Pracovná cesta môže byť tuzemská alebo zahraničná. Kedy začína zahraničná pracovná cesta a na aké náhrady má nárok osoba, ktorá bola vyslaná na zahraničnú pracovnú cestu v roku 2018?
Čo sa považuje za pracovnú cestu?
Pracovnou cestou je čas od nástupu zamestnanca, ktorý bol vyslaný na výkon práce do iného miesta v zahraničí, než je jeho pravidelné pracovisko. Pracovná cesta prebieha aj počas výkonu práce v mieste, na ktoré bol zamestnanec vyslaný, a to až do skončenia tejto pracovnej cesty (v čase kedy sa zamestnanec vráti vykonávať svoju prácu v pravidelnom pracovisku).
Pravidelným pracoviskom zamestnanca je miesto písomne dohodnuté so zamestnancom. V prípade, ak takéto miesto dohodnuté nie je, pravidelným pracoviskom je miesto výkonu práce, ktoré je dohodnuté v pracovnej zmluve alebo v dohodách o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru.
Zahraničná pracovná cesta začína v čase prechodu slovenskej štátnej hranice (v prípade cesty vlakom, autom). V prípade leteckej dopravy je rozhodujúci odlet a prílet lietadla podľa letového poriadku a v prípade dopravy loďou je rozhodujúci príchod a odchod lode z prístavu, v ktorom sa vykonáva vstupná a výstupná hraničná kontrola.
Podnikateľ (osoba, ktorá má príjmy z podnikania podľa § 6 ods. 1 zákona č. 595/2003 Z.z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o dani z príjmov“) a osoba, ktorá má príjmy z inej samostatnej zárobkovej činnosti podľa § 6 ods. 2) je na pracovnej ceste, ak vykonáva podnikateľskú činnosť v inom mieste v zahraničí, ako je miesto, v ktorom svoju podnikateľskú činnosť pravidelne vykonáva.
Pracovná cesta sa musí najprv naplánovať. K naplánovaniu pracovnej cesty slúži cestovný príkaz, kde sa uvádzajú všetky dôležité informácie, ktoré sa týkajú zahraničnej pracovnej cesty (napr. účel zahraničnej pracovnej cesty, začiatok, ale aj koniec zahraničnej pracovnej cesty). Zahraničná pracovná cesta počas výkonu práce stále trvá a počas tohto obdobia vznikajú aj skutočné výdavky súvisiace so zahraničnou pracovnou cestou (napr. ubytovanie, parkovanie a pod.). Podmienkou pre vyúčtovanie náhrad spojených s pracovnou cestou je preukázanie potrebných dokladov, ktoré súvisia s výdavkami počas pracovnej cesty. Po skončení pracovnej cesty dochádza k jej vyúčtovaniu a osobe, ktorá bola na zahraničnej pracovnej ceste sa vyúčtujú náhrady, ktoré s ňou súviseli.
Vyhotovenie zahraničného cestovného príkazu
Cestovný príkaz slúži na naplánovanie zahraničnej pracovnej cesty. V cestovnom príkaze sa uvedú spravidla tieto údaje:
- osoba, ktorá vykoná pracovnú cestu a jej trvalé bydlisko (prípadne telefónne číslo),
- účel pracovnej cesty a miesto výkonu práce,
- začiatok a koniec pracovnej cesty (miesto, dátum, hodina),
- prípadný spolucestujúci,
- určený dopravný prostriedok, ktorým sa osoba prepraví na pracovnú cestu.
Na základe vopred odhadnutých výdavkov na pracovnú cestu (napr. na ubytovanie, lístok na vlak, stravné a pod.) je zamestnávateľ povinný poskytnúť zamestnancovi na zahraničnej pracovnej ceste preddavok na náhrady. Po dohode so zamestnancom, môže byť preddavok poskytnutý aj v cudzej mene. Preddavok alebo jeho časť môže zamestnávateľ po dohode so zamestnancom poskytnúť aj zapožičaním platobnej karty zamestnávateľa, formou cestovného šeku alebo prevodom na účet zamestnanca vedený v banke alebo v pobočke zahraničnej banky v eurách alebo v cudzej mene.
Vyúčtovanie zahraničnej pracovnej cesty v roku 2018
Vyúčtovanie pracovnej cesty prebieha po jej ukončení.
Zamestnanec je povinný do desiatich dní odo dňa skončenia pracovnej cesty predložiť zamestnávateľovi písomné doklady preukazujúce nárok na náhrady v súvislosti s pracovnou cestou (a vrátiť nevyúčtovaný preddavok) a zamestnávateľ je povinný do desiatich dní odo dňa predloženia týchto dokladov vykonať vyúčtovanie pracovnej cesty. Lehota však nemusí byť desať dní, ak sa dohodne iná lehota, najdlhšia však môže byť do konca kalendárneho mesiaca nasledujúceho po mesiaci, v ktorom bola pracovná cesta ukončená alebo boli predložené písomné doklady.
Vyúčtovanie zahraničnej pracovnej cesty je možné urobiť v papierovej forme (existujú na to tlačivá), avšak jednoduchším a v praxi viac používaným spôsobom je vyúčtovanie zahraničnej pracovnej cesty prostredníctvom softvéru, ktorý je na to určený alebo prostredníctvom excelovských tabuliek.
Príklad na vyúčtovanie zahraničnej pracovnej cesty a vzor vyplneného cestovného príkazu nájdete v článku Príklady vyúčtovania cestovných náhrad.
Osoba na zahraničnej pracovnej ceste má nárok na tieto náhrady:
- náhrada preukázaných cestovných výdavkov,
- náhrada preukázaných výdavkov za ubytovanie,
- stravné,
- vreckové,
- náhrada preukázaných potrebných vedľajších výdavkov,
- náhrada preukázaných cestovných výdavkov za cesty na návštevu rodiny,
- náhrada preukázaných výdavkov za poistenie nevyhnutných liečebných nákladov v zahraničí,
- náhrada výdavkov za povinné očkovanie a odporúčané očkovanie.
Väčšina náhrad je preukázaných, znamená to, že pre ich vyúčtovanie je potrebný doklad preukazujúci aj reálny výdavok. Pri vyúčtovaní náhrady za stravné a vreckové nie je potrebný doklad, ktorý preukazuje reálny výdavok.
Pre výpočet náhrad pri zahraničnej pracovnej ceste je dôležité vedieť čas prechodu štátnej hranice, odlet a prílet lietadla podľa letového poriadku alebo príchod a odchod lode z prístavu.
O náhradách za použitie súkromného motorového vozidla na zahraničnej pracovnej ceste si môžete prečítať v článku Náhrady za použitie súkromného motorového vozidla na pracovnej ceste v roku 2018.
V tomto článku sa budeme ďalej venovať týmto náhradám:
- stravné,
- vreckové,
- náhrada preukázaných výdavkov za poistenie nevyhnutných liečebných nákladov v zahraničí,
- náhrada výdavkov za povinné očkovanie a odporúčané očkovanie.
O iných náhradách si môžete prečítať v článku Cestovný príkaz a vyúčtovanie tuzemskej pracovnej cesty v roku 2018.
Stravné v roku 2018
Osobe na pracovnej ceste patrí stravné v eurách alebo v cudzej mene za každý kalendárny deň pracovnej cesty v zahraničí. Počas pracovnej cesty v tuzemsku patrí osobe na pracovnej ceste stravné, ktoré je určené podmienkami pre tuzemskú pracovnú cestu.
Výška stravného je limitovaná a záleží od dĺžky trvania zahraničnej pracovnej cesty mimo SR v kalendárnom dni, pričom čas trvania zahraničnej pracovnej cesty mimo SR je rozdelený na tieto časové pásma:
- do 6 hodín vrátane: stravné vo výške 25 % zo základnej sadzby stravného,
- nad 6 hodín až 12 hodín: stravné vo výške 50 % zo základnej sadzby stravného,
- nad 12 hodín: stravné v sume základnej sadzby stravného, t.j. stravné vo výške 100 %.
Základné sadzby stravného v eurách alebo v cudzej mene pre jednotlivé krajiny alebo skupiny krajín určuje Opatrenie Ministerstva financií Slovenskej republiky č. 401/2012 Z. z., ktorým sa ustanovujú základné sadzby stravného v eurách alebo v cudzej mene pri zahraničných pracovných cestách.
Ak zamestnanec je v jednom kalendárnom dni na pracovnej ceste vo viacerých krajinách, zamestnávateľ mu poskytne stravné v eurách alebo v cudzej mene vo výške ustanovenej pre krajinu, v ktorej zamestnanec strávi v tomto dni najviac hodín. Ak zamestnanec strávi v jednom kalendárnom dni na pracovnej ceste vo viacerých krajinách rovnaký počet hodín, zamestnávateľ mu poskytne stravné v eurách alebo v cudzej mene vo výške ustanovenej pre krajinu, ktorá je pre zamestnanca výhodnejšia.
Stravné pri zahraničnej pracovnej ceste sa môže krátiť zo sumy stravného pre časové pásmo nad 12 hodín v nasledujúcej výške:
- o 25 %: ak osoba na pracovnej ceste má bezplatne poskytnuté raňajky,
- o 40 %: ak osoba na pracovnej ceste má bezplatne poskytnutý obed,
- o 35 %: ak osoba na pracovnej ceste má bezplatne poskytnutú večeru.
Stravné pri zahraničnej pracovnej ceste sa neposkytuje, ak osoba na pracovnej ceste má preukázane zabezpečené bezplatné stravovanie v celom rozsahu.
Viac informácií o sadzbách stravného pri zahraničnej pracovnej ceste si prečítajte v článku Sadzby stravného pri zahraničných pracovných cestách v roku 2017, kde nájdete aj zoznam základných sadzieb stravného pre jednotlivé krajiny.
Vreckové v roku 2018
Pri zahraničnej pracovnej ceste môže zamestnávateľ poskytnúť zamestnancovi aj vreckové v eurách alebo v cudzej mene, a to vo výške do 40 % stravného, ktoré mu prináleží zo zahraničnej pracovnej cesty.
Je dôležité spomenúť, že vreckové nie je oslobodené od dane, ako je to pri ostatných cestovných náhradách.
Náhrada preukázaných výdavkov za poistenie nevyhnutných liečebných nákladov v zahraničí v roku 2018
Pri zahraničnej pracovnej ceste patrí zamestnancovi aj náhrada preukázaných výdavkov za poistenie nevyhnutných liečebných nákladov v zahraničí. Zamestnávateľ môže zamestnancovi poskytnúť náhradu preukázaných výdavkov aj na iné druhy poistenia (podľa dohody).
Uvedené náhrady zamestnancovi nepatria, ak ho zamestnávateľ už poistil.
Náhrada výdavkov za povinné očkovanie a odporúčané očkovanie v roku 2018
Ak je osoba vyslaná na pracovnú cestu do tropických oblastí alebo do inak zdravotne obťažných oblastí, patrí jej náhrada preukázaných výdavkov za povinné očkovanie a za očkovanie odporúčané Svetovou zdravotníckou organizáciou alebo Úradom verejného zdravotníctva Slovenskej republiky.
