Zamestnanie prvého zamestnanca na pracovnú zmluvu pre podnikateľa znamená predovšetkým veľa oznamovacích povinností. Prinášame ich prehľad.
Prehľad povinností, ktoré vznikajú zamestnávateľovi pri začatí pracovného pomeru s prvým zamestnancom na pracovnú zmluvu:
- dodržiavanie zásady rovnakého zaobchádzania,
- povinnosti súvisiace so vznikom pracovného pomeru a uzatvorením pracovnej zmluvy,
- dodržiavanie minimálnej mzdy a priradenie miestu stupeň náročnosti práce,
- prihlásenie zamestnávateľa do Sociálnej poisťovne,
- prihlásenie zamestnanca do Sociálnej poisťovne,
- registrácia zamestnávateľa v zdravotnej poisťovni,
- prihlásenie zamestnanca do zdravotnej poisťovne,
- uplatnenie odpočítateľnej položky na zdravotné poistenie,
- registrácia zamestnávateľa na daňovom úrade,
- uplatnenie nezdaniteľnej časti a daňového bonusu pre zamestnanca,
- školenie o bezpečnosti a ochrane zdravia zamestnancov pri práci, o ochrane pred požiarmi a riešenie pracovnej zdravotnej služby.
Kedy vzniká pracovný pomer a aké povinnosti s ním súvisia, nájdete v článku Kedy vzniká pracovný pomer?
Povinnosť zamestnávateľa dodržiavať zásadu rovnakého zaobchádzania
Podnikateľ sa stáva zamestnávateľom až vtedy, keď začne zamestnávať aspoň jednu fyzickú osobu v pracovnoprávnom vzťahu. Jednou z možností založenia pracovnoprávneho vzťahu je uzatvorenie pracovnej zmluvy. Samotnému uzatvoreniu pracovnej zmluvy ešte predchádza výber budúceho zamestnanca spomedzi viacerých kandidátov.
Zamestnávateľ už pri tomto kroku musí dodržiavať zásadu rovnakého zaobchádzania podľa zákona č. 365/2004 Z. z. o rovnakom zaobchádzaní v niektorých oblastiach a o ochrane pred diskrimináciou (antidiskriminačný zákon) v znení neskorších predpisov a nesmie žiadneho z uchádzačov diskriminovať (napríklad z dôvodu pohlavia, národnosti, veku).
Povinnosti súvisiace so vznikom pracovného pomeru a uzatvorením pracovnej zmluvy
Pred uzatvorením pracovnej zmluvy je zamestnávateľ povinný oboznámiť budúceho zamestnanca s právami a povinnosťami, ktoré pre neho vyplynú z pracovnej zmluvy, s pracovnými podmienkami a mzdovými podmienkami, za ktorých má prácu vykonávať. Potom môže nasledovať uzatvorenie pracovnej zmluvy.
Podľa zákona č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov (ďalej aj ako „Zákonník práce“) musí pracovná zmluva obsahovať tieto podstatné náležitosti: druh práce, miesto výkonu práce, deň nástupu do práce, mzdové podmienky, výplatné termíny, pracovný čas, výmera dovolenky a dĺžka výpovednej doby. Pracovná zmluva musí mať písomnú podobu a jedno jej písomné vyhotovenie je zamestnávateľ povinný vydať zamestnancovi. Pracovný pomer ale vzniká až dňom uvedeným ako deň nástupu do práce.
Informácie o tom, aké povinnosti vznikajú zamestnávateľovi pri prijatí prvého zamestnanca nájdete v článku Povinnosti zamestnávateľa pri prijatí prvého zamestnanca
Povinnosť dodržiavať minimálnu mzdu a priradiť pracovnému miestu stupeň náročnosti
Keďže jednou z podstatných náležitostí pracovnej zmluvy sú aj mzdové podmienky, ešte si o nich niečo musíme povedať. Zamestnávateľ by mal už pri uzatváraní pracovnej zmluvy dbať na povinnosť poskytovať zamestnancovi mzdu, ktorá nie je nižšia ako minimálna mzda. Minimálnu mzdu v zásade upravujú dva predpisy: zákon č. 663/2007 Z. z. o minimálnej mzde v znení neskorších predpisov a nariadenie vlády Slovenskej republiky č. 278/2017 Z. z., ktorým sa ustanovuje suma minimálnej mzdy na rok 2018.
U zamestnanca v pracovnom pomere sa suma minimálnej mzdy odvíja aj od stupňa náročnosti práce vykonávanej takýmto zamestnancom na príslušnom pracovnom mieste. Preto je povinnosťou zamestnávateľa každému pracovnému miestu zamestnanca pracujúceho na základe pracovnej zmluvy priradiť aj stupeň náročnosti práce podľa charakteristiky stupňov náročnosti práce uvedenej v prílohe č. 1 k Zákonníku práce. V spojení s vyššie uvedenými predpismi upravujúcimi minimálnu mzdu tak zamestnávateľ vypočíta mzdu, pod ktorú mzda príslušného zamestnanca v pracovnom pomere nesmie klesnúť.
Prihlásenie zamestnávateľa do Sociálnej poisťovne v súvislosti so začatím prvého pracovného pomeru
Veľmi dôležitou povinnosťou každého zamestnávateľa je splnenie si registračných povinností v Sociálnej poisťovni. Podľa § 231 ods. 1 písm. a) zákona č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení v znení neskorších predpisov (ďalej aj ako „zákon o sociálnom poistení“) je zamestnávateľ povinný prihlásiť sa do registra zamestnávateľov Sociálnej poisťovne najneskôr v deň predchádzajúci dňu, v ktorom začne zamestnávať aspoň jedného zamestnanca (táto povinnosť sa teda týka len nových zamestnávateľov).
Zamestnávateľ sa prihlasuje do registra zamestnávateľov prostredníctvom formuláru „Registračný list zamestnávateľa“ a prihlasovanie zamestnancov do registra poistencov a sporiteľov starobného dôchodkového sporenia sa uskutočňuje prostredníctvom formuláru „Registračný list fyzickej osoby“. Zamestnávateľ sa môže prihlásiť (do registra zamestnávateľov) len písomným podaním formuláru Registračného listu zamestnávateľa na príslušnej pobočke Sociálnej poisťovne.
Prihlásenie zamestnanca do Sociálnej poisťovne pri začatí pracovného pomeru
Následne je potrebné v Sociálnej poisťovni aj zamestnanca prihlásiť do registra poistencov a sporiteľov starobného dôchodkového sporenia na nemocenské poistenie, na dôchodkové poistenie a na poistenie v nezamestnanosti (zamestnanca s právom na nepravidelný príjem len na dôchodkové poistenie) pred vznikom pracovnoprávneho vzťahu, najneskôr pred začatím výkonu činnosti zamestnanca. Tieto povinnosti si musíte teda splniť ešte pred nástupom zamestnanca do práce. Inak vám hrozí od inšpektorátu práce pokuta za nelegálne zamestnávanie až do výšky 200 000 eur a pokutu do výšky 16 596,96 eura vám môže uložiť aj Sociálna poisťovňa.
Zamestnávateľ aj zamestnanec musia byť do Sociálnej poisťovne prihlásení v predstihu.
Zamestnanca je možné prihlásiť do Sociálnej poisťovne len elektronickým podaním formuláru Registračný list fyzickej osoby. Na tento účel preto zamestnávateľ so Sociálnou poisťovňou pri podávaní Registračného listu zamestnávateľa uzatvorí „Dohodu o používaní elektronických služieb Sociálnej poisťovne pre odvádzateľov poistného“. Po tom bude mať prístup do elektronických služieb Sociálnej poisťovne a cez internet prihlási zamestnanca do Sociálnej poisťovne.
Registrácia zamestnávateľa v zdravotnej poisťovni
Ďalšou inštitúciou, ktorej je potrebné vznik zamestnávateľa a začatie zamestnávania zamestnanca oznámiť, je zdravotná poisťovňa (príslušná podľa toho, v ktorej je poistený zamestnanec). Je to z toho dôvodu, že zamestnávateľ sa zamestnaním svojho prvého zamestnanca stáva platiteľom zdravotného poistenia a u tohto zamestnanca zároveň dochádza k zmene platiteľa zdravotného poistenia (novým platiteľom poisteného za zamestnanca sa stáva jeho zamestnávateľ).
Zamestnávateľ je podľa § 24 písm. k) zákona č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení v znení neskorších predpisov (ďalej aj ako „zákon o zdravotnom poistení“) povinný skutočnosť, že sa stal platiteľom poistného, oznámiť zdravotnej poisťovni do ôsmich pracovných dní odo dňa vzniku platiteľa poistného (odo dňa, keď nastúpil jeho prvý zamestnanec do práce). Táto povinnosť sa teda týka len nových zamestnávateľov. Oznámenie vzniku platiteľa poistného zamestnávateľ vykonáva písomne alebo elektronicky prostredníctvom formuláru „Oznámenie o vzniku, zmene a zániku platiteľa poistného“.
Viac o prihlasovaní zamestnanca do Sociálnej poisťovne sa dočítate v článku Pod akým kódom prihlásiť zamestnanca v Sociálnej poisťovni? Nové kódy pre dôchodcov od júla 2018.
Povinnosť prihlásiť zamestnanca do zdravotnej poisťovne
Za zamestnanca je zmenu platiteľa poistného zdravotnej poisťovni povinný najneskôr do ôsmich pracovných dní od začatia výkonu závislej práce oznámiť jeho zamestnávateľ. Táto lehota platí vtedy, ak má zamestnanec v pracovnom pomere právo na pravidelný mesačný príjem. Ak tento zamestnanec nemá právo na pravidelný mesačný príjem, lehota je do konca kalendárneho mesiaca nasledujúceho po mesiaci, v ktorom bol zamestnancovi príjem vyplatený (zamestnanec sa prihlási do zdravotnej poisťovni len na posledný deň tohto kalendárneho mesiaca a následne sa tento proces opakuje). Zmenu platiteľa poistného môže zamestnávateľ oznámiť príslušnej zdravotnej poisťovni písomne alebo elektronicky prostredníctvom formuláru „Oznámenie zamestnávateľa o poistencoch pri zmene platiteľa poistného na verejné zdravotné poistenie“.
Aj zdravotnej poisťovni treba oznámiť vznik zamestnávateľa a zamestnanca.
Ak má zamestnávateľ najmenej troch zamestnancov, je povinný zmenu platiteľa poistného oznamovať zdravotnej poisťovni len elektronicky (toto obmedzenie sa teda zamestnávateľa pri prvom zamestnancovi netýka). Pre elektronické plnenie si povinností voči zdravotnej poisťovni je potrebné absolvovať všetky kroky stanovené príslušnou zdravotnou poisťovňou na splnenie podmienok pre začatie elektronickej komunikácie (tento proces sa v jednotlivých zdravotných poisťovniach odlišuje).
Porušenie povinnosti oznámiť vznik platiteľa poistného alebo povinnosti oznámiť zmenu platiteľa poistného za zamestnanca, môže byť sankcionované pokutou do výšky 3 319 eur.
Viac o prihlasovaní zamestnanca do zdravotnej poisťovne sa dočítate v článku Pod akým kódom prihlásiť zamestnanca do zdravotnej poisťovne.
Uplatnenie odpočítateľnej položky na zdravotné poistenie
Aj keď v súčasnosti už odpočítateľná položka na zdravotné poistenie neznižuje vymeriavací základ zamestnávateľa na platenie zdravotného poistenia, stále môže znížiť zdravotné poistenie platené jeho zamestnancom v pracovnom pomere a tým zvýšiť jeho čistú mzdu. Preto častokrát aj samotní zamestnávatelia pomáhajú zamestnancom s jej uplatňovaním, aj keď o jej uplatňovanie má primárne žiadať samotný zamestnanec. Zamestnanec, ktorý má nárok na uplatnenie odpočítateľnej položky je povinný túto skutočnosť podľa § 23 ods. 6 zákona o zdravotnom poistení písomne oznámiť zamestnávateľovi do ôsmich dní odo dňa vzniku pracovného pomeru. Formulár má názov „Oznámenie zamestnanca podľa § 23 ods. 6 zákona č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení a o zmene a doplnení zákona č. 95/2002 Z. z. o poisťovníctve a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon“) na uplatnenie nároku na odpočítateľnú položku (ďalej len „oznámenie“)“.
Povinnosť registrovať zamestnávateľa na daňovom úrade
Povinnosťou zamestnávateľa je zo mzdy zamestnanca vyberať a daňovému úradu odvádzať preddavok na daň z príjmov zo závislej činnosti – stáva sa platiteľom dane. Na tento účel je zamestnávateľ podľa § 49a ods. 3 zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov (ďalej aj ako „zákon o dani z príjmov“) povinný v lehote do konca kalendárneho mesiaca nasledujúceho po uplynutí mesiaca, v ktorom mu vznikla povinnosť zrážať preddavky na daň, požiadať daňový úrad o registráciu za platiteľa dane z príjmov zo závislej činnosti.
Daňovému úradu treba oznámiť, že budete za zamestnancov odvádzať daň.
Ak je zamestnávateľ už na daňovom úrade registrovaný pre daň z príjmov (napríklad z dôvodu podnikania) je povinný v lehote do 30 dní odo dňa, v ktorom mu vznikla povinnosť zrážať preddavky na daň, oznámiť na účel vykonania zmien v registrácii daňovému úradu skutočnosť, že sa stal platiteľom dane z príjmov zo závislej činnosti. Za nesplnenie tejto povinnosti hrozí zamestnávateľovi pokuta od 60 eur do 20 000 eur.
Elektronická forma registrácie zamestnávateľa na daňovom úrade
Registrácia podnikateľa za platiteľa dane z príjmov zo závislej činnosti alebo oznámenie skutočnosti, že podnikateľ sa stal platiteľom dane z príjmov zo závislej činnosti, sa uskutočňuje na formulári „Žiadosť o registráciu, oznámenie zmien, žiadosť o zrušenie registrácie na daň z príjmov a daň z pridanej hodnoty“. Zamestnávateľ, ktorý je platiteľom DPH alebo právnickou osobou zapísanou v obchodnom registri alebo fyzickou osobou-podnikateľom registrovanou pre daň z príjmov, má povinnosť tento formulár podať daňovému úradu v elektronickej podobe. V tomto prípade sa zamestnávateľ bude musieť registrovať na portáli Finančnej správy Slovenskej republiky a následne, ak nedisponuje kvalifikovaným elektronickým podpisom, bude musieť navyše s daňovým úradom uzatvoriť aj dohodu o elektronickom doručovaní.
Uplatnenie nezdaniteľnej časti základu dane a daňového bonusu pre zamestnanca
Mnoho zamestnancov si uplatňuje aj nezdaniteľnú časť základu dane na daňovníka a daňový bonus. Aj keď majú o ich uplatňovanie žiadať zamestnanci, v praxi im s tým pomáhajú zamestnávatelia. Na uplatňovanie nezdaniteľnej časti základu dane na daňovníka a/alebo daňového bonusu musí zamestnanec zamestnávateľovi do konca mesiaca, v ktorom nastúpil do zamestnania, predložiť formulár „Vyhlásenie na uplatnenie nezdaniteľnej časti základu dane na daňovníka a daňového bonusu podľa § 36 ods. 6 zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov“.
Vznik pracovného pomeru vyžaduje aj zabezpečenie školení o bezpečnosti a ochrane zdravia zamestnancov pri práci, ochrane pred požiarmi a riešenie pracovnej zdravotnej služby.
Zo zákona č. 124/2006 Z. z. o bezpečnosti a ochrane zdravia pri práci v znení neskorších predpisov zamestnávateľovi vyplýva povinnosť pri prijatí zamestnanca do práce oboznámiť ho s predpismi na zaistenie bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci, so zásadami bezpečnej práce, zásadami ochrany zdravia pri práci, zásadami bezpečného správania na pracovisku a s bezpečnými pracovnými postupmi. Následne je potrebné získané znalosti zamestnancov overiť napríklad písomným testom a o takto vykonanom školení by zamestnávateľ mal mať aj preukázateľný záznam (potvrdenie o jeho vykonaní a absolvovaní).
Podobné školenie musí zamestnávateľ pre zamestnanca zabezpečiť aj v súvislosti s ochranou pred požiarmi.
Viac sa dočítate v článku Aké povinnosti v súvislosti s BOZP a PZS musí riešiť zamestnávateľ pri prijatí prvého zamestnanca.
