej fáze podnikania kľúčové.

Prvá fáza podnikania – Idealista (Dostal som nápad!)

Snívate svoj vlastný sen o podnikaní. Dostali ste nápad a ten sa vám zdá úžasný. Ste z neho tak nadšený, že na nič iné neviete myslieť. Poviete o svojom nápade kamarátom a niektorí z nich vás povzbudia, nech idete do toho. Iní kamaráti (a najčastejšie rodina) sa vám budú snažiť myšlienku na podnikanie vyhovoriť: „Čo si blázon, máš taký super job! A čo tvoja hypotéka? 25 dní platenej dovolenky do roka, školenia zadarmo – z čoho to budeš financovať na voľnej nohe? Ešte počkaj pár rokov, kým si viac našetríš. Človek nikdy nevie, kedy príde ďalšia kríza! Na Slovensku sa neoplatí podnikať...“

Strach opustiť bezpečný prístav zamestnania, žiadne skúsenosti s podnikaním, nedostatočné životné úspory, malé sebavedomie, frustrácia z toho, kde a čím začať...nenadarmo sa táto fáza nazýva aj najemotívnejšou fázou zo všetkých. A práve preto, väčšina ľudí proste nemá odvahu svoju myšlienku zrealizovať – nikdy sa nevydá naplno na cestu premeny nápadu na biznis. Len sa zamyslite, koľko z vašich kamarátov alebo kolegov vám niekedy v minulosti povedalo o svojom „skvelom nápade“? A koľko z nich svoju myšlienku skutočne zrealizovalo?

Na aké kľúčové aktivity sa v prvej fáze podnikania sústrediť, aby ste zbytočne neobmedzovali svoju myšlienku v raste?

• Snažte sa overiť si svoju myšlienku u ľudí, ktorí vás nepoznajú.
• Pýtajte sa ľudí, z čoho sú frustrovaní, aký problém potrebujú vyriešiť – a premýšľajte, ako by ste to vašim produktom riešili.
• Vyjdite z domu a rozprávajte sa s neznámymi – skúste im svoju ideu predstaviť a pýtajte si feedback. Neustále. Zapisujte si.
• Nájdite 5-tich ľudí, ktorí by boli ochotní za váš produkt/službu zaplatiť.
• Trávte viac času vonku s ľuďmi (a potenciálnymi zákazníkmi) ako sami za počítačom – aj keď je to lákavé, časom strácate realistický pohľad – keď budete s vašou myšlienkou príliš dlho sami.

Hlavná lekcia: Vypracujte systém, ako overiť ideu.

Podľa štatistík sa väčšina firiem nedožije svojich piatych narodenín a najkritickejšie sú práve prvé dva roky. Dôvod prečo firmy nielenže nerastú ale väčšinou zanikajú je, že nemajú vypracovaný systém, ako overiť hlavnú myšlienku – prečo vlastne vznikli.

Druhá fáza podnikania – Startupista (Mám produkt!)

Tu začína skutočné vzrušenie. Produkt je na svete a do biznisu začínajú plynúť financie, ale nie ešte natoľko, aby vás uživili.

Zrazu zisťujete, o čom podnikanie skutočne je. Musíte robiť veci, o ktorých ste predtým ani len nepočuli (však väčšina vašich podnikajúcich kamarátov rozprávala len o neskutočnej slobode, a nie napr. o množstve administratívy a byrokracie s tým spojenej). Ešte nemáte zdroje na to, aby ste si najali freelancerov, takže naberáte nové zručnosti a veľa sa učíte. O marketingu. O tom, ako vystaviť faktúru. Kedy odniesť papiere na Sociálnu poisťovňu. Ako fungujú reklamy na sociálnych médiách. Ako si zvýšiť sebavedomie a zapýtať si lepšiu cenu pri nasledujúcej zákazke. Ako byť lepším predajcom (toto veľa ľudí odrádza – čakajú, že ľudia prídu na ich web a automaticky nakúpia). So vzrušením z prvých skutočných krokov v podnikaní prichádza reálny stres z podnikania a pocit istej samoty. Začnete sa sami seba pýtať: „Je toto vôbec pre mňa? To budem na všetko vždy sám alebo sama? Mala tá moja mama pravdu, že som mal radšej ostať zamestnaný a s podnikaním ešte počkať?“

Na aké kľúčové aktivity sa v druhej fáze podnikania sústrediť, ak chcete rásť?

• Marketing, predaj a dolaďovanie vášho primárneho produktu/ponuky by malo zaberať v tejto fáze aspoň 80% vášho času.
• Všetky ostatné aktivity (ako napr. super excel na cenovú kalkuláciu, zlepšovanie vedomostí o účtovníctve, hltanie článkov o vedení ľudí v momente, keď ešte firma nedokáže uživiť ani vás) vám len rozhadzujú pozornosť a berú energiu.
• Vyhľadávajte obchodné príležitosti, pokúšajte sa predávať, kde sa len dá a snažte sa rozprávať rečou ľudí, ktorým svoj produkt alebo službu ponúkate. Vám je jasné, aký skvelý produkt alebo službu ponúkate, alebo že ste poctivý a splníte, čo sľúbite – ale trh vás nepozná a ľudí zaujíma najmä ich vlastný benefit – čo z toho budú mať, keď od vás kúpia?
• Ak keď peňazí je málo – premýšľajte, či by ste už nemohli niečo outsourcovať. Oplatí sa vám stráviť nad textom na váš blog alebo infografikou celý deň, alebo si ho radšej dáte urobiť niekomu za 5 EUR?

Hlavná lekcia: Predaj, marketing a dolaďovanie produktu.

Toto je fáza, ktorá veľa podnikateľov odradí a odchádzajú z trhu. Ak firmu nikto nepozná, základom je dobrý marketing – a ten častokrát treba už v tejto fáze zveriť ľuďom, ktorí tomu rozumejú a nesnažiť sa robiť všetko sám.

Tretia fáza podnikania - Budovateľ (Nestíham, potrebujem ľudí!)

Toto je fáza, v ktorej sa vám omnoho lepšie začína spávať. Produkt alebo služba zafungovala a trh vás chce. Počet zákazníkov rastie, dokonca si môžete dovoliť aj zvýšiť ceny. Marketing šlape. Ziskovosť sa pomaly dostáva na vrchol a kapacity začínajú byť naplnené. Typickým príkladom je freelancer, ktorý nemá núdzu o zákazky a už nepotrebuje zjednávať ceny. Biznis stojí na jeho alebo jej osobnom výkone a zvláštnych zručnostiach. Toto štádium je ale pre mnohých podnikateľov aj stropom.

Na aké kľúčové aktivity sa v tejto fáze sústrediť?

• Nájdite si svoj vlastných systém organizácie práce a dodržujte ho.
• Automatizácia a optimalizácia procesov – manažérskych, zákazníckych, finančných, marketingových atď.
• V kalendári musí mať pevné miesto aj oddych a ľudia, na ktorých vám záleží.
• Nájdite si mentálnu aktivitu, pri ktorej si môžete oddýchnuť – neustále myšlienky na firmu, dlhodobý tlak a pocit z nikdy nekončiacej pracovnej doby škodia vášmu zdraviu a stávate sa menej produktívny.
• Nájdite si niekoho, kto prevezme časť vášho biznisu, ktorá vás spomaľuje a vyčerpáva.

Hlavná lekcia: Vaša vízia, odhodlanie, výnimočné zručnosti a predchádzajúce skúsenosti vás doviedli až do tohto bodu. Teraz je na čase, aby firmu ťahali ďalej automatizované systémy a noví ľudia.

Neexistuje len jeden návod na to, ako viesť firmu, ani to, v ktorom bode začať najímať prvých zamestnancov. Niektoré firmy môžu aj naďalej rásť cez externú spoluprácu (outsourcing) a virtuálnu asistentku, iné musia začať najímať ďalších ľudí, ktorí prevezmú aktivity firmy, ktoré už sám majiteľ nestíha (napr. daňová poradkyňa si najme daňového asistenta), alebo ktorí prinesú do firmy nové zručnosti, ktoré majiteľ firmy doposiaľ nemá (napr. web dizajnér si najme IT človeka, ktorý ovláda špeciálny programovací jazyk). V tejto fáze vám asi najviac môže pomôcť spolupráca s konzultantom, koučom alebo mentorom.

Štvrtá fáza podnikania – Líder (Potrebujem znižovať náklady cez efektívne procesy a rozvíjať ľudí!)

Ak sa vám podarilo dostať do fázy, kedy si už môžete dovoliť delegovať väčšinu operatívnych úloh a niektoré procesy bežia automaticky a bezproblémovo. Získali ste späť svoj voľný čas. Ziskovosť v tejto fáze klesá (priemerné %) – pretože investujete do ľudí, technológií a automatizácie procesov. Celkové tržby rastú – lebo ste rozšírili kapacity, takže aj celkový objem zisku (suma v EUR) rastie. Vysvetlíme si to na príklade:

Na aké kľúčové aktivity sa v tejto fáze sústrediť?

• Zamerajte pozornosť na tím, firemnú kultúru a leadership.
• Zadefinujte si vlastný štýl vedenia – a oblasti, kde sa vo vedení ľudí potrebujete zdokonaliť.
• Zadefinujte jasne úlohy, zodpovednosti a kompetencie každej osoby vo vašej organizácii.
• Nastavte rozvojový plán (aspoň) kľúčovým zamestnancom vo firme a pravidelne ho kontrolujte.
• Pozor na mikromanažment – najímajte si šikovných ľudí a potom ich nechajte robiť svoju prácu.
• Delegujte, ale aj delegovanie má svoje pravidlá – nepodceňte ich.
• Dôverujte svojim ľuďom, ale zároveň nastavte kontrolné procesy vo firme tak, aby ste vedeli o všetkých podstatných záležitostiach.
• Budujte atraktívne pracovné prostredie, ktoré pritiahne nové talenty a zamedzí fluktuácii vašich kľúčových ľudí.
• Nesnažte sa byť najmúdrejšou osobou vo firme na všetko – to patrí do predchádzajúcej fázy – tu sa obklopujete ľuďmi, ktorí dopĺňajú vaše nedostatky.

Hlavná lekcia: Poznajte seba a svoje obmedzenia. To, čo posunie váš biznis do ďalšieho levelu, sú ľudia a silná firemná kultúra.

Piata fáza podnikania – Inovátor (Potrebujem najlepších ľudí a nové trhy!)

Tak sa vám podarilo dôjsť so svojím podnikaním až na vrchol – je to úžasný pocit, vidieť za sebou roky tvrdej práce, ktoré priniesli vytúžené ovocie. Ste vodcom na trhu vo svojej profesii.

Ostať na vrchole je častokrát omnoho ťažšie, ako sa naň dostať.

Každý by chcel s vami robiť. Pretože máte silu (finančnú aj produktovú) diktujete si na vyjednávaniach vlastné podmienky.

Spomeňte si na Nokiu – v istom období boli jedničkou na trhu mobilných telefónov, ale nakoľko zaspali dobu a neinovovali dostatočne, ostatní ich predbehli.

Na aké kľúčové aktivity sa v tejto fáze  podľa Todda Hermana sústrediť?

• Sledujte dôkladne trendy na trhu (doma i v zahraničí).
• Priberajte menšie firmy, ktoré doplnia vaše portfólio.
• Ochraňujte svoju pozíciu na trhu cez strategické nákupy a inovácie.
• Investujte čas a peniaze do leadership zručností vašich kľúčových ľudí – neustále.
• Dôverujte vašim ľuďom – ale nezabúdajte, že zlé rozhodnutia manažmentu môžu položiť celú firmu.
• Veďte firmu najmä cez dáta, analytiku a pravidelný reporting kľúčových ukazovateľov výkonnosti firmy (KPI).
• Hľadajte flexibilitu v riešeniach, aby ste vedeli svoje produkty a služby rýchlo prispôsobovať trhu.

Hlavná lekcia: Neustále pozorujte, čo sa deje na trhu. Nezaspite na vavrínoch a investujte do najlepších ľudí v riadení firmy.

Keď pochopíte, v akom štádiu sa vaša firma práve nachádza, budete ľahšie hľadať odpoveď a otázku prečo firma nerastie a začnete sa sústrediť na kľúčové aktivity, ktoré si konkrétna fáza vášho podnikania vyžaduje – nielenže neostanete stáť na mieste, ale posuniete sa do ďalšieho štádia podnikania omnoho rýchlejšie a bezbolestnejšie.

Cesta nahor vám už pravdepodobne pôjde rýchlejšie, ale stále vedie cez rovnaký počet schodov, len sa menej zadýchate.

To neznamená, že váš kalendár bude celý zaplnený len limitovaným množstvom odporúčaných aktivít (napr. vývoj nového produktu a na administratívu či marketing úplne zabudnete), ale väčšina vášho kalendára áno (70 – 80% vášho pracovného času).

Každé štádium podnikania je jedinečné a niečo veľmi dôležité vás o biznise naučí. Žiadnu z týchto fáz nemôžete preskočiť, ani vtedy, ak ste majiteľom alebo majiteľkou viacerých firiem. A práve toto si treba uvedomiť – že v každej ďalšej firme začínate od úplného začiatku.