Cestovné náhrady pri pracovnej ceste do Česka

Zamestnávateľ je povinný pri vyslaní na pracovnú cestu do Česka vyplatiť zamestnancovi cestovné náhrady v českých korunách. Je možné sa dohodnúť aj na vyplatení náhrad v mene euro?

Cestovné náhrady pri zahraničnej pracovnej ceste upravuje § 10 až § 17 zákona č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o cestovných náhradách“).

Začiatok a koniec pracovnej cesty

Zamestnancovi začína pracovná cesta v čase jeho nástupu na výkon práce do iného miesta, než je jeho pravidelné pracovisko. Pracovná cesta trvá počas celého výkonu práce v tomto mieste, na ktoré bol zamestnanec vyslaný a končí návratom zamestnancom na jeho pravidelné pracovisko.

Zamestnávateľ má písomne dohodnuté to, kde je pravidelné pracovisko jeho zamestnanca. Ak neexistuje takáto písomná dohoda, potom pravidelným pracoviskom zamestnanca je miesto výkonu práce uvedené v pracovnej zmluve, resp. v dohode o práci vykonávanej mimo pracovného pomeru.

Začiatok a koniec zahraničnej pracovnej cesty

Zahraničná pracovná cesta začína v čase, keď zamestnanec prejde slovenskú štátnu hranicu (ak využije prepravu na zahraničnú pracovnú cestu vlakom alebo autom). Je dôležité preto, aby si zamestnanec okrem dátumu zaznačil do cestovného príkazu aj čas prechodu štátnej hranice, nakoľko od tohto času sa ráta trvanie zahraničnej pracovnej cesty.

V prípade, ak je zamestnanec vyslaný na vzdialenejšiu pracovnú cestu, pri ktorej využije prepravu lietadlom, tak začiatok a koniec zahraničnej pracovnej cesty sa posudzuje podľa odletu a príletu lietadla podľa letového poriadku. Podobne je to aj pri preprave loďou, vtedy sa začiatok a koniec zahraničnej pracovnej cesty posudzuje podľa príchodu a odchodu lode z prístavu, v ktorom sa vykonáva vstupná a výstupná hraničná kontrola.

Prechod štátnej hranice medzi Slovenskom a Českom

Ako sme už uviedli, zahraničná pracovná cesta začína prechodom zamestnanca cez slovenskú štátnu hranicu. Existuje však viacero hraničných priechodov medzi Slovenskom a Českom, a to či už cestných alebo železničných.

Medzi cestné hraničné priechody medzi Slovenskom a Českom patrí napríklad:

• Kúty – Břeclav (diaľnica D2),
• Holíč – Hodonín (cesta I/51),
• Drietoma – Starý Hrozenkov (cesta I/9),
• a iné.

Medzi železničné hraničné priechody medzi Slovenskom a Českom patrí napríklad:

• Skalica – Sudoměřice,
• Čadca – Mosty u Jablunkova,
• a iné.

Zamestnanec má pri pracovnej ceste do Česka nárok na tieto cestovné náhrady

Zamestnanec má podľa zákona o cestovných náhradách nárok na tieto náhrady pri pracovnej ceste do Česka:

• náhrada preukázaných cestovných výdavkov,
• náhrada preukázaných výdavkov za ubytovanie,
• stravné,
• vreckové,
• náhrada preukázaných potrebných vedľajších výdavkov,
• náhrada preukázaných cestovných výdavkov za cesty na návštevu rodiny,
• náhrada preukázaných výdavkov za poistenie nevyhnutných liečebných nákladov v zahraničí,
• náhrada výdavkov za povinné očkovanie a odporúčané očkovanie.

Všetky náhrady (okrem stravného a vreckového) však pri uplatnení nároku musia byť zamestnancom preukázané, t. j. zamestnanec musí zamestnávateľovi preukázať ich nárok dokladom (napr. náhradu preukázaných cestovných výdavkov preukážu cestovným lístkom a pod.).

Zároveň upozorňujeme, že poskytnutie vreckového pri zahraničnej pracovnej ceste nie je nárokom zamestnanca pri pracovnej ceste, ale je voľbou zamestnávateľa. Zamestnávateľ teda rozhoduje o tom, či poskytne vreckové zamestnancovi pri pracovnej ceste do zahraničia a aj to, v akej výške.

Podrobnosti o cestovných náhradách pri pracovnej ceste si môžete prečítať v článku Cestovné náhrady v roku 2019 a 2020.

Informujeme, že od 1.6.2019 došlo aj k zmene základnej náhrady pri používaní súkromného motorového vozidla zamestnancom na pracovnej ceste, o tejto zmene sme vás informovali v článku Základná náhrada za 1 km pri použití motorového vozidla od 1.6.2019

Stravné pri pracovnej ceste do Česka

Zamestnanec, ktorý bol vyslaný na zahraničnú pracovnú cestu má nárok na stravné v eurách alebo v cudzej mene. Pri pracovnej ceste do Česka patrí zamestnancovi nárok na stravné v cudzej mene (CZK – česká koruna), ktorá je ustanovená pre túto krajinu opatrením ministerstva financií. Zamestnávateľ sa však pri vyúčtovaní tejto náhrady môže so zamestnancom dohodnúť na vyúčtovaní nároku na stravné aj v eurách.

Výška nároku na stravné závisí teda od dĺžky trvania pracovnej cesty v Česku a počtu kalendárnych dní tejto pracovnej cesty. Na základe uvedeného je potrebné, aby zamestnávateľ za daný deň pracovnej cesty určil, do ktorého časového pásma bude pracovná cesta zaradená.

Krátenie nároku na stravné pri pracovnej ceste do Česka

Je možné, že zamestnávateľ zabezpečí zamestnancovi vopred bezplatné stravovanie v celom rozsahu (t. j. zabezpečí aj raňajky, obed aj večeru) alebo mu zabezpečí stravovanie len čiastočne. V uvedených prípadoch zamestnanec nemá nárok na stravné, alebo sa mu nárok na stravné kráti (zo sumy stravného ustanoveného pre časové pásmo nad 12 hodín). O koľko mu zamestnávateľ pri zabezpečení stravovania skráti nárok na stravné uvádzame v nasledujúcej tabuľke:

V prípade, ak zamestnanec z opodstatnených dôvodov nemohol využiť zabezpečené stravovanie, zamestnávateľ mu nárok na stravné nesmie krátiť.

Zamestnávateľ má povinnosť poskytnúť preddavky na cestovné náhrady

Podľa § 36 ods. 1 zákona o cestovných náhradách má zamestnávateľ povinnosť poskytnúť zamestnancovi pri pracovnej ceste do zahraničia preddavok na náhrady, a to do sumy predpokladaných náhrad.

Zamestnávateľ poskytne preddavok zamestnancovi v mene, ktorá je ustanovená pre jednotlivú krajinu, do ktorej je zamestnanec vyslaný. Uvedené znamená, že ak je zamestnanec vyslaný na pracovnú cestu do Česka, zamestnávateľ je povinný mu poskytnúť preddavok v českých korunách. Je však možné sa so zamestnancom dohodnúť na poskytnutí preddavku aj v mene euro.

Okrem poskytnutia preddavku v hotovosti, môže zamestnávateľ využiť aj iné spôsoby poskytnutia preddavku, ako je napr. zapožičanie platobnej karty zamestnávateľa, prevod hotovosti na účet zamestnanca, či prostredníctvom cestovného šeku.

Prepočet cestovných náhrad z CZK na Eurá

Pri prepočte nároku na stravné v zahraničnej mene sa riadime podľa § 36 ods. 6 zákona o cestovných náhradách. V prípade, ak chce zamestnanec aby mu bolo vyúčtované stravné v eurách, pri prepočte z CZK na eurá sa použije referenčný výmenný kurz určený a vyhlásený Európskou centrálnou bankou alebo Národnou bankou Slovenska, ktorý je platný k prvému dňu v mesiaci, v ktorom sa zahraničná pracovná cesta alebo iná skutočnosť zakladajúca nárok na stravné začala (napr. pracovná cesta v Česku trvala od 10.6.2019 do 12.6.2019, pri prepočte stravného z CZK na Eurá sa použije kurz platný k 1.6.2019).

Nakoľko zamestnávateľ spravidla poskytuje preddavok skôr ako v deň nástupu na zahraničnú pracovnú cestu, zamestnávateľ v tom čase možno nevie kurz platný k prvému dňu v mesiaci, v ktorom sa začne zahraničná pracovná cesta. Pre určenie sumy preddavku na stravné teda použije kurz, ktorý je v tom čase vyhlásený. Pri vyúčtovaní náhrad sumu stravného prepočíta zamestnávateľ kurzom platným k prvému dňu v mesiaci, v ktorom zahraničná pracovná cesta začala.

Pri prepočte iných cestovných náhrad (napr. náhrad za dopravu, ubytovanie a pod.) je potrebné sa riadiť § 24 ods. 2 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov. Podľa uvedeného ustanovenia je potrebné, aby pri prepočte vyúčtovania cestovných náhrad (nie stravného) z CZK na eurá použil referenčný výmenný kurz určený a vyhlásený Európskou centrálnou bankou alebo Národnou bankou Slovenska, ktorý je platný:

• v deň predchádzajúci dňu uskutočnenia účtovného prípadu alebo v iný deň, ak to ustanovuje osobitný predpis,
• v deň, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka.

Nakoľko pri pracovných cestách nie je určený moment uskutočnenia účtovného prípadu, môže sa považovať za deň uskutočnenia účtovného prípadu napr. deň predloženia vyúčtovania cestovných náhrad, či deň vyplatenia náhrad zamestnávateľom.

Nárok na cestovné náhrady pri pracovnej ceste do Česka má aj SZČO (živnostník)

V zákone o cestovných náhradách je uvedené, že na cestovné náhrady pri pracovnej ceste má nárok len zamestnanec. Podľa zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o dani z príjmov“) má však na cestovné náhrady nárok aj osoba, ktorá má príjmy z podnikania podľa § 6 ods. 1 a 2 zákona o dani z príjmov, a to v tom prípade, ak vykonáva svoju podnikateľskú činnosť v inom mieste v zahraničí, než je miesto, v ktorom svoju podnikateľskú činnosť pravidelne vykonáva (t. zn., že ak živnostník ide  na zahraničnú pracovnú cestu s cieľom zabezpečiť svoj príjem, považuje sa to za pracovnú cestu a má nárok na cestovné náhrady podľa zákona o cestovných náhradách).

Príklady na výpočet cestovných náhrad pri pracovnej ceste do Česka – vyúčtovanie predkladá zamestnanec

Mária Ungová ja zamestnankyňou spoločnosti ABCX, s.r.o. a pracuje ako kvetinárka v meste Liptovský Mikuláš (Slovensko). Jej zamestnávateľ ju vyslal na pracovnú cestu do Brna (Česko), kde sa bude dňa 20.6.2019 konať kvetinový veľtrh. Na prepravu do Brna Mária využila svoje vlastné motorové vozidlo. Z cestovného príkazu uvádzame tieto údaje:

Mária zamestnávateľovi dňa 24.6.2019 predložila vyúčtovanie pracovnej cesty a nasledujúce doklady:

• faktúra a doklad o úhrade faktúry za ubytovanie v meste Brno zo dňa 21.6.2019: 750 CZK,
• parkovací lístok zo dňa 20.6.2019: 200 CZK,
• pokladničný doklad o kúpe pohonnej látky (tankovala na Slovensku), kde je cena za liter pohonnej látky: 1,42 €.

Márii sa dohodla so zamestnávateľom, že jej poskytne preddavok na pracovnú cestu v Eurách, t. j. poskytol jej preddavok vo výške 200 € ( dňa 15.6.2019) a rovnako žiada aj vyplatenie cestovných náhrad v eurách.

Mária má uvedenú v osvedčení o evidencii motorového vozidla kombinovanú spotrebuje 6,3 l/100 km. Z Liptovského Mikuláša do Brna je 295 km (na štátnu hranicu Drietoma – Starý Hroznenkov je to 185 km a zo štátnej hranice do Brna je to 110 km).

Márii patria tieto náhrady pri pracovnej ceste do Česka :

A) náhrada preukázaných cestovných výdavkov:

- za deň 20.6.2019:

• na Slovensku: 52,27 €, t. j. základná náhrada za použitie súkromného motorového vozidla 35,71 € (185 km x 0,193 €/km) + náhrada za spotrebovaného pohonné látky 16,56 € (6,3 litra /100 x 185 km x 1,42 €),
• v Česku: 30,41 €, t. j. základná náhrada za použitie súkromného motorového vozidla 21,23 € (110 km x 0,193 €/km) + náhrada za spotrebované pohonné látky 9,18 € (6,3 litra /100 x 110 km x 1,324 € - cena zistená v čase nástupu na pracovnú cestu prostredníctvom Štatistického úradu), t. j. spolu 82,68 €,

- za deň 21.6.2019:

• v Česku: 30,41 €, t. j. základná náhrada za použitie súkromného motorového vozidla 21,23 € (110 km x 0,193 €/km) + náhrada za spotrebované pohonné látky 9,18 € (6,3 litra /100 x 110 km x 1,324 € - cena zistená v čase nástupu na pracovnú cestu prostredníctvom Štatistického úradu),
• na Slovensku: 52,27 €, t. j. základná náhrada za použitie súkromného motorového vozidla 35,71 € (185 km x 0,193 €/km) + náhrada za spotrebovaného pohonné látky 16,56 € (6,3 litra /100 x 185 km x 1,42 €), t. j. spolu 82,68 €,

B)    náhrada preukázaných výdavkov za ubytovanie: 750 CZK,

C)    náhrada preukázaných vedľajších výdavkov: 200 CZK (parkovanie)

D)   stravné:

• za deň 20.6.2019: 600 CZK (pracovná cesta v zahraničí trvala 17 hodín 30 minút, t. j. nárok na stravné vo výške 100 % zo základnej sadzby stravného),
• za deň 21.6.2019: 300 CZK (pracovná cesta v zahraničí trvala 7 hodín 50 minút, t. j. nárok na stravné vo výške 50 % zo základnej sadzby stravného).

Náhradu preukázaných výdavkov za ubytovanie a náhradu preukázaných vedľajších výdavkov, t. j. spolu 950 CZK prepočítame kurzom, ktorý je platný v deň uskutočnenia účtovného prípadu, v našom prípade je to deň, kedy Mária predložila zamestnávateľovi vyúčtovanie náhrad, t. j. deň 24.6.2019 : 25,601 CZK, t. j. nárok na náhrady vo výške 37,11 €.

Stravné vo výške 900 CZK vypočítame kurzom, ktorý je platný k prvému dňu v mesiaci, v ktorom sa pracovná cesta začala, t. j. kurzom za deň 1.6.2019: 25,816 CZK, t. j. nárok na stravné vo výške 34,86 €.

Mária má nárok na náhrady vo výške: 165,36 € (cestovné výdavky) + 37,11 € (ubytovanie a vedľajšie výdavky)  + 34,86 € (stravné) = 237,33 €, nakoľko jej vyplatil preddavok na pracovnú cestu vo výške 200 €, bude jej vyplatený len rozdiel medzi nárokom na náhrady a preddavkom, t. j. suma 37,33 ( 237,33 € - 200 €).

Vzor vyplneného cestovného príkazu pri pracovnej ceste do Česka, na ktorú bol vyslaný zamestnanec