Zamestnávateľ musí okrem riadneho pracovného času zamestnanca evidovať aj prácu nadčas či nočnú prácu. Ako pristupovať k evidencii pri rôznych formách pracovno-právneho vzťahu?
Pracovný čas je časový úsek, v ktorom je zamestnanec k dispozícii zamestnávateľovi, vykonáva prácu a plní povinnosti v súlade s pracovnou zmluvou. Zamestnávateľ je podľa Zákonníka práce povinný evidovať každú odpracovanú hodinu zamestnancom. Taktiež každú hodinu, ktorú zamestnanec odpracoval v nadčase, či už ide o nadčas, ktorý zamestnávateľ zamestnancovi nariadil alebo nadčas, ktorý zamestnávateľ so zamestnancom dohodol, alebo za ktorý zamestnávateľ poskytol zamestnancovi náhradné voľno (§ 99).
Evidovať je potrebné aj nadčasové hodiny, ak má zamestnanec tvorenú mzdu s prihliadnutím na prácu nadčas.
Presnú definíciu pojmu „evidencia“ Zákonník práce nestanovuje a rovnako ani formu či spôsob evidencie pracovného času. To znamená, že zamestnávateľ sa môže sám rozhodnúť, akým spôsobom bude tento čas evidovať. Musí však zohľadňovať zákonom stanovený minimálny rozsah, skutočnosť a správnosť uvedených dát, ale aj prehľadnosť a preukázateľnosť.
Aby bola evidencia preukázateľná, mala by byť vedená papierovou alebo elektronickou formou, prípadne ich kombináciou. Papierovou formou evidencie môže byť napríklad kniha príchodov a odchodov. Naopak, elektronickou formou môžu byť čipové karty a podobne. Evidenciu je potrebné viesť tak, aby bol zaznamenaný začiatok a koniec časového úseku, v ktorom zamestnanec vykonával prácu alebo mal nariadenú či dohodnutú pracovnú pohotovosť zamestnanca.
Evidencia pracovného času a evidencia dochádzky
Pri evidencii pracovného času a dochádzky ide o dva odlišné pojmy. Napriek tomu si podnikatelia ich význam často zamieňajú. Dochádzka predstavuje celkový čas, kedy je zamestnanec prítomný na pracovisku, bez ohľadu na to, či vykonáva alebo nevykonáva prácu.
Pracovný čas predstavuje dobu, počas ktorej zamestnanec vykonáva zverenú pracovnú činnosť.
Zákon však stanovuje povinnosť evidovať len pracovný čas zamestnanca. Evidovať jeho dochádzku teda nie je potrebné. Bližšie informácie o evidencii pracovného času približujeme v článku Ako evidovať pracovný čas zamestnancov?.
Príklad na rozdiel medzi pracovným časom a dochádzkou
Zamestnanec príde do zamestnania o 6:45 a odchádza o 16:15. V pracovnej zmluve ma určený fixný pracovný čas od 7:00 do 16:00 s hodinovou prestávkou na obed. Jeho pracovný čas bude teda od 7:00 do 16:00 vrátane obedovej prestávky. Jeho dochádzku bude predstavovať príchod do práce o 6:45 a odchod z nej o 16:15 s hodinovou prestávkou na obed.
Čo obsahuje evidencia dochádzky?
Evidencia dochádzky zamestnancov obsahuje napríklad údaje o dňoch, keď zamestnanec čerpal dovolenku, náhradné voľno, mal prekážku v práci alebo neospravedlnenú absenciu. Evidencia pracovného času spolu s evidenciou dochádzky zamestnancov je užitočná z viacerých hľadísk.
Slúži napríklad na kontrolu priemerného týždenného pracovného času, na určenie výmery dovolenky, na určenie výšky mzdy a poistného, prípadne na účely zostavovania výkazov pre Sociálnu a zdravotnú poisťovňu.
Evidencia pracovného času by mala poskytovať informácie:
- o počte hodín odpracovaných zamestnancom v jednotlivých dňoch záznam o počte hodín, ktoré zamestnanec odpracoval,
- záznam o opustení pracoviska z pracovných dôvodov s uvedením času odchodu a príchodu a miesta výkonu práce, záznam o opustení pracoviska zamestnancom z pracovných dôvodov so zaznamenaním času odchodu, príchodu a miesta vykonávania pracovnej činnosti,
- údaj o prerušení pracovného času z osobných dôvodov – taktiež je potrebné uviesť čas odchodu a prekážky v práci na strane zamestnanca s ich uvedením a so zaznamenaním času odchodu, prekážkach v práci na strane zamestnanca a tiež záznam o počte hodín aktívnej a neaktívnej časti pracovnej pohotovosti,
- evidencia dochádzky zamestnanca by mala zaznamenávať napríklad informácie o náhradnom voľne, pracovnom voľne bez náhrady mzdy, čerpaní dovolenky alebo neospravedlnenej neprítomnosti.
Nad čím sa zamyslieť, ak chcete do firmy zaviesť dochádzkový systém a ako si vybrať ten správny čítajte v článku Dochádzkové systémy.
Maximálna dĺžka pracovného času
Ide o dĺžku
pracovného času, ktorý zamestnanec môže najviac odpracovať a ktorý
zamestnávateľ môže od zamestnanca najviac požadovať. Zákonník práce upravuje
denné a týždenné limity pre maximálny denný a maximálny týždenný pracovný čas.
Maximálna dĺžka denného pracovného času
Ide o najväčšiu možnú dĺžku
pracovného času, po ktorú zamestnanec môže najviac pracovať v rámci dňa. Pracovný čas nesmie v priebehu 24 hodín presiahnuť osem hodín (§ 85 ods. 4 Zákonníka práce), ak zákon neustanovuje inak.
Zákon ustanovuje túto dĺžku inak napríklad pri nerovnomerne rozvrhnutom pracovnom čase. Vtedy môže pracovný čas v priebehu 24 hodín presiahnuť aj 8 hodín, ale nesmie presiahnuť 12 hodín (podľa § 87 ods. 4). Ak teda zamestnanec začne po nepretržitom dennom odpočinku vykonávať prácu vo štvrtok o 22:00 a vykonáva prácu do piatku 6:00, v princípe o 22:00 vo štvrtok začne plynúť 24 hodín, v ktorých zamestnanec nemôže vykonávať prácu viac ako 8 hodín.
Maximálna dĺžka týždenného pracovného času
Ide o najväčšiu možnú dĺžku pracovného času, počas ktorej môže zamestnanec pracovať v rámci týždňa.
Týždňom sa rozumie sedem po sebe nasledujúcich dní a nie kalendárny týždeň (§ 85 ods. 3). To má napríklad význam pri počítaní priemerného pracovného času, ak ide o zamestnanca, ktorý začal vykonávať prácu v stredu (deň nástupu do práce je napr. 2. 1. 2019, čo je streda). Týždeň teda nie je streda až nedeľa, resp. pondelok až nedeľa (nedeľa ako ukončenie kalendárneho týždňa), ale streda až utorok (ako týždeň - sedem za sebou idúcich dní).
Evidencia pracovného času v rôznych formách pracovno-právnych vzťahov
Pracovnoprávne vzťahy sú právne vzťahy medzi zamestnávateľom a zamestnancom, ktorý pre zamestnávateľa vykonáva závislú prácu. Poznáme niekoľko foriem pracovno-právnych vzťahov, napr.:
- pracovný pomer na plný úväzok,
- dohoda o vykonaní práce,
- dohoda o brigádnickej práci študenta,
- dohoda o pracovnej činnosti.
Plný úväzok
Ak ide o pracovný pomer na plný úväzok, pracovný čas pri rovnomernom rozvrhnutí času je definovaný 40 hodinovým pracovným týždňom, či už je uzatvorený na dobu určitú alebo neurčitú. To platí vtedy, ak zamestnanec pracuje v jednozmennej prevádzke. Pri dvojzmennej prevádzke je pracovný čas najviac 38 a ¾ hodiny týždenne a pri trojzmennej prevádzke je pracovný čas zamestnanca najviac 37 a ½ hodiny týždenne.
Pri rizikových činnostiach a prácach, špecifikovaných v §85 ods. 6 Zákonníka
práce, ide o pracovný čas najviac 33 a ½ hodiny týždenne. U mladistvých zamestnancov, mladších ako 16
rokov, je pracovný čas najviac 30 hodín týždenne. Priemerný týždenný pracovný
čas
zamestnanca, vrátane nadčasov, nesmie prekročiť 48
hodín, ak nejde o zdravotníckeho zamestnanca.
Dohoda o vykonaní práce
Táto dohoda sa uzatvára v prípade, že ide o príležitostnú činnosť vymedzenú určitým výsledkom - vykonaním práce. Dohodu o vykonaní práce zamestnávateľ môže uzatvoriť s fyzickou osobou. Predpokladaný rozsah práce však nesmie presiahnuť viac ako 350 hodín v priebehu kalendárneho roka.
Do predpokladaného rozsahu práce sa započítava i práca vykonávaná zamestnancom pre zamestnávateľa na základe inej dohody o vykonaní práce. Rozhodujúcim kritériom je teda aj stanovený rozsah práce.
Zamestnanci môžu uzatvárať dohody o vykonaní práce aj s viacerými zamestnávateľmi a u každého môžu naplniť ročný limit 350 hodín.
Zamestnávateľ musí evidovať dĺžku časového úseku, v ktorom sa práca vykonávala. To znamená, že zaznamenávať začiatok a koniec času výkonu práce nie je potrebné.
Dohoda o brigádnickej práci študenta
Ak ide o dohodu o brigádnickej práci študenta, môže ju zamestnávateľ uzatvoriť s fyzickou osobou, ktorá má štatút žiaka strednej školy alebo štatút študenta dennej formy vysokoškolského štúdia podľa osobitného predpisu a ktorá nedovŕšila 26 rokov veku (t. j. nemožno ju uzavrieť so študentom externej formy, ani so študentom starším ako 26 rokov). V nej sa dohodne práca, ktorá sa má vykonávať, odmena, rozsah pracovného času a doba, na ktorú sa dohoda uzatvára.
Uzatvára sa na dobu určitú, najviac na 12 mesiacov. Odpracované hodiny sa tak, ako pri dohode o vykonaní práce, počítajú kumulatívne. Buď za obdobie, na ktoré bola dohoda uzavretá alebo za kalendárny rok. Stále však platí, že v priemere nesmie pracovný čas prekročiť polovicu ustanoveného pracovného času u daného zamestnávateľa. V dohode je potrebné uviesť:
- druh práce, ktorú bude študent vykonávať,
- odmenu za vykonanú prácu,
- rozsah pracovného času,
- dobu, na akú sa dohoda uzatvára (maximálne jeden rok).
Zákonník práce ukladá zamestnávateľovi povinnosť viesť evidenciu pracovného času zamestnancov, ktorí vykonávajú prácu na základe dohody o brigádnickej práci študentov. Ďalej stanovuje, že evidencia sa má viesť tak, aby bol zaznamenaný začiatok a koniec časového úseku, v ktorom zamestnanec vykonával prácu.
V dohode o brigádnickej práci študenta musí byť uvedený rozsah, koľko hodín bude študent vykonávať brigádu. Študent môže pracovať maximálne 20 hodín týždenne v priemere počas celej doby brigády. Dôležité je tu však slovo v priemere. Pretože priemer, najviac 20 hodín týždenne, sa posudzuje za celú dobu, na ktorú bola dohoda uzatvorená. Študent môže v týždni teda pracovať aj viac ako 20 hodín.
Príklad na výpočet maximálneho počtu hodín práce študenta
Predpokladajme, že študent brigádoval od 01.01.2019 do 31.03.2019, čo je v prepočte 12 celých pracovných týždňov a 5 dní. V mesiaci január odpracoval 105 hodín, vo februári 80 hodín a v marci iba 30 hodín. Priemer za celé obdobie uzatvorenia brigády sa zjednodušene vypočíta ako súčet odpracovaných hodín vydelený počtom týždňov uzatvorenej dohody o brigádnickej práci študenta, teda (105 h + 80 h + 30 h) : (3 mesiace x 4 týždne) = 17,92 hod. V priemere vychádza, že študent odpracoval týždenne cca 18 hodín, takže podmienka je splnená.
Dohoda o pracovnej činnosti
Ide o dohodu, kedy zamestnanec pracujúci na základe dohody o pracovnej činnosti môže vykonávať prácu v rozsahu najviac 10 hodín týždenne. Po prepočítaní na mesiac j to približne najviac 40 hodín mesačne a po prepočítaní na rok je to približne najviac 520 hodín ročne. Jej písomné vyhotovenie je zo strany zamestnávateľa nevyhnutné. Ak by bola uzatvorená iba ústne, faktickou spoluprácou by mohol byť medzi zamestnávateľom a zamestnancom založený tzv. faktický pracovný pomer - t. j. zamestnanec by takto mohol získať rovnaké nároky, ako zamestnanec na trvalý pracovný pomer (vrátane dovolenky, výpovednej doby a pod.). Ďalšou podmienkou platnosti je splnenie povinných náležitostí. Ide predovšetkým o:
- vymedzenie dohodnutej práce,
- dohodnutá odmena za vykonanú prácu,
- dohodnutý rozsah pracovného času,
- doba, na ktorú sa dohoda uzatvára.
Dohoda o pracovnej činnosti môže byť zatvorená len na dobu určitú, a to najviac na 12 mesiacov. Po uplynutí tejto lehoty je však možné s tou istou fyzickou osobou uzatvoriť novú dohodu na ďalšie obdobie.
Dojednanie pracovného času pri jednotlivých typoch zmlúv
Podľa Zákonníka práce musí zamestnávateľ v pracovnej zmluve uviesť okrem potrebných náležitostí aj ďalšie pracovné podmienky. Medzi ne patrí i pracovný čas. Nejde ani tak o dohadovanie rozvrhovania pracovného času ako o identifikovanie jeho rozsahu. Treba uviesť, koľko má zamestnanec priemerne resp. v týždni odpracovať. Inými slovami, zamestnanec musí vedieť, aký dlhý je jeho pracovný čas.
Pracovný čas možno vymedziť nasledovne:
- uviesť ho výslovne v pracovnej zmluve – v zmluve sa napr. uvedie, že pracovný čas zamestnanca je 40 hodín týždenne alebo cez pracovné zmeny, napr. pracovné zmeny sú v pondelok až piatok od 8:00 do 16:00 (s prestávkou v práci 30 minút),
- uviesť odkaz na kolektívnu zmluvu, ktorá pracovný čas upravuje,
- uviesť odkaz na konkrétny paragraf a konkrétne ustanovenie Zákonníka práce upravujúce pracovný čas.
Prestávky v práci
Zamestnávateľ je povinný poskytnúť zamestnancovi, ktorého pracovná zmena je dlhšia ako šesť hodín, prestávku na odpočinok a jedenie v trvaní 30 minút (§ 91 Zákonníka práce).
Rovnako dlhú prestávku je zamestnávateľ povinný poskytnúť mladistvému zamestnancovi, ktorého pracovná zmena je dlhšia ako štyri a 1/2 hodiny. Ak ide o práce, ktoré sa nemôžu prerušiť, musí sa zamestnancovi aj bez prerušenia prevádzky alebo práce zabezpečiť primeraný čas na odpočinok a jedenie.
Predĺženie prestávok v práci ako aj podmienky ich poskytnutia sú otázkou dohody medzi zamestnávateľom a zástupcami zamestnancov. Nepretržitý denný odpočinok tiež plní ochrannú funkciu pri výkone práce (§ 92 Zákonníka práce).
Zamestnávateľ je povinný rozvrhnúť pracovný čas tak, aby zamestnanec mal určitý minimálny odpočinok medzi koncom jednej a začiatkom druhej zmeny. Ten je stanovený na 12 hodín po sebe nasledujúcich v priebehu 24 hodín. Minimálny odpočinok u mladistvého zamestnanca je aspoň 14 hodín po sebe nasledujúcich v priebehu 24 hodín.
Čo by mal mať zamestnávateľ upravené v internej smernici
Interné smernice a predpisy v oblastiach stanovených právnymi predpismi, bývajú často povinnosťou zamestnávateľov. Ich nesplnenie môže byť sankcionované. Interné smernice by mali upravovať predovšetkým oblasť ochrany osobných údajov (zákon č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov), oblasť bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci, ale tiež napríklad pružný pracovný čas zamestnancov.
Ďalej by v smerniciach mali byť upravené aj platové podmienky a príplatky, napríklad príplatok za prácu v sobotu, príplatok za prácu vo sviatok, príplatok za nočnú prácu alebo príplatok ako mzdová kompenzácia za sťažený výkon práce.
Kontrola evidencie a sankcie za jej nesprávne vedenie
Zamestnávateľ zodpovedá za evidenciu pracovného času v prípade kontroly z inšpektorátu práce. Kontrola môže byť buď ohlásená s časovým predstihom alebo môže byť vykonaná neohlásene. Dôvody kontroly sú rôzne.
Inšpekcia chce predovšetkým zistiť, či zamestnávateľ dodržiava všetky pracovnoprávne predpisy. Týka sa to najmä nelegálneho zamestnávania a nelegálnej práce. Zameriava sa tiež na kontrolu správnosti pracovných zmlúv, prihlášok do sociálnej poisťovne, na platný cestovný doklad u cudzincov a podobne.
Počas kontroly je zamestnávateľ povinný predložiť potrebné dokumenty. Medzi ne patrí aj evidencia pracovného času zamestnancov. V prípade, že inšpektorát zistí nedostatky, resp. chyby vo vedení tejto evidencie, môže byť zamestnávateľovi uložená vysoká finančná pokuta. Podľa inšpektorátu práce sa môže pohybovať vo výške od 300 do 100 000 eur. Ak zamestnávateľ túto evidenciu odmieta predložiť, môže mu byť uložená poriadková pokuta až do 1000 eur.
