Čo potrebujete vedieť, keď začínate so mzdami? Aké zákonné povinnosti musí mzdár ovládať v súvislosti so mzdami a personalistikou?
Začínajúci mzdár/personalista musí ovládať množstvo zákonov súvisiacich so zamestnávaním zamestnancov, najmä:
- Zákonník práce,
- zákon o zdravotnom poistení,
- zákon o sociálnom poistení,
- zákon o dani z príjmov,
- zákon o cestovných náhradách,
- zákon o sociálnom fonde.
Okrem vyššie uvedených zákonov sa problematiky zamestnávania týkajú aj:
- zákon o ochrane osobných údajov,
- zákon o ochrane, podpore a rozvoji verejného zdravia,
- zákon o bezpečnosti a ochrane zdravia pri práci,
- ďalšie zákony.
Ak začínate pracovať so mzdami, budete si musieť plniť veľa povinností a dodržiavať lehoty, ktoré so mzdami súvisia. Spravidla sa všetky činnosti opakujú pri každom zamestnancovi. V tomto článku vám prinášame prehľad povinností súvisiacich so vznikom a trvaním pracovného pomeru/dohody. V článku sa dozviete o jednotlivých krokoch, ktoré ako mzdár budete musieť ovládať.
Pripravte pracovno-právne dokumenty pre budúceho zamestnanca
Prvým krokom pri začatí práce so mzdami je zistenie údajov o budúcom zamestnancovi, ktoré mzdár potrebuje pre prípravu pracovnej zmluvy, prípravu prihlášok do zdravotnej a Sociálnej poisťovne. Ide napríklad o meno, priezvisko, číslo OP, rodné číslo a pod. Už pri tomto kroku je nutné postupovať v súlade s GDPR.
Pred nástupom do zamestnania musí budúci zamestnanec podpísať pracovnú zmluvu. Okrem pracovnej zmluvy je potrebné pripraviť zamestnancovi na podpis aj:
- oboznámenie, príp. súhlas s informáciami potrebnými k spracovaniu osobných údajov v súlade s GDPR,
- vyhlásenie na uplatnenie nezdaniteľnej časti základu dane a daňového bonusu - toto tlačivo podpisuje zamestnanec, ak si chce u zamestnávateľa uplatniť nezdaniteľnú časť základu dane, prípadne aj daňový bonus na deti.
V prípade, že zamestnávateľ plánuje zamestnať dohodára, musí mzdár pripraviť na podpis konkrétny druh dohody - dohodu o brigádnickej práci študentov, dohodu o pracovnej činnosti alebo dohodu o vykonaní práce.
Študent pracujúci na dohodu o brigádnickej práci študentov si môže u jedného zamestnávateľa uplatniť odvodovú výnimku a nezdaniteľnú časť základu dane. Študenti pracujúci na základe iných typov dohôd, resp. na pracovný pomer si odvodovú výnimku v Sociálnej poisťovni uplatniť nemôžu. Na uplatnenie odvodovej výnimky sa podpisuje Oznámenie a čestné vyhlásenie.
Starobní dôchodcovia, predčasní starobní dôchodcovia, invalidní dôchodcovia, výsluhoví dôchodcovia po dovŕšení dôchodkového veku a invalidní výsluhoví dôchodcovia pracujúci na dohodu o vykonaní práce alebo dohodu o pracovnej činnosti si môžu uplatniť odvodovú výnimku z platenia dôchodkového poistenia do hranice 200 eur u jedného zamestnávateľa. Ak si chcú u zamestnávateľa uplatniť odvodovú výnimku, podpisujú tlačivo Oznámenie a čestné vyhlásenie (odvodová úľava – DOCHODCOVIA).
Možnosť uplatnenia nezdaniteľnej časti základu dane u dôchodcu závisí od toho, či mal k začiatku roka priznaný dôchodok (alebo spätne priznaný k začiatku roka) alebo nie. Takisto závisí aj od výšky dôchodku.
Viac o všetkých povinnostiach zamestnávateľa pri zamestnaní zamestnanca sa dozviete v článku Povinnosti zamestnávateľa pri prijatí prvého zamestnanca.
Prečítajte si aj Doklady pri nástupe do zamestnania.
Zakúpte si mzdový softvér
S množstvom zákonov a povinností súvisiacich so zamestnaním sa spája väčšie riziko pochybenia mzdára. Na elimináciu niektorých rizík ponúkajú softvérové firmy mzdové softvéry, ktoré za vás napríklad vypočítajú mzdu, odvody, výšku dane. Kvalitný mzdový softvér ponúka exporty tlačív v xml do zdravotnej poisťovne, Sociálnej poisťovne a na daňový úrad, ktorý už len naimportujete v e-pobočkách v jednotlivých inštitúciách.
Mzdový softvér dokáže mzdárovi veľmi pomôcť a uľahčiť prácu so mzdami. Mzdový softvér vám zo zadaných údajov o budúcom zamestnancovi vie vyexportovať predvyplnené dokumenty a tlačivá, ktoré by ste ináč museli ručne vypĺňať Vy.
Kvalitný mzdový softvér ponúka aj iné výhody, napríklad prepočty dovoleniek, tvorbu sociálneho fondu, tvorbu príkazov na úhradu, prepočty náhrady mzdy za PN, a pod. Zároveň ponúka veľmi dôležitú výhodu – je vždy aktualizovaný podľa platnej legislatívy. Zákony sa menia často, preto aj mzdový softvér by mal byť vždy aktuálny.
Prihláste zamestnávateľa a zamestnanca do Sociálnej a zdravotnej poisťovne a vybavte elektronický prístup
Pripravte zamestnávateľovi Registračný list zamestnávateľa do Sociálnej poisťovne. Osoba oprávnená konať za zamestnávateľa by mala ísť s Registračným listom zamestnávateľa do Sociálnej poisťovne a rovno tam vybaviť aj elektronický prístup do Sociálnej poisťovne. Registrácia zamestnávateľa v Sociálnej poisťovni sa musí vykonať najneskôr deň pred nástupom prvého zamestnanca do práce. Pokiaľ by zamestnávateľ išiel vybaviť Registráciu zamestnávateľa deň pred nástupom prvého zamestnanca (tzn. posledný deň lehoty), treba mu zároveň pripraviť aj Registračný list fyzickej osoby na prihlásenie zamestnanca do Sociálnej poisťovne. Je to z toho dôvodu, že pri vybavení elektronického prístupu do Sociálnej poisťovne môže zamestnávateľ elektronicky podávať dokumenty spravidla až nasledujúci deň.
Prihlásenie zamestnanca a dohodára do Sociálnej poisťovne je nutné vykonať najneskôr pred začatím výkonu činnosti zamestnanca a dohodára. Mzdár prihlási zamestnanca resp. dohodára do Sociálnej poisťovne na tlačive Registračný list fyzickej osoby. Do Sociálnej poisťovne sa prihlasujú všetci zamestnanci a všetky osoby pracujúce na základe dohôd vykonávaných mimo pracovného pomeru.
Registráciu zamestnávateľa v príslušnej zdravotnej poisťovni je nutné uskutočniť najneskôr do 8 pracovných dní od nástupu prvého zamestnanca do zamestnania. Registrácia zamestnávateľa sa vykoná prostredníctvom Oznámenia o vzniku, zmene a zániku platiteľa poistného. Zároveň by si mal zamestnávateľ vybaviť elektronický prístup do e-pobočky príslušnej zdravotnej poisťovne.
Zamestnávateľ s minimálne 3 zamestnancami má povinnosť komunikovať so zdravotnou poisťovňou elektronicky. Pre zamestnávateľa s 1-2 zamestnancami nie je povinné komunikovať so zdravotnou poisťovňou elektronicky, ale je to pre nich ekonomicky výhodnejšie, efektívnejšie a rýchlejšie.
Prihlásenie zamestnanca do zdravotnej poisťovne je potrebné vykonať najneskôr do 8 pracovných dní od nástupu zamestnanca do zamestnania prostredníctvom tlačiva Oznámenie zamestnávateľa o poistencoch pri zmene platiteľa poistného na verejné zdravotné poistenie.
Registrujte zamestnávateľa na daňovom úrade
Na registráciu zamestnávateľa na daňovom úrade ako platiteľa dane z príjmov zo závislej činnosti je určené tlačivo Žiadosť o registráciu, oznámenie zmien, žiadosť o zrušenie registrácie na daň z príjmov, daň z pridanej hodnoty a daň z poistenia. Ak je zamestnávateľ registrovaný pre daň z príjmov (napr. z príjmov právnickej osoby alebo fyzickej osoby), je potrebné oznámiť zmenu daňovému úradu, že sa stal platiteľom dane z príjmov zo závislej činnosti do 30 dní odo dňa, kedy mu vznikla povinnosť zrážať preddavky na daň.
Ak zamestnávateľ ešte nie je registrovaný na daňovom úrade (napríklad ak ide o novovzniknutú firmu), jeho lehota na registráciu ako platiteľa dane z príjmov zo závislej činnosti je do konca nasledujúceho mesiaca po mesiaci, v ktorom mu vznikla povinnosť zrážať preddavky na daň.
Nezabudnite na ďalšie povinnosti súvisiace so zamestnancami (PZS, BOZP,...)
V súvislosti s bezpečnosťou a ochranou zdravia pri práci (BOZP), pracovnou zdravotnou službou (PZS) má zamestnávateľ mnoho povinností, napríklad aj oznamovanie zamestnancov v 2. kategórii Úradu verejného zdravotníctva.
Napríklad by mal zamestnávateľ pred zamestnaním prvého zamestnanca disponovať vyhodnotením neodstrániteľných nebezpečenstiev a ohrození. Zamestnávateľ musí disponovať lekárskym posudkom o zdravotnej spôsobilosti zamestnanca vydaným lekárom zo vstupnej lekárskej prehliadky zamestnanca, ak si to vyžadujú zákony.
Ďalšou povinnosťou zamestnávateľa je zabezpečenie školení pre zamestnancov súvisiacich s BOZP (bezpečnosťou a ochranou zdravia pri práci). Takisto musí zamestnávateľ zabezpečiť posúdenie zdravotného rizika v súvislosti s faktorom práce a pracovného prostredia a zabezpečiť vypracovanie posudku o riziku s kategorizáciou prác.
Povinnosti súvisiace s PZS, BOZP sú obvykle povinnosťami, ktoré sú mimo rozsahu činnosti mzdára.
Objednajte stravné lístky novému zamestnancovi a odovzdajte stravné lístky zamestnancovi
V prípade, že zamestnávateľ poskytuje zamestnancom stravné lístky, osobou vydávajúcou stravné lístky zamestnancom je častokrát mzdár. Zamestnanec ma nárok na stravný lístok, ak v rámci pracovnej zmeny vykonáva prácu viac ako 4 hodiny. Nárok na stravné lístky majú len zamestnanci zamestnaní na pracovný pomer. Mzdár eviduje nákup a výdaj stravných lístkov zamestnancom. Na začiatku každého mesiaca vydáva zamestnancom stravné lístky na daný mesiac, pričom musí zohľadniť stravné lístky vydané v minulom mesiaci, na ktoré zamestnanec nemal nárok (napr. z dôvodu dovolenky).
Vypočítajte mzdu, odvody a dane zamestnanca
Jednou z pravidelných mesačných povinnosti mzdára je výpočet mzdy, odvodov a preddavkov na daň zamestnanca. Aké veličiny ovplyvňujú výpočet čistej mzdy a ako vypočítať odvody a preddavky na daň zo závislej činnosti sa dozviete v článku Výpočet čistej mzdy zamestnanca v roku 2019.
V prvom kroku musí mzdár získať a skontrolovať dochádzky zamestnancov. Na základe dochádzky (evidencie pracovného času) môže mzdár vypočítať mzdu zamestnanca. Mzdový softvér vám automaticky vypočíta čistú mzdu, odvody a preddavok na daň, pokiaľ mu správne zadáte vstupné veličiny. Ak zamestnanec bol počas mesiaca na dovolenke alebo pracovne neschopný, musí mu mzdár do výpočtu mzdy zahrnúť aj náhradu mzdy za dovolenku, resp. náhradu mzdy pri PN.
Pri výpočte odvodov študenta a dôchodcu pracujúcich na dohodu je potrebné zohľadniť aj odvodovú výnimku na sociálne poistenie do 200 eur. To platí len v prípade, ak si ju u daného zamestnávateľa uplatňujú. O výpočte odvodov a daní zamestnaného dôchodcu sa dozviete v článku Dane a odvody pri zamestnaní dôchodcu.
Mzdár nesmie pri výpočte hrubých miezd zabudnúť na výpočet výšky sociálneho fondu.
Zákon o sociálnom fonde ustanovuje, že sociálny fond sa tvorí ako úhrn:
- povinného prídelu vo výške 0,6 % až 1 % zo súhrnu hrubých miezd alebo platov zúčtovaných zamestnancom na výplatu za príslušný kalendárny mesiac,
- ďalšieho prídelu vo výške dohodnutej v kolektívnej zmluve alebo vo vnútornom predpise (ak u zamestnávateľa nie je odborový orgán) max. 0,5 % z hrubých miezd,
- ďalšieho prídelu vo výške sumy potrebnej na poskytnutie príspevkov na úhradu výdavkov na dopravu do zamestnania a späť určeným zamestnancom,
- ďalších zdrojov fondu.
TIP: výpočet čistej mzdy v roku 2020
Prihláste a odhláste dohodárov
Po skončení mesiaca je potrebné prihlásiť/odhlásiť študenta a dôchodcu v Sociálnej poisťovni na dôchodkové poistenie pri prekročení/neprekročení hranice 200 eur/mesiac. Prihlášky/odhlášky je potrebné vykonať minimálne 1 deň pred podávaním Mesačných výkazov poistného a príspevkov, resp. Výkazov poistného a príspevkov do Sociálnej poisťovne. Ak študent/dôchodca mal v mesiaci hrubú mzdu vo výške 150 eur a v druhom mesiaci mal hrubú mzdu 220 eur, je potrebné ho po skončení druhého mesiaca prihlásiť do Sociálnej poisťovne na dôchodkové poistenie. Prihlášky/odhlášky dohodárov - študentov a dôchodcov do Sociálnej poisťovne sa vykonávajú prostredníctvom tlačiva Registračný list FO.
Dohodárov vykonávajúcich práce na základe dohody o pracovnej činnosti alebo dohody o vykonaní práce s pravidelným príjmom je nutné prihlasovať v zdravotnej poisťovni len na reálne odpracované dni. Dohodárov s nepravidelným príjmom prihlasuje mzdár na jeden deň, a to na posledný deň kalendárneho mesiaca, ktorý predchádza mesiacu vyplatenia príjmu. Viac o tom, ako prihlasovať a odhlasovať dohodárov a o tom, ktorých dohodárov sa prihlasovanie do zdravotnej poisťovne netýka, sa dozviete v článku Prihlasovanie a odhlasovanie dohodárov v zdravotnej poisťovni.
Podajte mesačné výkazy do Sociálnej poisťovne, zdravotnej poisťovne, na daňový úrad, do DDS (III. pilier)
Mesačnou povinnosťou mzdára je podávanie výkazov do Sociálnej poisťovne, zdravotnej poisťovne, na daňový úrad a na doplnkové dôchodkové sporenie (III. pilier), ak zamestnávateľ prispieva zamestnancom na III. pilier..
Do Sociálnej poisťovne je nutné každý mesiac podať Mesačný výkaz poistného a príspevkov, prípadne Výkaz poistného a príspevkov (nie každý mesiac). Výkaz preddavkov na poistné na verejné zdravotné poistenie zamestnávateľa sa podáva do príslušnej zdravotnej poisťovne, v ktorej je zamestnanec poistený. Termín na podanie výkazov do Sociálnej a zdravotnej poisťovne je deň splatnosti ním odvádzaného poistného a príspevkov.
Na daňový úrad podáva mzdár každý mesiac Prehľad o zrazených a odvedených preddavkoch na daň. Prehľad je povinný podať najneskôr do konca kalendárneho mesiaca po mesiaci, za ktorý sa prehľad podáva. Ak sa prehľad podáva za mesiac júl, zamestnávateľ je povinný podať prehľad na daňový úrad do konca augusta.
V prípade, že má zamestnávateľ uzavretú zamestnávateľskú zmluvu s doplnkovou dôchodkovou spoločnosťou, mzdár je povinný mesačne predkladať výkaz do DDS.
Pripravte údaje k platbám miezd pre zamestnávateľa, hromadné príkazy do banky
Zamestnávateľ každý mesiac platí:
- mzdu zamestnancovi,
- zrazenú daň zo závislej činnosti,
- odvody do Sociálnej poisťovne zo miezd,
- preddavky do zdravotnej poisťovne zo miezd.
Okrem vyššie uvedených povinných platieb zamestnávateľ v určitých prípadoch platí odvody na III. pilier, prípadne ostatné zrážky zo miezd (napr. exekučné platby nariadené súdom) a pod.
Zrazenú daň je nutné zaplatiť na osobný účet daňovníka pridelený daňovým úradom s konkrétnym predčíslím účtu dane zo závislej činnosti (500259-OUD/8180). Platbu je nutné označiť variabilným symbolom zloženým z čísla 1100MMRRRR, pričom MM označuje mesiac, za ktorý sa platí preddavok a RRRR označuje rok, za ktorý sa platí preddavok na daň zo závislej činnosti.
Odvody do Sociálnej poisťovni sa platia na číslo účtu konkrétnej pobočky, pod ktorú spadá zamestnávateľ. Platba sa označuje variabilným symbolom, čo je číslo zamestnávateľa pridelené Sociálnou poisťovňou a špecifickým symbolom MMRRR, pričom MM označuje mesiac, za ktorý sa odvody odvádzajú.
Preddavky do príslušnej zdravotnej poisťovne sa platia na číslo účtu konkrétnej pobočky podľa miestnej príslušnosti zamestnávateľa. Variabilný symbol sa uvádza IČO zamestnávateľa doplnené poslednými dvoma číslicami v závislosti od konkrétnej poisťovne. Špecifický symbol predstavuje mesiac a rok, za ktorý sa platia preddavky do zdravotnej poisťovne.
Veďte mzdovú evidenciu
Pri vyúčtovaní mzdy nesmie mzdár zabudnúť vydať zamestnancovi výplatnú pásku, resp. výplatnú listinu, ktorá obsahuje priznanú hrubú mzdu, jednotlivé zrážky do Sociálnej, zdravotnej poisťovne, na daňový úrad a pod.
Zamestnávateľ, resp. mzdár musí viesť evidenciu pracovného času jednotlivých zamestnancov (aj u dohodárov). Takisto musí mzdár viesť aj evidenciu uzatvorených dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru. Mzdár musí priebežne viesť mzdové listy a výplatné listiny za každý mesiac. Po skončení zdaňovacieho obdobia vedie mzdár evidenciu sumarizácie mzdových listov za celé zdaňovacie obdobie. Na účely sociálneho a zdravotného poistenia zamestnávateľ vedie evidenciu o svojich zamestnancoch. Na účely sociálneho poistenia vedie zamestnávateľ evidenciu, ktorá obsahuje všetky potrebné údaje do Evidenčného listu dôchodkového poistenia, ktorý sa predkladá Sociálnej poisťovni po skončení pracovného pomeru zamestnanca. Na účely zdravotného poistenia musí zamestnávateľ viesť evidenciu o zamestnancoch, ktorá obsahuje:
- identifikačné údaje zamestnanca,
- údaje o vzniku a zániku zdravotného poistenia,
- počet dní, za ktoré sa v jednotlivých kalendárnych mesiacoch platí poistné,
- mesačné vymeriavacie základy zamestnanca na verejné zdravotné poistenie,
- údaje o zaplatených preddavkoch zamestnanca v kalendárnych mesiacoch,
- údaje o zaplatených preddavkoch zamestnávateľa za zamestnanca v kalendárnych mesiacoch,
- údaje o obdobiach, kedy platil za zamestnanca poistné štát.
Nezabudnite na povinnosti po skončení roka
Po skončení roka má zamestnávateľ mnoho povinností, hlavne z pohľadu zákona o dani z príjmov, ktoré si väčšinou plní prostredníctvom mzdára. Do konca apríla nasledujúceho roku podáva mzdár Hlásenie o vyúčtovaní dane a o úhrne príjmov zo závislej činnosti za predošlý rok. Podľa zákona o dani z príjmov musí zamestnanec do 31.1. každého roka podpísať vyhlásenie, či si nezdaniteľnú časť základu dane uplatňuje aj na aktuálny rok. Štandardne mzdár oslovuje zamestnancov a dáva im podpísať vyhlásenie na uplatnenie nezdaniteľnej časti základu dane za zamestnávateľa.
Pokiaľ zamestnanec písomne požiada o vykonanie ročného zúčtovania preddavkov na daň z príjmov zo závislej činnosti za predošlý rok, mzdár vykoná najneskôr do 31.3. nasledujúceho roka ročné zúčtovanie preddavkov na daň z príjmov zo závislej činnosti. Napríklad ročné zúčtovanie preddavkov na daň za rok 2019 je nutné vykonať najneskôr do 31.3.2020. Pokiaľ zamestnanec nepožiada o vykonanie ročného zúčtovania v stanovenej lehote, zamestnávateľ mu vyhotoví do 10.3. Potvrdenie o zdaniteľných príjmoch fyzickej osoby zo závislej činnosti za predošlý rok. Ak zamestnanec požiada zamestnávateľa o vystavenia potvrdenia o zdaniteľných príjmoch do 5.2., musí zamestnávateľ vyhotoviť Potvrdenie o zdaniteľných príjmoch fyzickej osoby zo závislej činnosti do 10.2.
Ak zamestnávateľ vykonáva ročné zúčtovanie preddavkov za zamestnancov, musí najneskôr v marcovej mzde vysporiadať preplatok alebo nedoplatok na ročnom zúčtovaní preddavkov na daň zamestnancov. Zároveň musí zamestnancom vyhotoviť potvrdenie o zaplatení dane na účely poukázania podielu zaplatenej dane najneskôr do 15.4. za predošlý rok.
Približne v období od júla do septembra nasledujúceho roka posielajú zdravotné poisťovne ročné zúčtovanie zdravotného poistenia za predošlý rok. Ak vznikne preplatok na ročnom zúčtovaní zdravotného poistenia zamestnanca, musí mu zamestnávateľ vyplatiť preplatok na ročnom zúčtovaní zdravotného poistenia v rámci mzdy.
Prečítajte si aj:
