Zavedenie systému eKasa podnikateľom prijímajúcim tržby v hotovosti prinesie výrazné zmeny. V článku sa dozviete všetko o tejto reforme používania pokladníc na Slovensku.
Systém eKasa – čo je podstatou rozsiahlych zmien registračných pokladníc
V priebehu roka 2019 nadobudnú účinnosť postupne všetky ustanovenia zákona, ktorým sa novelizoval zákon č. 289/2008 Z. z. o používaní elektronickej registračnej pokladnice v znení neskorších predpisov (ďalej aj ako „zákon o používaní elektronickej registračnej pokladnice“). Počas tohto roka sa podmienky používania pokladníc na Slovensku podstatne zmenia. Väčšina zmien v zákone o používaní elektronickej registračnej pokladnice súvisí so zavedením takzvaného „eKasa systému“. Zavedenie systému eKasa by sa vzhľadom na rozsah zmien mohlo pokojne nazvať aj akousi reformou používania pokladníc na Slovensku. Zavedenie eKasa systému znamená, že každá pokladnica podnikateľa bude cez internet prepojená so systémami Finančnej správy Slovenskej republiky“).
V priebehu roka 2019 sa všetky pokladnice prepoja so systémom finančnej správy.
Po zavedení systému eKasa bude podnikateľova pokladnica online odosielať údaje do dátového úložiska finančnej správy. Daniari tak budú mať v reálnom čase k dispozícii informácie o tom, čo sa s podnikateľovými tržbami v hotovosti práve deje. Umožní im to tvoriť rôzne analýzy a v prípade podozrivého správania (napríklad podnikateľovi z týždňa na týždeň bez relevantného dôvodu rapídne klesnú tržby) okamžite vykonať u podnikateľa kontrolu.
Cieľom zavedenia eKasa systému je boj proti daňovým únikom spočívajúcich v obchádzaní povinného evidovania tržieb v pokladnici napríklad používaním neautorizovaných pokladníc, úpravou pokladničných dokladov alebo manipuláciou s dátovými úložiskami pokladníc. Zavedenie systému eKasa na Slovensku bolo značne inšpirované systémom EET (elektronická evidence tržeb), ktorý bol v Českej republike spustený pred pár rokmi.
Nové druhy pokladníc, ktoré bude možné používať v systéme eKasa
Aby mohol systém eKasa naplno fungovať, vyžaduje, aby bola každá pokladnica napojená na internet a umožňovala prostredníctvom neho odosielať údaje finančnej správe. Do konca roka 2018 sa v súlade so zákonom o používaní elektronickej registračnej pokladnice mohli používať dva druhy pokladníc – elektronická registračná pokladnica a virtuálna registračná pokladnica, pričom z týchto dvoch na určitej forme prepojenia so systémami finančnej správy funguje len virtuálna registračná pokladnica.
Elektronickú registračnú pokladnicu, nazývanú medzi podnikateľmi aj ako „ERP-čka“, ktorá nie je nijako spojená s elektronickými systémami finančnej správy, bude možné používať len do 30. júna 2019.
Po tomto dátume, teda od 1. júla 2019, nebude používanie elektronickej registračnej pokladnice povolené. Elektronická registračná pokladnica bude musieť byť nahradená takzvanou „on-line registračnou pokladnicou“.
On-line registračná pokladnica (eKasa) bude z vizuálneho hľadiska vyzerať rovnako ako pôvodná elektronická registračná pokladnica, avšak vo svojom vnútri bude obsahovať hardvér a softvér, ktoré umožnia internetové prepojenie s finančnou správou. Po 1. júli 2019 tak budú môcť podnikatelia používať len on-line registračnú pokladnicu a virtuálnu registračnú pokladnicu, ktoré sa budú spoločne označovať ako „pokladnice eKasa klient“.
Prechod na systém eKasa od 1. apríla 2019 a od 1. júla 2019
Novela zákona o používaní elektronickej registračnej pokladnice nadobúda účinnosť postupne od niekoľkých dátumov. Pre podnikateľov sú v súvislosti so zavedením systému eKasa najdôležitejšie tri obdobia: obdobie od 01.01.2019 do 31.03.2019, obdobie od 01.04.2019 do 30.06.2019 a obdobie po 01.07.2019. V období od 1. januára 2019 do 31. marca 2019 môžu podnikatelia používať všetky druhy pokladníc, aké používali aj v roku 2018. Znamená to, že do 31. marca 2019 môžu podnikatelia používať elektronickú registračnú pokladnicu a aj virtuálnu registračnú pokladnicu. Používanie iných druhov registračných pokladníc v tomto období ešte pre nikoho povolené nebude.
Obdobie od 1. apríla 2019 do 30. júna 2019 je možné charakterizovať ako prechodné obdobie. V tomto období budú môcť podnikatelia používajúci elektronickú registračnú pokladnicu prvýkrát začať používať aj on-line registračnú pokladnicu. Napriek tomu, aj v tomto období ešte môže tento podnikateľ zostať pri svojej pôvodnej elektronickej registračnej pokladnici. Tí podnikatelia, ktorí používajú virtuálnu registračnú pokladnicu, ju budú môcť v tomto období samozrejme používať tiež. Noví podnikatelia, resp. podnikatelia, ktorým prvýkrát vznikne povinnosť evidovať tržby v pokladnici v období od 1. apríla 2019 a neskôr, si už nebudú môcť vybrať elektronickú registračnú pokladnicu, ale budú musieť používať pokladnicu eKasa klient (on-line registračnú pokladnicu alebo virtuálnu registračnú pokladnicu).
Od 1. apríla do 30. júna je prechodné obdobie, počas ktorého sa musíte na zmenu pripraviť.
V období, ktoré sa začne 1. júla 2019, budú musieť už všetci podnikatelia používať eKasa klient pokladnicu, teda buď on-line registračnú pokladnicu alebo virtuálnu registračnú pokladnicu. Všetky pokladnice používané od 1. júla 2019 už budú musieť byť internetom prepojené so systémami finančnej správy a nikto už nebude môcť používať „obyčajnú“ elektronickú registračnú pokladnicu. Podnikatelia používajúci elektronickú registračnú pokladnicu sa tak najneskôr do 1. júla 2019 musia rozhodnúť, či budú používať on-line registračnú pokladnicu alebo virtuálnu registračnú pokladnicu. Ako je možné si všimnúť, prechod na eKasa systém sa nijakým spôsobom nedotkne tých podnikateľov, ktorí už v súčasnosti používajú virtuálnu registračnú pokladnicu.
Vláda schválila odklad sankciovania za nepripojenie sa do systému eKasa. Bližšie informácie nájdete v článku Odklad eKasy sa pre podnikateľov presúva z októbra 2019 na január 2020
Ktorý podnikateľ musí kvôli eKase zmeniť alebo upraviť pokladnicu
Podľa informácií finančnej správy je v súčasnosti v prevádzke vyše 270 000 registračných pokladníc, z čoho približne 230 000 pokladníc je elektronických registračných pokladníc a približne 40 000 pokladníc je virtuálnych registračných pokladníc.
Systém eKasa prináša povinnosti len tým podnikateľom, ktorí používajú elektronickú registračnú pokladnicu. Tých, ktorí používajú virtuálnu registračnú pokladnicu (alebo na ňu kedykoľvek do 30. júna 2019 dobrovoľne prejdú), žiadne starosti súvisiace s jej používaním nečakajú. Rovnako sa žiadne starosti súvisiace s prechodom na eKasa systém netýkajú podnikateľov, ktorí prvýkrát začnú používať pokladnicu od 1. apríla 2019 alebo neskôr. Ich nová pokladnica už totižto musí byť pokladnica napojená na eKasa systém (on-line registračná pokladnica alebo virtuálna registračná pokladnica).
Ako prejsť z bežnej registračnej pokladnice na systém eKasa
Prechod z elektronickej registračnej pokladnice na eKasa klient pokladnicu môže podnikateľ vykonať niektorou z nasledujúcich možností:
- skončenie používania elektronickej registračnej pokladnice a začatie používania virtuálnej registračnej pokladnice,
- skončenie používania elektronickej registračnej pokladnice a kúpa novej on-line registračnej pokladnice,
- prerobenie elektronickej registračnej pokladnice na on-line registračnú pokladnicu.
Ako ukončiť používanie elektronickej registračnej pokladnice a a prejsť na systém eKasa sa dočítate v článku Povinnosti pri ukončení ERP a prechode na eKasu (praktický postup)
Predpokladá sa, že väčšina podnikateľov používajúcich v súčasnosti elektronickú registračnú pokladnicu na virtuálnu registračnú pokladnicu neprejde, pretože im a aj ich zamestnancom z mnohých dôvodov súčasná podoba vyhovuje. Inak by na virtuálnu registračnú pokladnicu prešli už dávno.
Druhá možnosť, teda skončenie používania elektronickej registračnej pokladnice a kúpa novej on-line registračnej pokladnice. Noví poskytovatelia prinášajú aj nové podnikateľské modely do tejto oblasti. Na prvý pohľad môže byť kúpa novej pokladnice kompatibilnej so systémom eKasa pomerne drahým riešením. To platí v prípade, že sa podnikateľ rozhodne pokladnicu kúpiť. Alternatívou je prenájom pokladnice, resp. zakúpenie pokladnice formou služby, za ktorú podnikateľ platí mesačný paušál. Okrem hardvéru a softvéru získa aj pripojenie na internet a dodatočné služby v rámci mesačného poplatku.
Táto možnosť znamená aj to, že pôvodná elektronická registračná pokladnica sa stane nepotrebná, bude trvalo vyradená z používania, keďže podnikateľ si zaobstará na evidenciu tržieb úplne nové zariadenie kompatibilné s eKasa systémom.
Treťou možnosťou je prerobenie elektronickej registračnej pokladnice na on-line registračnú pokladnicu.
Upgrade elektronickej registračnej pokladnice na on-line registračnú pokladnicu bude možné vykonať pomocou doplnkového hardvéru a aktualizácie softvéru pôvodnej elektronickej registračnej pokladnice. Takúto úpravu vám vykoná vaša servisná organizácia, resp. výrobca vašej pokladnice.
Ministerstvo financií Slovenskej republiky pri príprave
novely zákona o používaní elektronickej registračnej pokladnice
odhadovalo, že upgrade pokladnice bude stáť asi 80 eur. Aké budú skutočné náklady
na v praxi je však otázne. Cena bude v každom prípade individuálna
a bude závisieť od konkrétneho modelu elektronickej registračnej
pokladnice a jej výrobcu.
Väčšinu pokladníc bude možné upgradovať na on-line registračnú pokladnicu.
Odporúčame vám v tejto súvislosti navštíviť internetovú stránku výrobcu svojej elektronickej registračnej pokladnice a zistiť si cenu za upgrade elektronickej registračnej pokladnice na on-line registračnú pokladnicu a porovnať ju s cenou novej on-line registračnej pokladnice.
Nie každá ERP sa bude dať prerobiť na on-line registračnú pokladnicu
Dôležitou informáciu však je aj to, že pravdepodobne nie úplne každá elektronická registračná pokladnica sa bude dať prerobiť na on-line registračnú pokladnicu. V rámci medzirezortného pripomienkového konania k novele zákona o používaní elektronickej registračnej pokladnice výrobcovia a predajcovia elektronických registračných pokladníc odhadovali, že až 90 % elektronických registračných pokladníc bude možné upraviť na on-line registračné pokladnice.
Asi 10 % pokladníc sa nebude dať prerobiť na on-line registračnú pokladnicu.
Znamená to, že asi 23 000 zvyšných elektronických registračných pokladníc bude s príchodom eKasa systému nenávratne nepoužiteľných a tí podnikatelia, ktorí ich v súčasnosti používajú, si budú musieť kúpiť novú on-line registračnú pokladnicu (alebo prejsť na virtuálnu registračnú pokladnicu). To, či k týmto pokladniciam patrí aj tá vaša, sa skúste informovať u jej výrobcu.
Z dôvodu zavedenia eKasy sa niektorí nevyhnú zavedeniu internetu do svojich prevádzok
Pri prechode z elektronickej registračnej pokladnice na on-line registračnú pokladnicu je potrebné myslieť aj na jednu dôležitú veci – internetové pripojenie, keďže nevyhnutou súčasť eKasa systému je odosielanie informácií z pokladnice podnikateľa do informačných systémov finančnej správy.
Podľa informácií Ministerstva financií Slovenskej republiky si bude musieť z dôvodu prechodu na eKasa systém zaviesť do svojej prevádzky internet asi 19 % podnikateľov používajúcich pokladnicu. Títo podnikatelia preto musia kvôli eKasa systému počítať aj s dodatočnými nákladmi na zriadenie a prevádzkovanie internetového pripojenia vo svojom obchode. So samotným pokrytím internetom by už problém byť nemal, keďže takmer celé územie Slovenska je pokryté internetom a jedna správa odoslaná z eKasa pokladnice má veľkosť približne 3 KB. Na prenos takýchto správ by malo stačiť aj na túto dobu už pomalé 2G pripojenie (EDGE).
Zákon o používaní elektronickej registračnej pokladnice však myslí aj na tých, ktorí z nejakého dôvodu internetové pokrytie na svojom predajnom mieste nemajú. Na základe osobitnej výnimky udelenej daňovým úradom budú môcť odosielať údaje do eKasa systému dodatočne, z miesta pokrytého internetovým pripojením.
Zákon o používaní elektronickej registračnej pokladnice však myslí aj na tých, ktorí z nejakého dôvodu internetové pokrytie na svojom predajnom mieste nemajú. Na základe osobitnej výnimky udelenej daňovým úradom budú môcť odosielať údaje do eKasa systému dodatočne, z miesta pokrytého internetovým pripojením.
Aké nepríjemné situácie nastali pri zavádzaní eKasy v roku 2019 a aký jej súčasný stav nájdete v článku Zavedenie eKasy na Slovensku – príbeh o tom, ako sa zmeny robiť nemajú.
Pokuty, ak podnikateľ od 1. júla 2019 neprejde na systém eKasa
Ak podnikateľ zostane pri „starej“ elektronickej registračnej pokladnici aj po 30. júni 2019 a neprejde na niektorú z eKasa klient pokladníc (on-line registračná pokladnica alebo virtuálna registračná pokladnica), môže sa dopustiť niekoľkých správnych deliktov. Napríklad za to, že podnikateľ na evidenciu tržieb v hotovosti nebude používať pokladnicu eKasa klient, mu hrozí pokuta od 330 eur do 3 300 eur. Rovnaká pokuta podnikateľovi hrozí aj za to, že jeho pokladničné doklady nebudú obsahovať náležitosti, ktoré musia obsahovať pokladničné doklady vyhotovované pokladnicou eKasa klient.
O eKase sa tiež dočítate v článku On-line pripojenie elektronických registračných pokladníc (e-kasa) od 1.7.2019 a tiež v článku Ako funguje eKasa a aké zmeny prináša.
V rámci našej poradne s odborníkmi zo Slovenskej komory daňových poradcov odpovedal na otázky k systému eKasa Peter Hennel v článku eKasa v praxi – najčastejšie otázky.
