Cestovné náhrady zamestnanca v roku 2023

Zamestnanec vyslaný na tuzemskú alebo zahraničnú pracovnú cestu má nárok na cestovné náhrady. Ktoré to sú a v akej výške má zamestnanec nárok na ich preplatenie v roku 2023?

Problematika cestovných náhrad je upravená zákonom č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o cestovných náhradách“).

Podľa zákona o cestovných náhradách sa pod pracovnou cestou zamestnanca rozumie čas od nástupu zamestnanca na cestu na výkon práce do iného miesta, ako je jeho pravidelné pracovisko, vrátane výkonu práce v tomto mieste do skončenia tejto cesty. Pravidelné pracovisko je miesto výkonu práce, ktoré so zamestnancom písomne dohodol zamestnávateľ. Ak by pravidelné pracovisko nebolo dohodnuté, tak sa za pravidelné pracovisko považuje miesto výkonu práce dohodnuté v pracovnej zmluve, resp. dohode o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru.

Zahraničná pracovná cesta predstavuje čas pracovnej cesty vykonávanej v zahraničí, vrátane výkonu práce v zahraničí do skončenia tejto cesty.

Cestovné náhrady pri tuzemskej a zahraničnej pracovnej ceste v roku 2023

Zamestnávateľ vysielajúci zamestnanca na pracovnú cestu písomne určí miesto jej nástupu, miesto výkonu práce, čas trvania, spôsob dopravy a miesto skončenia pracovnej cesty. Zamestnávateľ môže určiť aj ďalšie podmienky pracovnej cesty, avšak pri ich určovaní musí prihliadať na oprávnené záujmy zamestnanca a zamestnanec musí s vyslaním na pracovnú cestu písomne súhlasiť.

Zamestnanec vyslaný na pracovnú cestu má nárok na cestovné náhrady. Pod cestovnou náhradou chápeme finančné zvýhodnenie poskytované zamestnancovi nad rámec jeho mzdy, ktoré mu prináleží za čas trvania jeho pracovnej cesty. Upozorňujeme, že zákonom stanovené povinné cestovné náhrady nepredstavujú zdaniteľný príjem zamestnanca. Cestovné náhrady poskytované nad rámec zákona o dani z príjmov a zákona o cestovných náhradách sú pre zamestnanca zdaniteľným príjmom a zároveň sa z týchto náhrad poskytovaných nad rámec zákona platia aj odvody do Sociálnej a zdravotnej poisťovne.

Cestovné náhrady rozlišujeme pri tuzemskej pracovnej ceste a zahraničnej pracovnej ceste.

Pri tuzemskej pracovnej ceste patria v roku 2023 tieto cestovné náhrady:

• náhrada preukázaných cestovných výdavkov – napríklad lístok na vlak uhradený zamestnancom, lístky z MHD uhradené zamestnancom,
• náhrada preukázaných výdavkov za ubytovanie – v prípade, že si ubytovanie zamestnanec uhradil sám,
• stravné – náhrada zamestnancovi vzniká automaticky, aj bez dokladovania,
• náhrada preukázaných potrebných vedľajších výdavkov – napríklad ak zamestnanec cestuje na konferenciu, kde si uhradí vstupenku na túto konferenciu,
• náhrada preukázaných cestovných výdavkov za cesty na návštevu rodiny – pri tuzemských cestách trvajúcich dlhšie ako sedem kalendárnych dní.

Ak zamestnávateľ vysiela zamestnanca na zahraničnú pracovnú cestu, patria mu okrem vyššie uvedených náhrad aj:

• náhrada za komerčné poistenie nevyhnutných liečebných nákladov v zahraničí, ak sa zamestnanec poistil sám,
• náhrada za povinné alebo odporúčané očkovanie (Svetovou zdravotníckou organizáciou alebo Úradom verejného zdravotníctva Slovenskej republiky), ak je zamestnanec vyslaný na zahraničnú pracovnú cestu do tropických oblastí alebo do inak zdravotne obťažných oblastí.

Všetky náhrady s výnimkou stravného musí zamestnanec preukázať dokladmi. Doklady nie je potrebné preukazovať iba v prípade, ak by zamestnávateľ uznal zamestnancovi výdavky iným spôsobom. Ak by napríklad zamestnanec stratil niektorý z dokladov, zamestnávateľ mu môže poskytnúť náhradu v ním uznanej sume s prihliadnutím na určené podmienky pracovnej cesty.

Náhrady na pracovnú cestu môže zamestnávateľ aj paušalizovať. Pri určení paušálnej sumy zamestnávateľ vychádza z priemerných podmienok rozhodujúcich na poskytovanie náhrad za pracovné cesty zamestnancom.

Náhrada preukázaných cestovných výdavkov v roku 2023

Zamestnanec môže počas svojej pracovnej cesty využiť rôzne formy dopravy (po dohode so zamestnávateľom). Môže ísť o prepravu:

• motorovým vozidlom – ktoré je poskytnuté od zamestnávateľa alebo aj súkromným motorovým vozidlom,
• autobusom,
• vlakom,
• lietadlom,
• loďou a pod.

V prípade, že si zamestnanec bude chcieť vyúčtovať náklady na cestu, je povinný zamestnávateľovi predložiť príslušné doklady, napr. kúpu cestovného lístka na MHD, autobus, doklad o nákupe pohonných látok (ak cestuje motorovým vozidlom), lodný lístok či letenku.

Zamestnanec môže na prepravu počas pracovnej cesty využiť motorové vozidlo poskytnuté zamestnávateľom, alebo aj súkromné motorové vozidlo. Súkromné motorové vozidlo môže zamestnanec použiť vtedy, ak sa na tom so zamestnávateľom písomne dohodol, pričom môže ísť aj o vozidlo jeho manželky, či rodiča (nevyužívané na podnikanie). Ak zamestnanec použije pri svojej pracovnej ceste súkromné motorové vozidlo, patrí mu:

• základná náhrada za každý 1 km jazdy,
• náhrada za spotrebované pohonné látky.

Zamestnávateľ pri použití súkromného motorového vozidla zamestnanca nesmie zabudnúť na povinnosť zahrnúť toto súkromné motorové vozidlo do daňového priznania k dani z motorových vozidiel za príslušné obdobie.

V praxi sa veľmi často stretávame so situáciou, kedy zamestnávateľ požaduje od zamestnanca, aby bolo súkromné vozidlo, ktoré chce zamestnanec použiť na pracovnú cestu, aj havarijne poistené. Táto požiadavka však nie je podmienkou stanovenou zákonom o cestovných náhradách. Zamestnávateľ si pri podpise súhlasu na použitie súkromného motorového vozidla na pracovnej ceste môže určiť podmienky podľa vlastného uváženia a havarijné poistenie môže byť jednou z týchto podmienok.

Náhrada za použitie súkromného motorového vozidla na pracovnej ceste v roku 2023

Ako sme vyššie uviedli, po predchádzajúcom písomnom súhlase zamestnávateľa môže zamestnanec použiť na pracovnej ceste súkromné motorové vozidlo. Zamestnanec má následne nárok na základnú náhradu za každý 1 km jazdy a náhradu za spotrebované pohonné látky.

Ak by zamestnanec pri pracovnej ceste použil napríklad svoje súkromné auto, patrí mu základná náhrada vo výške 0,227 €/km cesty. Ak by použil napríklad motorku, patrila by mu náhrada vo výške 0,063 €/km cesty.

Aktualizácia k 19.7.2023: Od 1.7.2023 sa základná náhrada za používanie cestných motorových vozidiel pri pracovných cestách zvýšila na 0,071 eur/km pri jednostopových vozidlách a trojkolkách a 0,252 eur/km pri osobných cestných motorových vozidlách.

Aktualizácia k 22.3.2023: Uvedené sumy platia len do 31.3.2023. Od 1.4.2023 dôjde k ich zvýšeniu na základe opatrenia ministerstva práce. Ako sa zmenia sumy, približujeme v článku Základná náhrada za 1 km pri použití motorového vozidla od 1.4.2023.

Náhrada za spotrebované pohonné látky patrí zamestnancovi podľa cien pohonných látok prepočítaných podľa spotreby vozidla uvedenej v technickom preukaze alebo v osvedčení o jeho evidencii. Nákup pohonných látok zamestnanec preukáže dokladom o kúpe pohonných látok pred alebo počas pracovnej cesty. Ak by zamestnanec nepredložil doklad o kúpe pohonných látok, na vyúčtovanie cestovnej náhrady sa použije cena pohonnej látky, ktorá platila v čase nástupu na pracovnú cestu, zistená Štatistickým úradom Slovenskej republiky.

Náš tip: Využite našu kalkulačku na výpočet cestovných náhrad za použitie súkromného vozidla

Náhrada preukázaných výdavkov za ubytovanie v roku 2023

Zamestnávateľ je povinný preplatiť zamestnancovi náhradu výdavkov za ubytovanie počas pracovnej cesty v prípade, ak si zamestnanec uhradil ubytovanie sám a zamestnávateľovi predloží doklad za ubytovanie – najčastejšie faktúru, hotelový účet, pokladničný doklad. Z dokladu za ubytovanie musí byť jednoznačný rozsah poskytnutých služieb a celková uhradená suma.

Stravné pri tuzemskej pracovnej ceste v roku 2023

Stravné predstavuje výdavok, ktorý zamestnanec nemusí preukazovať žiadnym dokladom. Zamestnancovi patrí náhrada za stravné automaticky, za každý kalendárny deň počas trvania tuzemskej pracovnej cesty, ak pracovná cesta trvala viac ako 5 hodín.

Suma stravného nie je určená zákonom o cestovných náhradách. Sumu stravného na rok 2023 určuje Opatrenie Ministerstva práce, sociálnych vecí a rodiny Slovenskej republiky  č. 432/2022 Z. z. o sumách stravného, ktoré je účinné od 1.1.2023.

Aktualizácia k 19.7.2023: Od 1.6.2023 sa zvyšovali sumy stravného pri tuzemskej ceste nasledovne:

• pri trvaní pracovnej cesty 5 - 12 hodín je stravné 7,30 eur,
• pri trvaní pracovnej cesty 12 - 18 hodín je stravné 10,90 eur,
• pri trvaní pracovnej cesty 18 a viac hodín je stravné 16,40 eur.

Sumy stravného pri tuzemskej pracovnej ceste v roku 2023 pre jednotlivé časové pásma sú uvedené v tabuľke:

Ak by pracovná cesta trvala kratšie ako 5 hodín a zamestnávateľ neumožní zamestnancovi stravovať sa zvyčajným spôsobom, môže zamestnancovi poskytnúť stravné až do sumy stravného pre časové pásmo 5 – 12 hodín, čiže sumu 6,80 €.

Zamestnanec stráca nárok na stravné vtedy, ak má zo strany zamestnávateľa počas trvania pracovnej cesty zabezpečené bezplatné stravovanie. V praxi sa často stretávame aj so situáciou, kedy zamestnávateľ zabezpečí zamestnancovi stravovanie iba počas časti pracovnej cesty. Ak má zamestnanec bezplatne poskytnuté:

• raňajky – stravné sa zamestnancovi kráti o 25 % zo sumy 15,30 €,
• obed – stravné sa zamestnancovi kráti o 40 % zo sumy 15,30 €,
• večeru – stravné sa zamestnancovi kráti o 35 % zo sumy 15,30 €.

Krátená suma stravného sa zaokrúhli na najbližší eurocent nahor.

Stravné (diéty) pri zahraničnej pracovnej ceste v roku 2023

Zamestnanec, ktorý je vyslaný na zahraničnú pracovnú cestu, má nárok na stravné za každý kalendárny deň trvania zahraničnej pracovnej cesty v eurách alebo v cudzej mene. Výška stravného závisí od trvania zahraničnej pracovnej cesty mimo územia Slovenskej republiky:

• do 6 hodín (vrátane) patrí 25 % zo základnej sadzby stravného,
• nad 6 hodín až 12 hodín (vrátane) patrí 50 % zo základnej sadzby stravného,
• nad 12 hodín patrí 100 % zo základnej sadzby stravného.

Výška stravného poskytnutého na zahraničnej pracovnej ceste je odlišná oproti stravnému, ktoré sa zamestnancovi vypláca pri pracovnej ceste na Slovensku. Výška stravného poskytovaného na zahraničnej pracovnej ceste je uvádzaná v Opatrení Ministerstva financií Slovenskej republiky č. 401/2012 Z. z., ktorým sa ustanovujú základné sadzby stravného v eurách alebo v cudzej mene pri zahraničných pracovných cestách.

Sumy stravného pri zahraničných pracovných cestách sa dlhodobo nemenia. Ich výšku pre jednotlivé krajiny nájdete v článku Diéty (stravné) - zahraničné pracovné cesty v roku 2021, 2022 a 2023

Zamestnávateľ poskytne zamestnancovi stravné v eurách alebo v cudzej mene podľa výšky stravného ustanoveného pre krajinu, v ktorej zamestnanec strávi v kalendárnom dni najviac hodín. Ak by bol strávený čas napríklad v dvoch krajinách rovnaký, zamestnávateľ zamestnancovi vyplatí stravné v eurách (alebo v cudzej mene), podľa toho, čo je pre zamestnanca výhodnejšie.

Ak by zamestnávateľ poskytol zamestnancovi bezplatné stravovanie pri zahraničnej pracovnej ceste, zamestnanec nemá nárok, resp. sa mu kráti stravné tak, ako aj pri tuzemskej pracovnej ceste. Jediným rozdielom je, že sa nepoužije suma 15,30 €, ale základná sadzba stravného pre danú krajinu.

Príklad na krátenie stravného pri zahraničnej pracovnej ceste

Pán Jozef bol svojím zamestnávateľom vyslaný na pracovnú cestu do Rakúska. V rámci pracovnej cesty mu zamestnávateľ zabezpečil ubytovanie, v cene ktorého sú poskytnuté aj raňajky. Na akú sumu stravného má pán Jozef nárok, ak na pracovnej ceste zotrval jeden pracovný deň?

Odpoveď: Základná sadzba stravného v rakúsku je 45 €/deň. Stravné sa pri bezplatne poskytnutých raňajkách kráti o 25 % čo znamená, že pán Jozef má nárok za stravné vo výške 33,75 €.

Náhrada preukázaných potrebných vedľajších výdavkov v roku 2023

V praxi sa nie zriedka stretávame so situáciou, kedy zamestnancovi na pracovnej ceste vzniknú aj iné výdavky, ako sú výdavky na ubytovanie či cestovné výdavky. Ak by tieto výdavky zamestnanec požadoval preplatiť, je povinný preukázať ich dokladom o zaplatení, napríklad dokladom z registračnej pokladnice, faktúrou a pod. Medzi vedľajšie výdavky súvisiace s pracovnou cestou patria napríklad výdavky na vstupné na konferenciu, výstavu, výdavky za prenájom vozidla, parkovné, či diaľničnú známku.

Náhrada preukázaných výdavkov za cesty na návštevu rodiny pri pracovných cestách v roku 2023

Ak pracovná cesta zamestnanca trvá viac ako sedem po sebe nasledujúcich kalendárnych dní, má zamestnanec nárok na náhradu preukázaných cestovných výdavkov za cesty na návštevu rodiny, a to každý týždeň, najdlhšie však za jeden mesiac. Cestovné výdavky uhrádza zamestnávateľ zamestnancovi v prípade návštevy rodiny do miesta pobytu alebo vopred dohodnutého miesta pobytu rodiny na území Slovenskej republiky.

Vreckové v roku 2023

Nepovinnou, ale rozhodne zaujímavou cestovnou náhradou pre zamestnanca je vreckové. Zamestnávateľ môže zamestnancovi poskytnúť pri zahraničnej pracovnej ceste popri náhrade preukázaných potrebných vedľajších výdavkov aj vreckové – v eurách alebo v cudzej mene, a to vo výške 40 % stravného pri zahraničnej pracovnej ceste. Je dôležité upozorniť, že vreckové predstavuje pre zamestnanca zdaniteľný príjem a okrem dani z príjmov podlieha aj odvodovej povinnosti.

Poskytnutie zálohy na pracovnú cestu v roku 2023

Podľa § 36 zákona o cestovných náhradách je zamestnávateľ povinný poskytnúť zamestnancovi zálohu na cestovné náhrady do sumy predpokladaných náhrad pri vyslaní na zahraničnú pracovnú cestu a pri vyslaní do štátov Európskej únie, a to aj bez toho, aby ho o to zamestnanec požiadal. V inom prípade (napr. v prípade tuzemskej pracovnej cesty) je zamestnávateľ povinný poskytnúť zamestnancovi zálohu iba na základe žiadosti zamestnanca.

Záloha sa môže po vzájomnej dohode medzi zamestnávateľom a zamestnancom poskytnúť vo forme:

• cestovného šeku,
• zapožičaním platobnej bankovej karty zamestnávateľa alebo medzinárodnej bankovej platobnej karty zamestnávateľa,
• prevodom na účet zamestnanca v banke, v mene EUR alebo v cudzej mene (v cudzej mene môže zamestnávateľ poskytnúť zálohu alebo jej časť iba po dohode so zamestnancom pred zahraničnou pracovnou cestou do členského štátu eurozóny alebo do tretieho štátu a pred vyslaním do štátu Európskej únie, ktorý je členským štátom eurozóny).

Ak zamestnávateľ vysiela zamestnanca na zahraničnú pracovnú cestu do štátu, ktorý nie je členským štátom eurozóny alebo tretím štátom, a alebo do štátu Európskej únie, ktorý nie je členským štátom eurozóny, poskytuje zamestnancovi zálohu v cudzej mene v rozsahu a výške podľa času trvania a podmienok zahraničnej pracovnej cesty. V eurách by mohol zamestnávateľ poskytnúť zálohu iba v tom prípade, ak banka alebo pobočka zahraničnej banky alebo zmenáreň príslušnú cudziu menu nevydáva, alebo ako sme vyššie uviedli, priamo po dohode so zamestnancom.

Preddavok na stravné zamestnávateľ poskytuje v mene ustanovenej pre jednotlivé krajiny opatrením ministerstva financií. V prípade potreby sa zamestnávateľ môže so zamestnancom dohodnúť aj na poskytnutí preddavku na stravné v inej mene.

Pri vyúčtovaní náhrad sa pri prepočte sumy stravného poskytnutého v eurách na cudziu menu a naopak použije referenčný výmenný kurz určený a vyhlásený Európskou centrálnou bankou alebo Národnou bankou Slovenska, ktorý je platný k prvému dňu v mesiaci, v ktorom sa zahraničná pracovná cesta začala. Pri vyúčtovaní náhrad sa pri prepočte sumy stravného poskytnutého v cudzej mene na inú cudziu menu prepočíta referenčným výmenným kurzom určeným a vyhláseným Európskou centrálnou bankou alebo Národnou bankou Slovenska, ktorý je platný k prvému dňu v mesiaci, v ktorom sa zahraničná pracovná cesta začala.

Vyúčtovanie pracovnej cesty v roku 2023

Po návrate z pracovnej cesty je zamestnanec povinný vyúčtovať všetky doklady ku cestovným výdavkov, ktoré počas pracovnej cesty vynaložil. Na splnenie tejto povinnosti má lehotu 10 pracovných dní.

Okrem stravného, ktoré nepodlieha podmienke dokladovania výdavkov, by mal zamestnanec ku všetkým výdavkom predložiť doklad. V opačnom prípade mu zamestnávateľ môže odmietnuť ich vyúčtovanie.

Všetky údaje, ktoré súvisia s pracovnou cestou, sa spracujú do tzv. cestovného príkazu. Ten obsahuje osobné údaje zamestnanca, súhlas zamestnanca s vyslaním na pracovnú cestu, začiatok a koniec pracovnej cesty, zvolený spôsob dopravy, zoznam výdavkov súvisiacich s pracovnou cestou, poskytnuté zálohy a i. Zamestnávateľ musí vyúčtovanie pracovnej cesty vykonať do 10 pracovných dní odo dňa, kedy mu zamestnanec predložil písomné podklady. Túto lehotu je možné upraviť napríklad v kolektívnej zmluve, no zamestnávateľ musí vykonať vyúčtovanie pracovnej cesty najneskôr do konca kalendárneho mesiaca nasledujúceho po kalendárnom mesiaci, v ktorom boli predložené písomné dokumenty.

Výsledkom vyúčtovania pracovnej cesty môže byť:

• doplatok zamestnancovi – vzniká vtedy, ak nebola zamestnancovi poskytnutá záloha na pracovnú cestu, alebo ak záloha bola poskytnutá v nižšej sume ako boli skutočné výdavky zamestnanca,
• preplatok, ktorý musí zamestnanec vrátiť zamestnávateľovi – vzniká vtedy, ak zamestnávateľ poskytol zamestnancovi vyššiu zálohu ako boli skutočné výdavky vynaložené počas pracovnej cesty,
• vyrovnané vyúčtovanie – môže vzniknúť napríklad vtedy, ak zamestnávateľ poskytol zamestnancovi zálohu v rovnakej výške ako boli skutočne vynaložené výdavky na pracovnú cestu.