Na aké cestovné náhrady má v roku 2025 nárok zamestnanec, ktorého na tuzemskú alebo zahraničnú pracovnú cestu vyšle jeho zamestnávateľ a na aké náhrady má nárok konateľ spoločnosti či SZČO?
Zákon č. 283/2002 Z.z. o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o cestovných náhradách“) upravuje poskytovanie náhrad výdavkov a iných plnení (ďalej len „náhrad“) pri pracovných cestách:
- zamestnancom v pracovnom alebo štátnozamestnaneckom pomere,
- členom družstiev, ak je podľa stanov podmienkou členstva aj pracovný vzťah,
- fyzickým osobám, ktoré pracujú na základe dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru, t. j. dohodárom, ak je to v dohode o práci vykonávanej mimo pracovného pomeru dohodnuté,
- osobám, ktoré sú vymenované alebo zvolené do orgánov právnickej osoby a nie sú k právnickej osobe v pracovnoprávnom vzťahu, napr. konateľ v s.r.o.-čke,
- ďalším osobám, o ktorých to ustanovuje tento zákon alebo osobitný predpis.
Pracovnú cestu (tuzemskú) upravuje zákon o cestovných náhradách ako čas od nástupu zamestnanca na výkon práce do iného miesta, ako je jeho pravidelné pracovisko, vrátane výkonu práce v tomto mieste do skončenia tejto cesty. Zahraničná pracovná cesta predstavuje čas pracovnej cesty v zahraničí vrátane výkonu práce v zahraničí až do skončenia pracovnej cesty.
Cestovné náhrady pri tuzemskej a zahraničnej pracovnej ceste zamestnanca v roku 2025
Zamestnávateľ, ktorý vysiela zamestnanca na pracovnú cestu, určuje zamestnancovi:
- miesto nástupu na pracovnú cestu,
- miesto výkonu práce,
- čas trvania pracovnej cesty,
- spôsoby dopravy,
- miesto skončenia pracovnej cesty,
- ďalšie podmienky pracovnej cesty, pričom pri ich určení prihliada na oprávnené záujmy zamestnanca.
Všetky údaje týkajúce sa pracovnej cesty sa zaznamenajú do cestovného príkazu, ktorý obsahuje okrem vyššie vymenovaných údajov tiež osobné údaje zamestnanca a nakoľko zamestnanec musí s vyslaním na pracovnú cestu písomne súhlasiť, obsahuje cestovný príkaz aj časť, v ktorej zamestnanec potvrdzuje svoj súhlas.
Pri vyslaní zamestnanca na pracovnú cestu (tuzemskú aj zahraničnú) vzniká zamestnancovi nárok na:
- preplatenie výdavkov spojených so samotnou pracovnou cestou – ich vznik preukazuje zamestnávateľovi príslušným dokladom, napr. faktúrou za ubytovanie, cestovných lístkov a pod.,
- na náhrady – ustanovené príslušnými opatreniami Ministerstva práce, sociálnych vecí a rodiny SR a ktoré sa zvyšujú na základe mechanizmu upraveného v § 8 zákona o cestovných náhradách, t. j. stravné pre tuzemské pracovné cesty a základnú náhradu za používanie cestného motorového vozidla pri pracovnej ceste.
V ďalšom pokračovaní článku budeme nárok zamestnanca na preplatenie výdavkov spojených s pracovnou cestou, nárok na stravné a základnú náhradu za používanie cestného motorového vozidla pri pracovnej ceste označovať súhrnne, ako cestovné náhrady.
U zamestnanca rozlišujeme v roku 2025 cestovné náhrady pri tuzemskej pracovnej ceste a pri zahraničnej pracovnej ceste:
| Cestovné náhrady pri tuzemskej pracovnej ceste |
|---|
| náhrada preukázaných cestovných výdavkov – zamestnanec preukazuje výdavky dokladmi ako sú napr. letenka, lístok na vlak, lístky z MHD; cestovným náhradám pri použití súkromného motorového vozidla sa budeme bližšie venovať v pokračovaní tohto článku, |
| náhrada preukázaných výdavkov za ubytovanie* – výdavky za ubytovanie preukazuje zamestnanec dokladom v podobe hotelového účtu alebo účtu zo súkromného ubytovacieho zariadenia, t. j. zamestnanec predloží zamestnávateľovi napr. faktúru za prenocovanie v hoteli, ktorú platil z vlastných prostriedkov, |
| stravné – predstavuje jedinú náhradu, pri ktorej nárok na preplatenie vzniká automaticky bez dokladovania, viac informácii uvádzame nižšie v článku, |
| náhrada preukázaných potrebných vedľajších výdavkov – dokladom je napr. faktúra za prenájom vozidla počas služobnej cesty a jej úhrada, vstupenka na konferenciu, ak si ju platí zamestnanec sám a pod., |
| náhrada preukázaných cestovných výdavkov za cesty na návštevu rodiny – poskytuje sa pri tuzemských pracovných cestách, ktoré trvajú dlhšie ako 7 kalendárnych dní, a to každý týždeň, najdlhšie však za jeden mesiac, |
| Cestovné náhrady pri zahraničnej pracovnej ceste (okrem vyššie uvedených náhrad) |
| náhrada za komerčné poistenie nevyhnutných liečebných nákladov v zahraničí – ak si poistné platí zamestnanec sám, |
| náhrada za povinné alebo odporúčané očkovanie (Svetovou zdravotníckou organizáciou ale Úradom verejného zdravotníctva SR) – ak je zamestnanec vyslaný na zahraničnú pracovnú cestu do tropických alebo inak zdravotne obťažných oblastí. |
Zákonom stanovené povinné cestovné náhrady nepredstavujú zdaniteľný príjem zamestnanca, avšak cestovné náhrady poskytované nad rámec zákona o dani z príjmov a zákona o cestovných náhradách už zdaniteľným príjmom zamestnanca sú a platia sa z nich aj odvody so Sociálnej a zdravotnej poisťovne. Takouto cestovnou náhradou môže byť napr. vreckové poskytnuté zamestnávateľom.
Paušalizácia cestovných náhrad u zamestnancov v roku 2025
Zamestnávateľ môže v záujme zníženia administratívnej náročnosti agendy súvisiacej s vyúčtovaním pracovných ciest zamestnancov pristúpiť aj ku paušalizácii cestovných náhrad. Pri určení paušálnej sumy zamestnávateľ vychádza z priemerných podmienok rozhodujúcich na poskytovanie náhrad za pracovné cesty zamestnancom. Zamestnávateľ by mal disponovať kalkuláciou, na základe ktorej sa paušálna suma určila. To, ako by kalkulácia paušalizácie mala vyzerať, resp. čo by mala obsahovať, zákon o cestovných náhradách neupravuje, avšak malo by byť dostatočne preukázateľné, že paušálne vyplatené náhrady odzrkadľujú priemernú hodnotu cestovných náhrad zamestnanca, aká by mu bola vyplatená na základe bežného vyúčtovania pracovnej cesty.
Paušalizáciou zamestnávateľ nesmie obchádzať účel zákona o cestovných náhradách, t. j. napr. poskytovať zvýšené cestovné náhrady, cestovné náhrady za cesty do zamestnania a pod. Paušalizácia cestovných náhrad je vhodná a účelná u zamestnancov, ktorým sú pravidelne určované porovnateľné podmienky pracovnej cesty. Takto vypočítané a vyplácané cestovné náhrady sú v súlade s ustanovením § 34 zákona o cestovných náhradách a zároveň predstavujú aj daňový výdavok zamestnávateľa.
Použitie súkromného vozidla pri pracovnej ceste v roku 2025
Zamestnanec môže počas trvania pracovnej cesty využívať (po schválení zamestnávateľom) rôzne formy prepravy. Najčastejšie ide o prepravu motorovým vozidlom (firemným, ktoré mu poskytne zamestnávateľ alebo súkromným), vlakom, autobusom, lietadlom a pod.
V praxi veľmi často preferovaným dopravným prostriedkom pri pracovných cestách zamestnancov je práve súkromné motorové vozidlo, pričom za súkromné motorové vozidlo je považované vlastné vozidlo zamestnanca, manželkino/manželovo vozidlo, vozidlo rodičov, resp. iné vozidlo nevyužívané na podnikanie. Podmienkou je, že zamestnávateľ musí s použitím súkromného motorového vozidla súhlasiť a zahrnúť ho do svojho daňového priznania k dani z motorových vozidiel za príslušné obdobie.
Zamestnávateľ môže (aj nemusí) pri podpise súhlasu na použitie súkromného motorového vozidla na pracovnú cestu určiť aj ďalšie podmienky, ktoré musí zamestnanec dodržať. Jednou z týchto podmienok, ktorá sa v praxi najčastejšie u zamestnávateľov vyskytuje, je povinnosť havarijného poistenia vozidla, ktorým chce zamestnanec na pracovnú cestu vycestovať.
Dôležité upozornenie: Od 1.1.2025 je účinná novela zákona o cestovných náhradách. Hlavnými cieľmi novely bolo zvýšenie predvídateľnosti podnikateľského prostredia a zavedenie nového postupu pri zverejňovaní informácii pre zamestnávateľov a zamestnancov o zvýšení súm stravného a základných náhrad, spresnili sa pravidlá používania cestného motorového vozidla zamestnanca počas pracovnej cesty z hľadiska preukazovania a úhrady výdavkov týkajúcich sa pohonných látok a taktiež sa zaviedli osobitné pravidlá pre elektrovozidlá a plug-in hybridné vozidlá. Podrobné informácie o tom, aké novinky so sebou novela zákona prináša si prečítajte v článku Zmeny v cestovných náhradách od 1.1.2025.
Pri použití súkromného motorového vozidla na vykonanie pracovnej cesty a od roku 2025 už aj pri použití súkromného traktora, patrí zamestnancovi:
- základná náhrada za každý aj začatý 1 km jazdy (tzv. kilometrovné) a náhrada za spotrebované pohonné látky, alebo
- náhrada v sume zodpovedajúcej cene cestovného lístka pravidelnej verejnej dopravy (čo neplatí, ak zamestnanec použije vozidlo na žiadosť zamestnávateľa).
Sadzby základných náhrad za používanie cestných motorových vozidiel boli pre jednotlivé druhy vozidiel naposledy zvyšované od 1. mája 2024, Opatrením Ministerstva práce, sociálnych vecí a rodiny Slovenskej republiky č. 73/2024 Z. z.. Tieto sadzby platia aj v roku 2025 a ich výšku uvádzame v nasledujúcej tabuľke:
| Základná náhrada | Suma platná v roku 2025 |
|---|---|
| Pre jednostopové vozidlá (napr. motocykle) a trojkolky | 0,075 eura/km |
| Pre osobné cestné motorové vozidlá | 0,265 eur/km |
Náhrada za spotrebované pohonné látky patrí zamestnancovi podľa cien pohonných látok, ktoré sa prepočítajú podľa spotreby vozidla uvedenej v technickom preukaze alebo v osvedčení o jeho evidencii. Nákup pohonných látok preukazuje zamestnanec dokladom o kúpe pohonných látok, nakúpených pred alebo počas pracovnej cesty. V prípade, kedy zamestnanec nemá k dispozícii doklad o nákupe pohonných látok, napr. ak doklad stratil, môže si uplatniť náhradu za spotrebované pohonné látky na základe priemerných cien vypočítaných a zverejnených Štatistickým úradom SR . Ak zamestnanec preukazuje cenu pohonných látok viacerými dokladmi o kúpe, môže cenu vypočítať aritmetickým priemerom preukázaných cien.
U elektromobilov je pohonnou látkou elektrická energia a za doklad o kúpe sa považuje okrem napr. dokladu z nabíjacej stanice aj doklad od dodávateľa elektrickej energie, z ktorého je možné odvodiť jednotkovú sadzbu za elektrickú energiu pre domácnosť, v ktorej zamestnanec vozidlo nabíjal. Zákon sa v takomto prípade však neobmedzuje iba na domácnosť zamestnanca, môže ísť napr. aj o domácnosť rodinného príslušníka. V praxi sa všeobecne odporúča, aby sa zamestnávateľ a zamestnanec dohodli, kde zamestnanec môže takéto vozidlo nabíjať.
Stravné pri tuzemskej pracovnej ceste zamestnanca v roku 2025
Stravné predstavuje výdavok, ktorý nie je potrebné preukazovať žiadnym dokladom. Nárok na stravné pri pracovnej ceste vzniká zamestnancovi automaticky, a to za každý kalendárny deň počas trvania tuzemskej pracovnej cesty, ak táto trvala viac ako 5 hodín.
Výšku stravného pri tuzemskej pracovnej ceste v roku 2025 pre jednotlivé časové pásma uvádzame v tabuľke:
| Sumy stravného pri tuzemskej pracovnej ceste | |||
|---|---|---|---|
| Časové pásmo | 5 – 12 hodín | nad 12 – 18 hodín | nad 18 hodín |
| Suma stravného | 8,30 eur | 12,30 eur | 18,40 eur |
Nárok na stravné ovplyvňuje okrem času stráveného na pracovnej ceste aj skutočnosť, či bolo stravovanie poskytnuté napr. v cene ubytovania alebo bezodplatne. Nárok na stravné sa kráti, ak sú zamestnancovi poskytnuté:
- raňajky – o 25 %,
- obed – o 40 %,
- večera – o 35 %.
Pri krátení stravného sa pri tuzemskej pracovnej ceste vychádza z hodnoty stravného pre časové pásmo nad 18 hodín, t. j. v roku 2025 aktuálne zo sumy 18,40 eur.
Stravné pri zahraničnej pracovnej ceste zamestnanca v roku 2025
Základná sadzba stravného pri zahraničnej pracovnej ceste je určená opatrením Ministerstva financií Slovenskej republiky č. 401/2012 Z. z., a to zvlášť pre jednotlivé krajiny v mene euro alebo v cudzej mene. Výška nároku na stravné sa prepočíta percentom zo základnej sadzby stravného, s ohľadom na dĺžku trvania pracovnej cesty:
| Sumy stravného pri zahraničnej pracovnej ceste | |||
|---|---|---|---|
| Časové pásmo | do 6 hodín | nad 6 hodín – 12 hodín | nad 12 hodín |
| Suma stravného | 25% zo základnej sadzby stravného | 50% zo základnej sadzby stravného | stravné v sume základnej sadzby |
V prípade poskytnutia stravného bezodplatne alebo v cene ubytovania dochádza ku kráteniu stravného rovnakým spôsobom ako je tomu pri tuzemskej pracovnej ceste s rozdielom, že pri zahraničnej pracovnej ceste sa vychádza zo sumy stravného pre časové pásmo nad 12 hodín.
Pri zahraničnej pracovnej ceste sa pomerne často stretávame s tým, že zamestnanec strávi čas počas jedného kalendárneho dňa pracovnej cesty vo viacerých štátoch. Pri takejto pracovnej ceste sa zamestnancovi nárok na stravné vypočíta s použitím základnej sadzby tej krajiny, v ktorej strávil najviac hodín. Ak by zamestnanec strávil počas pracovnej cesty v zahraničí rovnaký počet hodín vo viacerých krajinách, bude mu poskytnuté stravné v eurách alebo v cudzej mene s použitím základnej sadzby, ktorá je pre zamestnanca výhodnejšia.
Záloha na pracovnú cestu zamestnanca v roku 2025
Zamestnávateľ je povinný poskytnúť zamestnancovi zálohu na pracovnú cestu iba v prípade zahraničnej pracovnej cesty alebo vyslania do štátov Európskej únie, a to aj bez toho, aby o to zamestnanec požiadal. V ostatných prípadoch vyplatí zamestnávateľ zamestnancovi zálohu iba ak ho o to zamestnanec požiada. Záloha na pracovnú cestu sa poskytuje vo výške predpokladaných náhrad v hotovosti, prevodom na účet zamestnanca, formou cestovného šeku alebo zapožičaním platobnej karty zamestnávateľa.
Zálohu poskytuje zamestnávateľ (ak sa so zamestnancom nedohodne inak):
- v mene euro – pri pracovnej ceste do štátov eurozóny alebo tretích štátov alebo ak banka alebo zmenáreň nevydáva cudziu menu štátu, kam má zamestnanec vycestovať,
- v cudzej mene – pri pracovnej ceste do štátov mimo eurozóny alebo do tretích štátov.
Vyúčtovanie pracovnej cesty zamestnancom v roku 2025
Vyúčtovanie pracovnej cesty je zamestnanec povinný vykonať do 10 dní od skončenia pracovnej cesty. Uvedená lehota môže byť predĺžená v kolektívnej zmluve, v písomnej dohode so zamestnancom alebo vo vnútornom predpise zamestnávateľa, najdlhšie do konca kalendárneho mesiaca, ktorý nasleduje po mesiaci, v ktorom bola pracovná cesta skončená. Rovnaké lehoty sa týkajú aj vyplatenia náhrad a vyúčtovania pracovnej cesty zo strany zamestnávateľa. Ak zamestnanec vyúčtovanie nepredloží včas, nárok na vyplatenie cestovných náhrad mu nezaniká.
V rámci vyúčtovania by mal zamestnanec predložiť zamestnávateľovi všetky doklady preukazujúce vznik výdavkov, ktoré žiada preplatiť. V opačnom prípade môže zamestnávateľ ich vyúčtovanie odmietnuť.
Nárok zamestnanca na cestovné náhrady vyplatí zamestnávateľ na základe vyúčtovania pracovnej cesty a po zohľadnení zálohy (ak bola poskytnutá). Vyúčtovanie sa vykonáva v mene poskytnutej zálohy, ak sa zamestnanec a zamestnávateľ nedohodli inak.
Pri vyúčtovaní náhrad sa pri prepočte sumy stravného poskytnutého v eurách na cudziu menu a naopak použije referenčný výmenný kurz určený a vyhlásený Európskou centrálnou bankou alebo Národnou bankou Slovenska, ktorý je platný k prvému dňu v mesiaci, v ktorom sa zahraničná pracovná cesta začala. Pri vyúčtovaní náhrad sa pri prepočte sumy stravného poskytnutého v cudzej mene na inú cudziu menu prepočíta referenčným výmenným kurzom určeným a vyhláseným Európskou centrálnou bankou alebo Národnou bankou Slovenska, ktorý je platný k prvému dňu v mesiaci, v ktorom sa zahraničná pracovná cesta začala.
Cestovné náhrady u konateľa v roku 2025
Cestovné náhrady patria podľa zákona o cestovných náhradách aj osobám, ktoré sú vymenované alebo zvolené do orgánov právnickej osoby a nie sú k právnickej osobe v pracovnoprávnom vzťahu, ak týmto osobám nie sú poskytované náhrady podľa osobitného predpisu. Do tejto skupiny osôb patrí, okrem iných, aj konateľ spoločnosti.
Na rozdiel od „bežného“ zamestnanca, konateľ nemá pridelené stále pracovisko a jeho pracovná cesta trvá už od nástupu na cestu na plnenie povinností vyplývajúcich z osobitného postavenia, vrátane výkonu činnosti na pracovnej ceste až do jej ukončenia.
Nakoľko je teda z pohľadu zákona o cestovných náhradách aj konateľ spoločnosti považovaný za „zamestnanca“, bude mať nárok na rovnaké cestovné náhrady ako „bežný“ zamestnanec.
Cestovné náhrady u SZČO v roku 2025
Aj živnostníci a iné SZČO musia častokrát za výkonom svojho podnikania absolvovať tuzemské či zahraničné pracovné cesty. Podnikatelia a iné SZČO, ktoré dosahujú príjmy podľa § 6 ods. 1 a 2 zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o dani z príjmov“), si môžu do daňových výdavkov uplatniť výdavky vynaložené v súvislosti s uskutočnením pracovnej cesty.
Za pracovnú cestu živnostníka alebo inej SZČO sa považuje cesta za výkonom jeho podnikateľskej činnosti v inom mieste, ako je miesto, v ktorom sa činnosť pravidelne vykonáva, napr. sídlo podnikania, kancelária, prevádzka resp. iné dohodnuté miesto, kde sa poskytujú služby alebo iné plnenia.
Živnostník alebo iná SZČO má nárok, rovnako ako aj zamestnanec alebo konateľ spoločnosti, na:
- stravné – platia rovnaké podmienky ako u zamestnanca či konateľa,
- ostatné výdavky v súvislosti s pracovnou cestou – napr. na ubytovanie, cestovné, diaľničné poplatky, parkovné a pod., nepatrí sem vreckové, daňovník preukazuje výdavky vynaložené v súvislosti s pracovnou cestou príslušným dokladom; špecifické u živnostníkov je preukazovanie výdavkov na ubytovanie, kde Finančná správa uverejnila stanovisko, že preukázateľným dokladom je doklad z ubytovacieho zariadenia v tuzemsku alebo v zahraničí, pričom samotné ubytovacie zariadenie musí byť držiteľom živnostenského alebo obdobného oprávnenia, ktorého predmetom je poskytovanie ubytovacích služieb, inak výdavky na ubytovanie nie sú považované za daňový výdavok,
- náhrady za použitie súkromného motorového vozidla – obdobne ako u zamestnanca či konateľa, odlišuje sa v spôsobe uplatňovania náhrad za spotrebované pohonné látky:
- vo výške podľa cien platných v čase ich nákupu,
- vo forme paušálnych výdavkov do výšky 50 % z celkového preukázateľného nákupu pohonných látok za príslušné zdaňovacie obdobia primeraného počtu najazdených kilometrov podľa stavu tachometra na začiatku a na konci zdaňovacieho obdobia (pre každé vozidlo samostatne),
Upozorňujeme, že živnostník alebo iná SZČO si na rozdiel od zamestnanca alebo konateľa spoločnosti nemôže uplatniť náhradu za spotrebované pohonné látky na základe priemerných cien vypočítaných a zverejnených Štatistickým úradom SR. Podnikateľ je teda povinný pri vyúčtovaní pracovnej cesty predložiť doklad o nákupe pohonnej látky.
