Ako dlho archivovať firemné dokumenty a akým spôsobom?

Ako dlho musí podnikateľ uchovávať firemné dokumenty, ako účtovné dokumenty, pracovné zmluvy, či poštové listy a aké sú požiadavky na priestory, kde sa dokumenty archivujú?

Uchovávanie dokumentov závisí od kategórie pôvodcu registratúry

Z hľadiska kategórií pôvodcov registratúry môžu podnikatelia patriť do II. alebo III. kategórie pôvodcov registratúry. Bez ohľadu na to, do ktorej kategórie pôvodcov registratúry podnikateľ patrí, tak nemôže ktorýkoľvek registratúrny záznam vznikajúci z jeho činnosti ihneď vyradiť a zlikvidovať. Určitý čas musí byť archivovaný. V súvislosti s uchovávaním registratúrnych záznamov však existujú medzi pôvodcami registratúry II. a III. kategórie rozdiely. O tom, či podnikateľ bude patriť do II. alebo III. kategórie pôvodcov registratúry, môže rozhodnúť jedine štátny archív po predchádzajúcej žiadosti podnikateľa. Pre štátny archív je na tieto účely rozhodujúce to, či z činnosti podnikateľa vznikajú alebo nevznikajú záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou.

V prípade podnikateľov, ktorí boli zatriedení do II. kategórie pôvodcov registratúry, sa lehota uloženia príslušných registratúrnych záznamov nachádza priamo v ich registratúrnom pláne. Ten sú títo pôvodcovia registratúry povinní vypracovať a musia ho mať schválený štátnym archívom. Podnikateľom zatriedeným do II. kategórie pôvodcov registratúry schvaľuje navrhovanú lehotu uloženia registratúrnych záznamov štátny archív.

Naopak, podnikatelia zatriedení do III. kategórie pôvodcov registratúry nemajú povinnosť vypracovať registratúrny plán. To znamená, že títo podnikatelia nemajú povinnosť mať ani žiadnu metodickú pomôcku, v rámci ktorej by im štátny archív schvaľoval aj navrhovanú lehotu uloženia registratúrnych záznamov. Musia si ju navrhnúť sami tak, aby zodpovedala zákonným požiadavkám, ktoré sú definované skôr vo všeobecnej rovine a zároveň špecifikám firmy. Napríklad podnikateľ musí sám vedieť, že lehota uloženia účtovných dokladov je 10 rokov, lehota uloženia záznamov, ktoré sa zahŕňajú do DPH majú lehotu uloženia 10 rokov, lehota uloženia osobných spisov je 70 rokov od narodenia zamestnanca, mzdových listov 50 rokov a pod. Nejde ale iba o účtovné doklady, existujú aj rôzne špecifické prípady upravené legislatívou pre konkrétny segment podnikania. Príkladom je lekár špecialista, ktorý je povinný zdravotné záznamy pacientov uchovávať 20 rokov od posledného poskytnutia zdravotnej starostlivosti.

Od čoho závisí lehota archivácie – uloženia registratúrnych záznamov

Lehotu uloženia registratúrnych záznamov si navrhuje sám podnikateľ bez ohľadu na to, do ktorej kategórie pôvodcov registratúry patrí. Jediným rozdielom v tejto súvislosti je teda len to, že ak patrí do II. kategórie pôvodcov registratúry, tak mu ju v rámci schvaľovania registratúrneho plánu navyše schváli aj štátny archív. Pri III. kategórii pôvodcov registratúry lehotu uloženia registratúrnych záznamov schvaľuje osoba, ktorá je vo firme za danú oblasť zodpovedná, zvyčajne konateľ.

Niektorým podnikateľom lehotu uloženia registratúrnych záznamov schvaľuje štátny archív.

Zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov neurčuje lehotu uloženia registratúrnych záznamov. Všeobecné pravidlá pre určenie lehoty uloženia registratúrnych záznamov poskytuje až vyhláška Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 628/2002 Z. z., ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov (ďalej len „vyhláška k zákonu o archívoch a registratúrach“ v príslušnom tvare).

Podľa týchto pravidiel je pri určovaní lehoty uloženia registratúrnych záznamov rozhodujúca odpoveď na otázku, či lehotu uloženia príslušnej vecnej skupiny registratúrnych záznamov ustanovuje osobitný predpis, alebo nie.

Lehota archivácie, ktorú upravuje osobitný predpis

Pri určovaní lehoty uloženia registratúrnych záznamov je potrebné v prvom rade prihliadať na to, že v prípade niektorých dokumentov vznikajúcich v rámci podnikania ustanovujú lehotu uchovávania osobitné predpisy. Ak nejaký predpis ustanovuje pre určité dokumenty lehotu uchovávania, tak podnikateľ je povinný ju dodržať a nesmie ich predtým vyradiť.

Najčastejšie sa podnikatelia s registratúrnymi záznamami s lehotou uloženia ustanovenou osobitnými predpismi môžu stretnúť v oblasti účtovníctva, daní, sociálneho a zdravotného poistenia, ale takisto aj v iných špecifických oblastiach podnikania.

Napríklad podľa § 35 ods. 3 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov sa účtovné doklady, účtovné knihy, účtovné závierky a iné účtovné záznamy uchovávajú počas desiatich rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú. Podľa § 70 ods. 10 zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov je platiteľ DPH povinný uchovávať podrobné záznamy o dodaných tovaroch a službách a o prijatých tovaroch a službách do konca kalendárneho roka, v ktorom uplynie desať rokov od skončenia roka, ktorého sa týkajú. Podrobnú evidenciu o zamestnancoch na účely zdravotného poistenia musí zamestnávateľ podľa § 24 písm. e) zákona č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení v znení neskorších predpisov uchovávať po dobu desiatich rokov. Zákon č. 576/2004 Z. z. o zdravotnej starostlivosti, službách súvisiacich s poskytovaním zdravotnej starostlivosti a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov zase ukladá všeobecnému lekárovi povinnosť uchovávať zdravotnú dokumentáciu po dobu 20 rokov po smrti svojho pacienta.

Ak teda pre nejaké registratúrne záznamy ustanovuje lehotu uloženia osobitný predpis, tak podnikateľ musí tieto lehoty uloženia dodržať a nesmie ich skrátiť.

Lehota uloženia záznamov, pri ktorých ju nestanovuje osobitný predpis

Veľkú časť dokumentov u podnikateľa tvoria tie, pre ktoré žiadny osobitný predpis neurčuje to, ako dlho je potrebné ich archivovať. K takýmto dokumentom patria napríklad obchodné zmluvy, zápisnice z rokovaní orgánov obchodnej spoločnosti, korešpondencia s orgánmi verejnej moci v podobe listov alebo elektronických úradných správ, vnútropodnikové predpisy podnikateľa, podnikateľské plány a stratégie a mnoho iných.

Pri týchto registratúrnych záznamov si lehotu ich archivácie stanovuje sám podnikateľ. Pôvodca registratúry však musí podľa vyhlášky k zákonu o archívoch a registratúrach navrhnúť počet rokov lehoty uloženia tak, aby mu umožňovala prístup k registratúrnym záznamom po celý čas, v ktorom ich bude potrebovať na svoju činnosť, vrátane lehôt ustanovených pre vymáhanie práv a plnenie povinností podľa osobitných predpisov. Podľa tohto pravidla nie je možné určiť všeobecnú lehotu uloženia spoločnú pre všetky dokumenty, ale je potrebné pri jej navrhovaní postupovať veľmi individuálne.

Ak lehotu uloženia neupravuje žiaden predpis, musí si ju určiť podnikateľ podľa potreby.

Napríklad v prípade obchodnej spoločnosti je nevyhnutné spoločenskú zmluvu uchovávať počas celej existencie tejto obchodnej spoločnosti. Tento dokument bude pre obchodnú spoločnosť potrebný počas celého obdobia jej trvania, preto pri ňom prakticky nikdy nezačne plynúť lehota uloženia, po uplynutí ktorej by sa vyradil. Pokiaľ ide napríklad o obchodné zmluvy, tak pri nich je potrebné vychádzať z toho, na aké obdobie sú uzatvorené. Až po tom, ako sa tieto obchodné zmluvy naplnia alebo ukončia, je možné, aby pre ne začala plynúť nejaká lehota uloženia. Tá však musí byť rozumne stanovená aj s ohľadom na prípadné reklamácie a súdne spory, ktoré môžu v súvislosti s touto obchodnou zmluvou vzniknúť.

Začiatok plynutia lehoty uloženia registratúrnych záznamov

Lehota uloženia začína plynúť prvým dňom roka nasledujúceho po roku, v ktorom pôvodca registratúry uzavrel spis alebo po splnení podmienky ustanovenej na začatie jej plynutia v registratúrnom pláne pôvodcu registratúry, ak ho má povinnosť vypracovať. Spisom je registratúrny záznam alebo súbor registratúrnych záznamov, ktoré vznikli v súvislosti s vybavovaním tej istej veci (napríklad obchodná zmluva so všetkými dodatkami k nej).

Moment, od kedy začína plynúť lehota uloženia určitého dokumentu, je veľmi dôležitý. Nie je to deň, kedy tento dokument vznikol. Najskôr musí nastať uzatvorenie spisu, teda jednoducho povedané „uzatvorenie príslušnej záležitosti“, ktorej sa daný registratúrny záznam týka. A až od 1. januára nasledujúceho roka začína plynúť lehota uloženia. Ak by sme si ako príklad vzali nájomnú zmluvu uzatvorenú na obdobie od 1. apríla 2019 do 31. marca 2021, tak je možné povedať, že ak sa jej trvanie dodatkom nepredĺži, tak tejto nájomnej zmluvne začne plynúť lehota uloženia po uzatvorení tejto záležitosti až od 1. januára 2022.

Príručná registratúra pozostáva z najnovších uzavretých spisov

Po začatí plynutia lehoty uloženia sa registratúrne záznamy ešte nepremiestnia do priestorov registratúrneho strediska, kde budú počas celej lehoty ich uloženia. Predtým sú považované za tzv. „príručnú registratúru“. Ľudovo sa registratúrne stredisko, či príručná registratúra nazývajú aj archív alebo príručný archív. Tu treba upozorniť, že nejde o archív v pravom slova zmysle. Archívy totiž majú špeciálny režim a firma, ktorá chce mať archív, musí mať súhlas Ministerstva vnútra SR so zriadením archívu a spĺňať zákonom stanovené podmienky, napríklad. musí mať zamestnanú osobu, ktorá má vysokoškolské vzdelanie v odbore archívnictvo. Príručnú registratúru tvoria uzatvorené spisy (záznamy, ktoré vznikli v súvislosti s vybavovaním tej istej veci) pôvodcu registratúry, ktoré boli uzatvorené v aktuálne prebiehajúcom roku a v roku predchádzajúcom.

Príručná registratúra teda obsahuje dokumenty, ktoré už podnikateľ  síce nepotrebuje pri svojej každodennej práci, ale ešte neuplynul jeden rok od roku, v ktorom boli uzatvorené (ide o „čerstvo“ uzatvorené dokumenty). Príručná registratúra zostáva u podnikateľa umiestnená na takom mieste, aby mu bola v prípade podoby okamžite k dispozícii (napríklad v kancelárii, blízkej skrini alebo miestnosti ku kanceláriám).

Napríklad účtovníčka bezprostredne v prebiehajúcom roku nepotrebuje účtovné doklady a účtovnú závierku z predchádzajúceho roka k svojej činnosti, avšak pri uzatváraní prebiehajúceho roka sa môže stať, že bude potrebovať nahliadnuť do dokladov z roka predchádzajúceho.

Registratúrne stredisko a pravidlá ochrany dokumentov v ňom

Po uplynutí času úschovy v príručnej registratúre (ľudovo tiež nesprávne nazývanej príručný archív) sa uzatvorené spisy odovzdávajú do registratúrneho strediska, kde zostanú počas zvyšku lehoty ich uloženia. Registratúrnym strediskom pôvodcu registratúry je miesto, kde sa ukladajú a ochraňujú vybavené a uzatvorené spisy do uplynutia lehoty uloženia. Môže, ale aj nemusí ísť o vlastné priestory podnikateľa. Ak využije služby špecializovaných firiem zaoberajúcich sa správou registratúry, môže im registratúru odovzdať do ich priestorov. Špecializovaná firma vo svojich priestoroch zabezpečí ochranu registratúrnych záznamov a umožní prístup podnikateľa k nim v prípade potreby.

Ochrana registratúrnych záznamov v registratúrnom stredisku zahŕňa činnosti a opatrenia na ich zachovanie a ochranu pred ich odcudzením a poškodením zapríčineným:

• vyhotovením záznamu na nosiči, ktorý neumožňuje jeho zachovanie,
• umiestnením registratúrneho strediska v priestoroch, ktoré nespĺňajú podmienky,
• manipuláciou, požiarom, vodou a degradačnými činiteľmi.

Požiadavky na registratúrne stredisko s cieľom dosiahnuť to, aby tak bolo zabezpečené zachovanie a ochrana registratúry, veľmi podrobne upravuje vo svojej druhej časti vyhláška k zákonu o archívoch a registratúrach. Uvádza sa tu napríklad to, že registratúrne stredisko nemožno umiestniť v budove nachádzajúcej sa na mieste, ktoré by mohlo ohroziť fyzický stav archívnych dokumentov, napríklad na mieste so zvýšeným nebezpečenstvom vzniku požiaru alebo na mieste s vysokou úrovňou spodnej vody. V priemyselných areáloch sa registratúrne stredisko umiestňuje v priestoroch, ktoré nemôžu byť dotknuté závažnou priemyselnou haváriou. Priestory registratúrneho strediska musia byť na ochranu proti odcudzeniu chránené bezpečnostnou zámkou na vstupných dverách.

Čo sa týka ochrany pred požiarmi, tak v priestoroch registratúrneho strediska sa nesmie fajčiť, manipulovať s otvoreným ohňom a uskladňovať horľavé látky. Priestory registratúrneho strediska majú byť vybavené hasiacimi prístrojmi alebo zariadeniami s hasiacou látkou (napríklad na báze plynu alebo prášku), ktorej použitie znižuje na najnižšiu možnú mieru ďalšie poškodenie fyzického stavu registratúrnych záznamov.

Registratúrne stredisko by nemalo byť umiestnené v priestoroch, kde sa nachádzajú rozvody vody a kúrenia. Ak je ho nevyhnutné umiestniť aj v takýchto priestoroch, musí sa zabezpečiť to, aby pri ich poruche nedošlo k poškodeniu registratúrnych záznamov. Podrobne sú vo vyhláške k zákonu o archívoch a registratúrach upravené taktiež aj pravidlá na ochranu registratúrneho strediska pred degradačnými činiteľmi ako napríklad teplo, vlhkosť, optické žiarenie, prašnosť, biologické činitele. Napríklad v ukladacích priestoroch registratúrneho strediska sa musia umiestniť svetelné zdroje s intenzitou osvetlenia do 200 luxov.

Prehľad aktuálneho uloženia registratúrnych záznamov

V súvislosti s uloženými registratúrnymi záznamami v registratúrnom stredisku by mal mať podnikateľ vypracovaný aj tzv. „lokačný prehľad“. Lokačný prehľad je evidenciou aktuálneho uloženia registratúrnych záznamov v registratúrnom stredisku. Ide teda o akýsi plán, podľa ktorého je v priestoroch registratúrneho strediska zavedený poriadok, podľa ktorého je možné sa v ňom prehľadne orientovať. Z lokačného plánu by malo byť zrejmé to, že v ktorom regáli a v ktorej polici sa konkrétna skupina registratúrnych záznamov nachádza.

K uloženiu registratúry v registratúrnom stredisku treba vypracovať lokačný prehľad.

Lokačný prehľad obsahuje údaje o mieste aktuálneho uloženia registratúrnych záznamov v registratúrnom stredisku, plán priestorov registratúrneho strediska a plán ukladacích priestorov. O mieste aktuálneho uloženia registratúrnych záznamov má byť v lokačnom pláne uvedené: názov vecnej skupiny registratúrnych záznamov a identifikačné údaje miesta aktuálneho uloženia (adresa, poschodie, ukladací priestor, regál, sekcia, polica).

Ilustračný príklad