Aká je podstata podvojného účtovníctva, aké princípy sa v ňom uplatňujú, aké informácie môže podvojné účtovníctvo podnikateľovi poskytnúť a ako ich môže v podnikaní využiť.
Ktorý podnikateľ má povinnosť viesť podvojné účtovníctvo a ktorý podnikateľ si ho môže vybrať dobrovoľne
Okruh osôb, ktoré musia viesť účtovníctvo, je upravený jednak v zákone č. 513/1991 Zb. Obchodný zákonník v znení neskorších predpisov a potom v zákone č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov. Existujú dve sústavy účtovníctva – sústava jednoduchého účtovníctva a sústava podvojného účtovníctva. Povinne musia účtovať v sústave podvojného účtovníctva všetci podnikatelia, ktorí sú zapísaní v obchodnom registri, a dobrovoľne môžu účtovať v sústave podvojného účtovníctva všetci ostatní podnikatelia.
Do obchodného registra sa povinne zapisujú všetky obchodné spoločnosti (s.r.o., a.s., v.o.s., k.s.) a družstvá. Všetky obchodné spoločnosti a družstvá preto musia povinne účtovať v sústave podvojného účtovníctva. Fyzické osoby – podnikatelia sa do obchodného registra môžu zapísať dobrovoľne alebo im to môže prikazovať osobitný predpis. Napríklad zákon č. 56/2012 o cestnej doprave v znení neskorších predpisov to prikazuje aj fyzickým osobám, ktoré podnikajú v cestnej doprave. Ak sa fyzická osoba – podnikateľ zapíše dobrovoľne alebo povinne do obchodného registra, je povinná účtovať v sústave podvojného účtovníctva. Ak fyzická osoba – podnikateľ nie je zapísaná v obchodnom registri, môže dobrovoľne tiež účtovať v sústave podvojného účtovníctva, v opačnom prípade môže účtovať v sústave jednoduchého účtovníctva, prípadne nebude viesť žiadne účtovníctvo a bude viesť daňovú evidenciu alebo si uplatňovať paušálne výdavky (výdavky percentom z príjmov).
| Podnikateľ v sústave podvojného účtovníctva | |
| je povinný účtovať | nie je povinný účtovať, ale môže |
| ak je obchodnou spoločnosťou (s.r.o., a.s., v.o.s., k.s.), družstvom alebo fyzickou osobou zapísanou do obchodného registra dobrovoľne alebo povinne (napríklad podniká v cestnej doprave) | ak je fyzickou osobou nezapísanou do obchodného registra (napríklad živnostník, znalec, tlmočník, advokát, lekár, geodet, stavebný inžinier) |
Poznámka: Okrem podnikateľov majú povinnosť viesť účtovníctvo aj iné osoby, ako napríklad občianske združenia, spoločenstvá vlastníkov bytov a nebytových priestorov, neziskové organizácie, rozpočtové organizácie, obce a mnohé ďalšie subjekty. V našom článku sa však venujeme len vedeniu účtovníctva podnikateľmi.
Podvojné účtovníctvo je založené na účtovaní na jednotlivých účtoch o rovnakom obsahu
Podvojné účtovníctvo používa ako jeden zo svojich metodických prostriedkov účty. Rámcová účtová osnova pre podnikateľov má 235 účtov, ale v praxi z nich bežný podnikateľ používa približne tretinu a dokonca si môže vytvárať aj vlastné účty. Na účtoch sa zaznamenávajú informácie o stave a pohybe majetku, záväzkov, vlastného imania, nákladov a výnosov počas celého roka. Inak povedané, na účtoch podvojného účtovníctva sa zaznamenáva každá jedna hospodárska operácia, ktorá u podnikateľa nastane, napríklad nákup tovaru, tržba z predaja tovaru, uhradenie faktúry za telefón, priznanie mzdy zamestnancovi, vyplatenie zisku spoločníkovi a mnoho iných.
V podvojnom účtovníctve sa na zaznamenávanie hospodárskych operácií používa niekoľko účtov, z ktorých na každom z nich sa účtuje o osobitnom obsahu. Napríklad na účte 221 – Bankové účty sa účtuje o peňažných prostriedkoch na bankových účtoch, zaznamenáva sa na ňom stav, prírastky a úbytky peňažných prostriedkov podnikateľa na jeho bankových účtoch. Každá hospodárska operácia, teda všetko čo sa pri výkone podnikateľskej činnosti udeje, sa zaznamenáva najmenej na dvoch účtoch (z toho pochádza aj názov „podvojné účtovníctvo“). Ak podnikateľ napríklad prevodom z bankového účtu uhradí dodávateľovi faktúru, prejaví sa to znížením peňažných prostriedkov na bankovom účte (to sa účtuje na účte 221 – Bankové účty) a znížením záväzku voči dodávateľovi (to sa účtuje na účte 321 – Dodávatelia).
Podvojné účtovníctvo zreteľne oddeľuje príjmy od výnosov a výdavky od nákladov
Na rozdiel od jednoduchého účtovníctva je v podvojnom účtovníctve možné bezprostredne pozorovať rozdiel medzi pojmami príjem a výnos a pojmami výdavok a náklad. Keď podnikateľ predá odberateľovi tovar na faktúru, vznikol mu výnos (zvýšenie ekonomických úžitkov), ale nevznikol mu príjem. Príjem (zvýšenie peňažných prostriedkov) tomuto podnikateľovi vznikne až vtedy, keď mu jeho odberateľ faktúru zaplatí. Naopak, ak podnikateľ prizná svojmu zamestnancovi mzdu, vznikol mu len náklad (zníženie ekonomických úžitkov), ale nevznikol mu výdavok. Výdavok (zníženie peňažných prostriedkov) tomuto podnikateľovi vznikne až vtedy, keď svojmu zamestnancovi mzdu vyplatí. Inou situáciou môže byť tržba za predaj tovaru prijatá v hotovosti, kedy dochádza súčasne k príjmu aj výnosu.
Výsledok hospodárenia (zisk alebo strata) sa v podvojnom účtovníctve zisťuje ako rozdiel výnosov a nákladov. Vychádza sa z neho aj pri zisťovaní základu dane z príjmov. To je zásadná odlišnosť od jednoduchého účtovníctva, kde sa výsledok hospodárenia zisťuje ako rozdiel príjmov a výdavkov. Ak podnikateľ účtujúci v podvojnom účtovníctve na konci roka predá tovar na faktúru splatnú až v nasledujúcom roku, dosiahol by zisk a zaplatil by z neho daň z príjmov aj keď by mu odberateľ túto faktúru ešte v danom roku nezaplatil. Ak by ten istý podnikateľ účtoval v jednoduchom účtovníctve, nedosiahol by žiadny zisk a neplatil by z tohto predaja v danom roku žiadnu daň z príjmov, pretože príjem zo zinkasovanej faktúry za predaj tovaru by nastal až v nasledujúcom roku. Rovnaká podobnosť však môže platiť aj pri nákupoch. Ak podnikateľovi účtujúcemu v podvojnom účtovníctve na konci roka príde faktúra za telefón splatná až v nasledujúcom roku, tento náklad mu zníži základ dane z príjmov hneď aj keď túto faktúru v danom roku ešte neuhradí. Ak by ten istý podnikateľ účtoval v jednoduchom účtovníctve, o nezaplatenú faktúru by si základ dane z príjmov v danom roku neznížil, pretože výdavok z úhrady faktúry za telefón by nastal až v nasledujúcom roku.
Účtovné knihy a účtovná závierka v podvojnom účtovníctve
V podvojnom účtovníctve sa používajú dve účtovné knihy – denník a hlavná kniha. V denníku sa všetky hospodárske operácie uskutočnené u podnikateľa zaznamenajú chronologicky, tzn. podľa času ich uskutočnenia. V hlavnej knihe sa všetky hospodárske operácie zaznamenávajú systematicky, tzn. na jednotlivých účtoch podľa charakteru hospodárskej operácie. Napríklad spomínaná úhrada faktúry dodávateľovi z bankového účtu bude v denníku predstavovať iba jeden riadok s poradovým číslom hospodárskej operácie v danom roku, dátumom úhrady faktúry, opisom tejto hospodárskej operácie, uvedením sumy a vyznačením účtov, na ktorých sa bude účtovať v hlavnej knihe. V hlavnej knihe sa úhrada faktúry dodávateľovi z bankového účtu prejaví jednak na účte 221 – Bankové účty, ktorého stav sa zníži, a 321 – Dodávatelia, ktorého stav sa tiež o rovnakú sumu zníži.
Spravidla k poslednému dňu roka, teda k 31. decembru, sa informácie za podnikanie počas celého účtovného obdobia zosumarizujú v podobe účtovnej závierky. Účtovná závierka v podvojnom účtovníctve pozostáva zo súvahy, výkazu ziskov a strát, poznámok. V súvahe môže podnikateľ vidieť stav majetku a zdrojov majetku svojho podniku ku koncu príslušného roka a rovnako pre porovnanie vidí tieto stavy aj za bezprostredne predchádzajúci rok. Vo výkaze ziskov a strát môže podnikateľ vidieť informácie o všetkých nákladoch, výnosoch a zisku alebo straty svojho podniku za príslušný rok a rovnako pre porovnanie vidí tieto hodnoty aj za bezprostredne predchádzajúci rok. Poznámky dopĺňajú a vysvetľujú niektoré informácie uvedené v súvahe a vo výkaze ziskov a strát. Účtovná závierka má v skutočnosti len zopár strán, ale jej informačná hodnota je veľmi vysoká. Účtovná závierka podnikateľov účtujúcich v podvojnom účtovníctve sa zverejňuje v registri účtovných závierok len vtedy, ak sú obchodnou spoločnosťou alebo družstvom. Účtovná závierka fyzických osôb – podnikateľov sa v registri účtovných závierok nezverejňuje nikdy.
Aké informácie sa môže podnikateľ dozvedieť z podvojného účtovníctva
Základným cieľom účtovníctva je poskytovať informácie jeho používateľom. Podvojné účtovníctvo má v porovnaní s jednoduchým účtovníctvom pre podnikateľa oveľa vyššiu informačnú hodnotu. Vyššia informačná hodnota podvojného účtovníctva sa spája s účtovaním na mnohých účtoch s rovnakým obsahom. Tieto účty je možné dokonca ľubovoľne členiť podľa potrieb podnikateľa, aby získal ešte podrobnejšie informácie. Prostredníctvom jednotlivých účtov môže podnikateľ kedykoľvek zistiť aktuálny stav nielen celých, ale aj jednotlivých zložiek majetku, záväzkov, vlastného imania, výnosov, nákladov a podobne. Rovnako je možné zistiť aj výšku príjmov a výdavkov za každý mesiac, týždeň alebo iné obdobie.
V praxi môže podnikateľ z podvojného účtovníctva zistiť napríklad to, koľko peňazí mu dlhujú jeho odberatelia z dôvodu, že mu ešte nezaplatili faktúry. Rovnako je možné zistiť napríklad aj to, akú hodnotu má jeho tovar, ktorý má umiestnený na sklade alebo vo svojich predajniach. Pre podnikateľa môže byť celkom dôležité poznať, na čo vynakladá najviac prostriedkov v podnikaní a kde ich naopak získava. Túto informáciu mu poskytne štruktúra jeho nákladov a výnosov, ktorú môže zistiť jedine z podvojného účtovníctva. V podvojnom účtovníctve sa totižto účtuje o všetkých druhoch nákladov a výnosov, napríklad o mzdových nákladoch, nákladoch na služby, nákladoch na spotrebu energie, nákladoch na spotrebovaný materiál, výnosoch z predaja výrobkov, tovaru alebo služieb, výnosoch z predaja dlhodobého majetku, úrokových výnosoch a mnoho ďalších.
Ešte podrobnejšie informácie podnikateľovi môže poskytnúť analytická evidencia, ktorá je akýmsi rozčlenením jednotlivých účtov na podúčty. Podnikateľ si môže analytickú evidenciu k účtom vytvárať podľa ľubovoľných kritérií. Z analytickej evidencie vedenej k odberateľom je možné zistiť napríklad to, koľko peňazí z celkovej sumy podnikateľovi dlžia jeho jednotliví odberatelia. Z vhodne zvolenej analytickej evidencie sa môže podnikateľ dozvedieť napríklad aj to, ktorý konkrétny druh tovaru alebo služieb mu prináša najvyššie tržby.
TIP: Software pre podvojné účtovníctvo, ktorému dôveruje viac ako 17 000 firiem. Vyskúšajte program OMEGA úplne zadarmo.
V podvojnom účtovníctve je možné kedykoľvek vykonať analýzu a optimalizáciu podnikových procesov
Poznať finančnú situáciu podniku je veľmi dôležité už počas roka, nielen po jeho skončení. Napríklad pri otvorení novej predajne alebo zavedení nového produktu je vhodné poznať vývoj úspešnosti alebo neúspešnosti tohto rozhodnutia už v prvých mesiacoch. Účtovné informácie je možné získať kedykoľvek, nielen na konci roka z účtovnej závierky. Podvojné účtovníctvo sa totižto v dnešnej dobe vedie prostredníctvom softvéru, ktorý podnikateľovi požadované informácie poskytne prakticky do niekoľkých sekúnd. Analýzou informácií z podvojného účtovníctva je možné v podnikaní na základe spoľahlivých údajov vykonať optimalizáciu konkrétnych vnútropodnikových procesov , upustiť od stratových projektov, podporiť tie ziskové a podobne. V podvojnom účtovníctve je možné z účtovnej závierky vypočítať rôzne finančné ukazovatele, napríklad koľko eur zisku prinieslo podnikateľovi jedno euro vložené do podnikania.
Výhody a nevýhody podvojného účtovníctva
Podvojné účtovníctvo má svoje výhody aj nevýhody. Najväčšou výhodou podvojného účtovníctva je jeho vysoká vypovedacia schopnosť a možnosť na základe relevantných informácií z neho vykonávať manažérske rozhodnutia. Výhodou a nevýhodou zároveň podvojného účtovníctva môže byť spôsob zisťovania výsledku hospodárenia ako rozdielu výnosov a nákladov. Ako bolo v článku uvedené, podnikateľ môže niekedy platiť daň z príjmov aj z výnosov, z ktorých súvisiace pohľadávky (faktúry) ešte nezinkasoval, ale na druhej strane sa mu základ dane z príjmov môže znižovať aj o náklady, z ktorých súvisiace záväzky (faktúry) ešte neuhradil.
Istou nevýhodou podvojného účtovníctva je povinnosť pri zisťovaní základu dane z príjmov upravovať výsledok hospodárenia o tzv. pripočítateľné a odpočítateľné položky mimo sústavy účtovníctva. Podvojné účtovníctvo je administratívne náročnejšie a preto aj náklady na jeho vedenie sú v porovnaní s nákladmi na vedenie jednoduchého účtovníctva spravidla vyššie. Preto, ak bude podnikateľ viesť podvojné účtovníctvo a nebude mať požadované znalosti, bude si ho musieť dať viesť externe.
