Daňová evidencia v praxi

Daňovú evidenciu môžu viesť aj fyzické osoby – zamestnávatelia, aj platitelia DPH. Využiť je možné program či excelovskú tabuľku. Prinášame tiež praktický príklad a ukážku daňovej evidencie.

Fyzické osoby sa môžu rozhodnúť, či budú pri zisťovaní základu dane z príjmov uplatňovať skutočne preukázateľné výdavky alebo tzv. paušálne výdavky – percentom z príjmov. V prípade, ak sa fyzická osoba rozhodne pre uplatnenie preukázateľných výdavkov, môže o nich účtovať v sústave jednoduchého alebo podvojného účtovníctva alebo ich môže evidovať v daňovej evidencii.

Vedenie daňovej evidencie upravuje § 6 ods. 11 zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o dani z príjmov“).

Kto môže viesť daňovú evidenciu

Daňovú evidenciu môžu viesť fyzické osoby, ktoré si uplatňujú skutočne preukázateľné výdavky, t. j. výdavky, ktoré preukázateľne vynaložili na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie zdaniteľných príjmov.

Daňovú evidenciu môžu viesť fyzické osoby, ktoré dosiahli nasledovné príjmy:

• podľa § 6 ods. 1 – príjmy z podnikania: napr. zo živnosti,
• podľa § 6 ods. 2 – príjmy z inej samostatnej zárobkovej činnosti : napr. z vytvorenia diela a z podania umeleckého výkonu,
• podľa § 6 ods. 3 – príjmy z prenájmu: príjmy, ktoré nie sú podnikaním podľa § 6 ods. 1,
• podľa § 6 ods. 4 – príjmy z použitia diela a umeleckého výkonu.

Daňová evidencia a platiteľ DPH

Aj fyzická osoba, ktorá je platiteľom DPH môže viesť daňovú evidenciu. Platiteľ DPH, ktorý vedie daňovú evidenciu je však povinný na účely DPH viesť podrobné záznamy v súlade so zákonom č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o DPH“).

Evidenciu DPH v daňovej evidencii upravuje § 70 zákona o DPH, v ktorom je ustanovené to, ako viesť podrobné záznamy na účely DPH.

Daňová evidencia a zamestnávateľ (mzdy)

Aj fyzická osoba, ktorá zamestnáva zamestnancov, môže viesť daňovú evidenciu. Je však lepšie, ak fyzická osoba, ktorá je zamestnávateľom, zverí vedenie daňovej evidencie (resp. mzdovej agendy) do rúk účtovníka, nakoľko je potrebné rozlišovať, to ktoré výdavky spojené so zamestnávaním si môže táto fyzická osoba uplatniť do daňových výdavkov.

To, ktoré výdavky si môže fyzická osoba uplatniť do daňových výdavkov, v prípade ak je zamestnávateľom, upravuje § 19 zákona o dani z príjmov. Fyzická osoba, ktorá je zamestnávateľom si môže uplatniť do daňových výdavkov v daňovej evidencii najmä tieto výdavky na pracovné a sociálne podmienky a starostlivosť o zdravie zamestnancov, ako aj iné výdavky, napr.:

• výdavky na bezpečnosť a ochranu zdravia pri práci,
• príspevky na stravovanie zamestnancov,
• mzdové a ostatné pracovnoprávne nároky zamestnancov,
• výdavky na cestovné náhrady,
• výdavky na poistné a príspevky, ktoré je povinný platiť zamestnávateľ za zamestnancov,
• a iné.

Viac informácií o daňových výdavkov fyzickej osoby, ktoré sú spojené so zamestnávaním zamestnancov v roku 2019 si môžete prečítať v článku Daňové výdavky zamestnávateľa v roku 2019.

Daňová evidencia pri príjmoch z prenájmu

Fyzická osoba, ktorá dosahuje príjmy z prenájmu (podľa § 6 ods. 3 zákona), t. j. osoba, ktorá dosahuje príjmy bez živnostenského oprávnenia, ktoré nie sú podnikaním, si môže pri výpočte základu dane z príjmov uplatniť len skutočne preukázateľné daňové výdavky (t. j. nemôže uplatniť tzv. paušálne výdavky – percentom z príjmov).

Uvedené znamená, že o preukázateľných daňových výdavkoch musí buď účtovať v sústave jednoduchého alebo podvojného účtovníctva, alebo sa môže rozhodnúť pre vedenie daňovej evidencie.

Je dôležité spomenúť, že príjem z prenájmu nehnuteľnosti podľa § 6 ods. 3 je oslobodený od dane z príjmov do výšky 500 €. Pri uplatňovaní daňových výdavkov musí táto fyzická osoba, znížiť preukázateľné výdavky rovnakým pomerom, ako znížila zdaniteľné príjmy z prenájmu nehnuteľnosti. Úpravu preukázateľných výdavkov fyzická osoba vykoná nasledovným výpočtom: príjmy znížené o sumu, ktorá je oslobodená / príjmy neznížené x suma preukázateľných výdavkov.

Prečítajte si tiež

Daňová evidencia v praxi a jej vzor

Aj v tomto prípade odporúčame vedenie daňovej evidencie nechať na odborníka, nakoľko pri príjme z prenájmu nehnuteľnosti, nie je možné všetky výdavky zahrnúť do daňových výdavkov. Spravidla si môže fyzická osoba s príjmami z prenájmu nehnuteľnosti zahrnúť do daňových výdavkov:

• výdavky, ktoré priamo súvisia s prenájmom danej nehnuteľnosti,
• výdavky, ktoré súvisia s prevádzkovaním danej nehnuteľnosti (energie a ostatné služby).

Taktiež pri zahrňovaní výdavkov do daňových výdavkov musí fyzická osoba sledovať aj to, či ide o nehnuteľnosť zaradenú alebo nezaradenú do obchodného majetku.

Viac informácií o zdaňovaní príjmov z prenájmu nehnuteľnosti, ako aj o daňových výdavkoch, ktoré je možné uplatniť pri tomto type príjmu si môžete prečítať v článku Zdaňovanie príjmov z prenájmu nehnuteľnosti za rok 2019 alebo Daňové výdavky pri prenájme nehnuteľnosti v roku 2019.

Ako má vyzerať daňová evidencia a čo obsahuje

Zákon o dani z príjmov ustanovuje, že daňová evidencia je prehľadom o:

• príjmoch v časovom slede v členení potrebnom na zistenie základu dane (čiastkového základu dane) vrátane prijatých dokladov, ktoré spĺňajú náležitosti účtovných dokladov,
• daňových výdavkoch v časovom slede v členení potrebnom na zistenie základu dane (čiastkového základu dane) vrátane vydaných dokladov, ktoré spĺňajú náležitosti účtovných dokladov,
• hmotnom majetku a nehmotnom majetku zaradenom do obchodného majetku,
• zásobách a pohľadávkach,
• záväzkoch.

Zákon o dani z príjmov však už neustanovuje to, ako má daňová evidencia vyzerať. Forma daňovej evidencie závisí teda len na výbere samotnej fyzickej osoby, ako aj na tom, či si bude viesť daňovú evidenciu sama a vytvorí si prehľadné tabuľky napr. v exceli alebo vedenie daňovej evidencie zverí do rúk účtovníka, ktorý na to môže použiť taktiež tabuľky vytvorené v exceli, ale aj softvér na to určený.

Vzor daňovej evidencie zadarmo

V článku Daňová evidencia v praxi a jej vzor vám prinášame jednoduchý vzor daňovej evidencie v exceli zadarmo na stiahnutie. Na základe tohto vzoru si už môžete prispôsobiť daňovú evidenciu svojim potrebám a požiadavkám.

Daňová evidencia v programe – zadarmo alebo platený?

V súčasnosti je okrem daňovej evidencie v excelovských tabuľkách, ponuka aj vedenia daňovej evidencie prostredníctvom softvérov – programov na to určených. V týchto programoch vie aj samotná fyzická osoba – podnikateľ viesť daňovú evidenciu, ak sa vyzná v tom, čo je príjem ovplyvňujúci základ dane (t. j. zdaniteľný príjem), príjem neovplyvňujúci základ dane, či preukázateľné výdavky, ktoré je možné uplatniť medzi daňové výdavky.

V týchto programoch môžu pomôcť fyzickej osobe automatické funkcie na samotné zaevidovanie príjmov a výdavkov. Taktiež sa zväčša môžete spoľahnúť na sledovanie platnej legislatívy premietnutej do daňovej evidencie. Vedenie daňovej evidencie v softvéri taktiež obvykle prináša nižšiu chybovosť vo vykonaných zápisoch a jednoduchšie vyplnenie požadovaných údajov do daňového priznania.

Programy na vedenie daňovej evidencie môžu byť vo verzii zadarmo alebo v platenej verzii. Programy určené na vedenie daňovej evidencie spravidla ponúkajú stiahnutie a ich využívanie spočiatku zadarmo, avšak prémiové produkty už môžu byť platené (napr. špecifické zostavy a pod.), či prekročenie určitého množstva zápisov v evidencii. Je preto na každej fyzickej osobe, aby sa rozhodla, či jej bude stačiť program na vedenie daňovej evidencii vo verzii zadarmo alebo v platenej verzii, a to podľa toho, ktorý program ponúka najlepšie vlastnosti, ktoré daná fyzická osoba – podnikateľ potrebuje.

Pomôckou na orientáciu v daňovej evidencii vám môžu byť aj nasledovné príklady.

Daňová evidencia – príklady

Príklad na vedenie daňovej evidencie u živnostníka Martina, ktorý je grafický dizajnér:

Martin má živnostenské oprávnenie a vykonáva svoju podnikateľskú činnosť ako grafický dizajnér pre jedného klienta v SR. Z roku 2019 vyberáme nasledovné doklady, na ktorých si ukážeme, ako ich má Martin zaevidovať v daňovej evidencii:

• 15.3.2019 vystavil faktúru za svoje služby podľa súpisu prác v hodnote 2 200 €,
• 31.3.2019 mu bola vystavená faktúra uhradená vo výške 2 200 € na účet v banke,
• 31.7.2019 nakúpil gastrolístky na mesiac august 2019 v počte kusov 22 (podľa počtu pracovných dní) v hodnote 5,50 €/1 gastrolístok, za tento nákup mu bola vystavená faktúra,
• 5.8.2019 úhrada prijatej faktúry za gastrolístky v hodnote 121 €,
• 8.8.2019 uhradil odvody do Sociálnej poisťovne vo výške 180 € a do zdravotnej poisťovne vo výške 80 €,
• 11.8.2019 mu bol pripísaný na účet preplatok z ročného zúčtovania zdravotného poistenia vo výške 159,66 € (preplatok bol vo výške 190 € a zrážková daň 30,34 €),
• 30.11.2019 mu bude vystavená faktúra za nájomné za mesiac november a december 2019 v hodnote 600 €,
• 30.12.2019 úhrada časti faktúry za nájomné vo výške 400 €.

Vyššie uvedené doklady je potrebné zapísať do daňovej evidencie nasledovne:

Informácie o tom, ktoré výdavky je možné u fyzickej osoby zahrnúť do daňových výdavkov si môžete prečítať v článku Daňové výdavky živnostníka alebo inej SZČO v roku 2019