Na aké náhrady majú nárok živnostníci a iné SZČO v súvislosti s pracovnou cestou? Kedy sú cestovné náhrady daňovým výdavkom?
Cestovné náhrady živnostníkov a iných SZČO upravujú primárne 2 zákony:
- zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov (ďalej len “zákon o dani z príjmov”),
- zákon č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov (ďalej len “zákon o cestovných náhradách”).
V súlade s § 2 písm. i) zákona o dani z príjmov je daňovým výdavkom výdavok na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie zdaniteľných príjmov preukázateľne vynaložený daňovníkom, zaúčtovaný v účtovníctve daňovníka alebo zaevidovaný v daňovej evidencii.
Podľa § 19 ods. 2 písm. e) zákona o dani z príjmov sú daňovými výdavkami výdavky živnostníka a inej SZČO vynaložené v súvislosti s činnosťou vykonávanou v inom mieste, ako je miesto, v ktorom činnosť pravidelne vykonáva, najviac vo výške, aká je ustanovená pre zamestnancov podľa zákona o cestovných náhradách, a to na stravovanie (pokiaľ strava nebola poskytnutá ako nepeňažné plnenie držiteľom poskytovateľovi zdravotnej starostlivosti), ubytovanie, cestovné dopravnými prostriedkami a nevyhnutné výdavky spojené s pobytom v tomto mieste.
Za pracovnú cestu živnostníka, resp. inej SZČO môžeme na základe § 19 ods. 2 písm. e) zákona o dani z príjmov považovať cestu súvisiacu s činnosťou SZČO, ktorá nie je vykonávaná na mieste “pravidelného pracoviska”. Ak má SZČO prevádzkareň v Sládkovičove (z ktorej obvykle pracuje), tak za pracovnú cestu sa bude považovať cesta zo Sládkovičova do Bratislavy a späť, napríklad za účelom obchodného stretnutia s klientom.
Cestovné náhrady živnostníkov a iných SZČO v roku 2020 a 2021
SZČO (živnostník) má nárok na náhradu preukázaných nasledovných výdavkov:
- cestovných výdavkov,
- výdavkov za ubytovanie,
- nevyhnutných výdavkov spojených s pobytom na pracovnej ceste (napr. náhrada preukázaných cestovných výdavkov za cesty na návštevu rodiny do miesta pobytu, poistenie nevyhnutných liečebných nákladov pri zahraničnej pracovnej ceste, výdavky na povinné, resp. odporúčané očkovanie).
Okrem vyššie uvedených výdavkov, ktoré musia byť preukázané dokladmi, má SZČO aj nárok na stravné poskytované na pracovnej ceste. Jedine stravné na pracovnej ceste nemusí preukazovať dokladom o kúpe stravy.
Podľa informácií z Finančnej správy Slovenskej republiky si SZČO môže do daňových výdavkov zahrnúť výdavok na ubytovanie len v prípade, ak išlo o ubytovanie v ubytovacom zariadení, ktorého prevádzkovateľ má živnostenské alebo podobné oprávnenie na poskytovanie ubytovacích služieb.
Zákon o cestovných náhradách ešte priznáva zamestnancom aj vreckové na zahraničnej pracovnej ceste, ale podľa zákona o dani z príjmov nie je daňovým výdavkom vreckové SZČO (živnostníkov). Vyplýva to z § 19 ods. 2 písm. e) zákona o dani z príjmov, ktorý taxatívne vymenúva, ktoré výdavky súvisiace s pracovnou cestou sú daňovými výdavkami.
Cestovné náhrady pri pracovných cestách živnostníkov sú v určitých ohľadoch odlišné od cestovných náhrad pri pracovných cestách zamestnancov, pretože cestovné náhrady živnostníkov obmedzuje primárne zákon o dani z príjmov. Napríklad, ak zamestnanec použije na pracovnú cestu súkromné vozidlo, nemusí pre vyúčtovanie cestovných náhrad mať pokladničný doklad o tankovaní. Pri pracovnej ceste zamestnanca sa v takom prípade použije cena zistená Štatistickým úradom SR. Živnostník však vždy musí preukázať tankovanie na pracovnej ceste bločkom o nákupe pohonnej látky. Viac o cestovných náhradách zamestnancov sa dozviete v článku Cestovné náhrady a cestovný príkaz v roku 2021.
Stravné živnostníkov a iných SZČO poskytované na pracovnej ceste v roku 2020 a 2021
V súlade s § 5 ods. 1 zákona o cestovných náhradách patrí živnostníkovi a inej SZČO stravné za každý kalendárny deň pracovnej cesty za podmienok ustanovených zákonom o cestovných náhradách. Suma stravného pre tuzemskú pracovnú cestu je stanovená v závislosti od času trvania pracovnej cesty v kalendárnom dni, pričom čas trvania pracovnej cesty je rozdelený na časové pásma:
- 5 až 12 hodín,
- nad 12 hodín až 18 hodín,
- nad 18 hodín.
Stravné ustanovuje Ministerstvo práce, sociálnych vecí a rodiny SR opatrením. Pre rok 2020 aj pre rok 2021 je stanovené stravné na tuzemskej pracovnej ceste vo výške:
- 5,10 eur pre časové pásmo 5 až 12 hodín,
- 7,60 eur pre pásmo nad 12 hodín do 18 hodín (vrátane),
- 11,60 eur pre pásmo nad 18 hodín,
v rámci jedného kalendárneho dňa.
Poznámka: Stravné a základnú náhradu za používanie cestných motorových vozidiel ustanovuje Ministerstvo práce, soc. vecí a rodiny SR opatrením na základe údajov zo štatistického úradu o zvyšovaní cien jedál a nealkoholických nápojov v reštauračnom stravovaní a o zvyšovaní cien položiek súvisiacich s prevádzkou motorových vozidiel. V súvislosti s vyhlásením mimoriadnej situácie s ochorením COVID-19 sa stravné ani základná náhrada nebudú zvyšovať do 31.12.2021 na základe prechodného ustanovenia § 38g zákona o cestovných náhradách účinného od 21.5.2020.
Stravné pri zahraničnej pracovnej ceste je stanovené pre každú krajinu samostatne. Napríklad stravné v Rakúsku pri zahraničnej pracovnej ceste je vo výške 45 eur za kalendárny deň. Sadzby stravného na zahraničnej pracovnej ceste pre konkrétne krajiny nájdete v článku Stravné (diéty) - zahraničné pracovné cesty 2019. Sú platné aj pre rok 2020 a 2021.
Živnostník (SZČO) má pri zahraničnej pracovnej ceste nárok na stravné v závislosti od času trvania zahraničnej pracovnej cesty. Ak pracovná cesta mimo územia SR v kalendárnom dni trvá:
- do 6 hodín vrátane - nárok na stravné je 25 % zo základnej sadzby stravného,
- nad 6 hodín do 12 hodín vrátane - nárok na stravné je 50 % zo základnej sadzby stravného,
- nad 12 hodín - nárok na stravné je 100 % zo základnej sadzby stravného.
V súlade s § 13 ods. 5 zákona o cestovných náhradách sa stravné v eurách alebo v cudzej mene za kalendárny deň poskytne v mene a vo výške stravného ustanoveného pre krajinu, v ktorej SZČO strávi v kalendárnom dni najviac hodín. Ak v kalendárnom dni strávi rovnaký počet hodín vo viacerých krajinách, má nárok na stravné, ktoré je pre neho výhodnejšie. Napríklad, ak 12 hodín v kalendárnom dni strávi v Rakúsku, kde je stravné 45 eur a 12 hodín v Česku, kde je stravné 600 CZK (cca 22 eur), v danom dni si uplatní nárok na stravné pre Rakúsko.
Pre zistenie nároku na stravné na zahraničnej pracovnej ceste je dôležité správne posúdenie momentu, odkedy sa pracovná cesta považuje za zahraničnú pracovnú cestu.
Podľa § 16 ods. 2 zákona o cestovných náhradách platí nasledovné: pokiaľ sa zahraničná pracovná cesta začína a končí na území SR, rozhodujúcim časom je čas prechodu štátnej hranice (u osobného automobilu, autobusu, vlaku), odlet a prílet lietadla podľa letového poriadku, odchod a príchod lode z prístavu, v ktorom sa vykonáva vstupná a výstupná hraničná kontrola.
Moment začiatku zahraničnej pracovnej cesty pre určenie stravného živnostníka:
Živnostník z Banskej Bystrice letí lietadlom z Bratislavy do Mníchova a späť. Do odletu lietadla z Bratislavy podľa letového poriadku sa pracovná cesta považuje za tuzemskú pracovnú cestu. Časom odletu podľa letového poriadku z Bratislavy do Mníchova sa cesta považuje za zahraničnú pracovnú cestu až do príletu do Bratislavy z Mníchova. V prípade, ak medzi odchodom z miesta pravidelného pracoviska v Banskej Bystrici a odletom z Bratislavy ubehne viac ako 5 hodín, bude mať nárok na stravné stanovené pre SR. Zároveň ak odlet z Bratislavy bude podľa letového poriadku trvať aspoň 1 sekundu v kalendárnom dni, bude mať nárok aj na stravné stanovené pre zahraničnú pracovnú cestu.
V prípade, že má SZČO v rámci ubytovacích služieb preukázane poskytnuté (zaplatené) raňajky, nárok na stravné pri tuzemskej ceste sa mu kráti o 25 % zo sumy stravného ustanoveného pre časové pásmo nad 18 hodín. V roku 2020 (aj 2021) sa živnostníkovi na tuzemskej pracovnej ceste stravné kráti o sumu 2,90 eur (11,60 eur*0,25). Pokiaľ má SZČO v rámci ubytovania zaplatené raňajky na zahraničnej pracovnej ceste, kráti sa mu stravné o 25 % zo sumy stravného ustanoveného pre časové pásmo nad 12 hodín, t. j. zo 100 % základnej sadzby stravného platného pre danú krajinu. Ak bol napríklad na pracovnej ceste v Rakúsku a mal v rámci ubytovania poskytnuté raňajky, kráti sa mu nárok na stravné o sumu 11,25 eur (45 eur*0,25).
SZČO sa stravné kráti aj v prípade, ak má na pracovnej ceste preukázane zabezpečené bezplatné stravovanie. Ak má na pracovnej ceste zabezpečené bezplatne:
- raňajky - stravné sa kráti o 25 %,
- obed - stravné sa kráti o 40 %,
- večeru - stravné sa kráti o 35 %,
- raňajky, obed aj večeru - stravné sa kráti o 100 %,
zo sumy stravného ustanoveného pre časové pásmo nad 18 hodín pri tuzemskej pracovnej ceste (11,60 eur v roku 2020 či 2021), resp. zo sumy stravného ustanoveného pre časové pásmo nad 12 hodín pri zahraničnej pracovnej ceste (100 % zo stravného platného pre konkrétnu krajinu). V zásade platí, že stravné sa kráti z najvyššej možnej sumy poskytnutého stravného v danom dni.
Náhrady živnostníka alebo inej SZČO za použitie osobného motorového vozidla na pracovnej ceste v roku 2020 a 2021
SZČO môže na pracovnú cestu použiť vozidlo:
- vlastné nezahrnuté do obchodného majetku,
- vlastné zahrnuté v obchodnom majetku,
- požičané.
Živnostník alebo iná SZČO môže použiť na pracovnú cestu vlastné osobné motorové vozidlo nezahrnuté do obchodného majetku. Za vlastné vozidlo sa považuje aj vozidlo manželky zahrnuté v bezpodielovom spoluvlastníctve manželov (v štandardnom prípade vozidlo, ktoré manželka nadobudla až v manželstve).
Pri použití vlastného osobného vozidla na pracovnú cestu má SZČO nárok na:
- základnú náhradu za každý 1 km jazdy,
- náhradu za spotrebované pohonné látky.
Základnú náhradu za prejazdené kilometre stanovuje Ministerstvo práce, sociálnych vecí a rodiny SR opatrením. Pre rok 2020 aj 2021 je stanovená základná náhrada vo výške 0,193 eur na kilometer jazdy. V prípade jednostopového vozidla, resp. trojkolky je základná náhrada vo výške 0,053 eur/km.
Poznámka: Na základnú náhradu za prejazdené kilometre nemá nárok SZČO, ak vlastné súkromné vozidlo bolo v obchodnom majetku v predchádzajúcich zdaňovacích obdobiach. Napríklad ak mal vozidlo kedysi v obchodnom majetku a po skončení odpisovania ho preradil do osobného majetku, nemá nárok na základnú náhradu za prejazdené kilometre.
Náhradu za spotrebované pohonné látky pri pracovnej ceste si môže SZČO v daňových výdavkoch uplatniť dvomi spôsobmi:
- podľa cien pohonných látok platných v čase ich nákupu prepočítaných podľa spotreby pohonných látok uvedenej v technickom preukaze,
- vo forme paušálnych výdavkov do výšky 50 % z celkového preukázaného nákupu pohonných látok podľa primeraného počtu najazdených kilometrov za zdaňovacie obdobie.
Pre jednoduchší výpočet cestovných náhrad súvisiacich s vlastným osobným motorovým vozidlom nezahrnutým do obchodného majetku použite kalkulačku na výpočet cestovných náhrad.
Pokiaľ SZČO využije na pracovnej ceste vlastné osobné vozidlo zahrnuté v obchodnom majetku, alebo požičané vozidlo (napríklad z autopožičovne, alebo od kamaráta), má nárok len na výdavky na spotrebované pohonné látky, pričom si môže vybrať jednu z 3 možností:
- bude viesť knihu jázd - t. j. uplatní výdavky podľa cien platných v čase ich nákupu, prepočítané podľa spotreby uvedenej v technickom preukaze (od 21.7.2020 zvýšená o 20%),
- uplatní výdavky na základe dokladov o nákupe pohonných látok podľa GPS v automobile, ktorá sleduje aj spotrebu na konkrétne jazdy,
- uplatní výdavky vo forme paušálnych výdavkov do výšky 80 % z celkového preukázateľného nákupu pohonných látok podľa primeraného počtu najazdených kilometrov za zdaňovacie obdobie.
V prípade, že SZČO využije na pracovnej ceste vlastné osobné vozidlo zahrnuté v obchodnom majetku, alebo požičané vozidlo, nemá nárok na základnú náhradu za každý 1 km jazdy.
Výpočet cestovných náhrad SZČO na pracovnej ceste v roku 2020 (platí aj v roku 2021)
Michal Serentov je živnostník s miestom podnikania v Prešove. V dňoch 28.5.2020 - 29.5.2020 bol na pracovnej ceste v Bratislave, pričom išiel vlastným súkromným automobilom, ktoré nemal nikdy zahrnuté v obchodnom majetku. Z pracovnej cesty má bloček za tankovanie, pričom cena 1 litra pohonnej látky je vo výške 1,135 eur/l. Spotrebu v technickom preukaze má stanovenú kombinovanú: 5,9 l/100 km. Pracovná cesta začala 28.5.2020 o 05:00 a skončila 29.5.2020 o 15:15. Zaplatil ubytovanie na 1 noc vo výške 80 eur. V rámci ubytovania mal poskytnuté aj raňajky.
Michal Serentov má nárok na:
- preukázateľné náhrady za ubytovanie v sume 80 eur,
- stravné v 28.5.2020 vo výške 11,60 eur, pretože v danom dni trvala pracovná cesta 19 hodín,
- stravné v 29.5.2020 vypočítané nasledovne = 7,60 eur - 11,60*0,25 = 4,70 eur, pretože v danom dni trvala pracovná cesta 15,25 hodín a stravné sa kráti o 25 % kvôli raňajkám zaplateným v rámci ubytovania,
- základnú náhradu za každý 1 km jazdy = 420 km*2*0,193 = 162,12 eur - vzdialenosť medzi Prešovom a Bratislavou je 420 kilometrov. V rámci pracovnej cesty najazdil dvojnásobok, pretože cesta bola do Bratislavy a späť,
- náhradu za spotrebované pohonné látky podľa dokladu o nákup pohonnej látky prepočítanej podľa spotreby v technickom preukaze = 5,9/100*420*2*1,135 = 56,25 eur.
Michal Serentov si môže v daňových výdavkoch uplatniť náhrady na pracovnej ceste vo výške 314,67 eur.
