Na aké náhrady má nárok samostatne zárobková činná osoba (napríklad živnostník) počas pracovnej cesty v roku 2018? Sú tieto náhrady aj daňovým výdavkom u SZČO?
Pracovnú cestu, tuzemskú aj zahraničnú upravuje zákon č. 283/2002 Z.z. o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o cestovných náhradách“). Uvedený zákon upravuje výšku náhrad počas tuzemskej a zahraničnej cesty. Či uvedené náhrady sú daňovým výdavkom (nákladom) SZČO, ustanovuje zákon č. 595/2003 Z.z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o dani z príjmov“).
Má živnostník a iná SZČO nárok na náhrady pri pracovnej ceste?
Podnikateľ a SZČO (osoba, ktorá má príjem podľa § 6 ods. 1 a 2 zákona o dani z príjmov) má nárok na tieto náhrady pri tuzemskej pracovnej ceste:
- náhrada preukázaných cestovných výdavkov,
- náhrada preukázaných výdavkov na ubytovanie,
- stravné,
- náhrada preukázaných nevyhnutných vedľajších výdavkov,
- náhrada preukázaných cestovných výdavkov za cesty na návštevu rodiny.
Viac informácií o vyúčtovaní náhrad pri tuzemskej pracovnej ceste si prečítajte v článku Cestovný príkaz a vyúčtovanie tuzemskej pracovnej cesty v roku 2018.
SZČO má nárok na zahraničnej pracovnej ceste na náhrady, ktoré sú uvedené pri tuzemskej pracovnej ceste (t. j. náhrada preukázaných cestovných výdavkov, náhrada preukázaných výdavkov na ubytovanie, stravné a ďalšie). Okrem týchto náhrad patria SZČO pri zahraničnej pracovnej ceste aj ďalšie náhrady, a to:
- vreckové,
- náhrada na poistenie nevyhnutných liečebných nákladov,
- náhrada výdavkov na povinné, resp. odporúčané očkovanie.
Na akú výšku cestovných náhrad má živnostník pri pracovnej ceste v roku 2020, nájdete v článku Pracovné cesty (cestovné náhrady) živnostníkov a iných SZČO v roku 2020.
Kedy je SZČO (napríklad živnostník) na pracovnej ceste?
Zákon o cestovných náhradách definuje pracovnú cestu iba v postavení zamestnanca, t. j. že pracovná cesta začína nástupom zamestnanca na cestu na výkon práce do iného miesta, ako je jeho pravidelné pracovisko.
Zákon o dani z príjmov v § 19 ods. 2 písm. e) definuje, že u SZČO daňovým výdavkom je výdavok (náklad) daňovníka, ktorý vynaložil v súvislosti s činnosťou vykonávanou v inom mieste, ako je miesto, v ktorom činnosť pravidelne vykonáva. Môžeme teda povedať, že SZČO je na pracovnej ceste v tom prípade, keď vykonáva svoju činnosť, ktorou si zabezpečuje a udržuje príjem v inom mieste, než ju vykonáva pravidelne.
Zákon o dani z príjmov však nedefinuje miesto, kde podnikateľ obvykle vykonáva svoju činnosť, môže to byť teda aj miesto podnikania, ktoré je uvedené v osvedčení o živnostenskom oprávnení alebo miesto, kde bola zriadená stála prevádzkareň.
Môže si živnostník, či iná SZČO náhrady pri pracovnej ceste zahrnúť do daňových výdavkov?
Podľa § 19 ods. 2 písm. e) zákona o dani z príjmov si SZČO môže zahrnúť náhrady pri pracovnej ceste do daňových výdavkov (nákladov).
Väčšina náhrad pri pracovnej ceste je preukázaná, to znamená, že jej výdavok musí byť preukázateľný dokladom (napr. faktúrou, pokladničným dokladom). Náhrady pri pracovnej ceste, ktoré nemusia byť preukázané sú stravné a vreckové.
Výška nároku na stravné závisí od dĺžky trvania pracovnej cesty. Znamená to, že ak chce mať SZČO nárok na stravné, nemusí preukazovať doklad o nákupe jedla, ale nárok sa mu uzná automaticky podľa dĺžky trvania pracovnej cesty. Čas trvania pracovnej cesty je rozdelený do troch pásiem, pričom každé jedno pásmo má stanovenú výšku stravného. Viac informácií o výdavkoch na stravné si môžete prečítať v článku Výdavky na stravné a gastrolístky v roku 2018.
V prípade, že SZČO na pracovnej ceste využije na prepravu vlastné osobné motorové vozidlo, ktoré nemá zaradené do obchodného majetku, uplatní si výdavky (náklady):
- do výšky náhrady za spotrebované pohonné látky podľa cien platných v čase ich nákupu a do výšky základnej náhrady za každý jeden km jazdy (základnú náhradu si môže SZČO uplatniť do výdavkov, len ak auto nebolo zahrnuté do obchodného majetku v prechádzajúcich zdaňovacích obdobiach). Z uvedeného vyplýva, že ak si chce SZČO uplatniť túto náhradu musí stále preukázať doklad o nákupe pohonnej látky.
Je dôležité poznamenať, že SZČO môže na pracovnej ceste využiť len vlastné osobné motorové vozidlo (t. j. nemôže využiť požičané motorové vozidlo od otca, matky a pod.), alebo môže využiť na pracovnej ceste motorové vozidlo vo vlastníctve jeho manželky (ak je v bezpodielovom spoluvlastníctve manželov), aby bolo možné do daňových výdavkov uplatniť základnú náhradu a náhradu za spotrebované pohonné látky v zmysle vyššie uvedeného bodu.
- vo forme paušálnych výdavkov do výšky 50 % z celkového preukázaného nákupu pohonných látok za príslušné zdaňovacie obdobie primeraného počtu najazdených kilometrov podľa stavu tachometra na začiatku a na konci príslušného zdaňovacieho obdobia pre každé motorové vozidlo samostatne (výdavky v tejto výške si uplatní taká SZČO, ktorá nevedie evidenciu o použití motorového vozidla).
V prípade, že SZČO na pracovnej ceste využije na prepravu prenajaté alebo vypožičané osobné motorové vozidlo, nemôže si uplatniť náhradu za spotrebované pohonné látky ani základnú náhradu. Môže si uplatniť výdavky (náklady) na spotrebu pohonných látok do daňových výdavkov jedným z troch nasledujúcich spôsobov:
- vo forme paušálnych výdavkov do výšky 80 % z celkového preukázateľného nákupu pohonných látok za príslušné zdaňovacie obdobie primeraného počtu najazdených kilometrov podľa stavu tachometra na začiatku a na konci príslušného zdaňovacieho obdobia pre každé motorové vozidlo samostatne,
- na základe dokladov o nákupe pohonných látok, najviac do výšky vykázanej z prístrojov satelitného systému sledovania prevádzky vozidiel,
- podľa cien platných v čase ich nákupu, prepočítané podľa spotreby uvedenej v osvedčení o evidencii alebo v technickom preukaze.
Príklad na vyúčtovanie tuzemskej pracovnej cesty SZČO v roku 2018
Jaroslav si naplánoval pracovnú cestu do Nitry z dôvodu obchodného rokovania s klientmi. Jaroslav vykonáva svoju podnikateľskú činnosť v Bratislave. Pracovná cesta trvala od 4.6.2018 do 7.6.2018. V rámci Nitry najazdil 12 km. Na pracovnú cestu použil vlastné motorové vozidlo, v osvedčení o evidencii má uvedenú spotrebu podľa slovenskej technickej normy 6,5 l/100 km. Na doklade o kúpe pohonnej látky je uvedená jednotková cena 1,444 €/liter vrátane DPH. Pracovná cesta začala 4.6.2018 o 13:00 hod. a skončila 7.6.2018 o 15:00 hod.
V priebehu pracovnej cesty mal Jaroslav náklady na ubytovanie: 35 €/noc a náklad na parkovanie 5.6.2018 - 2,80 €. V cene za ubytovanie mal poskytnuté raňajky.
Vyúčtovanie pracovnej cesty urobil 10.6.2018.
Jaroslav má nárok na:
1. náhradu za použitie súkromného motorového vozidla:
Jaroslav má nárok na základnú náhradu za použitie súkromného vozidla, ktorú vypočítame nasledovne: 0,183 € x 184 km (92 km tam a 92 km späť, t. j. 184 x 2) + 0,183 x 12 km (v rámci mesta Nitra) = 35,868 €. Po zaokrúhlení bude základná náhrada vyplatená Jaroslavovi vo výške 35,87 €.
Okrem toho má Jaroslav nárok na náhradu za spotrebované pohonné látky (nakoľko má v osvedčení o evidencii vozidla uvedenú spotreba len podľa slovenskej technickej normy, pre spotrebu jazdy v meste zvýšime spotrebu uvedenú v osvedčení o 40 %). Náhradu za spotrebované pohonné látky vypočítame nasledovne: Mimo mesta: 6,5 litra / 100 x 184 km x 1,444 € = 17,27024.
V meste: (6,5 litra / 100 x 12) x 1,444 € = 1,12632 x 1,4 (zvýšenie o 40 %) = 1,576848.
Spolu po zaokrúhlení = 18,85 €.
2. náhradu výdavkov za ubytovanie:
Jaroslav má nárok na vyúčtovanie náhrady výdavkov za ubytovanie v hodnote 105 €. Nakoľko predložil doklad o ubytovaní vo výške 35 €/noc a v Nitre bol ubytovaný 4.6.-6.6.2018.
3. stravné:
Jaroslav má nárok na stravné za dni v nasledovnej výške:
4.6.2018: 4,80 € (pracovná cesta trvala 11 hodín),
5.6.2018: 10,90 € (pracovná cesta trvala 24 hodín), avšak nakoľko mal poskytnuté raňajky, výška stravného sa mu skráti o 25 %, t. j. má nárok na stravné vo výške 8,18 €,
6.6.2018: 10,90 € (pracovná cesta trvala 24 hodín), taktiež mal poskytnuté raňajky, teda výška stravného sa mu skráti o 25 %, t. j. má nárok na stravné vo výške 8,18 €,
7.6.2018: 7,10 € (pracovná cesta trvala 15 hodín), aj v posledný deň mal poskytnuté raňajky a preto sa mu výška stravného skráti o 25 % zo sumy stravného nad 18 hodín, t. j. zo sumy 10,90 €, nárok na stravné má teda vo výške 4,38 €.
Celkovo má Jaroslav nárok na stravné vo výške: 25,54 €.
4. náhradu za vedľajšie výdavky:
Jaroslav má nárok na vyúčtovanie náhrady za parkovací lístok v hodnote 2,80 €.
Celková suma vyúčtovania náhrad za pracovnú cestu je vo výške 188,06 €, ktorú je možné uznať do daňových výdavkov SZČO.
