Paušálne alebo skutočné výdavky živnostníka – čo sa viac oplatí?

Aké sú výhody a nevýhody uplatnenia paušálnych a skutočných (preukázateľných) výdavkov, napríklad v jednoduchom účtovníctve? Kedy sa podnikateľovi oplatí uplatniť paušálne výdavky a kedy nie?

Spôsoby uplatňovania výdavkov živnostníka – účtovníctvo, daňová evidencia alebo paušál?

Fyzická osoba – podnikateľ (napríklad živnostník) si musí v rámci svojho podnikania stanoviť, akým spôsobom bude uplatňovať výdavky spojené s podnikaním. Podľa zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o dani z príjmov“) má fyzická osoba – podnikateľ na výber z týchto štyroch možností:

• skutočne preukázateľné výdavky na základe vedenia jednoduchého účtovníctva,
• skutočne preukázateľné výdavky na základe podvojného účtovníctva,
• skutočne preukázateľné výdavky na základe vedenia daňovej evidencie,
• výdavky percentom z príjmov, t. j. paušálne výdavky.

Podnikateľ musí dodržať spôsob uplatňovania výdavkov, ktorý si vybral, počas celého zdaňovacieho obdobia, t. j. celého kalendárneho roka. Ak sa rozhodne zmeniť spôsob uplatňovania výdavkov, musí tak spraviť k 1.1. daného kalendárneho roka, avšak rozhodnúť sa môže až do lehoty na podanie daňové priznania, t. j. spravidla teda do 31. marca.

Uplatnenie preukázateľných (skutočných) výdavkov živnostníka – účtovníctvo alebo daňová evidencia

Preukázateľnými (skutočnými) výdavkami sa podľa zákona o dani z príjmov rozumejú výdavky na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie zdaniteľných príjmov preukázateľne vynaložené daňovníkom, zaúčtované v účtovníctve daňovníka alebo zaevidované v evidencii daňovníka (daňovej evidencii), pričom pri využívaní majetku, ktorý môže mať charakter osobnej spotreby a sním súvisiacich výdavkov, je daňový výdavok uznaný len v pomernej časti, v akej sa používa na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie zdaniteľných príjmov.

Preukázateľné výdavky predstavujú synonymum pre daňové výdavky. Totiž, nie všetky výdavky vynaložené daňovníkom sú aj daňovými výdavkami. Ide o tie výdavky, ktoré podľa zákona o dani z príjmov nie sú daňovo uznateľné (alebo sú nad limit uznaný zákonom o dani z príjmov a pod.). Častým príkladom sú napríklad pracovné obedy alebo večere. Viac o tejto téme sa dočítate v článku Daňové výdavky živnostníka alebo inej SZČO

Z definície teda vyplýva, že preukázateľné výdavky si možno uplatňovať tromi spôsobmi, a to:

• vedením podvojného účtovníctva,
• vedením jednoduchého účtovníctva,
• daňovou evidenciou.

Taktiež vyplýva, že podnikateľ si môže uplatniť ako daňové výdavky iba tie výdavky, ktoré vie preukázať, napríklad dokladom z e-kasy, faktúrou a pod. Medzi typické daňové výdavky patria napríklad odvody do Sociálnej a zdravotnej poisťovne, výdavky na nákup materiálu alebo pohonné látky, stravné alebo nájomné. Zároveň musí ísť o výdavky spojené s podnikateľskou činnosťou alebo daným predmetom podnikania, napr. medzi daňové výdavky kvetinárstva sa môžu zahrnúť výdavky na nákup rezaných kvetov, aranžérskeho materiálu, iného tovaru alebo mzdy zamestnancov. Naopak, rezané kvety by neboli daňovým výdavkom napríklad u účtovníčky.

Daňová evidencia ako spôsob uplatňovania preukázateľných (skutočných) výdavkov

Pravdepodobne najjednoduchšou formou evidovania skutočných je vedenie daňovej evidencie, ktorú upravuje zákon o dani z príjmov. Daňovú evidenciu môžu využiť tie fyzické osoby, ktoré majú príjem:

• z podnikania (podľa § 6 ods. 1 zákona o dani z príjmov),
• z inej samostatnej zárobkovej činnosti (podľa § 6 ods. 2),
• z prenájmu (podľa § 6 ods. 3),
• z použitia diela a umeleckého výkonu (podľa § 6 od. 4).

V prípade daňovej evidencie určuje zákon o dani z príjmov aj evidenciu, ktorú musí daňovník viesť, a to evidenciu o:

• príjmoch a výdavkoch v časovom slede v členení potrebnom na zistenie základu dane vrátane prijatých dokladov, ktoré spĺňajú náležitosti účtovných dokladov,
• hmotnom majetku a nehmotnom majetku zaradenom do obchodného majetku,
• zásobách a pohľadávkach,
• záväzkoch.

Zákon určuje iba rámec evidencií, ktoré musí podnikateľ viesť, avšak neurčuje, ako musia tieto evidencie vyzerať. Najčastejšie si ich podnikatelia vedú v exceli alebo prostredníctvom účtovného softvéru. Vzor na stiahnutie prinášame v článku Daňová evidencia – vzor

Daňová evidencia netvorí prílohu k daňovému priznaniu k dani z príjmov, slúži iba ako podklad na jeho vyplnenie. Fyzická osoba, ktorá si uplatňuje skutočné výdavky prostredníctvom daňovej evidencie vypĺňa v daňovom priznaní tieto údaje:

Vedenie (jednoduchého) účtovníctva ako spôsob uplatňovania preukázateľných výdavkov

Zložitejšou formou uplatňovania skutočných výdavkov je vedenie účtovníctva, či už jednoduchého alebo podvojného. Dôvodom je najmä to, že vedením účtovníctva sa podnikateľ stáva účtovnou jednotkou podľa zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o účtovníctve“) a musí sa taktiež riadiť postupmi účtovania pre podnikateľov účtujúcich buď v sústave jednoduchého alebo podvojného účtovníctva.

Popri vedení účtovníctva vzniká podnikateľovi povinnosť nielen podať daňové priznanie, ale aj zostaviť účtovnú závierku alebo inventarizovať majetok. Celkovo je povinností viac ako v prípade vedenia daňovej evidencie alebo uplatňovania paušálnych výdavkov.

Častejšou a jednoduchšou voľbou pri účtovníctve fyzických osôb – podnikateľov je vedenie  jednoduchého účtovníctva. V sústave jednoduchého účtovníctva môžu účtovať:

• podnikatelia nezapísaní v obchodnom registri, t. j. najčastejšie živnostníci a iné SZČO,
• fyzické osoby s príjmom z podnikania (podľa § 6 ods. 1),
• fyzické osoby z príjmom z inej samostatnej zárobkovej činnosti (podľa § 6 ods. 2),
• iné podnikateľské subjekty, napríklad občianske združenia alebo cirkev.

Jednoduché účtovníctvo určite predstavuje menšiu časovú náročnosť oproti vedeniu podvojného účtovníctva. Zároveň je jednoduchšie, a tak sa ho aj podnikateľ môže naučiť viesť sám. Odporúčame sa však poradiť s účtovníkom.

Viac sa dočítate napríklad v článku Kto musí viesť účtovníctvo, Kto musí viesť podvojné účtovníctvo alebo v článku Účtovníctvo živnostníka.

Uplatnenie paušálnych výdavkov (výdavkov percentom z príjmov)

Paušálne výdavky si môže uplatniť fyzická osoba, ktorá dosahuje príjmy:

• z podnikania (podľa § 6 ods. 1),
• z inej samostatnej zárobkovej činnosti (podľa § 6 ods. 2),
• z použitia diela a umeleckého výkonu (podľa § 6 ods. 4).

Uplatnenie paušálnych výdavkov znamená, že daňovník nemusí dokladovať svoje výdavky, ale uplatní si paušálne výdavky vo výške 60 % z úhrnu príjmov z podnikania a z inej samostatnej zárobkovej činnosti. Limit pre paušálne výdavky je 20 000 €.

Ak podnikateľ dosahuje príjmy z použitia diela a umeleckého výkonu, uplatní si paušálne výdavky 60 % pre každú činnosť samostatne do výšky 20 000 €.

Vo výške paušálnych výdavkov sú zahrnuté všetky výdavky podnikateľa za dané zdaňovacie obdobie, okrem zaplatených odvodov do Sociálnej a zdravotnej poisťovne. Tieto odvody si fyzická osoba – podnikateľ uplatní nad rámec paušálnych výdavkov v skutočne preukázanej výške.

Uplatnenie paušálnych výdavkov je jednoduchšie ako uplatňovanie skutočných výdavkov aj preto, že pri uplatňovaní paušálnych výdavkov musí viesť daňovník iba evidenciu o:

• príjmoch v časovom slede v členení potrebnom na zistenie základu dane vrátane prijatých dokladov, ktoré spĺňajú náležitosti účtovných dokladov,
• zásobách a pohľadávkach.

Takúto evidenciu si vedie podnikateľ najčastejšie sám v exceli. Evidencia netvorí prílohu k daňovému priznaniu k dani z príjmov, iba slúži ako podklad na jeho vyplnenie. Fyzická osoba, ktorá si uplatňuje paušálne výdavky vypĺňa v daňovom priznaní tieto údaje.

Pozor: Podnikatelia, ktorí sú počas celého zdaňovacieho obdobia „klasickým“ platiteľom DPH si nemôžu uplatniť paušálne výdavky. Viac sa dozviete v článku Paušálne výdavky a platiteľ DPH

Komu sa oplatí uplatňovať preukázateľné (skutočné) výdavky?

Kľúčom k rozhodnutiu, či uplatniť skutočné alebo paušálne výdavky, je obvykle výška výslednej dane v daňovom priznaní k dani z príjmov.

Vo všeobecnosti platí, že uplatniť skutočné výdavky sa oplatí tým podnikateľom, ktorých skutočné výdavky prevýšia tie paušálne. Ide najmä o tých podnikateľov, ktorí potrebujú pre výkon svojej podnikateľskej činnosti viac vstupov, napríklad často nakupujú materiál, zamestnávajú viacero zamestnancov, majú firemný automobil alebo platia nájomné.

Uplatňovanie preukázateľných výdavkov je však administratívne a aj časovo náročnejšie ako vedenie paušálnych výdavkov a spájajú sa s ním aj vyššie výdavky.

Príklad na výhodnejšie uplatňovanie preukázateľných výdavkov:

Živnostník Juraj vlastní malé potraviny a rozhoduje sa, ako bude v nasledujúcom roku uplatňovať výdavky. V minulom roku viedol Juraj jednoduché účtovníctvo a dosiahol príjmy 28 000 € a skutočné (daňové) výdavky boli 22 000 €. V tomto roku nepredpokladá výraznejšie zvýšenie alebo zníženie príjmov. Odvody do Sociálnej a zdravotnej poisťovne bude platiť približne v sume 3 000 €. Ak by v tomto roku dosiahol príjmy napríklad 30 000 € a jeho výdavky by sa zvýšili na 23 500 €, stále by sa Jurajovi oplatilo viesť jednoduché účtovníctvo. Jeho základ dane by totiž bol 6 500€ (30 000 € – 23 500 €). Ak by si uplatniť paušálne výdavky, jeho príjmy by ostali rovnaké a výdavky by boli 18 000 € a základ dane by bol 9 000 € (30 000 € – 18 000 € – 3 000 €). Výhodnejšie pre neho je stále vedenie jednoduchého účtovníctva.

Komu sa oplatí uplatňovať paušálne výdavky?

Paušálne výdavky sa oplatí uplatniť tým podnikateľom, ktorí pre svoje podnikanie nepotrebujú veľa vstupov. Môže ísť napríklad o grafikov, finančných poradcov, spisovateľov alebo iných umelcov, ktorých výdavky na podnikanie nie sú vysoké.

Uplatniť paušálne výdavky sa oplatí aj fyzickým osobám – podnikateľom, ktorých skutočné príjmy o trochu prevýšia paušálne výdavky, pretože s uplatňovaním preukázateľných výdavkov sa spájajú väčšie požiadavky na vedenie potrebnej evidencie, s čím súvisia aj vyššie náklady na prípadného účtovníka. Zároveň je veľkou výhodou aj to, že fyzická osoba nemusí paušálne výdavky nijako dokladovať.

Príklad na výhodnejšie uplatňovanie paušálnych výdavkov:

Spisovateľka Veronika predpokladá v tomto roku príjmy vo výške 35 000 €. Keďže prácu vykonáva z domu, nikoho nezamestnáva a k svojej práci potrebuje v podstate iba notebook, jej skutočné výdavky sú približne v sume 5 500 €. Ak by Veronika uplatnila skutočné výdavky, jej základ dane by bol 29 500 €. Ak by sa rozhodla uplatniť paušálne výdavky, tak ich výška by bola 20 000 € (aj keď 60 % z 35 000 € je 21 000 €, je určený limit pre paušálne výdavky 20 000 €). Paušálne výdavky však neobsahujú výdavky na poistné, ktoré sa očakáva v približnej sume 3 500 €. Veronikin základ dane bude 11 500 € (35 000 € – 20 000 € -  3 500 €), a teda o 18 000 € nižší ako pri uplatnení skutočných výdavkov. V tomto prípade je výhodnejšie uplatniť paušálne výdavky.

Pomôckou pri rozhodovaní pre uplatnenie paušálnych výdavkov môže byť naša Kalkulačka paušálnych výdavkov.

Výhody a nevýhody uplatňovania paušálnych a preukázateľných daňových výdavkov

Rozhodnutie, aké výdavky uplatniť je na samotnom podnikateľovi a výrazne závisí od typu podnikania a jeho príjmov aj výdavkov. V nasledujúcej tabuľke prinášame prehľad výhod a nevýhod uplatňovania preukázateľných a paušálnych výdavkov.