Zavedeniu flexibilného pracovného času pomáhajú časové banky a časové kontá. O čo ide a prečo môžu niektorej firme pomôcť zvýšiť produktivitu a spokojnosť zamestnancov, no inú položiť?
Ak by ste vo vyhľadávačoch hľadali pojem „časová banka“, zrejme by ste narazili na koncept, ktorého pôvodcom je Edgar Cahn, poradca amerického prezidenta Kennedyho. Podstatou tohto systému je vzájomná pomoc medzi ľuďmi a organizáciami, pretože každý je svojím spôsobom výnimočný a môže ponúknuť svoju prácu niekomu inému. Je to metóda vzájomného zdieľania či bartrovania času a služieb. Na svete existuje už viac ako 300 funkčných schém, postavených práve na myšlienke časových bánk. Vznikajú aj organizácie, kde sa môžu jednotlivci alebo organizácie registrovať a ponúknuť svoj čas ostatným účastníkom.
Avšak časové banky, o ktorých budeme hovoriť my, sú založené na princípoch podľa Didymusa Hasenkopfa, zakladateľa spoločnosti na spracovanie dreva, ktorá v súčasnosti zamestnáva v Bavorsku 150 ľudí. Časové banky a flexibilný pracovný čas zaviedol už na konci 80. rokov, keď mala firma 30 zamestnancov. Budeme sa teda zaoberať skôr flexibilným alebo pružným pracovným časom a tým, či je potrebné určovať zamestnancom, kedy majú chodiť do práce, kontrolovať ich dochádzku a plnenie pracovných úloh.
Kľúčový predpoklad flexibilného pracovného času je dôvera
Popularita pevných a nepružných modelov pracovného času dnes výrazne klesá tak medzi zamestnancami, ako aj medzi zamestnávateľmi. Didymus Hasenkopf zaviedol flexibilnejší pracovný čas aj z dôvodu potreby pružnejšieho reagovania firmy na požiadavky trhu a rýchlejšieho vybavovania zákaziek. „Keďže musíme rýchlo dodávať a byť flexibilní, bolo pre nás dôležité, aby sme si udržali plný počet našich kvalifikovaných pracovníkov aj v časoch krízy,“ uvádza slová podnikateľa stránka Industrie anzeiger. Aj výkyvy v objednávkach sú tak ľahšie zvládnuteľné a z toho profitujú firmy aj ich zamestnanci.
Že pružná pracovná doba môže mať pozitívny dopad potvrdzuje tiež Andreas Hoff, ktorý inicioval zavedenie flexibilnej pracovnej doby v nemeckých spoločnostiach. Jeho hlavnou motiváciou bolo znižovanie nákladov, nakoľko takýto prístup má eliminovať príplatky za nadčasy, zvyšovať produktivitu práce a menšie sú tiež náklady na kontrolné činnosti.
Podstatou systému flexibilného pracovného času alebo tzv. časového konta či časovej banky je udržanie si zamestnancov aj v časoch, kedy je núdza o objednávky. Predpokladom ale je, že sa zamestnanci budú dobrovoľne hlásiť k vykonávaniu pracovných úloh. Pri tomto koncepte je dôležité to, kedy má byť produkt či služba hotová, a menej podstatný je čas, ktorý má zamestnanec stráviť v práci. Kľúčová je preto dôvera, firma sa spolieha na svojich pracovníkov, že dokončia prácu v stanovenom termíne, a to bez akejkoľvek kontroly zo strany nadriadených. Hodnotenie výkonnosti nie je založené na čase strávenom pri plnení úloh, ale na výsledku práce. Aj časť mzdy je potom vyplácaná na základe výkonnosti alebo podľa stupňa dosiahnutia cieľa.
V súčasnosti si môžu zamestnanci firmy Hasenkopf dohodnúť pracovný čas v intervale 42 - 50 hodín týždenne, pričom zohľadňujú svoje osobné preferencie. Hodiny, ktoré strávia v práci navyše sa evidujú počas celého roka a v prípade menšieho množstva objednávok a teda práce, sa využijú na vykrytie voľna. Firma tak eliminuje finančné vyplácanie nadčasov, k vyplateniu týchto hodín dochádza len pri odchode zo spoločnosti.
Ďalším príkladom je firma Schütte GmbH & Co., ktorá zamestnáva 600 ľudí. V roku 1995 predstavila podobný flexibilný pracovný model. Podľa dohody dosiahnutej so zamestnaneckou radou zamestnávateľ stanoví 21 až 42 hodinový týždeň pre každé oddelenie na nasledujúci týždeň v závislosti od pracovnej záťaže. Príkladom je aj Wieland-Werke AG. Pravidelné prieskumy medzi zamestnancami potvrdzujú pozitívnu reakciu na pružnú pracovnú dobu.
Pracovný čas je rovnoprávny so súkromným
Koncept takýchto časových bánk či časového konta približuje aj Dušan Knezovič, predseda Konopného družstva. Na danú metódu narazil v období, keď hľadal informácie o moderných typoch podnikania, v ktorých je možné v čo najväčšej miere uplatniť slobodný prístup k práci. Ako príklad na metódu časového konta vo firme uvádza brazílsku spoločnosti Semco group, ktorá nemá zavedený žiadny manažment. „Vo firme pochopili, že ak sú zamestnanci schopní organizovať si čas v rodine, je vysoko pravdepodobné, že toho budú schopní aj v práci,“ vysvetľuje Dušan Knezovič. Upustili teda od manažmentu a určovania toho, kto a kedy bude úlohy plniť. Rozvrhnutie pracovného času delegovali na samotné tímy. „Pracovné zmeny si plánovali sami, bez vplyvu riaditeľa a majiteľa. Keďže mali zavedený systém zákazkovej výroby, zamestnanci si sami rozvrhli, kedy jednotlivci prídu a čo budú robiť. Dôležité bolo, aby boli pracovné povinnosti včas hotové.“
Pracovný čas sa zrazu stal rovnocenný s tým súkromným. Povinnosti, ktoré potrebovali zamestnanci vykonať doma alebo pre svoju rodinu, mali rovnakú hodnotu ako ich zamestnanie. Dušan Knezovič ešte uvádza systém časového konta v Semco group aj z trochu iného pohľadu. Táto metóda umožnila, aby zamestnanci navzájom zdieľali svoj pracovný čas a úlohy. „Niektorí pracovníci sa potrebovali venovať viac deťom, doopatrovať rodiča či dokončiť školu. Začali zdieľať svoj čas prostredníctvom časových bánk, zmenšili si úväzok na polovicu a iní kolegovia prebrali ich úlohy. Ich príjem však neutrpel, stále ho mali rovnaký. Po uplynutí tohto obdobia sa úlohy zamestnancov vymenili. Čas, ktorý si „uložili“ využili zasa neskôr,“ vysvetľuje predseda Konopného družstva.
Pružná pracovná doba v slovenských firmách
Flexibilné určovanie pracovného času zamestnancami už dávno nie je novinkou ani na Slovensku. „V našich podmienkach ide najmä o flexibilnú pracovnú dobu pri administratívnej a manažérskej práci,“ uvádza Vladimíra Neuschlová, konzultantka v oblasti vedenia ľudí a podnikovej kultúry. V posledných rokoch sa podľa nej snažili o zavedenie flexibilného pracovného času či home office hlavne väčšie firmy, čo prezentovali ako jeden z benefitov na prilákanie mladých, talentovaných ľudí. „Mileniáli tvoria na Slovensku viac ako 25% aktívnej pracovnej sily. Ich generácia považuje možnosť zvoliť si čas, kedy budú pracovať, za jeden z najväčších benefitov, ktoré im zamestnávateľ môže ponúknuť,“ tvrdí konzultantka.
V praxi to vyzerá tak, že firmy umožnia buď úplnú slobodu v tom, kedy má zamestnanec počas dňa pracovať, alebo stanovia pevnú a voliteľnú pracovnú dobu. „Dať zamestnancom úplnú slobodu si môžu dovoliť firmy, ktoré majú stabilný, zohratý tím a lojálnych pracovníkov. Zároveň firma potrebuje mať jasne nastavené zodpovednosti a kompetencie jednotlivých ľudí a vyladené procesy. Aj keď toto môže niekomu znieť ako samozrejmosť, v mnohých firmách táto transparentnosť a osobná zodpovednosť chýba.“ Aj preto je viac používaný a reálnejší na Slovensku práve ten druhý spôsob. Znamená to, že firma určí, v aké hodiny dňa majú byť zamestnanci firme k dispozícii, zvyšné hodiny si volí pracovník sám. „Firma musí vo svojej internej smernici o flexibilnej pracovnej dobe objasniť aj niekoľko ďalších pravidiel. Napríklad to, že zamestnanec nesmie svoju štandardnú prácu vykonávať medzi 22:00 hod a 6:00 hodinou ráno, pretože by to bolo považované za nočnú prácu, za čo je firma povinná vyplatiť príplatky,“ upozorňuje Vladimíra Neuschlová.
Zdravší zamestnanci = vyššia produktivita práce
Ak sa metóda časových kont vo firme uplatní, má podľa Dušana Knezoviča viaceré výhody. Jednou veľmi výraznou je nízka chorobnosť vo firmách, ktoré flexibilný pracovný čas využívajú. Vďaka nim totiž neprichádza k preťaženiu zamestnancov a produktivita tak stúpa aj o štvrtinu. Koncept časovej banky považuje za veľmi produktívny a prirovnáva ho k Baťovskému systému práce. „Ide o tvorivý proces, keďže nie je fixný. Aj obyčajný pracovník môže mať často produktívnejšie a jednoduchšie riešenia pre svoju prácu, aké manažérom ani nenapadnú.“
Zvyšovanie produktivity a zamestnaneckej spokojnosti vidí ako významné plus flexibilného pracovného času aj Vladimíra Neuschlová. Zamestnanci si môžu pracovnú dobu prispôsobiť tak, aby boli čo najproduktívnejší. „Každý je iný. Niekto je ranné vtáča a medzi 6.00 - 8.00 hodinou ráno urobí najviac roboty. Niekto sa rozbieha až okolo desiatej a najlepšie nápady dostáva až večer. Navyše pracovná sloboda prispieva k väčšej spokojnosti zamestnancov, čo sa tiež pozitívne odrazí na ich produktivite a kreativite,“ tvrdí konzultantka. Ďalšou výhodou tejto metódy je podľa nej aj zníženie nákladov na strane zamestnávateľa. Ušetriť môže na prenájme kancelárskych priestorov alebo zdieľaní pracovných pomôcok, ako sú notebook či firemné auto. „Ďalšie náklady ušetria vďaka zvýšenej lojalite zamestnancov a menšiemu riziku vyhorenia pracovníkov. Náklady na výber nových zamestnancov a ich zapracovanie tak poklesnú.“
Flexibilita pracovného konta môže podľa Vladimíry Neuschlovej slúžiť ako atraktívny benefit pre ľudí, ktorí dávajú rovnováhu medzi prácou a rodinou na prvé miesto. To ocenia najmä mladí ľudia a pracujúci rodičia. Flexibilný pracovný čas im ponúka viac priestoru na venovanie sa koníčkom alebo rodine. „Nie každý zamestnávateľ vám umožní vyzdvihnúť dieťa zo škôlky o 15. hodine a stráviť s ním hodnotný čas do večera, a potom sadnúť opäť za počítač. Mamičky patria často k najproduktívnejším zamestnancom vo firme. Keď im doprajete možnosť zorganizovať si pracovný deň v súlade s rodinnými potrebami, vašu firmu len tak ľahko neopustia,“ tvrdí konzultantka v oblasti vedenia ľudí a podnikovej kultúry.
Časová banka či flexikonto nemusí byť vhodné pre každú firmu
Pri flexibilnom pracovnom čase a systéme časovej banky, či časového konta, je dôležité zvážiť do akej firmy je zavádzaný. „Zvážte, nakoľko zrelých a zodpovedných ľudí vo firme máte a akú mieru slobody vaša firma unesie. Uvoľnenie pravidiel ohľadom pracovného času môže jednej firme výrazne pomôcť, druhú to môže položiť na lopatky. Existujú povolania, ktoré vyžadujú ľudí na pracovisku počas celého dňa. Ak sú kolegovia navzájom závislí na odpovediach a práci toho druhého, mohlo by to spôsobiť problém a brzdenie komunikácie v prípade, že nepracujú v rovnaký čas. Nevýhodu vidím aj v zníženej osobnej interakcii medzi zamestnancami. To môže spôsobiť, že ľudia sa dobre nepoznajú a prípadné pracovné konflikty medzi nimi sa riešia dlhšie, ako je potrebné. Aj pri flexibilnom pracovnom čase by firmy nemali zabúdať na pravidelné porady a stanoviť čas, kedy sú všetci dostupní pre svojich kolegov. Ak má firma aj určený povinný čas, kedy majú byť všetci na pracovisku, všetkým by malo byť jasné, že toto je čas, kedy odpovedáme kolegom osobne alebo na emaily a nie, že na nich nemáme čas,“ upozorňuje Vladimíra Neuschlová.
S flexibilným pracovným časom a riadením podľa cieľov má zo svojich manažérskych čias skúsenosť aj kouč Rudolf Lukačka. Ak má byť tento prístup úspešný, je však dôležité splniť isté podmienky: „Musíte mať správnych, motivovaných ľudí, ktorí si firmu vážia, majú ambiciózny cieľ a vedia držať tímového ducha. Pritom musia mať vytvorené vhodné pracovné podmienky, nesmie chýbať záujem o výsledky a schopnosť oceniť ich prácu.“ Dušan Knezovič zároveň dodáva, že takýto stav výnimočne nastane sám o sebe, ale dopracovávajú sa k nemu všetci zúčastnení - ako majiteľ, vedúci, tak aj zamestnanci, ktorí sa cez vloženú dôveru a participáciu na riešeniach a výnosoch firmy stávajú spolupracovníkmi, pričom slovo spolu zdôrazňuje.
Podľa predsedu Konopného družstva je koncept časovej banky vhodný skôr pre väčšie tímy pracovníkov, vie si však predstaviť zavedenie časových bánk a konta pracovného času aj do ich družstva. „Pripravujeme projekt na výrobu nábytkárskych dosiek z konope. Ak v tíme bude 6 alebo 7 zamestnancov a budú to zrelé, uvedomelé osoby, viem si predstaviť uplatnenie časových kont,“ informuje Dušan Knezovič. Metóda má teda zmysel aj pri menších počtoch spolupracovníkov, pretože si sami určujú rozvrh svojich povinností. „Je to princíp spoluzodpovednosti, ktorý u nás potrebujeme rozvíjať,“ uzatvára predseda Konopného družstva.
