Povinnosťou zamestnávateľa je aj vedenie evidencie pracovného času zamestnancov. V článku si prečítate, čo všetko musí táto evidencia obsahovať a tiež si môžete stiahnuť množstvo príloh.
Z uzatvoreného pracovného pomeru medzi zamestnávateľom a zamestnancom plynú obom stranám určité práva a povinnosti. Zoznam práv a povinností je vymedzený v pracovnej zmluve alebo v dohode o práci vykonávanej mimo pracovného pomeru, vo vnútorných predpisoch zamestnávateľa a v neposlednom rade aj v zákone č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov (ďalej ako „Zákonník práce“).
Legislatívna úprava evidencie pracovného času zamestnancov
Jednou z povinností zamestnávateľa je aj povinnosť vedenia evidencie pracovného času zamestnancov ustanovená v § 99 Zákonníka práce. Evidencia sa musí viesť tak, aby bol zaznamenaný začiatok a koniec časového úseku, v ktorom zamestnanec vykonával prácu alebo mal nariadenú alebo dohodnutú pracovnú pohotovosť.
Podľa uvedeného ustanovenia Zákonníka práce je zamestnávateľ povinný viesť:
- evidenciu pracovného času - časový úsek, v ktorom je zamestnanec k dispozícii zamestnávateľovi, vykonáva prácu a plní povinnosti v súlade s pracovnou zmluvou,
- evidenciu práce nadčas – práca nad určený týždenný pracovný čas vyplývajúci z vopred určeného rozvrhnutia pracovného času a vykonávaná mimo rámca rozvrhu pracovných zmien,
- evidenciu nočnej práce - práca vykonávaná v čase medzi 22. hodinou a 6. hodinou,
- evidenciu aktívnej časti pracovnej pohotovosti - čas, keď zamestnanec počas pracovnej pohotovosti vykonáva prácu (považuje sa za prácu nadčas),
- evidenciu neaktívnej časti pracovnej pohotovosti - čas, počas ktorého sa zamestnanec zdržiava na pracovisku (považuje za pracovný čas) alebo na dohodnutom mieste mimo pracoviska (nezapočítava sa do pracovného času) a je pripravený na výkon práce, ale prácu nevykonáva.
Príklad evidencie pracovného času, práce nadčas a práce v noci
Zamestnanec nastúpil do práce o 22:00. Jeho pracovná zmena štandardne trvá do 06:00. Prestávku v práci v rozsahu 30 minút majú zamestnanci po piatich hodinách. Z dôvodu prechodnej a naliehavej zvýšenej potreby práce zamestnanec súhlasil aj s prácou nadčas a preto zostal v práci až do 08:00. V evidencii bude zaznamenaný pracovný čas od 22:00 do 03:00 (prestávka od 03:00 do 03:30) a od 03:30 do 08:00, práca nadčas od 06:00 do 08:00 a nočná práca od 22:00 do 03:00 a od 03:30 do 06:00.
Príloha:
- Evidencia pracovného času zamestnancov;
- Evidencia pracovného času zamestnancov (s uvedením dôvodu prerušenia pracovného času).
Obdobnú povinnosť viesť evidenciu pracovného času ustanovuje Zákonník práce v § 224 ods. 2 písm. e) aj v súvislosti s dohodami o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru. Zamestnávateľ je povinný pri dohodách o brigádnickej práci študentov a dohodách o pracovnej činnosti viesť takú evidenciu pracovného času zamestnancov, aby bol zaznamenaný začiatok a koniec časového úseku, v ktorom títo zamestnanci vykonávali prácu. U týchto dohodárov sa teda pracovný čas eviduje podobne ako pri zamestnancoch s pracovnou zmluvou, tzn. napríklad od 06:00 do 12:00 a od 12:30 do 14:00.
Pri dohodách o vykonaní práce je zamestnávateľ povinný viesť evidenciu vykonanej práce u týchto zamestnancov tak, aby v jednotlivých dňoch bola zaznamenaná
dĺžka časového úseku, v ktorom sa práca vykonávala (napríklad 2. septembra 2014 – 4 hodiny). To znamená, že pri dohodách o vykonaní práce nie je povinnosťou zamestnávateľa zaznamenávať začiatok aj koniec časového úseku vykonávania práce, postačuje evidovanie jeho dĺžky.
Príloha: Evidencia pracovného času zamestnancov, ktorí vykonávajú prácu na základe dohody o vykonaní práce.
Pre splnenie tejto požiadavky je tiež možné evidovať prácu rovnakým spôsobom ako pri predchádzajúcich dohodách s uvedením dĺžky vykonávania práce, čím bude evidencia pracovného času zamestnávateľa jednotná pre všetky dohody o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru.
Spôsob a forma evidencie pracovného času
V prípade oboch vyššie uvedených ustanovení ide o veľmi stručnú úpravu a Zákonník práca na iných miestach a ani žiadny iný predpis podrobnejšie neupravujú, že akým spôsobom a v akej forme sa má evidencia pracovného času zamestnancov vykonávať. Z toho vyplýva, že spôsob a forma vedenia tejto evidencie závisia predovšetkým od rozhodnutia samotného zamestnávateľa a konkrétnych pracovných podmienok. Ak evidencia pracovného času spĺňa požiadavky Zákonníka práce, musí byť rešpektovaná v akejkoľvek podobe aj v prípade kontroly z inšpektorátu práce. V tejto súvislosti však platí, že správne vedená evidencia pracovného času zamestnancov by mala byť preukázateľná. Aktuálne infromácie od roku 2019 uvádzame v článku Ako evidovať pracovný čas zamestnancov?
V praxi je možné sa stretnúť najčastejšie s nasledujúcimi formami evidencie pracovného času:
- písomná podoba , napríklad kniha príchodov a odchodov;
- elektronická podoba , napríklad čipové karty zamestnancov;
- kombinácia písomnej a elektronickej podoby.
Evidencia pracovného času zamestnancov je povinnosťou zamestnávateľa a zodpovedá za ňu aj v prípade kontroly z inšpektorátu práce. V praxi však zaznamenávanie pracovného času nevykonáva jednostranne zamestnávateľ, ale pri plnení tejto povinnosti sa vyžaduje aj súčinnosť samotných zamestnancov, ktorí si začiatok a koniec pracovného času sami zaevidujú. Zamestnávateľ by mal mať pokyny pre oblasť evidencie pracovného času zapracované vo svojich vnútorných predpisoch (pracovný poriadok). V pracovnom poriadku môže byť napríklad uvedené, že zamestnanec je povinný osobne zaznamenávať čas svojho príchodu na pracovisko, čas odchodu z pracoviska a prerušenie pracovného času prostredníctvom čipovej karty na snímači systému evidencie dochádzky.
Zamestnávatelia, aj keď im takúto povinnosť Zákonník práce priamo neukladá, vedú väčšinou spolu s evidenciou pracovného času aj evidenciu dochádzky zamestnancov, ktorá obsahuje aj údaje o dňoch, keď zamestnanec čerpal dovolenku, náhradné voľno, mal prekážku v práci, neospravedlnenú absenciu a podobne.
Prílohy:
- Evidencia dochádzky zamestnancov (v členení na dni),
- Evidencia dochádzky zamestnancov (v členení na hodiny).
Napriek tomu, že právna úprava evidencie pracovného času zamestnancov je veľmi stručná, predstavuje veľmi dôležitú súčasť pracovnoprávnej legislatívy, ktorá súvisí aj s ďalšími podstatnými pojmami pracovného práva. Evidencia pracovného času spolu s evidenciou dochádzky zamestnancov slúži napríklad na kontrolu priemerného týždenného pracovného času (vrátane práce nadčas nesmie prekročiť 48 hodín, u zdravotníckych zamestnancov 56 hodín), na určenie výmery dovolenky, na určenie výšky mzdy a s ňou súvisiaceho poistného, na účely zostavovania výkazov pre Sociálnu a zdravotnú poisťovňu a podobne.
Obsah evidencie pracovného času a dochádzky zamestnancov
Vhodným spôsobom vedená evidencia pracovného času spolu s evidenciou dochádzky zamestnancov by mali poskytovať informácie aspoň o:
- počte hodín odpracovaných zamestnancom v jednotlivých dňoch a koľko hodín z toho tvorila práca nadčas, práca v noci, práca vo sviatok,
- počte hodín aktívnej a neaktívnej časti pracovnej pohotovosti,
- opustení pracoviska zamestnancom z pracovných dôvodov so zaznamenaním času odchodu, príchodu a miesta vykonávania pracovnej činnosti,
- prerušení pracovného času z osobných dôvodov s ich uvedením a so zaznamenaním času odchodu, prípadne opätovného príchodu do zamestnania,
- prekážkach v práci na strane zamestnanca v členení aspoň na dočasnú práceneschopnosť, ošetrovanie člena rodiny, ostatné osobné prekážky v práci, zvyšovanie kvalifikácie, prekážky v práci z dôvodov všeobecného záujmu a iné prekážky v práci,
- náhradnom voľne,
- pracovnom voľne bez náhrady mzdy,
- sviatkoch a ostatných dňoch pracovného pokoja,
- čerpaní dovolenky,
- neospravedlnenej neprítomnosti,
- iných dôvodoch neprítomnosti v práci.
Kontroly evidencie pracovného času inšpektorátom práce
Činnosť inšpekcie práce je okrem iných aktivít zameraná aj na dozor nad dodržiavaním pracovnoprávnych predpisov, ktoré upravujú pracovnoprávne vzťahy. Jedným z týchto predpisov je aj Zákonník práce. V Správe o stave ochrany práce a o činnosti orgánov štátnej správy v oblasti inšpekcie práce v roku 2013 sa uvádza, že medzi najčastejšie nedostatky v roku 2013 patrilo aj nevedenie evidencie pracovného času, práce nadčas a nočnej práce tak, aby bol zaznamenaný začiatok a koniec časového úseku, v ktorom zamestnanec vykonával prácu. V správe sa presne neuvádza, že koľko porušení v danom období pripadalo práve na oblasť evidencie pracovného času.
Na inom mieste sa však v správe uvádza, že na základe prijatých podnetov bol v roku 2013 tretím najčastejším porušením Zákonníka práce § 99 týkajúci sa práve evidencie pracovného času. Počtom 408 porušení predstavovala evidencia pracovného času 7,08 % porušení z celkového počtu porušení Zákonníka práce zistených na základe prijatých podnetov. Pre porovnanie, v roku 2012 bola evidencia pracovného času až druhým najčastejším porušením Zákonníka práce zisteným na základe prijatých podnetov s počtom 414 porušení (7,66 % z celkového počtu). Z uvedeného vyplýva, že evidencia pracovného času patrí medzi najčastejšie kontrolované oblasti Zákonníka práce a inšpektoráty práce sa tu veľakrát stretávajú s nedostatkami. Je preto veľmi dôležité, aby zamestnávatelia povinnostiam vyplývajúcim z tejto oblasti venovali zvýšenú pozornosť a nezanedbávali ich.
