Pracovná cesta môže byť tuzemská alebo zahraničná. Kedy začína tuzemská pracovná cesta a na aké náhrady má nárok osoba, ktorá bola vyslaná na tuzemskú pracovnú cestu v roku 2018?
Čo sa považuje za pracovnú cestu?
Pracovnou cestou je čas od nástupu zamestnanca, ktorý bol vyslaný na výkon práce do iného miesta, ako je jeho pravidelné pracovisko. Pracovná cesta prebieha aj počas výkonu práce v mieste, na ktoré bol zamestnanec vyslaný, a to až do skončenia tejto pracovnej cesty (v čase kedy sa zamestnanec vráti vykonávať svoju prácu v pravidelnom pracovisku).
Pravidelným pracoviskom zamestnanca je miesto písomne dohodnuté so zamestnancom. V prípade, ak takéto miesto dohodnuté nie je, pravidelným pracoviskom je miesto výkonu práce, ktoré je dohodnuté v pracovnej zmluve alebo v dohodách o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru.
Podnikateľ (osoba, ktorá má príjmy z podnikania podľa § 6 ods. 1 zákona č. 595/2003 Z.z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o dani z príjmov“) a osoba, ktorá má príjmy z inej samostatnej zárobkovej činnosti podľa § 6 ods. 2) je na pracovnej ceste, ak vykonáva podnikateľskú činnosť v inom mieste, ako je miesto, v ktorom svoju podnikateľskú činnosť pravidelne vykonáva.
Pracovná cesta začína jej naplánovaním, a to prostredníctvom vyhotovenia cestovného príkazu. Počas pracovnej cesty dochádza k výkonu práce a v priebehu tohto obdobia vznikajú skutočné výdavky. Je potrebné dbať na uschovanie všetkých dokladov, ktoré preukážu vynaloženie výdavkov počas pracovnej cesty. Po skončení pracovnej cesty dochádza k jej vyúčtovaniu. Osobe, ktorá bola na pracovnej ceste, sa vyúčtujú náhrady v súvislosti s pracovnou cestou.
Vyhotovenie cestovného príkazu
Prostredníctvom vyhotovenia cestovného príkazu sa naplánuje pracovná cesta. V cestovnom príkaze sa uvedú spravidla tieto údaje:
- osoba, ktorá vykoná pracovnú cestu a jej trvalé bydlisko (prípadne aj telefónne číslo),
- účel pracovnej cesty a miesto výkonu práce,
- začiatok a koniec pracovnej cesty (miesto, dátum, hodina),
- prípadní spolucestujúci,
- určené dopravné prostriedky, ktorými sa osoba prepraví počas pracovnej cesty.
Na začiatku pracovnej cesty môže byť osobe, ktorá je poverená na výkon pracovnej cesty poskytnutý aj preddavok na náhrady v súvislosti s pracovnou cestou (napr. na ubytovanie, na lístok na vlak a pod.). Výška preddavku na pracovnú cestu sa taktiež uvedie v cestovnom príkaze.
Vyúčtovanie tuzemskej pracovnej cesty v roku 2018
Vyúčtovanie pracovnej cesty prebieha po jej ukončení.
Do desiatich pracovných dní odo dňa skončenia pracovnej cesty alebo inej skutočnosti zakladajúcej nárok na náhrady je povinný zamestnanec predložiť zamestnávateľovi písomné doklady, ktoré preukazujú nárok na náhrady v súvislosti s pracovnou cestou a taktiež v tomto termíne je zamestnanec povinný vrátiť nevyúčtovaný preddavok (ak nie je dohodnutá iná lehota), najdlhšie však do konca kalendárneho mesiaca nasledujúceho po mesiaci, v ktorom bola pracovná cesta ukončená.
Pre zamestnávateľa platí taktiež lehota desať pracovných dní, a to odo dňa predloženia dokladov, dokedy je povinný vykonať vyúčtovanie pracovnej cesty (ak nie je dohodnutá iná lehota), najdlhšie však do konca kalendárneho mesiaca nasledujúceho po mesiaci, v ktorom boli predložené písomné doklady.
Vyúčtovanie tuzemskej pracovnej cesty je možné urobiť v papierovej forme (existujú na to tlačivá), avšak jednoduchším a v praxi viac používaným spôsobom je vyúčtovanie tuzemskej pracovnej cesty prostredníctvom softvéru, ktorý je na to určený alebo prostredníctvom excelovských tabuliek.
Príklad na vyúčtovanie tuzemskej pracovnej cesty a vzor vyplneného cestovného príkazu nájdete v článku Príklady vyúčtovania cestovných náhrad.
Osoba na tuzemskej pracovnej ceste má nárok na tieto náhrady:
- náhrada preukázaných cestovných výdavkov,
- náhrada preukázaných výdavkov za ubytovanie,
- stravné,
- náhrada preukázaných potrebných vedľajších výdavkov,
- náhrada preukázaných cestovných výdavkov za cesty na návštevu rodiny.
To, že sú náhrady preukázané, znamená, že pre ich vyúčtovanie je potrebný doklad preukazujúci aj reálny výdavok. Pri vyúčtovaní náhrady za stravné nie je potrebný doklad, ktorý preukazuje reálny výdavok za stravu.
Náhrada preukázaných cestovných výdavkov v roku 2018
Osoba, ktorá je na tuzemskej pracovnej ceste môže využiť ľubovoľný spôsob dopravy, či už prepravu autobusom, vlakom, lietadlom alebo motorovým vozidlom. Cestovné výdavky osoba na pracovnej ceste preukazuje dokladom o kúpe cestovného lístka, či v prípade cesty motorovým vozidlom, dokladom o kúpe pohonnej látky.
Osoba na pracovnej ceste môže použiť aj súkromné osobné motorové vozidlo. Ak toto súkromné motorové vozidlo osoba nepoužíva zároveň aj na podnikanie, patrí jej náhrada za každý kilometer jazdy, ako aj náhrada za spotrebované pohonné látky.
Viac informácií o náhradách pri použití súkromného motorového vozidla na pracovnej ceste si prečítajte v článku Náhrady za použitie súkromného motorového vozidla na pracovnej ceste v roku 2018.
Náhrada preukázaných výdavkov za ubytovanie v roku 2018
Osobe na pracovnej ceste sa môže vyúčtovať náhrada za ubytovanie v ľubovoľnej výške. Podmienkou vyúčtovania náhrady za ubytovanie je preukázanie dokladu, ktorým osoba vynaložila výdavok na ubytovanie počas pracovnej cesty (pokladničný doklad, faktúra).
Stravné v roku 2018
Osobe na pracovnej ceste patrí stravné za každý kalendárny deň pracovnej cesty.
Nakoľko od 1. júna 2018 dochádza k zmene Opatrenie Ministerstva práce, sociálnych vecí a rodiny SR č. 309/2016 Z.z. o sumách stravného v znení neskorších predpisov (nové Opatrenie č. 148/2018 Z.z.), suma stravného pri tuzemskej pracovnej ceste sa zvyšuje.
Výška stravného je limitovaná a záleží od dĺžky trvania pracovnej cesty v kalendárnom dni, pričom čas trvania pracovnej cesty je rozdelený na tieto časové pásma:
- 5 až 12 hodín: stravné je 4,80 € (do konca mája 2018 stravné: 4,50 €),
- nad 12 hodín až 18 hodín: stravné je 7,10 € (do konca mája 2018 stravné: 6,70 €),
- nad 18 hodín: stravné je 10,90 € (do konca mája 2018 stravné: 10,30 €).
Ak sa zamestnancovi neumožní stravovať zvyčajným spôsobom pri pracovnej ceste, ktorá trvá menej ako 5 hodín, zamestnávateľ mu môže poskytnúť stravné až do výšky sumy stravného, ktorá je ustanovená pre časové pásmo 5 až 12 hodín, alebo mu zamestnávateľ môže zabezpečiť bezplatné stravovanie.
Stravné pri tuzemskej pracovnej ceste sa môže krátiť zo sumy stravného pre časové pásmo nad 18 hodín v nasledujúcej výške:
- o 25 %: ak osoba na pracovnej ceste má bezplatne poskytnuté raňajky,
- o 40 %: ak osoba na pracovnej ceste má bezplatne poskytnutý obed,
- o 35 %: ak osoba na pracovnej ceste má bezplatne poskytnutú večeru.
Stravné pri tuzemskej pracovnej ceste sa neposkytuje, ak osoba na pracovnej ceste má preukázane zabezpečené bezplatné stravovanie v celom rozsahu.
Je dôležité poznamenať, že nárok na stravné závisí od dĺžky trvania pracovnej cesty a teda nie je potrebné preukazovať nárok na stravné dokladom o nákupe stravy.
Viac informácií o výdavkoch na stravné a zmene jej výšky od 1. júna 2018 si prečítajte v článku Výdavky na stravné a gastrolístky v roku 2018.
Náhrada preukázaných potrebných vedľajších výdavkov v roku 2018
Osobe na pracovnej ceste je možné vyúčtovať aj preukázané vedľajšie výdavky, ktoré na pracovnej ceste potrebovala vynaložiť. Podmienkou pre vyúčtovanie takýchto vedľajších výdavkov je preukázanie dokladu, ktorým osoba vynaložila výdavok na iné potreby na pracovnej ceste (pokladničný doklad, faktúra).
Môže ísť napríklad o vedľajšie výdavky na pracovnej ceste ako je parkovanie, úschovňa batožiny, diaľničná známka a pod.
Náhrada preukázaných cestovných výdavkov za cesty na návštevu rodiny v roku 2018
Náhrada sa poskytuje za preukázané cestovné výdavky za cesty na návštevu rodiny osoby, ktorá je na pracovnej ceste do miesta pobytu alebo vopred dohodnutého miesta pobytu rodiny na území Slovenskej republiky. Táto náhrada sa poskytuje, ak pracovná cesta trvá viac ako sedem po sebe nasledujúcich kalendárnych dní, a to každý týždeň, avšak najdlhšie za jeden mesiac.
Všetko o zahraničnej pracovnej ceste nájdete v článku Cestovný príkaz a vyúčtovanie zahraničnej pracovnej cesty v roku 2018.
