Príspevok na rekreáciu (tzv. rekreačný poukaz) možno zamestnancom poskytnúť aj preplatením predloženej faktúry, či dokladu z registračnej pokladnice, resp. e-kasy. Čo musia tieto doklady obsahovať?
S účinnosťou od 1. januára 2019 je zamestnávateľ, ktorý zamestnáva 50 a viac zamestnancov povinný poskytnúť príspevok na rekreáciu pre svojich zamestnancov. Suma príspevku na rekreáciu je vo výške 55 % výdavkov na rekreáciu, najviac však v sume 275 € za kalendárny rok. Zamestnanec má nárok na príspevok na rekreáciu iba v tom prípade, ak o to požiada.
Viac informácií o podmienkach poskytnutia príspevku na rekreáciu zo strany zamestnanca ako i zamestnávateľa si môžete prečítať v článku Rekreačné poukazy v roku 2020 alebo Kto môže zaplatiť rekreáciu, aby zamestnanec mohol využiť príspevok?
Formy poskytnutia príspevku na rekreáciu
Zamestnávateľ môže poskytnúť príspevok na rekreáciu svojim zamestnancom tromi možnými spôsobmi, pričom zákon č. 311/2001 Z.z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov (ďalej len „Zákonník práce“) neustanovuje to, ktorý zo spôsobov si musí zamestnávateľ vybrať.
Príspevok na rekreáciu je možné poskytnúť:
- preplatením výdavkov na rekreáciu na základe predložených dokladov zamestnancom,
- poskytnutím rekreačného poukazu,
- zľavou z výdavkov na rekreáciu v dohodnutom rekreačnom zariadení.
V tomto článku sa ďalej budeme venovať tomu, čo musí obsahovať faktúra, či iný doklad pre uplatnenie príspevku na rekreáciu.
Viac informácií o ostatných možnostiach poskytnutia príspevku na rekreáciu si môžete prečítať v článku Možnosti poskytnutie príspevku na rekreáciu (dovolenku)
Formu poskytnutia príspevku na rekreáciu si určuje zamestnávateľ v internej smernici.
Na otázku o forme poskytnutia príspevku na rekreáciu odpovedala daňová poradkyňa Alica Orda Oravcová a jej odpoveď spolu s ďalšími nájdete v našom článku Rekreačné poukazy v praxi. Daňová poradkyňa uvádza, že o tom, či zamestnanec môže požiadať o vyplatenie príspevku na rekreáciu na základe predloženej faktúry alebo dokladu z elektronickej registračnej pokladnice (od 1.7.2019 dokladu z pokladnice e-kasa klient), či iným spôsobom, môže rozhodnúť zamestnávateľ, a to vo svojej vnútropodnikovej smernici.
Zamestnávateľ pritom vo svojej vnútropodnikovej smernici uvádza postup, lehoty, formu a iné podrobnosti týkajúce sa poskytovania rekreačných poukazov.
Kto môže vystaviť účtovný doklad pre uplatnenie príspevku na rekreáciu?
Zamestnanec si môže uplatniť príspevok na rekreáciu v prípade, ak mu účtovný doklad vystaví ekonomický subjekt poskytujúci služby prechodného ubytovania, za ktoré odviedol obci miestnu daň za ubytovanie. Ide o subjekt, ktorý prevádzkuje ubytovacie zariadenie na základe živnostenského oprávnenia.
Uvedené znamená, že zamestnávateľ nemôže uplatniť zamestnancovi nárok na príspevok na rekreáciu, ak zamestnanec predloží účtovný doklad napr. od osoby, ktorá má príjem z prenájmu podľa § 6 ods. 3 zákona o dani z príjmov, t.j. osoby, ktorá prenajíma nehnuteľnosť bez živnostenského oprávnenia a osoby, ktorá neplatí daň za ubytovanie.
Viac informácií o poskytovaní príspevkov na rekreáciu a ich preplatení, či poskytovaní rekreačných poukazov, ktoré by mali vedieť účtovníci nájdete v článku Rekreačné poukazy – tabuľka pre účtovníka
Čo musí obsahovať faktúra pre uplatnenie príspevku na rekreáciu?
Faktúra nemá predpísanú formu, resp. vzhľad, avšak aby mohla byť faktúra považovaná za účtovný doklad, musí obsahovať náležitosti podľa § 10 zákona č. 431/2002 Z.z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o účtovníctve“).
Finančné riaditeľstvo SR v spolupráci s Ministerstvom financií SR vydalo usmernenie č.4/DzPaÚ/2019/MÚ k príspevkom na rekreáciu s riešenými praktickými príkladmi (ďalej len „Usmernenie k príspevkom na rekreáciu“), kde uvádza, že zamestnávateľ pri vyplácaní príspevku na rekreáciu má vyžadovať od zamestnanca, aby predložil taký účtovný doklad (napr. faktúru), ktorá bude obsahovať najmä tieto údaje:
- identifikačné údaje poskytovateľa rekreačného pobytu,
- identifikačné údaje zamestnanca, na ktorého je doklad vystavený,
- číslo dokladu (faktúry),
- uvedenie osôb, ktoré sa spolu so zamestnancom zúčastnili rekreačného pobytu,
- popis poskytnutých služieb,
- trvanie rekreačného pobytu (uvedenie dátumov),
- informácie o cene pobytu,
- informácie o dátume úhrady za pobyt.
Ďalej podľa zákona o účtovníctve musí faktúra ako účtovný doklad obsahovať aj:
- dátum vyhotovenia účtovného dokladu (faktúry),
- dátum uskutočnenia účtovného prípadu (ak nie je zhodný s dátumom vyhotovenia).
Zamestnanec je povinný predložiť účtovný doklad (t.j. faktúru) najneskôr do 30 dní od skončenia rekreačného pobytu. Zároveň je potrebné podotknúť, že zamestnanec k žiadosti o príspevok prikladá len kópiu účtovného dokladu, originál zamestnanec predloží k nahliadnutiu iba v tom prípade, ak ho o to zamestnávateľa požiada.
Čo musí obsahovať pokladničný doklad pre uplatnenie príspevku na rekreáciu?
V prvom rade podľa Zákonníka práce musí doklad z registračnej pokladnice, resp. z pokladnice e-kasa klient (povinnosť od 1.7.2019) obsahovať meno a priezvisko, ktoré musí byť súčasťou výstupných údajov z elektronickej registračnej pokladnice, resp. z pokladnice e-kasa klient. Z uvedeného vyplýva, že nie je možné uznať ako doklad pre uplatnenie príspevku na rekreáciu, doklad z pokladnice, na ktorom je ručne vpísané meno a priezvisko daného zamestnanca.
Podľa usmernenia k príspevkom na rekreáciu, v prípade ak súčasťou dokladu z elektronickej registračnej pokladnice, resp. pokladnice e-kasa klient nie je označenie zamestnanca, takýto doklad slúži ako doklad k úhrade, ku ktorému zamestnanec priloží ďalší doklad s označením zamestnanca preukazujúci oprávnené výdavky (napr. hotelový účet, faktúru a pod., pozor, nie voucher).
Podľa § 8 zákona č. 289/2008 Z.z. o používaní elektronickej registračnej pokladnice v znení neskorších predpisov, pokladničný doklad vyhotovený elektronickou registračnou pokladnicou musí obsahovať najmä tieto povinné údaje:
a)
daňový kód elektronickej registračnej
pokladnice,
b)
DIČ (ak podnikateľ nie je platiteľom DPH),
c) IČ DPH (ak podnikateľ je platiteľom DPH),
d)
ochranný znak,
e)
poradové číslo od poslednej dennej uzávierky,
f) dátum a čas vyhotovenia,
g) označenie tovaru alebo služby, množstvo
tovaru alebo rozsah služby a priradenie sadzby dane z pridanej
hodnoty,
h) cenu tovaru alebo cenu služby,
i) obchodné meno, sídlo alebo miesto podnikania
podnikateľa a predajné miesto (ak je odlišné),
j) základ dane z pridanej hodnoty (ak
podnikateľ je platiteľom DPH),
k) sadzbu dane z pridanej hodnoty alebo
údaj o oslobodení od DPH (ak podnikateľ je platiteľom DPH),
l) výšku DPH (ak podnikateľ je platiteľom DPH),
m) zaokrúhlenie ceny,
n) celkovú sumu platenej ceny a
o) ďalšie údaje, ktorých uvedenie vyplýva
z osobitného predpisu.
Pokladničný doklad vyhotovený pokladnicou e-kasa klient obsahuje najmenej údaje podľa písm. c), f) až o) uvedených vyššie (označené kurzívou), daňové identifikačné číslo, identifikačné číslo organizácie, ak podnikateľovi bolo pridelené, kód pokladnice e-kasa klient, unikátny identifikátor dokladu, čitateľný QR kód, poradové číslo, overovací kód podnikateľa a môže obsahovať unikátny identifikátor kupujúceho, ak je predložený kupujúcim pred zaevidovaním prijatej tržby.
Aj tu platí, že zamestnanec je povinný predložiť doklad z elektronickej registračnej pokladnice, resp. z pokladnice e-kasa klient najneskôr do 30 dní od skončenia rekreačného pobytu. Taktiež aj v prípade predloženia dokladu z pokladnice platí, že zamestnanec predloží zamestnávateľovi len kópiu dokladu z elektronickej registračnej pokladnice, resp. pokladnice e-kasa klient (originál mu preukáže len na žiadosť zamestnávateľa).
Príklad na uplatnenie príspevku predložením dokladu z elektronickej registračnej pokladnice, resp. e-kasy
Zamestnanec Jozef priložil k žiadosti o príspevok na rekreáciu doklad z elektronickej registračnej pokladnice na sumu 300 € (bez uvedenia jeho mena) a potvrdenie od ubytovacieho zariadenia, ktoré potvrdilo jeho účasť na rekreačnom pobyte (s uvedením jeho mena). Je možné takému zamestnancovi uplatniť nárok na príspevok na rekreáciu vo výške 55 % z 300 €?
Aj napriek tomu, že priamo na pokladničnom doklade nie je uvedené označenie zamestnanca, má nárok na uplatnenie príspevku na rekreáciu, nakoľko doložil od ubytovacieho zariadenia doklad, čím potvrdilo jeho účasť na rekreačnom pobyte.
Považujú sa za výdavky na rekreáciu aj výdavky na wellness, skipass a podobne?
Zamestnávateľ podľa § 152a ods. 4 Zákonníka práce považuje preukázané výdavky zamestnanca na služby cestovného ruchu spojené s ubytovaním najmenej na dve prenocovania na území SR za preukázané výdavky na rekreáciu. Zamestnanec má však nárok na príspevok na rekreáciu aj v tom prípade, ak sa zúčastnil rekreácie viac nocí po sebe vo viacerých ubytovacích zariadeniach.
Okrem uvedeného môže zamestnávateľ považovať za preukázané výdavky vynaložené na rekreáciu aj výdavky na stravovacie služby, sprievodcovské služby, kúpeľné a zdravotné služby, wellness služby, prepravné služby (napr. lanovky a vleky), či vstupy do bazénu či fitnescentra. Tieto výdavky však musia súvisieť s ubytovaním.
Podľa daňovej poradkyne Dagmar Bednárikovej teda preplatenie takýchto extra aktivít mimo účtu za pobyt prostredníctvom dokladov z registračnej pokladnice nie je možné. Podľa uvedeného teda ostatné výdavky na rekreáciu musia byť súčasťou účtovného dokladu, kde je označené meno zamestnanca.
Ako postupuje zamestnanec pri predložení dokladu pre uplatnenie príspevku na rekreáciu, ak uhradil vopred zálohu alebo celú sumu za rekreáciu?
V prípade, ak zamestnanec vopred uhradil zálohovú platbu za rekreačný pobyt ubytovaciemu zariadeniu, prípadne zľavovému portálu, pričom na účtovnom doklade (napr. faktúre, či hotelovom účte) je uvedená úhrada zálohovej platby, je potrebné, aby zamestnanec predložil zamestnávateľovi spolu s dokladmi, ktoré mu vystavilo na jeho meno ubytovacie zariadenie, aj napr. výpis z úhrady zálohovej platby, ktorého súčasťou bude aj označenie zamestnanca.
Uvedené platí aj v tom prípade, ak zamestnanec uhradí zálohovú platbu za pobyt alebo celú sumu rekreačného pobytu sprostredkovateľovi daného pobytu (napr. prostredníctvom portálu booking.com a pod.). Zamestnanec musí predložiť zamestnávateľovi výpis z úhrady platby, kde bude uvedené aj označenie zamestnanca, ako aj účtovný doklad za rekreačný pobyt priamo od ubytovacieho zariadenia (nie od sprostredkovateľa ubytovania, napr. od bookingu).
Môže však nastať aj taká situácia, že zálohovú platbu za zamestnanca uhradí jeho kamarát. V tomto prípade, zamestnávateľ takýto doklad nemôže považovať za doklad preukazujúci nárok na príspevok na rekreáciu (ani keby zamestnanec doložil k výpisu z bankového účtu kamaráta, čestné vyhlásenie o tom, že mu zamestnanec predmetnú zálohu uhradil v hotovosti).
Ako postupuje zamestnanec v prípade kúpy rekreačného pobytu cez zľavový portál?
V praxi sa častokrát stáva, že si zamestnanec objedná a kúpi pobyt cez zľavový portál. V prípade, ak si zamestnanec kúpi takýto pobyt, musí si dávať pozor na to, aký doklad mu zľavový portál vystaví. Zľavový portál často vydáva len tzv. voucher, ktorý je potvrdením platby zamestnanca za ubytovanie v ubytovacom zariadení, avšak voucher je ako doklad považovaný len za objednávku, nie za účtovný doklad.
Uvedené znamená, že v prípade, ak zamestnanec predloží zamestnávateľovi voucher, zamestnávateľ takýto doklad nemôže akceptovať pre uplatnenie príspevku na rekreáciu, nakoľko to nie je účtovný doklad.
V takomto prípade zamestnanec musí žiadať od zľavového portálu aj vyúčtovací doklad, ktorý vystaví priamo ubytovacie zariadenie (nie zľavový portál), prípadne požiadať o vystavenie dokladu ubytovacie zariadenie priamo pri ubytovaní a ktorý musí obsahovať všetky povinné náležitosti, ktoré sme si už uviedli vyššie v článku.
Aj tu platí, že ak zamestnanec zaplatí cenu za ubytovanie zľavovému portálu a účtovný doklad mu potom vystaví ubytovacie zariadenie, je potrebné zamestnávateľovi predložiť aj výpis z účtu v banke znejúcim na meno zamestnanca, čím preukáže zamestnávateľovi úhradu rekreačného pobytu.
Ako postupovať pri preplatení pobytu na chate alebo ubytovanie cez Airbnb približujeme v článku Rekreačný príspevok pri ubytovaní cez Airbnb, Booking.com a na chate
Ako postupujú manželia pri predložení faktúry, ak chce uplatniť príspevok na rekreáciu každý z nich?
Zamestnanec má nárok na uplatnenie príspevku na rekreáciu aj v tom prípade, ak sa rekreačného pobytu zúčastní aj manžel (manželka). Doklad, ktorý zamestnanec preukáže svojmu zamestnávateľovi na uplatnenie príspevku na rekreáciu však musí okrem vyššie uvedených povinných náležitostí, obsahovať aj meno a priezvisko manželky, ktorá sa taktiež zúčastnila rekreačného pobytu so zamestnancom.
Zamestnanec má nárok na príspevok na rekreáciu aj vtedy, ak sa pobytu zúčastní manželka, či dieťa.
V prípade, ak každý z manželov má iného zamestnávateľa, resp. toho istého zamestnávateľa a každý z nich si chce samostatne uplatniť príspevok na rekreáciu, rozhoduje skutočnosť, koho meno a priezvisko je uvedené na účtovnom doklade, nakoľko nie je možné tam uviesť meno obidvoch z manželov. Je preto potrebné, aby ubytovacie zariadenie vystavilo doklad pre každého jedného z manželov zvlášť na jeho meno.
Je možné uplatniť príspevok na rekreáciu, na ktorom sa zúčastnilo dieťa zamestnanca?
Rovnako ako to platí v prípade rekreácie zamestnanca spolu s manželkou (manželom) aj tu platí, že zamestnanec si môže uplatniť preukázané výdavky na rekreáciu aj na vlastné dieťa, či dieťa zverené zamestnancovi do náhradnej starostlivosti pred rozhodnutím súdu o osvojení, ak sa s ním zúčastní rekreačného pobytu. Je potrebné, aby na účtovnom doklade teda bolo uvedené aj meno dieťaťa, ktoré sa zúčastnilo spolu s manželom na rekreačnom pobyte.
Zamestnanec si však môže u zamestnávateľa uplatniť aj preukázané výdavky na organizované viacdenné aktivity a zotavovacie podujatia počas školských prázdnin na území SR, na ktorom sa zúčastnilo jeho dieťa. Zamestnanec si môže takéto výdavky uplatniť na dieťa, ktoré navštevuje základnú školu alebo niektorý z prvých štyroch ročníkov gymnázia s osemročným vzdelávacím programom. V prípade, ak by sa dieťa zúčastnilo detského tábora na prelome obdobia školského roku a školských prázdnin, za oprávnené výdavky zamestnanca na účely uplatnenia príspevku na rekreáciu je možné považovať len pomernú časť úhrady, ktorá zodpovedá časti školských prázdnin.
